Делопроизводство профсоюзной организации
Скачать 2.04 Mb.
|
1.2 Делопроизводстводокументирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам; правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования; система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению; унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности; вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения; наименование документа: Обозначение вида письменного документа; организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц; реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа; постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении; переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении; формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности; формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты; бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа; гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения ли его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием; гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию; дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное в документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования; заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание; виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа; резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение; текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа; организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения; документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период; входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение; исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения; внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации; регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации; контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное пополнение документов; срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией; формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами; заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле; номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; архив: (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования; архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника; архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой; документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица; ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение; экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев; перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения; хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов; документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение; документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению; внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.4 Знание председателями профсоюзных организаций основных профессиональных терминов в работе с документами поможет им правильно использовать их в практической работе. 4 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ Регламентация документирования, документальное обеспечение деятельности профсоюзной организации осуществляется на основе законодательного регулирования, стандартизации, общегосударственных и профсоюзных нормативно-методических документов. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Председатели профсоюзных организаций в организации работы с документами должны учитывать требования Федерального закона «Об информации, информатизации, защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (приложение № 1). Согласно данного закона «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы» для всех профсоюзных организаций.5 Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 № 129-ФЗ определил правила оформления первичных учётных документов, указав, что бухгалтерский учёт осуществляется путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые профсоюзной организацией должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, которые профсоюзная организация обязана хранить не менее пяти лет. При этом закон допускает создание первичных сводных учётных документов на бумажных и машинных носителях информации. Ответственность за организацию хранения учётных документов, регистров бухгалтерской отчётности несёт председатель профсоюзной организации.6 5 Об обязательности документирования говорится и в Гражданском кодексе Российской Федерации. В ряде статей установлены требования к содержанию документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава, положения, на основании которого действуют юридические лица, в котором должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью.7 Федеральный закон «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» от 12.01.1996 № 10-ФЗ наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации профессиональных союзов, значительное внимание уделяет порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. Так, ст. 7 определяет реквизиты такого документа, как положение о первичной профсоюзной организации. Положение о первичной профсоюзной организации должно предусматривать: наименование цели и задачи профсоюза; профессиональные группы объединения, граждан; условия и порядок образования профсоюза, принятия в члены профсоюза и выхода из него; права и обязанности членов профсоюза; организационную структуру; порядок образования и компетенцию профсоюзных органов, сроки их полномочий; порядок уплаты вступительных и членских взносов; местонахождение профсоюзного органа и другие вопросы, относящиеся к деятельности профсоюза. 8 Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 №1807-1 с изменениями от 24.07.1998 определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.9 6 Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности профсоюзных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Председатель профсоюзной организации обязан знать действующее законодательство, чтобы правильно и грамотно составлять профсоюзные документы. При организации делопроизводства в профсоюзных организациях необходимо учитывать указы и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне. Положение, утверждённое указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 об Архивном фонде Российской Федерации установило, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на её территории, независимо от формы собственности организации, в которых они образовались. Поэтому многие документы профсоюзной организации по истечении определённого срока должны передаваться на хранение в государственные органы в порядке, определённом нормативными документами. В Положении «О федеральной архивной службе России», утверждённом постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 №1562 к главным задачам федеральной архивной службы России (Росархив) отнесены «развитие и совершенствование делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6-30 – 2003, утверждённом Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) и используемый в деятельности профсоюзных организаций. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.10 Использование стандарта позволяет решать ряд задач: - упорядочить состав документов профсоюзной организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач; - унифицировать формы и тексты профсоюзных документов; - сократить затраты на создание профсоюзных документов за счёт использования структурированной информации; - использовать унифицированные шаблоны профсоюзных документов для компьютерных автоматических систем делопроизводства; - ускорить процессы принятия управленческих решений. Общие требования к документам изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (РСДОУ), закреплённых в приказе Главархива СССР от 25.05.1988 № 33, ГСДОУ, являясь общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит «нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения его эффективности путём унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств». 7 Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.1992 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, которая установила единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Инструкция включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа указания инструкции, протокола. В приложении к инструкции даны формы: номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению и др., хотя инструкции предназначены для ведомств и министерств, она будет полезна и профсоюзным организациям, т.к. отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-Р «Об обеспечении учёта и сохранности документов по личному составу» определён порядок сохранности документов по личному составу в профсоюзной организации. Составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек для постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.11 Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов профсоюзной организации является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 8 В каждой профсоюзной организации должна постоянно действовать экспертная комиссия профсоюзной организации по оценке ценности профсоюзных документов, работа которой регулируется «примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии организации», утверждённым приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Важное значение для профсоюзных организаций имеет «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утверждённое Постановлением Госкомитета СССР по стандартам от 30.11.1981 № 463/162/298. В типовом положении изложены моменты по организации работы с заявлениями и жалобами граждан: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, сроки хранения дел и др.12 Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации с любыми документами членов профсоюзной организации. При работе с кадровой документацией профсоюзным организациям необходима Инструкция о правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225)13 и унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26). Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты содержит такие важные документы как: приказ о приёме работника на работу, штатное расписание, приказ о переводе работника на другую работу, приказ о предоставлении отпуска, график отпусков и другие.149 Портфолео законодательных и общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой профсоюзной организации как справочный материал. Использование их при разработке локальных актов профсоюзной организации позволит иметь юридически грамотные профсоюзные документы. |
Похожие:
 | Вашему вниманию брошюру «Методические рекомендации по созданию первичной профсоюзной организации». В ней подробно рассматриваются... |  | К таким документам относятся постановления, планы работы и программы, протоколы, материалы к профсоюзным собраниям, конференциям,... |
| Ервичной профсоюзной организации студентов и аспирантов гагу (далее именуется стипендия) студентам Горно-Алтайского государственного... | | Соут существенно возрастает. От участия профсоюзной организации и результатов соут, будет во многом зависеть объем предоставляемых... |
| Подготовка и проведение отчетно-выборной кампании в первичной профсоюзной организации | | Владимировны и работниками дошкольной образовательной организации в лице выборного органа первичной профсоюзной организации (председатель... |
| В учебно-методическом пособии «Финансовая работа первичной профсоюзной организации» изложена система финансовой работы в первичной... | | Обеспечение взаимопонимания и социального партнёрства, обеспечение условий деятельности первичной профсоюзной организации |
| Если Вы задаете себе вопрос: "Зачем мне нужен профсоюз?", знайте, что основной задачей любой профсоюзной организации является защита... | | Отчет по форме 10-пб «Отчет о доходах и расходах профсоюзной организации» по итогам работы за год составляют все организации Российского... |