Профсоюз работников народного образования и науки Российской Федерации
ПРИМОРСКАЯ КРАЕВАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫЙ БЮЛЛЕТЕНЬ № 42
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Владивосток февраль 2015 г.
Документы профсоюзной организации
это информационный источник и средство юридического доказательства
Особое место в деятельности профсоюзных организаций, выборных профсоюзных органов комитетов (советов) Профсоюза, их президиумов занимают профсоюзные документы. Профсоюзный документ это деловая бумага, составленная в профсоюзной организации (комитете профсоюза) и содержащая информацию, обеспечивающую решение тех или иных задач по осуществлению уставных полномочий. К таким документам относятся постановления, планы работы и программы, протоколы, материалы к профсоюзным собраниям, конференциям, заседаниям профсоюзных комитетов, различные письма, обращения профсоюзных организаций и т. п.
Важно учитывать, что профсоюзные документы являются своеобразной визитной карточкой, дополнительной рекламой, составной частью имиджа каждой профсоюзной организации, любого профсоюзного органа.
Профсоюзные документы должны быть объективны, достоверны, конкретны. Содержание документа должно излагаться кратко, по существу четко, последовательно и ясно. Постановление (распоряжение) вступает в силу лишь после принятия его соответствующим профсоюзным органом и подписания председателем (заместителем) организации Профсоюза.
Важное значение для организаций Профсоюза имеют протоколы собраний (конференций), заседаний профсоюзных органов. По существу протокол является зеркалом организации, основным документом, подтверждающим деятельность профсоюзной организации, поскольку в нем отражается не только ход собрания или заседания профсоюзного комитета, но и вся уставная деятельность.
Несмотря на то, что профсоюзные организации демократично, без излишней заорганизованности подходят к подготовке собраний (конференций), заседаний профсоюзных органов, составлению профсоюзных документов, с председателей профсоюзных организаций (как руководителей) не снимается ответственность за качество и эффективность проводимых мероприятий, содержание постановлений и своевременность оформления протоколов.
От умения правильно и грамотно составлять профсоюзные документы, осуществлять последующую работу с ними, в значительной степени зависит оперативность и эффективность работы профсоюзных организаций по осуществлению ими своих полномочий и уставных задач.
2
Нормативная база делопроизводства в Профсоюзе
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
Правильная организация делопроизводства (документационного обеспечения) во всех звеньях структуры Профсоюза является важным условием обеспечения их нормальной деятельности по осуществлению уставных целей и задач по защите трудовых и социально-экономических прав и профессиональных интересов членов Профсоюза.
Вся многообразная деятельность профсоюзной организации отражается в различных документах, которые составляют делопроизводство выборного профсоюзного органа. Документом профсоюзной организации может быть любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Профсоюзные организации в своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, созданные на компьютере (по электронной почте), кино-, фотодокументы, звуковые и иные виды документов.
Документы профсоюзной организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.
Делопроизводство комитета профсоюза - деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации, и организацию работы с документами.
Документооборот - движение документа в профсоюзной организации с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.
3
Дело - совокупность профсоюзных документов или документ, относящиеся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенные в отдельную накопительную папку.
Важным элементом делопроизводства комитетов профсоюза является номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.
Порядок ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Профсоюза определяется территориальными комитетами профсоюза на основании рекомендаций ЦК Профсоюза.
В силу своего статуса ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной или территориальной организации Профсоюза.
Перечень документов (номенклатура дел), которые ведутся в профсоюзной организации, утверждается постановлением профсоюзного комитета, президиума территориального (приравненного к нему) комитета профсоюза.
Документы, создаваемые в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направляемые на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общие категории:
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
положение о первичной организации Профсоюза;
протоколы профсоюзных собраний;
протоколы заседаний профсоюзного комитета;
положения о постоянных комиссиях;
организационно-уставные рекомендации, инструкции и др.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ (управленческие) ДОКУМЕНТЫ:
постановления, резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных органов и их президиумов, решения собраний профсоюзных активов, распоряжения председателей организаций Профсоюза и т. п.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
справки, аналитические, докладные записки, акты, письма, заявления, обращения и др.
Конкретная номенклатура (перечень дел), которая ведется в профсоюзном комитете, определяется и утверждается на заседании
4
профсоюзного комитета на срок полномочий исходя из полномочий и направлений деятельности.
Исходя из сложившейся практики и необходимости обеспечения практической деятельности выборных профсоюзных органов, рекомендуется иметь в комитете профсоюза следующие документы:
протоколы заседаний профсоюзного комитета;
протоколы заседаний президиума профсоюзного комитета (для первичных профсоюзных организаций, имеющих права территориальной организации);
протоколы профсоюзных собраний (для организации с правами территориальной - конференций);
планы работы профсоюзного комитета, постоянных комиссий профкома, структурных профсоюзных звеньев и коллективный договор;
справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профсоюзного комитета, собраний (конференций);
рабочие материалы постоянных комиссий комитетов профсоюза;
финансовые документы профсоюзного комитета (сметы, документы, регулирующие штаты (для первичных профсоюзных организаций, имеющих права территориальной), отчеты и другие финансовые документы);
статистические отчеты;
журнал (карточки) учета членов Профсоюза;
журнал (тетрадь) входящей и исходящей корреспонденции;
заявления о приеме в Профсоюз и копии заявлений членов Профсоюза о безналичной уплате профсоюзного взноса;
акты уничтожения профсоюзных документов или профсоюзных билетов исключенных и вышедших из Профсоюза;
материалы ревизионной комиссии;
постановления, нормативные и методические документы вышестоящих территориальных органов профсоюза и ЦК Профсоюза.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КОМИТЕТА ПРОФСОЮЗА № Наименование документа Срок хранения
. Положение о первичной профсоюзной организации, „
1 а а 1 а II остоянно
' Устав Профсоюза, положения о комиссиях и др.
2- Планы работы профсоюзного комитета и постоянных ДМН
5
комиссий.
3. Протоколы профсоюзных собраний (конференций)
^ Протоколы отчетно-выборных профсоюзных
' собраний (конференций).
Протоколы заседаний профсоюзного
5.
комитета (его президиума). ДМН.
Журнал (карточки) учета членов Профсоюза.
Коллективный договор
Письма, заявления членов Профсоюза.
д Сметы, финансовые отчеты и другие финансовые
' документы.
10. Статистические отчеты.
^ ^ Постановления инструктивные письма и др.
. документы вышестоящих профсоюзных органов.
^2 Методические материалы вышестоящих органов
. профсоюза.
^ Журнал регистрации входящей и исходящей
. корреспонденции.
Материалы ревизионной комиссии.
Материалы работы комиссий профсоюзного
комитета.
Заявления о приеме в Профсоюз, акты уничтожения
профсоюзных документов исключенных и вышедших
из Профсоюза.
Материалы подготовки профсоюзных собраний,
заседаний профкома, справки, аналитические данные
и т. д.
У! Заявления членов Профсоюза о безналичной уплате
’ членских взносов.
(до минования надобности)
Срок полномочий
Срок полномочий
Срок полномочий
Постоянно Постоянно Срок полномочий
Постоянно
ДМН
ДМН
Постоянно Срок полномочий
Постоянно
ДМН
Постоянно
6
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАНОВЛЕНИЯМ И ИНЫМ ПРОФСОЮЗНЫМ ДОКУМЕНТАМ.
Объем профсоюзного документа, как правило, не должен превышать трех страниц, а по наиболее крупным, многоплановым проблемам - шесть страниц, не считая приложений.
Профсоюзные документы пишутся в официально-деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям:
краткость и емкость изложения;
смысловая четкость текста и отдельных формулировок (не должно быть двоякого толкования);
последовательность изложения материала, логичность;
обоснованность выводов и предлагаемых решений;
единообразие по всему документу наименований профсоюзных органов, различных терминов;
использование слов, признанных общелитературной нормой.
Распорядительные (управленческие) документы в Профсоюзе принимаются в форме постановлений (для руководящих и исполнительных профсоюзных органов - съезды, конференции, собрания, комитеты (советы) профсоюза и их президиумы) и распоряжений (для индивидуальных выборных профсоюзных органов - председатели профсоюзных организаций).
Принимаемые профсоюзными органами документы могут делиться на нормативные и индивидуальные. Нормативные акты содержат уставные (правовые) внутрисоюзные нормы - определенные правила, рассчитанные на длительное применение.
Индивидуальные акты содержат уставные (правовые) предписания, с помощью которых решаются конкретные вопросы профсоюзной практики в той или иной профсоюзной организации.
Постановления, распоряжения должны иметь заголовок, дату принятия и номер (протокольный номер, включающий порядковый номер заседания профсоюзного органа и порядковый номер рассмотрения вопроса на заседании, например, /2). Изложению конкретных управленческих пунктов постановлений, распоряжений, как правило, предшествует преамбула (констатирующая часть). В констатации указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки и рассмотрения тех или иных вопросов на заседании профсоюзного органа, а также содержатся ссылки на законы, постановления профсоюзных органов и иные акты, в соответствии с которыми принимается данное постановление (распоряжение). В констатацию не включаются положения нормативного характера.
За констатирующей частью следует постановляющая часть, в которой излагаются все управленческие или нормативные предписания,
7
направленные на решение поставленной уставной задачи в последовательности, обеспечивающей правильное понимание содержания постановления. Постановляющая часть по необходимости подразделяется на пункты. Каждый пункт содержит одно нормативное положение или управленческое предписание (по необходимости, могут указываться сроки выполнения того или иного пункта и ответственные).
Как правило, в случае необходимости, в последнем пункте постановления делается запись по возложению контроля за выполнение постановления.
В постановлениях профсоюзных органов употребляются, как правило, только полные наименования профсоюзных органов и организаций, федеральных и иных органов государственной власти и управления образованием.
При необходимости к постановлению прилагаются приложения, справки, информации, таблицы и др., ссылка на которые обязательна в тексте постановления (если несколько приложений, то они нумеруются по порядку).
При подготовке вопроса на заседание коллегиального профсоюзного органа (по необходимости) к проектам сложных по содержанию рассматриваемых проблем готовится для всех членов выборного органа пояснительная записка.
В соответствии с уставом Профсоюза и Примерными положениями об организациях Профсоюза, постановления всех профсоюзных органов подписывает председатель организации.
В малочисленных первичных профсоюзных организациях, чаще всего, отдельное постановление собрания или профсоюзного комитета не принимается, а включается непосредственно в протокол, который также подписывается председателем профсоюзной организации. В таких случаях профсоюзный комитет в текущей работе использует (по необходимости) выписки из протокола.
ПРИМЕРНЫЕ ОБРАЗЦЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
|
