Делопроизводство профсоюзной организации
Скачать 2.04 Mb.
|
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Объём документации, создаваемой в профсоюзной организации имеет тенденцию к постоянному росту. Делопроизводство в профсоюзной организации ведётся самостоятельно, отдельно от делопроизводства учреждения. Порядок ведения делопроизводства определяют ведомственные инструкции, действующие непосредственно в учреждении, при котором находится профсоюзная организация. Делопроизводство профсоюзной организации включает в себя:
Ведение делопроизводства может быть поручено одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику. Персональную ответственность за организацию и правильность ведения делопроизводства несёт председатель профсоюзной организации. 5.1 Работа с входящей корреспонденцией. Корреспонденция, поступающая в профсоюзную организацию, регистрируется в журнале или карточке, затем рассматривается председателем или заместителем. Журнальная система регистрации входящей корреспонденции для профсоюзных организаций более удобная, т.к. в профсоюзную организацию поступает не очень значительное количество документов, по сравнению с документами, поступающими, например, в вуз. Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется, т.к. устарела и имеет ряд существенных недостатков. Форма регистрации поступающей корреспонденции определяется самой профсоюзной организацией. Форма журнала регистрации входящей корреспонденции:
На всех документах, поступающих в профсоюзную организацию, проставляется в правом нижнем углу первой страницы дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции. Можно проставлять регистрационный штамп. Например: Наименование организации Вх. № __________ От _____________ Нумерация документов поступающей корреспонденции ведётся в течение календарного года. Все конверты с документами, за исключением личной корреспонденции вскрываются, в документах сверяется количество страниц, наличие приложений. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверт. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда. Регистрации подлежат следующие документы:
В каждой профсоюзной организации определяется перечень корреспонденции, которая не подлежит регистрации. В нерегистрируемые документы входят:
Данный перечень может быть конкретизирован с учётом специфики профсоюзной организации и должен быть закреплён в инструкции по делопроизводству, утверждённой председателем профсоюзной организации или коллегиальным органом. Документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению членам выборных профсоюзных органов в соответствии с направлениями их работы, в бухгалтерию, в библиотеку. Предложения, заявления, жалобы членов профсоюза, поступающие в профсоюзную организацию в устной или письменной форме, регистрируются отдельно от писем организации. В этих случаях к номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя. Например: Вх. № 12-Б (Борисов) Форма журнала регистрации писем, жалоб, заявлений и устных обращений граждан:
Поступившие документы передаются на рассмотрение председателю профсоюзной организации и рассматриваются им в день их получения или на следующий рабочий день. 5.2 Порядок работы с исходящей корреспонденцией Все документы, исходящие из профсоюзной организации, после их подписания председателем или заместителем, регистрируются в карточке или журнале исходящей корреспонденции. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции:
На исходящих документах проставляются дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу (карточке). При письмах-ответах на бланке также указывается номер и дата документа, на который даётся ответ. Например: 15.01.2001 № 34 на № 85 от 25.12.2000 Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй с видами согласования остаётся в деле организации. Ответы на предложения, заявления и жалобы должны содержать тот же регистрационный номер, который даётся им при поступлении. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Протоколы и постановления профсоюзной организации, её выборных органов отправляются за теми же порядковыми номерами, которые были им присвоены. Выписки из протокола и копии документов, направляемые в организации и гражданам, а также документы финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзной организации. При направлении документа одновременно более чем четырём адресатам составляется список рассылки, который хранится в деле. Исходящие документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. 5.3 Контроль за исполнением документов Контроль за своевременным и правильным исполнением документов поступающих в профсоюзную организацию, осуществляет председатель профсоюзной организации или его заместитель. Цель контроль – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений, и обеспечение получения информации необходимой для оценки деятельности профсоюзной организации. Контрольная деятельность предполагает:
Сроки исполнения документов
Контроль исполнения включает:
Началом срока исполнения считается день регистрации документа. Все контрольные документы должны передаваться на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки «контроль» или знака контроля «К» на документах. Снимаются с контроля только исполненные документы. Документ считается исполненным после направления корреспонденту ответа по существу. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации. Не реже двух раз в месяц необходимо проводить выверку неисполненных в срок документов, и по результатам работы за год анализировать исполнение документов на заседаниях профсоюзного комитета или его президиума. Чётко налаженный контроль является средством повышения эффективности работы и создания деловой атмосферы в профсоюзной организации. 5.4 Номенклатура дел профсоюзной организации Для обеспечения правильного формирования и учёта дел в профсоюзной организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий. Номенклатура дел профсоюзной организации утверждается коллегиальным органом: профсоюзным комитетом или президиумом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел может утверждаться на срок полномочий выборного коллегиального органа. Номенклатура дел составляется по установленной архивными органами форме, в которой каждая графа имеет своё назначение и требует правильного заполнения. На основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым Федеральной архивной службы России 06.10.2000. Например:
В первой графе проставляется индекс дела, включённого в номенклатуру. Он состоит из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела профсоюзной организации. Например, 25-02: 25 – это цифровое обозначение профсоюзной организации КГПУ в номенклатуре дел вуза, 02 – порядковый номер положения о профсоюзной организации. Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. Заголовок должен быть кратким и чётко сформулированным. В третьей графе указывается в зависимости от количества документов сколько сформировано дел в томах. Графа заполняется по окончании календарного года, когда известен их объём (количество листов в деле). В четвёртой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи типового перечня документальных материалов в соответствии с которым срок установлен. Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года, в неё вносятся отметки об уничтожении дел, передача дел в архив и т.д. Номенклатура дел включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования. Формирование номенклатуры дел профсоюзной организации (приложение № … на …л., в … экз.) зависит от конкретной деятельности, соответствующего профсоюзного органа и от того какая информация и в каком объёме поступает к нему. Пример номенклатуры дел профсоюзной организации (на правах районной), когда профсоюзная организация является юридическим лицом и имеет штат работников, приведён в приложении № … Данная номенклатура дел согласовывается с заведующим ведомственным или государственным архивом. Пример номенклатуры дел профсоюзной организации факультета, общеобразовательного или дошкольного учреждения приведён в приложении № .. При смене председателя первичной профсоюзной организации передаче подлежат все дела, а при смене казначея или бухгалтера – только те, которые входят в номенклатуру дел под названием «Бухгалтерия». Номенклатура дел профсоюзной организации должна составляться в трёх экземплярах. Один экземпляр хранится у работника, ответственного за делопроизводство, второй – в архиве, третий – используется в профсоюзной организации в качестве справочного пособия по формированию дел. 5.5 Формирование дел Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, т.к. обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Порядок формирования и оформления дел должен закрепляться в инструкции по делопроизводству. Формирование дел начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка – скоросшиватель или папка – регистратор). Работа по формированию дел включает следующие операции:
Документы систематизируются в делах в соответствии с определёнными принципами. Наиболее удобными являются:
При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в него. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов не допускается. В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, заверительной надписи и т.п.). Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела. В деле группируются документы одного календарного года. Расположение документов внутри дела производится в хронологическом порядке. 5.6 Подготовка документов к архивному хранению Документы профсоюзной организации, имеющиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся в краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в профсоюзной организации для справочной работы. Затем они сдаются в Государственный архив или хранятся в архиве учреждения. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации. Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Например: При сдаче документов в архив проводится полное оформление дел. Полное оформление дел предусматривает:
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. Например: Образец оформления обложки дела ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская краевая организация Профсоюзная организация Красноярского государственного педагогического университета Дело 25-03 Протоколы заседаний профсоюзного комитета за 2003 год На 148 листах хранить постоянно На завершённые дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ежегодно составляются описи. На дела временного хранения (до 10 лет) хранения описи не составляются. Например: Образец оформления титульного листа описи постоянного срока хранения __________________________________________________________ (наименование краевого, областного, городского архива) Фонд № _______________________ Опись № ______________________ ___________________________________________________________ (название описи) Крайние даты дел___________________ 6. РАБОТА С ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ В профсоюзную организацию работники обращаются с личными и коллективными обращениями. Работа с письменными обращениями одно из важных направлений деятельности профсоюзной организации. Все обращения работников делятся на три вида: предложение, заявление, жалоба. Предложение – обращение работника, в котором обращается внимание на совершенствование работы государственных органов, учреждения, общественных организаций и рекомендуются конкретные пути и способы решения поставленных задач. Предложение – это одно из средств участия работника в управлении учреждением, организацией. Работник на основе наблюдений и практики работы предлагает пути и способы решения тех или иных проблем. Заявление – обращение работника, направленное на реализацию личных прав и законных интересов, не связанное с нарушением этих прав и интересов. В отличие от предложения в заявлении не раскрываются пути и не предполагаются способы их решения. Жалоба – обращение работника в государственный орган, общественную организацию, к должностному лицу по поводу нарушения прав и законных интересов конкретного работника. Работа с обращениями и письмами граждан имеет свои особенности и ведётся отдельно от общего делопроизводства. Эта работа регламентируется «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённым Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 30 ноября 1981 года № 463/162/298 (приложение № ). Типовое положение определяет чёткий порядок работы с документами граждан: предложениями, заявлениями, жалобами. Обращения граждан должны подаваться в те органы, организации, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение этого вопроса. Жалобы на профсоюзные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут председатели профсоюзных организаций. Технология работы с обращениями граждан включает:
Обращения работников в профсоюзные организации могут быть поданы в письменной форме, лично по почте, с помощью телеграфа, факса, электронной почты, а также устно председателю профсоюзной организации. Обращения граждан регистрируются в специальном журнале. С даты регистрации документа начинается отсчёт срока исполнения документа. К обращениям граждан могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Профсоюзная организация и председатель профсоюзной организации вопросы, поставленные в обращении должны в пятидневный срок направлять по принадлежности для рассмотрения, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба. Приложение 1 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы организации. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 2 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.). Положения об организациях. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.). Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.). Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. Приложение № ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ УТВЕРЖДЕНО на заседании НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ профсоюзного комитета И НАУКИ РФ от ________________ ПРОФСОЮЗНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ КГПУ Акт 20.06.2001 № 1 Красноярск Приёмки – сдачи дел профсоюзного комитета Основание: решение отчётно-выборной профсоюзной конференции 15.06.2001, заседания профсоюзного комитета ё5.06.2001 протокол № 1. Составлен комиссией: Председатель: зам. председателя профсоюзной организации О.Е. Петрова Члены комиссии: 1. Вновь избранный председатель профсоюзной организации В.И. Павлова 2. Бухгалтер Л.В. Панова .3. Председатель ревизионной комиссии А.М. Ковалёва Присутствовал: бывший председатель профсоюзной организации П.К. Пахомова Комиссия произвела приём-сдачу дел профсоюзного комитета Красноярского государственного педагогического университета по состоянию на 20.06.2001 В результате установлено: 1. Последняя ревизия финансово-хозяйственной деятельности профкома проведена ревизионной комиссией первичной профсоюзной организации за период с 01.01.2000 по 20.05.2001. 2. Инвентаризация имущественно-материальных ценностей и переучёт книжного фонда производились 20.05.2001. 3. На день приёмки-сдачи дел на учёте состоит 856 членов профсоюза, что составляет 95% к числу работающих. 4. План поступлений членских профсоюзных взносов по состоянию на 1-ое число месяца приёмки-сдачи дел выполнен на 25%. 5. Смета профсоюзной организации на 2001 год была утверждена на заседании профсоюзного комитета 25.12.2000. Профбюджет (смета) исполнен в следующих размерах: доходы выполнены на 45% к годовому плану, что составляет 205 000 рублей. 6. Финансовое состояние по балансу на 1-ое число текущего месяца: - остаток денежных средств в кассе 503 рубля*; - средств на текущем счёте в банке № 2000407890 на сумму 53 000 рублей; - основные средства: оборудование, культ-спортинвентарь, книги и др. на сумму 86 000 рублей; - состояние бухгалтерского учёта и отчётности: заполнена полностью главная книга по состоянию на 20.06.2001. Данные синтетического учёта полностью соответствуют позициям аналитического учёта; - предъявлены карточки аналитического учёта по счетам 01, 10, 70; - предъявлены журналы-ордеры за январь – июнь текущего года; ведомости аналитического учёта по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 71, 75, 76, 78, 79 и Книга учёта депонентов. 7. Отсутствует кредиторская, дебиторская задолженности. 8. Состояние расчётов с бюджетом и внебюджетными фондами на 20.06.2001 – задолженности нет. 9. Штатным расписанием утверждено 3 штатных работника и на день проверки фактически 3 штатных работника. 10. Переданы следующие документы и материальные ценности: 10.1 Положение о профсоюзной организации. 10.2 Свидетельство о государственной регистрации профсоюзной организации, свидетельства постановки на Налоговый учёт и включения в Государственный реестр предприятия. 10.3 Протоколы профсоюзных собраний за 1998, 1999, 2000 годы – 5, протоколы заседаний профсоюзного комитета за 1995 – 2000 годы в количестве 53. 10.4 План работы профкома. 10.5 Постановления, письма, рекомендации ЦК Профсоюза, крайкома профсоюза. 10.6 Коллективный договор. 10.7 Документы комиссий профкома: организационно-массовая комиссия комиссия по вопросам социального страхования комиссия по охране труда комиссия по труду и заработной плате жилищная комиссия культурно-массовая комиссия комиссия общественного контроля комиссия по коллективному договору спортивно-массовая комиссия бытовая комиссия по пенсионному обеспечению научно-производственная 10.8 Статистические и финансовые отчёты профкома**. 10.9 Учётные карточки членов профсоюза 10.10 Материалы по финансовой деятельности профкома (смета доходов и расходов, отчёты, кассовые, банковские документы, журнал регистрации банковских поручений, карточки материально-хозяйственного учёта, акты ревизий и др.) 10.11 Материалы по обучению профсоюзного актива. 10.12 Журнал регистрации входящей корреспонденции 10.13 Журнал регистрации исходящей корреспонденции 10.14 Печать, штампы профсоюзной организации. Составлен в 3-х экземплярах. 1-й экземпляр – в Крайком профсоюза (в вышестоящую профсоюзную организацию) 2-й экземпляр – в дело 01-08 3-й экземпляр – бывшему председателю профсоюзной организации Председатель комиссии ПЕТРОВА О.Е. Петрова Члены комиссии: ПАВЛОВА В.И. Павлова ПАНОВА Л.В. Панова КОВАЛЁВА А.М. Ковалёва С актом ознакомлен: бывший председатель профсоюзной организации * Остаток денежных средств в кассе подтверждается актом ревизии ** В акте отражаются только те сведения, которые имеют отношения к данной профсоюзной организации в соответствии с номенклатурой дел. Приложение № Номенклатура дел профсоюзной группы
Примечание: В профгруппах возможно ведение делопроизводства в дневнике профгруппорга. Приложение № Номенклатура дел цеховой профсоюзной организации
Приложение № ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН Об информации, информатизации и защите информации112 Принят Государственной Думой 25 января 1995 года | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Вашему вниманию брошюру «Методические рекомендации по созданию первичной профсоюзной организации». В ней подробно рассматриваются... |  | К таким документам относятся постановления, планы работы и программы, протоколы, материалы к профсоюзным собраниям, конференциям,... |
| Ервичной профсоюзной организации студентов и аспирантов гагу (далее именуется стипендия) студентам Горно-Алтайского государственного... | | Соут существенно возрастает. От участия профсоюзной организации и результатов соут, будет во многом зависеть объем предоставляемых... |
| Подготовка и проведение отчетно-выборной кампании в первичной профсоюзной организации | | Владимировны и работниками дошкольной образовательной организации в лице выборного органа первичной профсоюзной организации (председатель... |
| В учебно-методическом пособии «Финансовая работа первичной профсоюзной организации» изложена система финансовой работы в первичной... | | Обеспечение взаимопонимания и социального партнёрства, обеспечение условий деятельности первичной профсоюзной организации |
| Если Вы задаете себе вопрос: "Зачем мне нужен профсоюз?", знайте, что основной задачей любой профсоюзной организации является защита... | | Отчет по форме 10-пб «Отчет о доходах и расходах профсоюзной организации» по итогам работы за год составляют все организации Российского... |