3.1 Возможности применения информационных технологий в работе центра занятости населения города Ногинска
В настоящее время Конституция РФ провозглашает Россию демократическим государством. Одной из функций для поддержания имиджа демократического государства является открытость власти, доступность информации.
Виртуальная среда является идеальной для осуществления принципа открытости власти и осуществления постоянного прямого диалога власти с гражданским обществом.
Для повышения уровня информатизации государственного учреждения Центру занятости населения города Ногинск необходимо рассмотреть «концепцию информатизации государственных органов власти». Данная концепция включает в себя внедрение современного программного обеспечения на базе DocsVision.
DocsVision - корпоративная система электронного документооборота, позволяющая автоматизировать бизнес-процессы, ведение делопроизводства и электронный документооборот в организации.22 Организация делопроизводства на базе программы документооборота DocsVision обеспечит эффективное управление документооборотом и бизнес-процессами организации, позволит сократить временные и денежные затраты и, за счет увеличения скорости принятия управленческих решений, предоставит серьезные конкурентные преимущества.
Данная концепция описывает основные принципы деятельности центра занятости при использовании информационных технологий в своей деятельности. Концепция подразумевает повышение качества и доступности государственных услуг - за счет предоставления доступа к государственным услугам по каналам связи, в т.ч. с использованием Интернета, пунктов коллективного доступа, возможностей мобильной телефонии, в круглосуточном режиме, без очередей и необходимости посещения госучреждений.
Повышение эффективности деятельности Центра занятости населения города Ногинска произойдет за счет сокращения издержек на исполнение рутинных управленческих и документооборотных операций, в т.ч. повышения скорости и качества подготовки необходимых документов путем частичной или полной автоматизации их формирования на основании хранящейся информации в базе данных, сокращения бумажного документооборота.
Для достижения поставленных целей, обозначены задачи информатизации государственного учреждения Центр занятости населения города Ногинска, которые тесно связаны с решением других административных вопросов:
внедрение в деятельность Центра занятости населения города Ногинска принципов и процедур управления с использованием компьютеризированного мониторинга деятельности, сбора и анализа отчетов, автоматизированного формирования показателей качества, эффективности и результативности государственного управления. Мониторинг позволит следить за организацией и проведением намеченных мероприятий (ярмарки вакансий, тренинги, обучающие курсы и пр.), следить за качеством выполнения работ;
автоматизации тех участков административных регламентов, которые не требуют принятия специальных решений (обработка заявлений, соотношение требований заявителя с базой имеющихся данных);
повышение эффективности взаимодействия с другими органами исполнительной власти и гражданского общества, а также повышение прозрачности деятельности за счет предоставления электронного доступа к государственным информационным ресурсам, а также внедрения процедур обязательного доступа и раскрытия всей значимой для реализации гражданских прав и свобод информации.
При определении стратегии информатизации государственных органов, необходимо учитывать различные политические, экономические, социальные, технологические и иные угрозы, существенные как на этапе реализации концепции внедрения и модернизации информационных систем, так и при последующем использовании новых механизмов государственного управления, основанных на ИКТ23. Мониторинг и анализ таких угроз должен осуществляться постоянно, как при планировании мероприятий по информатизации в целом, так и при создании, внедрении и эксплуатации информационных систем.
Важнейшими организационными угрозами для реализации концепции являются:
недостаточная доступность современных ИКТ, в т.ч. Интернета для граждан и иных потенциальных пользователей электронных систем в городе Ногинск;
неравномерная информатизация органов исполнительной власти, нескоординированное внедрение информационных систем, влекущие невозможность реализации того или иного административного регламента в полностью электронной форме из-за отсутствия необходимых систем в отдельных ведомствах или подразделениях, возникновение значительных трудозатрат и потерь времени на преобразование информации из электронной формы в традиционную и наоборот;
недостаток квалифицированного персонала и подготовленных пользователей; противодействие внедрению информационных систем со стороны госслужащих и иных потенциальных пользователей систем; задержки в принятии необходимой нормативной базы;
выбор неэффективных или ненадежных технологических решений, внедрение систем, не обеспечивающих достаточный уровень и модернизации.
В рамках реализации концепции информатизации необходимо также предусмотреть создание структур и подразделений, ответственных за администрирование и поддержку отдельных подразделений, обеспечение их нормального функционирования; создание системы анализа эффективности и результатов использования электронного документооборота, оценки экономического и социального эффекта ее внедрения. Для бесперебойной работы системы в учреждении будет постоянно присутствовать администратор сети, который специально обучен. Данный специалист обязан следить за работоспособностью системы, отвечать за своевременное обновление программного обеспечения. В приложение №3 представлен план размещения программного оборудования в здании Центра занятости населения. Согласно данной схеме проекта, на третьем этаже предложено разместить аудиторию, где будет основной доступ к сети Интернет, а также брандмауэр, который позволит предотвратить попадание вирусов извне, маршрутизатор - распределяет интернет в точки доступа
(Wi-Fi) второго и первого этажей, сервера - хранят информацию, базу данных. Точки доступа распределяют интернет на персональные компьютеры. Работа будет производиться с помощью персональных компьютеров, а вся информацию храниться на серверах.
Для эффективной работы Центра занятости населения необходимо внедрить систему электронной очереди.
Система электронной очереди – стержневой элемент качественного и серьезного сервиса для организации, чья деятельность связана с предложением услуг. Принцип ее действия построен на автоматизации процесса обслуживания клиентов. Очередь перестает быть изнуряющей, утомительной и неприятной, а взаимодействие с посетителями превращается в четкий, спланированный алгоритм.
Выгода заключается в низкой стоимости владения электронной очередью, единовременные затраты – это долгосрочное капиталовложение, повышающее имидж организации и доверие граждан. Преимущества заключаются в простоте использования системы, как для граждан, так и для персонала. Управление электронной очередью не превращается в дополнительный источник расходов. Результат от внедрения электронной очереди заметен на следующий день.
Для повышения эффективности работы, в центре занятости населения будут созданы точки доступа к системе электронного документооборота, где можно будет самостоятельно проверить наличие актуальных вакансий, посмотреть образцы заполнения заявления, скачать чистые бланки. Это поможет упростить работу сотрудникам центра занятости, повысить и ускорить оформление гражданина в базе данных.
С каждым годом обмен информацией между службой занятости и работодателями неуклонно растет и требует новых подходов. Система электронного документооборота обеспечит функционирование процесса документооборота между центром занятости населения, работодателями, гражданским обществом.
Цифровые значения предполагаемой эффективности можно обозначить в таблице 2.
Таблица 2
Расчет изменений после внедрения разработанных рекомендаций
Наименование показателя
|
Единицы измерения показателя
|
Текущее состояние
|
Планируемые изменения
|
Разница, Δ
|
Количество обслуживаемых граждан в день
|
Человек
|
8-10
|
20-25
|
14-15
|
Интервал затрачиваемого время на прием 1 гражданина
|
Минута
|
30-60
|
10-20
|
30
|
Количество необходимых документов для предоставления в ЦЗН
|
штуки
|
4-8
|
1
|
4
|
Используя современное программное обеспечение, количество обслуживаемых граждан повысится в 2-3 раза, это моментально повысит рейтинг Центра занятости населения. Также при внедрении электронного документооборота интервал затрачиваемого время на обслуживание 1 гражданина сократиться вдвое, т.е. будет составлять не более тридцати минут. В настоящий момент для предоставления услуги требуется предоставить от 4 до 8 документов, что значительно усложняет процесс оказания услуги. В будущем, в системе электронного документооборота вся необходимая информация о гражданине будет доступна в электронном виде, и для получения государственных услуг необходимо предоставит лишь паспорт гражданина Российской Федерации.
Анализируя опыт деятельности центра занятости города Кемерово, можно утверждать об эффективности использования электронного документооборота:
нет необходимости посещения центра занятости, уменьшается объем бумажных документов;
экономия времени за счет однократного заполнения многих полей электронных документов и выбора значений из справочников;
сокращение ошибок в документах за счет автоматического контроля непротиворечивости данных;
наличие документального подтверждения полноты и сроков подачи сведений;
соблюдение строжайшей конфиденциальности: передача сведений с использованием защищенных каналов связи;
возможность распространения информации о вакансиях по всей России.
Данная концепция поможет перестроить систему взаимоотношений между органами государственной власти и организациями/гражданским обществом, переведет эти отношения на новый автоматизированный уровень. Гражданам не придется стоять в длинных очередях для получения государственной услуги. Необходимые документы можно будет легко получить с помощью современного электронного документооборота. Использование системы позволит ускорить процесс заполнения необходимых документов, используя значения справочников системы, после чего на месте можно получить документ в распечатанном виде.
В базе данных будет вся необходимая информация, доступ к конфиденциальным документам будет исключительно у представительней государственных учреждений. В структуру рабочего процесса будет введена автоматизированная система обработки данных, которая позволит снизить издержки человеческих ресурсов. Это включает в себя автоматическую проверку орфографии в документе, правильности заполнения полей, также в считанные секунды будет производиться поиск досье гражданина, используя возможность взаимодействия с другими организационными структурами. У сотрудников Центра занятости населения появится возможность уделять достаточное количество времени и внимание всем гражданам, обратившимся за государственной услугой.
Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод, - проведение процедуры оформления гражданина, обратившегося за государственной услугой, используя современную программу, принесет больший эффект, нежели используя труд человека. Система сможет самостоятельно проверить наличие необходимой документации, при этом затратив минимум время. Это позволит избежать конфликтов между сотрудниками центра занятости и гражданами, сэкономить время процесса оказания услуги. Внедрение специального программного обеспечения позволит проводить операции в считанные секунды: фиксировать представленные данные в базе, производить соотношение требований заявителя с имеющимися параметрами предложения, оперативно производить поиск наиболее подходящих предложений.
|
