2.Формирование заявок на размещения заказа 2.1. Формирование предварительных заявок на закупку
Для проведения закупки, финансирование которой проходит за счет бюджетных средств, прежде всего необходимо сформировать документ «Предварительная заявка на закупку» в системе исполнения бюджета области при помощи программного комплекса «Бюджет-WEB».
Документ «Предварительная заявка на закупку» служит для резервирования средств на оплату закупаемых товаров, работ, услуг в базе данных Системы исполнения бюджета области.
Для авторизации в комплексе необходимо ввести логин и пароль в форме авторизации (Рисунок ).
Рисунок . Авторизация в ПК «Бюджет-WEB»
В случае если после успешного ввода логина и пароля и нажатия кнопки [Выполнить] откроется окно выбора комплекса, необходимо отметить галочками два пункта и нажать кнопку [OK] (Рисунок ).
Рисунок . Выбор комплекса при авторизации
При этом произойдет переход к АРМу получателя бюджетных средств. Далее необходимо щелкнуть по ветке Навигатора Госзаказ и перейти к списку Предварительные заявки на закупку (Рисунок ).
исунок. Переход к списку предварительных заявок
В открывшемся списке документов отображаются все введенные ранее предварительные заявки на закупку (Рисунок ).
исунок. Список предварительных заявок на закупку
Для формирования новой предварительной заявки необходимо кликнуть по кнопке [Создать] на панели инструментов списка. При открытии формы редактирования документа необходимо заполнить требуемые реквизиты:
Выбрать организацию – государственного заказчика (Рисунок ).
Выбрать счет получателя бюджетных средств (Рисунок ). Если ГРБС размещает заказ для подведомственного учреждения, необходимо выбрать счет подведомственного учреждения.
Указать код бюджетной классификации выбором по двойному клику в колонке КОСГУ (Рисунок ). Выбрать код региональной классификации.
Указать сумму закупку в рублях – колонка Сумма 1-го года.
Указать предмет закупки.
исунок. Выбор Заказчика из справочника
исунок. Выбор счета получателя
исунок. Выбор кода бюджетной классификации и КОСГУ
Суммы, введенные в документе «Предварительная заявка на закупку» в разрезе счетов получателей и кодов бюджетной классификации, могут обрабатываться Единым центром контролей Бюджет-КС как в целях контроля наличия средств на проведение закупки перед её объявлением, так и в целях резервирования этих средств с момента начала процедуры.
При сохранении документа вызывается процедура автоматического первичного контроля введенных данных в соответствии с планом финансово-хозяйственной деятельности.
После успешно выполненного импорта предварительной заявки в ПК «WEB – Торги-КС» (и формирования документа «Заявка на закупку») редактирование обработанной Предварительной заявки в «Бюджет-WEB» блокируется.
Редактирование становится возможным в случае возврата документа «Заявка на закупку» на уточнение суммы.
Удаление в «Бюджет-WEB» предварительной заявки, из которой в ПК «WEB – Торги-КС» была сформирован документ «Заявка на закупку», запрещено.
1.1. Формирование заявок на закупку
Для формирования заявок на размещение заказа предусмотрен документ «Заявка на закупку», который доступен в АРМе координирующего органа в следующих состояниях (Рисунок ):
На уточнении суммы;
Создание новой;
Возвращены на доработку;
На согласовании у ГРБС;
На согласовании в УО;
Принятые к исполнению;
Общее состояние.
исунок . Состояния документа Заявка на закупку
Для формирования заявки на закупку необходимо перейти к списку документов «Заявка на закупку» в состоянии «Создание новой».
Заявка на закупку создается путем импорта предварительных заявок, введенных в комплексе «Бюджет-WEB». Для этого необходимо кликнуть по кнопке  Импорт необработанных Предварительных заявок (Рисунок ). Если в базе данных Системы исполнения бюджета существуют предварительные заявки, в которых указан текущий заказчик и они готовы к импорту, то произойдет автоматическое создание соответствующих документов «Заявка на закупку» с начальными ценами контракта, совпадающими с суммой Предварительной заявки - источника.
исунок. Импорт предварительных заявок
Созданный документ «Заявка на закупку» следует связать с согласованным документом «План-график размещения заказа». Для этого необходимо открыть импортированный документ на редактирование по кнопке  и из справочника «Номер лота» по кнопке  необходимо выбрать лот из согласованного Плана-графика (Рисунок ).
Рисунок . Выбор лота из плана-графика размещения заказа
Данные по выбранному лоту автоматически подгрузятся в сформированный документ заявки на размещение заказа, заполнив реквизиты Предмет контракта, Способ размещения, Начальная (макс.) цена контракта, Размещение у субъектов малого предпринимательства, вкладку «Товары/работы/услуги» (Рисунок ).
Рисунок . Документ «Заявка на закупку»
В сформированном документе необходимо заполнить все реквизиты, обозначенные красным цветом, а также заполнить вкладки, содержащие данные, требуемые для выбранного способа размещения заказа.
Для торгов следует заполнить все поля, которые упоминаются в печатной форме обращения в уполномоченный орган на размещение государственного заказа. Для запроса котировок следует заполнить те поля, значения которых выводятся в извещении о проведении запроса котировок. При оформлении заявки на проведение открытого конкурса следует заполнить таблицу (грид) критериев оценки заявок участников.
Как только все данные будут внесены, необходимо сформировать печатную форму заявки на закупку, нажав на кнопку  Формирование печатной формы и сохранить документ по кнопке  Сохранить. Сформированный файл печатной формы заявки на закупку можно будет увидеть в окне режима просмотра прикрепленных файлов. Чтобы открыть это окно необходимо кликнуть по кнопке  Прикрепленные файлы в окне списка документов. Здесь же можно прикрепить пакет документов в соответствии с Законом. Для документов, которые необходимо отображать на Официальном сайте проставляется отметка «Для размещения на сайте».
При сохранении документа «Заявка на закупку» производится контроль начальной суммы контракта на соответствие сумме соответствующей предварительной заявки. Также происходит контроль соответствия сумм по источникам финансирования начальной цены контракта.
До отправки документа «Заявка на закупку» на согласование учредителю, к нему следует прикрепить файлы заявки на размещение заказа, проект государственного контракта, техническое задание, обоснование начальной (максимальной) цены. Далее заказчик подписывает Заявку на закупку и прикрепленные файлы электронной цифровой подписью.
1.1.Формирование заявок на закупку в случае невозможности определения стоимости работ (услуг) При осуществлении закупок заказчиком возможна ситуация, при которой невозможно определить количество необходимого товара, проведения работ или оказания услуг. В таких случаях при добавлении и заполнении полей во вкладке «Товары\работы\услуги» в столбце «Количество (общее)» указывается значение «1» (Рисунок ). Количество полей для добавления товаров\работ\услуг не ограничено.  Рисунок . Заполнение перечня товаров\работ\услуг в лоте плана плана-графика
Во вкладке «Закупка по ценам единиц» необходимо поставить галочку в графе «Невозможно определить объем работ (услуг)». При этом суммарная цена запасных частей к технике, оборудованию, цена единицы работы или услуги может превышать объем финансирования, отведенного на такие цели, поэтому поле «Ориентировочная начальная (максимальная) цена контракта» обладает возможностью ручной корректировки. После внесения всех необходимых данных лот следует сохранить и провести процедуру согласования.
 Рисунок . Вкладка «Закупка по ценам единиц» Во вновь сформированной Заявке на закупку в режиме редактирования следует выбрать согласованный лот, по которому невозможно определить количество поставляемых товаров, работ либо услуг. После того как данные по лоту подгрузятся в заявку на закупку, следует обратить внимание на поле «Н(М)ЦК», в котором содержится значение максимальной цены контракта. Кроме этого следует проставить галочку в пункте «Невозможно определить количество товара, объем подлежащих выполнению работ, оказанию услуг (в соответствии с п. 2 ст. 42 фз 44)» (Рисунок ).  Рисунок . Вкладка «Товары, работы, услуги» в заявке на закупку Во вкладке «Финансирование» сумма значений по всем БК в полях «Сумма 2014 года» должна быть равна значению поля «Н(М)ЦК». Строк в разделе финансирования будет более 1 в случае использования различных КБК при формировании перечня товаров\услуг\работ в лоте плана-графика. Если же в перечне указаны товары\работы\услуги с одинаковым КБК, то их значения суммируются в поле «Сумма 2014 года». Если сумма значений в этих полях отличается от значения поля «Н(М)ЦК», то их следует исправить вручную.  Рисунок . Изменение значений суммы по БК в соответствии со значением поля «Н(М)ЦК»
Остальные вкладки и поля заполняются по аналогии с обычной заявкой на закупку. После заполнения всех необходимых полей, документ следует сохранить и отправить по маршруту для согласования
1.2.Отправка заявок на закупку на уточнение суммы.
При формировании документа «Заявка на закупку» соответствующая предварительная заявка блокируется (запрещаются редактирование и удаление).
При необходимости заказчик имеет возможность отправить документ «Заявка на закупку» на уточнение суммы (соответствующая предварительная заявка будет разблокирована для редактирования).
Отправка документа «Заявка на закупку» на уточнение суммы производится из списка документов в состояниях «В работе» и «На доработке» по кнопке [Отправить на уточнение суммы] (Рисунок ). Состояние выбранного документа изменяется на «На уточнении суммы» и документ появляется в ветке АРМа «На уточнении суммы» (Рисунок ). При этом документ «Заявка на закупку» блокируется (редактирование и удаление документа запрещено).
исунок. Отправка на уточнение суммы
Рисунок . Состояние документов «На уточнении суммы»
Как только в Предварительную заявку на закупку внесены необходимые изменения (поменялась сумма), можно повторно импортировать ее в Систему. Для этого необходимо перейти в состояние «На уточнение суммы», выбрать из списка документов необходимые заявки и нажать по кнопке [Импорт уточненных Предварительных заявок]. При этом документ перейдет в состояние «В работе» (Создание нового). Если в предварительной заявке была изменена сумма, то и в заявке на закупку соответственно изменится величина начальной цены контракта.
1.1.Согласование заявок на закупку.
После того как документ «Заявка на закупку» успешно сформирован, он должен быть отправлен на согласование в УО.
Для этого в списке документов «Заявка на закупку» в состоянии «В работе» (Создание нового) следует выбрать требуемые документы и нажать кнопку [Отправить по Маршруту] (Рисунок ).
Рисунок . Отправка документа «Заявка на закупку» на согласование в УО
В случае если согласование заявок УО не предусмотрено, то конечным проверяющим и согласующим органом Заявок на закупку является ГРБС. В таком случае после отправки документов по маршруту из состояния «На согласовании у ГРБС» они автоматически переходят в фильтр «Принятые к исполнению».
В свою очередь ГРБС является промежуточным проверяющим и согласующим звеном в движении заявок по маршруту. Кроме своих заявок на закупку в ГРБС поступают заявки от подведомственных учреждений, которые следует проверить на правильность заполнения. При этом документы попадают в состояние «На согласовании у ГРБС» (Рисунок ). В этом состоянии документ блокируется. Редактирование, удаление документа, а также редактирование и удаление прикрепленных файлов запрещено.
ГРБС имеет возможность отправить на доработку Заявки на закупку, которые поступили к нему на согласование от заказчиков. При этом документ «Заявка на закупку» попадает в состояние «Возвращены на доработку».
Рисунок . Состояние документов Заявка на закупку «На согласование у ГРБС»
Если документы проходят проверку, то ГРБС отправляет заявки на закупку на согласование в УО по кнопке [Отправить по маршруту] и выбрав при этом команду «На согласование». На этом этапе заявки переходят в фильтр «На согласовании у УО». Уполномоченный орган в свою очередь может отправить на доработку при наличии замечаний с обязательным указанием причины возврата, либо согласовать его по кнопке «Принято» (Рисунок ). Документы «Заявка на закупку», созданные самим ГРБС, при отправке по маршруту сразу переходят на согласование в УО. В случае если согласование заявок УО не предусмотрено, то заявки на закупку созданные самим ГРБС, сразу переходят в фильтр «Принятые к исполнению».
Рисунок . Отправка «Заявки на закупку» на Доработку подведомственному учреждению
Если УО согласовывает представленный документ по суммам и составу закупаемых товаров, оказываемых услуг, выполняемых работ, он переходит в состояние «Приняты к исполнению».
Для просмотра причин возврата на доработку документа следует воспользоваться кнопкой [История прохождения документа по маршруту] (Рисунок ).
исунок. Список документов «Заявка на закупку» в состоянии «На доработке»
История прохождения документа по маршруту содержит следующие сведения (Рисунок ):
Дата обр.\пост.;
Этап обработки;
Подпроцесс;
Статус документа;
Статус маршрута;
Исполнитель;
Реквизиты исполнителя;
Подразделение;
Комментарий перехода;
Просрочено;
Документ;
Примечание.
исунок. История обработки документов на маршруте
|
![Программный комплекс «web Торги-кс» версия 13 2 [13. 02. 02] сборка 8089 Руководство пользователя Руководство главного распорядителя бюджетных средств icon](/i/32.png)
![Программный комплекс «web Торги-кс» версия 13 2 [13. 02. 02] сборка 8089 Руководство пользователя Руководство главного распорядителя бюджетных средств icon](/i/doc32.png)