4.3.18. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Для многостраничных копий или выписок из документа отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов: "Всего в копии ___ л.".
Например:
Подлинник документа находится в деле Сибирского таможенного управления N 01-15 за 2010 г.
Всего в копии ___ л. (для многостраничных копий или выписок из документа)
Верно
Наименование должности
должностного лица Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются и, как правило, прошиваются.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
Таможенный орган может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом таможенном органе.
4.3.19. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и печатается шрифтом N 12 или N 14.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Например:
И.П. Иванов
(495) 924 45 67
На документе, подготовленном по поручению начальника таможенного органа группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
На приказах, распоряжениях отметка об исполнителе проставляется в обязательном порядке.
4.3.20. Указания по исполнению документа
Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (на свободном от текста месте), на отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.
Указание по исполнению документа оформляется соответствующим должностным лицом и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание принятого им решения (поручения), срок исполнения, подпись, дату.
Например:
Морозову Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект договора
к 05.05.2014.
Подпись
Дата
В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, основным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, проставляются подпись автора указаний по исполнению документа, дата.
4.3.21. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения выполнения установленных сроков согласно указанию по исполнению документа или типовых сроков исполнения. Ее обозначают буквой "К" или с помощью штампа "Контроль" (приложение N 10) и проставляют, как правило, в верхнем правом углу первого листа документа.
4.3.22. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Например:
Разъяснено по телефону (номер телефона,
фамилия, инициалы абонента и при необходимости должность).
Письменного ответа не требуется.
В дело N 02-34.
Подпись
Дата
или
Издан приказ от 08.04.2013 N 51
"О назначении ответственных лиц..."
В дело N 03-156.
Подпись
Дата
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется начальником (заместителем начальника) структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях - начальником (заместителем начальника) таможенного органа, курирующим структурное подразделение - исполнитель.
При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп (приложение N 10).
4.3.23. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа (приложение N 10), который содержит наименование таможенного органа - получателя документа, количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (например: 3 л. + 2 + 12 л.), кроме сброшюрованных приложений, очередной порядковый номер, дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
На документе, учитываемом по реестру, в штампе проставляются количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (кроме сброшюрованных приложений) и дата поступления.
Штамп может формироваться с использованием системы электронного документооборота.
4.3.24. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
--------------------------------
<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).
Отметка о конфиденциальности свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.
Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Отметка дополняется указанием номера экземпляра документа, который печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней, например:
Для служебного пользования
экз. N 3
или
Для служебного пользования
экз. N 3
Приложение
к приказу Дальневосточного
таможенного управления
от _______________ N _____
4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств
Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и оргтехники.
При выборе типа печатающего устройства необходимо учитывать задачу последующей сохранности текстов документов.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (работники) таможенного органа, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Для печатания документов используются бланки установленной формы или стандартные листы бумаги формата A4. Текст печатается шрифтом N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата A5 (148 x 210 мм). Текст печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.
Реквизиты документа (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк ("Наименование (аннотация) документа", "Подпись должностного лица" и другие), печатаются через 1 межстрочный интервал.
Наименование должности, специальное звание в реквизите "Подпись должностного лица" выравниваются по левому полю; расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности или специального звания и ограничивается правым полем.
Примеры оформления реквизита "Адресат" изложены в подпункте 4.3.9 Типовой инструкции.
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных букв.
Слова УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами и отделяются от последующих строк реквизита 1,5 - 2 межстрочными интервалами (остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал).
При печатании документов при помощи компьютерной и оргтехники следует соблюдать отступ от левой границы текстового поля:
0 см - для печатания реквизитов "Наименование (аннотация) документа" (в правовых актах - центрируется), "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись должностного лица", "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ (если содержание документа содержит только распорядительную часть);
1,25 см - для начала абзаца в тексте.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются при нулевом отступе от левого поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал.
При наличии в тексте документа ссылки на сноску она оформляется цифрой или звездочкой: * или 1). Текст сноски печатается шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или в конце документа под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются, как правило, на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.
4.5. Копирование (тиражирование) документов
Прием и движение заказов на копировально-множительные работы, проводимые в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), осуществляются на основании:
заказа на копирование (тиражирование), оформленного на бланке установленной формы (приложение N 11), подписанного начальником (заместителем начальника) таможенного органа либо начальником (заместителем начальника) структурного подразделения и начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства);
журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи заказов на копировально-множительные работы (приложение N 12).
Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) осуществляют исполнители документов, за исключением приказов, распоряжений, положений, правил и инструкций таможенного органа.
Документы, поступающие в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для копирования (тиражирования), должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок) и подписаны. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для копирования (тиражирования), а также подписи и пометки должны выполняться разборчивым почерком, чернилами черного (синего) цвета или пастой черного (синего) цвета.
За содержание и тираж документов, передаваемых на копирование (тиражирование), ответственность несут исполнитель и начальник (заместитель начальника) структурного подразделения.
Копирование документов (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования"), хранящихся в структурных подразделениях, осуществляется на копировальных аппаратах структурных подразделений. Учет размноженных копий документов осуществляется в журнале произвольной формы.
Ответственность за организацию и проведение работ по копированию документов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.
При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможенных органов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Копирование (тиражирование) и выдача дополнительных экземпляров документов таможенного органа, хранящихся в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), осуществляется:
структурным подразделениям - на основании служебных записок структурных подразделений на имя начальника подразделения документационного обеспечения (в случае отсутствия подразделения документационного обеспечения в структуре таможенного органа - на имя начальника таможенного органа);
таможенным органам, другим организациям - на основании писем (запросов) на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа.
Порядок копирования (тиражирования) и направления дополнительных экземпляров документов с пометкой "Для служебного пользования" определен специальной инструкцией.
V. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
5.1. Приказ, распоряжение
5.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности таможенного органа.
Распоряжения издаются, как правило, в целях оперативного регулирования отдельных вопросов таможенного дела либо по организационным вопросам.
В отдельных случаях таможенные органы издают правовые акты совместно с другими организациями.
5.1.2. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба <1>.
--------------------------------
<1> Под кадровой службой понимается кадровая служба регионального таможенного управления, подразделение кадрового обеспечения таможни, подразделение кадров таможенного поста (со статусом юридического лица).
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений), их своевременное согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись начальнику таможенного органа возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.
5.1.3. Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись начальнику таможенного органа через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства), которое несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов (распоряжений) и наличие виз согласно листу согласования.
|
