IV. Требования к оформлению документов
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы таможенного органа оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
4.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Для документов постоянного хранения бланки изготавливаются на бумаге высших сортов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата A4, должен иметь поля:
20 мм - левое;
15 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.1.3. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:
общий бланк (приложение N 1);
бланк письма (приложение N 2);
бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) (приложения N 3, N 4 и N 5).
4.1.4. Общий бланк (приложение N 1) используется для изготовления документов, бланки которых не установлены Типовой инструкцией, и включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием таможенного органа и датой и регистрационным номером документа.
Бланк письма (приложение N 2) включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
справочные данные о таможенном органе (почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта);
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
Бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) таможенного органа, кроме таможенного поста (в составе таможни) (приложения N 3 и N 4), включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
вид документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
Бланк распоряжения таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5) включает в себя реквизиты:
эмблема таможни;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная таможенная служба;
наименование таможенного органа;
вид документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
4.1.5. Бланки документов таможенных органов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу (приложение N 2), при продольном - центрированным способом вдоль верхнего поля бланка (приложения N 1, N 3, N 4, N 5).
4.1.6. В таможенном органе применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования регионального таможенного управления (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможни (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможенного поста (со статусом юридического лица) (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);
бланки с указанием наименования таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5).
4.1.7. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам таможенных органов.
Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках в одноцветном варианте на геральдическом щите. Реквизиты бланка имеют тот же цвет, что и герб.
Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле лицевой стороны бланка.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетном журнале, в который вносятся следующие сведения:
при поступлении бланков в таможенный орган: наименование вида бланка, дата поступления, дата и номер сопроводительного документа, наименование предприятия - поставщика бланков, количество экземпляров, серия и номера бланков;
при выдаче бланков в структурные подразделения: наименование вида бланка, количество экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя бланков, расписка в получении, примечание (для отметок об уничтожении (списании) бланков).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) с составлением акта об уничтожении.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства). Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются правовым актом таможенного органа.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника таможенного органа.
4.1.8. Образцы бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в таможенном органе, утверждаются правовым актом таможенного органа по представлению подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства):
образцы бланков регионального таможенного управления и подчиненных таможенных органов - начальником регионального таможенного управления;
образцы бланков таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, и таможенных постов (в составе таможни) - начальником таможни.
4.1.9. Без использования бланков на стандартных листах бумаги формата A4 оформляются:
документы, создаваемые от имени двух или более организаций;
документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях (докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.).
4.1.10. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием средств вычислительной техники запрещается.
Изготовление бланков организационно-распорядительных документов без изображения Государственного герба Российской Федерации (с эмблемой таможенного органа) до пускается средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Эмблема таможенного органа помещается на верхнем поле бланков документов и располагается над серединой реквизита "Наименование таможенного органа".
Бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат.
4.2. Состав реквизитов документов
Документы таможенного органа должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование таможенного органа;
справочные данные о таможенном органе;
вид документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
адресат;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
виза;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
отметка о конфиденциальности.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении N 6.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
4.3. Правила оформления реквизитов документов
4.3.1. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022).
На бланках документов таможенного органа Государственный герб Российской Федерации изображается на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование таможенного органа".
4.3.2. Наименование таможенного органа
Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положение и приказ о создании или образовании).
Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (приложения N 1, N 2, N 3, N 4 и N 5).
Наименование структурного подразделения указывается только на внутренних документах (докладные, служебные записки и другие документы), оформленных не на бланках.
4.3.3. Справочные данные о таможенном органе
Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта.
4.3.4. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и другие) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обуславливается особенностями изложения и построения текста.
На бланке письма наименование вида и разновидности документа не указывается.
4.3.5. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование таможенного органа" и "Справочные данные о таможенном органе". Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите "Справочные данные о таможенном органе".
Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
Например:
Москва, г. Тверь, г. Химки Московской обл., пос. Краскино Приморского края.
Перед городами Москва, Санкт-Петербург, Севастополь буква "г." не ставится.
Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа, например: Владивостокская таможня, Хабаровский таможенный пост.
4.3.6. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другие) - дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату - дату более поздней подписи.
Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2014. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 декабря 2014 г.
Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.
4.3.7. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, перед которым проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов, распоряжений, протоколов, актов.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.
Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.
Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа (кроме письма), изданного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров документа, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей порядку их наименований в заголовочной части документа.
На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в каждом таможенном органе, организации.
4.3.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные или служебные записки), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
|
