4.3.9. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
ОАО "Газпром"
Управление планирования
производства и статотчетности
или
Астраханская таможня
Отдел документационного
обеспечения
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
И.О. Фамилия
При адресовании документов должностным лицам таможенных органов, органов Минобороны России, правоохранительных органов после должности указывают звание (специальное, воинское), например:
Начальнику Домодедовской
таможни
специальное звание
И.О. Фамилия
При адресовании документа в несколько региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов, организаций или в несколько структурных подразделений их указывают обобщенно, например:
Начальникам таможен и
таможенных постов
В этом случае составляется указатель рассылки.
Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, например:
Начальнику Владивостокской
таможни
специальное звание
И.О. Фамилия
Начальнику Находкинской
таможни
специальное звание
И.О. Фамилия
Начальнику Уссурийской
таможни
специальное звание
И.О. Фамилия
Начальнику Хабаровской
таможни
специальное звание
И.О. Фамилия
Все экземпляры документа должны быть подписаны.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное бюджетное
учреждение "Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
117393
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556) (далее - Правила оказания услуг почтовой связи). В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах "Справочные данные о таможенном органе" и "Адресат"):
наименование адресата (для юридических лиц - полное или краткое наименование; для гражданина - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя (адресанта) - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в ФТС России и постоянным корреспондентам, в том числе таможенным органам и учреждениям, находящимся в ведении ФТС России (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).
4.3.10. Наименование либо аннотация документа
Наименование (аннотация) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") или "чего?" ("кого?").
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении";
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи";
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
Должностная инструкция (кого?) начальника таможни.
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора".
Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос о чем?, например: "Об изменении...", "Об исполнении...", "О выделении...", "О пересмотре...".
Заголовок составляет исполнитель проекта документа.
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
4.3.11. Текст документа
Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д.
Тексты документов составляют на русском языке.
Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание текста документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей.
В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов ФТС России, других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки; например:
"В соответствии с приказом ФТС России от 26 сентября 2012 г. N 1926 "Об утверждении перечня типовых структурных подразделений таможенных органов Российской Федерации" ...".
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу); письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов по однотипным (повторяющимся) ситуациям (приказы по личному составу, договоры, контракты, акты, сопроводительные и гарантийные письма, претензии, заявки, заключения и т.д.) используются унифицированные тексты.
В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.
В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), таможенных органов, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, и структурных подразделений таможенного органа.
При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным совместным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 ("Российская газета" от 1 августа 2008 г. N 163).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В письмах используют следующие формы изложения:
от третьего лица единственного числа ("Центральное таможенное управление не возражает", "Владивостокская таможня считает возможным");
от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу направить").
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
Уважаемый Николай Петрович!
В документах, устанавливающих права и функции структурных подразделений (инструкция, положение, правила), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Таблица - форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и других документах.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовками, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее - кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.
Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.
4.3.12. Отметка о наличии приложений
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказы, распоряжения);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование вида документа, заголовок, подпись начальника (заместителя начальника) таможенного органа либо начальника структурного подразделения - исполнителя документа, дата, отметка о согласовании).
В приложении к организационно-распорядительному документу (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, решение и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием порядкового номера, наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, которые выравнивают по левому полю, например:
Приложение N 2
к приказу Центрального
таможенного управления
от 9 июля 2014 г. N 154
Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.
Особенности оформления приложений к приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям изложены в разделе V Типовой инструкции.
В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами:
отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 1 экз.
если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются арабскими цифрами, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
|
