Рассмотренные начальником (заместителем начальника) таможенного органа документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются либо копируются (при необходимости), рассылаются структурным подразделениям и подчиненным таможенным органам подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) на основании указаний по исполнению документов начальника (заместителя начальника) таможенного органа. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным соисполнителям передается электронный образ документа либо его копия (при необходимости).
Документы, подлежащие учету по реестру, предварительно систематизируются по структурным подразделениям. После ввода основных реквизитов документов в РКФ распечатываются два экземпляра реестра, сформированные с использованием системы электронного документооборота.
Один экземпляр реестра направляется вместе с документами в соответствующее структурное подразделение, другой - с распиской ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения остается в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства), где формируется в отдельное дело.
На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела подразделения документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства), перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО" (приложение N 10).
Передача документов, зарегистрированных в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), от начальника (заместителя начальника) таможенного органа в структурные подразделения, а также между структурными подразделениями осуществляется через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства).
Передача документов от начальника структурного подразделения исполнителям осуществляется через ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений.
Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
6.4. Регистрация отправляемых документов
6.4.1. Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
6.4.2. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяют наличие подписи на документе и соответствующих виз, в том числе и соисполнителей, перечисленных в указании по исполнению документа, приложений к документу, инициалов и фамилии исполнителя, его телефона, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ, и наличие указателя рассылки (при необходимости).
6.4.3. Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений только вместе с письмами-запросами (основаниями).
Регистрация исходящих писем производится только при наличии оригиналов писем.
6.4.4. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе, не регистрируются и подлежат возврату в структурные подразделения на доработку.
6.4.5. На каждый исходящий документ создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции). При необходимости может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.
6.4.6. Присвоение документам регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота либо по "шахматке" (приложение N 21).
Исходящим письмам присваиваются номера, состоящие из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, например: 05-26/3456, где 05-26 - индекс дела по номенклатуре, а 3456 - порядковый исходящий номер письма, и проставляется дата регистрации.
Письмам, подписанным начальником (заместителем начальника) таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Письма за подписью начальника структурного подразделения поступают на регистрацию в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) от ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения.
Одновременно на каждый исходящий документ ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения создается РКФ в системе электронного документооборота, к которой может быть прикреплен электронный образ документа.
Визовый экземпляр письма должен полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.
На документах, подлинники которых помещаются в дела таможенного органа (письмо пересылается по системе электронного документооборота или факсимильной связи без досылки подлинника по почте), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.
6.4.7. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовом экземпляре письма визовые экземпляры заверяются штампом (приложение N 10) или заверительной надписью: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:
Верно
Инспектор отдела
документационного обеспечения Подпись И.О. Фамилия
Дата
6.4.8. На исходящие письма, визовые экземпляры которых будут формироваться в дела соответствующего структурного подразделения, подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) распечатывает два экземпляра реестра, сформированные с использованием системы электронного документооборота. Один экземпляр реестра с подписью ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения подшивается в дела подразделения документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства), второй экземпляр передается вместе с оригиналами (при отправке по системе электронного документооборота) или визовыми экземплярами писем в структурное подразделение.
6.4.9. При направлении письма более чем четырем адресатам составляется указатель рассылки.
На регистрацию данное письмо должно поступать с заполненным указателем рассылки, подписанным начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.
Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) письма в соответствии с указателем рассылки осуществляет исполнитель (пункт 4.5 Типовой инструкции).
6.5. Отправка документов
6.5.1. Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.
Средствами электросвязи осуществляется отправка телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.
Для электронных сообщений (электронных документов, электронных образов документов) используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе ВИТС ФТС России.
6.5.2. Обработку отправляемой корреспонденции (сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления) и ее отправку производят должностные лица (работники) подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства).
6.5.3. При отправке исходящих документов проверяется соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, производится сортировка документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная и другие).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурные подразделения.
В исключительных случаях для срочной отправки адресату оригинал письма с разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа может выдаваться на руки исполнителю документа под расписку. В этом случае на визовом экземпляре документа проставляется штамп "Подлинник получен" (приложение N 10), в котором указываются фамилия должностного лица, получившего оригинал документа, его подпись и дата.
6.5.4. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, факса или с указателем рассылки.
Копийные экземпляры документов передаются на отправку полностью сформированные и скрепленные.
Документ, помещенный на машинный носитель информации (МНИ), должен иметь сопроводительное письмо. Ответственность за содержание документа на МНИ несет исполнитель документа.
На документах, направляемых в сторонние организации, необходимо указывать полные почтовые адреса.
Адреса не проставляются на документах, направляемых в ФТС России, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России.
6.5.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Все адресные данные на почтовых отправлениях пишутся разборчиво чернилами или печатаются типографским способом, на пишущей машинке либо с использованием другой печатающей техники.
На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, отпечатанные типографским способом, на пишущей машинке (крупным шрифтом) либо с использованием другой печатающей техники или написанные от руки. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
6.5.6. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Отправка документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей осуществляется в течение рабочего дня.
Запрещается передавать текст документов с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования") по открытым каналам связи (телеграф, телетайп, факс).
6.5.7. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
6.5.8. Отправляемая корреспонденция учитывается в списках и реестрах, которые составляются в необходимых количествах.
Списки составляются на корреспонденцию, отправляемую в сторонние, не подведомственные ФТС России организации и предприятия и другие. Форма списков определяется ФГУП "Почта России".
Реестры составляются на корреспонденцию, направляемую по фельдъегерской связи и спецсвязи. Форма реестров определяется фельдъегерской и специальной службами.
Экземпляры списков и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства).
6.6. Прохождение и регистрация внутренних документов
6.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
На каждый внутренний документ (в том числе на электронные документы) создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции), а также может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.
Присвоение регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота или по "шахматке" (приложение N 21).
6.6.2. Подготовка и оформление проектов правовых актов (приказов, распоряжений, положений, правил и инструкций) осуществляются в соответствии с порядком, определенным в пунктах 5.1 - 5.3 Типовой инструкции.
Подготовленные проекты правовых актов передаются через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) на подпись начальнику (заместителю начальника) таможенного органа в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей.
Перед представлением проектов правовых актов на подпись должностные лица (работники) подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяют наличие подписей и виз на документах, приложений к документам, наличие указателя рассылки, а также документов-оснований, зарегистрированных в установленном порядке.
Проекты правовых актов, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе, подлежат возврату исполнителям или ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения на доработку.
После подписания документы регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года и вида документов.
Копии правовых актов рассылаются в соответствии с указателем рассылки.
При создании электронных образов правовых актов их копии на бумажном носителе в структурные подразделения и таможенные органы, как правило, не направляются.
6.6.3. Докладные записки заместителей начальника таможенного органа на имя начальника таможенного органа регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Докладные записки на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа и служебные записки структурным подразделениям, подготовленные за подписью начальников структурных подразделений, отчеты о командировках на имя начальника (заместителя начальника) таможенного органа, протоколы совещаний и акты структурных подразделений регистрируются ответственными за ведение делопроизводства соответствующих структурных подразделений и формируются в дела структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел.
Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из индекса дела в соответствии с номенклатурой дел и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Например: 11-69/16, где 11-69 - индекс дела по номенклатуре, а 16 - порядковый номер.
После рассмотрения начальником таможенного органа докладных записок за подписью заместителей начальника таможенного органа подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) осуществляется внесение в РКФ необходимой информации по документам, при необходимости - постановка их на контроль, сканирование и прикрепление электронных образов документов к ранее созданным РКФ, передача в структурные подразделения на исполнение. Передача документов в структурные подразделения осуществляется с соответствующей отметкой в РКФ или в указателе рассылки.
После рассмотрения начальником (заместителем начальника) таможенного органа докладных записок за подписью начальников структурных подразделений, отчетов о командировках документы поступают ответственным за ведение делопроизводства структурных подразделений - авторов документов, которыми осуществляется внесение в РКФ указаний по исполнению документов и другой информации по документам, а также сканирование и прикрепление электронных образов документов к ранее созданным РКФ либо их копирование, постановка их на контроль, передача при необходимости в другие структурные подразделения на исполнение, списание документов в дела и т.д.
6.6.4. Присвоение регистрационных номеров протоколам совещаний (заседаний) и актам отражено в пунктах 5.4 и 5.6 Типовой инструкции.
6.7. Особенности исполнения документов
6.7.1. При исполнении входящих документов без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.), формируемых в дела структурных подразделений - исполнителей, ответственные за ведение делопроизводства указанных структурных подразделений вносят необходимую информацию в соответствующие РКФ на уровне структурных подразделений.
|
