Приложение: 1. Проект договора о сотрудничестве на 5 л. в 1 экз.
2. Проект плана мероприятий о проведении совместных переговоров
на 8 л. в 3 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 30 мая 2014 г. N 24 и приложения к нему, всего на 11 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывают:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 5 л.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук, например:
Приложение: диск CD-R - 1 шт. только в адрес.
4.3.13. Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), при необходимости - указание звания (специального, воинского), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор государственного архива
Астраханской области
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания Правления
Российской Государственной страховой
компании "Росгосстрах"
от 07.07.2013 N 12
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа на лицевой стороне.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:
с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.);
при необходимости - с общественными организациями.
4.3.14. Виза
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа с должностными лицами таможенного органа оформляется визой (внутреннее согласование).
Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости - должность визирующего; например:
Начальник структурного подразделения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, подготовившим проект документа, и начальниками структурного подразделения - исполнителя документа и структурных подразделений - соисполнителей; заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами правовой <1> и финансово-бухгалтерской <2> служб, если вопросы, затрагиваемые в документе, касаются правовых норм и финансовых вопросов; заместителем начальника таможенного органа, курирующим структурное подразделение - исполнителя документа, и начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
--------------------------------
<1> Под правовой службой понимается правовая служба регионального таможенного управления, правовое подразделение таможни и таможенного поста (со статусом юридического лица).
<2> Под финансово-бухгалтерской службой понимается финансово-бухгалтерская служба регионального таможенного управления, подразделение бухгалтерского учета и финансового мониторинга таможни и таможенного поста (со статусом юридического лица).
При оформлении отдельных видов документов (должностных инструкций, должностных регламентов, номенклатур дел и других) допускается оформление внутреннего согласования в виде грифа согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник структурного подразделения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Центрального
таможенного управления
от 23.12.2013 N 6
Отказ в визировании проекта документа не допускается.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются", личная подпись с расшифровкой подписи, дата. Например:
Замечания прилагаются.
Начальник структурного подразделения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В случае когда замечания структурным подразделением - исполнителем документа не принимаются, все замечания рассматриваются заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если заместителем начальника таможенного органа решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения начальнику таможенного органа.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию (визированию). Повторного визирования не требуется, если правки носят редакционный характер (устранены орфографические и стилистические ошибки).
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним начальниками соответствующих структурных подразделений.
Визирование приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций осуществляется на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа (приложение N 7). Особенности визирования проектов приказов (распоряжений) отражены в подпункте 5.1.4 Типовой инструкции.
Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на лицевой стороне последнего листа (после реквизита "Подпись должностного лица") экземпляра, остающегося в таможенном органе (далее - визовый экземпляр).
На докладных, служебных записках и других организационных документах визы проставляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю.
В случае, если документы (письма, докладные или служебные записки и другие) направляются адресатам с использованием системы электронного документооборота, то визирование осуществляется на оборотной стороне подлинника документа, остающегося в делах таможенного органа (структурного подразделения).
Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяет наличие виз согласно указаниям по исполнению документа.
Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста - каждый в пределах своей компетенции.
Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).
4.3.15. Подпись должностного лица
В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); указание специального звания должностного лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Специальное звание должностного лица, подписавшего документ, указывается, если документ направляется в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, а также на приказах и распоряжениях.
Реквизит "Подпись должностного лица" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложения и оформляется следующим образом:
на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы:
Заместитель начальника таможни
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в организации и гражданам:
Заместитель начальника управления Подпись И.О. Фамилия
на документе, разработанном совместно с органами Минобороны России, правоохранительными органами и оформленном не на бланке:
Начальник Центрального
таможенного управления
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
на документе, разработанном совместно с другими организациями и оформленном не на бланке:
Начальник Центрального
таможенного управления Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа, оформленного на бланке, несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне, при большом количестве - их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами, например:
Заместитель начальника Заместитель директора
Центрального таможенного Государственного архива
управления Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
"__" _____________ 20__ г. "__" ______________ 20__ г.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и других) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением; например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего начальника таможенного органа (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. начальника Центрального
таможенного управления
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Правовые акты таможенного органа (приказы, распоряжения и другие) подписывает начальник таможенного органа (либо лицо, исполняющее его обязанности).
Заместители начальника таможенного органа подписывают правовые акты по отдельным вопросам деятельности таможенного органа в случае предоставления им соответствующих полномочий и в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (далее - распределение обязанностей).
Документы, направляемые таможенным органом руководству ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие - заместителем начальника таможенного органа, исполняющим его обязанности.
Документы, направляемые таможенным органом в структурные подразделения ФТС России и сторонним организациям, подписываются начальником таможенного органа или его заместителями в соответствии с их компетенцией.
Начальником таможенного поста (в составе таможни) или лицом, его замещающим, подписываются распоряжения и другие документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.
Документы таможенного органа могут быть подписаны другими должностными лицами таможенного органа, если данные полномочия закреплены в законодательных и иных правовых актах Российской Федерации, а также в правовых актах ФТС России.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) допускается использовать только при подготовке поздравительных, приветственных и других подобных документов.
4.3.16. Гриф утверждения
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение).
При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности должностного лица, утверждающего документ, указания специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Центрального
таможенного управления
специальное звание
Подпись И.О. Фамилия
"__" _________ 20__ г.
При утверждении документа, направляемого иным организациям, специальное звание не указывается, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Центрального
таможенного управления
Подпись И.О. Фамилия
"__" _________ 20__ г.
При утверждении документа другим специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в таможенном органе, приведен в приложении N 8.
4.3.17. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ФТС России.
На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми операциями, подлинность подписи должностного лица (работника) таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати, приведен в приложении N 9.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Следует удостоверять простой круглой печатью (без изображения государственной символики) (приложение N 10):
реквизит "Отметка о заверении копии", оформленный на копии документа, направляемой в другие организации, или при выдаче ее на руки физическим лицам;
в отдельных случаях ксерокопии приказов и распоряжений, рассылаемых таможенным органам и сторонним организациям;
в случаях, предусмотренных правовыми актами ФТС России.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
|
