7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
7.3.1. Организацию и проведение экспертизы ценности документов в Администрации осуществляет ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого главой администрации. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с муниципальным архивом.
7.3.2. Экспертиза ценности документов в Администрации на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Администрации.
7.3.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.3.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Администрации.
7.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.3.6. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
7.3.7. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.3.8. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Администрации подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
7.3.9. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации, при методической помощи и под контролем муниципального архива.
7.3.10. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.
7.3.11. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.3.12. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот (приложение №10).
На обложке дела указываются реквизиты: наименования Администрации (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование органа исполнительной власти – Администрации – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Администрация была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
наименование структурного подразделения – записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с муниципальным архивом (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от местонахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа – заверителя дела.
Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Администрации, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в муниципальном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭК Администрации (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.) (приложение № 11).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 12).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
7.3.13. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
7.3.14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
7.3.15. Документы Администрации являются государственной собственностью Чувашской Республики и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муницпальный архив как часть Архивного фонда Чувашской Республики.
7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
7.4.1. Результаты отбора за соответствующий период времени к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 13).
7.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2011 г. дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2015 г.).
7.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно).
7.4.4. Согласованные ЭК Администрации акты о выделении документов к уничтожению утверждаются главой администрации только после утверждения ЭПК Минкультуры Чувашии описей дел постоянного хранения.
7.4.5. После утверждения главой администрации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Администрации проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... №...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
7.5. Передача дел на архивное хранение
7.5.1. В Администрации предусматриваются следующий порядок передачи дел в муниципальный архив района:
в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;
передача документов в архив производится по утвержденным ЭПК Минкультуры Чувашии описям дел;
дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);
передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений;
прием дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела);
дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
7.5.2. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в муниципальный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VIII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
8.1. В Администрации создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Чувашской Республики.
8.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Администрации – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
8.3. При обработке, рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
8.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется главой администрации на основе рекомендаций уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается главой администрации по согласованию с ЭК администрации района.
8.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Администрации. Система электронного документооборота Администрации должна соответствовать требованиям, установленным уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области связи, коммуникаций и информатизации.
8.6. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
8.7. При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
8.8. Для подписания и подтверждения подлинности электронных документов в Администрации используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
8.9. Документы, создаваемые в Администрации и поступающие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
8.10. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главе администрации, направлении электронных документов ответственным исполнителям Администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
8.11. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Администрации в порядке, установленном Инструкцией. Система электронного документооборота Администрции предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
8.12. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Администрации реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
8.13. В соответствии с приложением к Правилам Администрация применяет Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота Администрации. К таким сведениям относятся:
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование либо аннотация документа
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности.
8.14. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
8.15. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
8.16. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы
8.17. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
8.18. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.
8.19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
8.20. Поступившие из структурных подразделений в муниципальный архив района электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики определяется постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 июля 2005 г. № 182 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики».
9.1. Учет печатей и штампов
9.1.1. Администрация в соответствии с Законом Чувашской Республики
от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики» применяет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики.
Кроме печати с изображением Государственного герба Чувашской Республики (два экземпляра – первый используется начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работы, второй - в бухгалтерии администрации), в Администрации используются простая круглая печать «Канцелярия» (два экземпляра – первый используется начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работы, второй - в бухгалтерии администрации), штамп для регистрации входящих документов, штамп со справочной информацией об Администрации для проставления на конвертах.
9.1.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство Администрации по представлению начальника отдела организационно-контрольной и кадровой работы.
9.1.3. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в службу делопроизводства, который размещает заказ на предприятии – изготовителе печатей.
9.1.4. В случае служебной необходимости по решению министра допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
9.1.5. Печатью заверяются подписи министра, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом Министерства, или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
9.1.6. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведет служба делопроизводства в журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
9.1.7. Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов (приложение № 14).
9.1.8. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускаются.
9.1.9. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати с изображением Государственного герба Чувашской Республики возлагается на главу администрации, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
9.1.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
9.1.11. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется службой делопроизводства, ответственным за учет печатей.
9.2. Учет бланков документов
9.2.1. Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов Администрации возлагается на службу делопроизводства, который:
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу структурным подразделениям изготовленных бланков документов.
9.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения Администрации бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.
9.2.3. Бланки выдаются в службе делопроизводства работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
9.2.4. В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
9.2.5. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства, осуществляющее учет бланков.
Образцы журналов учета поступления и выдачи бланков приведены в приложении №15.
____________________________
Приложение № 1
ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ
ХĔРЛĔ ЧУТАЙ РАЙОНĚ
|
|
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА КРАСНОЧЕТАЙСКИЙ РАЙОН
|
АТНАР ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН
АДМИНИСТРАЦИЙĚ
ЙЫШĂНУ
_______________
Атнар сали
|
АДМИНИСТРАЦИЯ
АТНАРСКОГО СЕЛЬСКОГО
ПОСЕЛЕНИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
___________
село Атнары
|
Глава ___________ подпись _____________________
Приложение № 2
ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ
ХĚРЛĚ ЧУТАЙ РАЙОНĚ
|
|
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА
КРАСНОЧЕТАЙСКИЙ РАЙОН
|
АТНАР ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН
ПУÇЛĂХĚ
ХУШУ
_____________________
Атнар сали
|
ГЛАВА
АТНАРСКОГО СЕЛЬСКОГО
ПОСЕЛЕНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________________
село Атнары
|
Глава ______________ подпись ___________________________
Приложение № 3
-
ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ
ХĔРЛĔ ЧУТАЙ РАЙОНĔ
АТНАР ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН
ДЕПУТАТСЕН ПУХĂВĚ
|
|
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА
КРАСНОЧЕТАЙСКИЙ РАЙОН
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ АТНАРСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
|
ПРОТОКОЛĚ
__________ №
Атнар сали
|
ПРОТОКОЛ
___________ № __
с. Атнары
|
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
I. Об организации и проведении мероприятий, приуроченных к 70 годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.
___________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению ……
2. Первому заместителю главы администрации ……
II. О введении мер по ……
____________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению ……
Глава администрации подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Приложение № 4
ЧĂВАШ РЕСПУБЛИКИ
ХĔРЛĔ ЧУТАЙ РАЙОНĔ
АТНАР ЯЛ ПОСЕЛЕНИЙĚН
ДЕПУТАТСЕН ПУХĂВĚ
|
|
ЧУВАШСКАЯ РЕСПУБЛИКА
КРАСНОЧЕТАЙСКИЙ РАЙОН
СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ АТНАРСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
|
ЙЫШĂНУ
_______________
Атнар сали
|
РЕШЕНИЕ
______________
с. Атнары
|
Глава __________________ подпись ___________________________
|
|
|
|
|
|
Приложение № 5
|
Чăваш Республики
Хĕрлĕ Чутай районĕ
Атнар ял администрациĕ
Администрация Атнарского сельского поселения красночетайского района чувашской республики
429055, Чувашская Республика, Красночетайский район,
с. Атнары, ул. Молодежная, 52а
тел.(83551) 2-16-74, факс (83551) 30-2-24,
e-mail: sao-atnar@krchet.cap.ru
|
|
|
№
|
|
от
|
|
|
|
На №
|
|
от
|
|
|
| |
