Инструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики (далее Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики,

Скачать 1.09 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики (далее Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики,
страница	4/7
Тип	Инструкция

blankidoc.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Документооборот в Администрации основан на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.2. В документообороте Администрации выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

4.1.3. Порядок прохождения документов и работа с ними в Администрации регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами работников.

4.1.4. В Администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской и электросвязи.

4.2. Прием, первичная обработка документов

4.2.1. Прием и обработка поступающей в Администрацию корреспонденции осуществляется службой делопроизводства.

4.2.2. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометками «Лично», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Секретно», которые передаются по назначению). Конверт, в котором поступил документ, сохраняется в случаях, если только по конверту могут быть установлены адрес отправителя и дата отправки.

4.2.3. Служба делопроизводства проверяет правильность адресования поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. В случае обнаружения отсутствия документов или приложений к ним, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

4.2.4. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления (за исключением письменных обращений граждан Российской Федерации, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Администрацию), создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

4.2.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Служба делопроизводства проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Администрации. Документы, поступившие в Администрацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) главе администрации, заместителям главы администрации.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Все поступающие в Администрацию документы регистрируются в службе делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

4.4.2. Для поступающих документов устанавливаются следующие сроки регистрации:

в день поступления;

на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время);

незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.);

в течение трех дней с момента поступления в Администрацию (письменные обращения граждан Российской Федерации).

Обращения граждан регистрируются отдельно от других документов Администрации в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым главой администрации.

4.4.3. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу лицевой стороны листа документа предоставляется отметка о поступлении в виде штампа с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа (в валовом порядке за год), служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.4.4. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В Администрации устанавливается перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота Администрации.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством Администрации

и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Порядок рассмотрения документов руководством Администрации определяется с учетом установленного распределения обязанностей между главой администрации, его заместителями и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в службе делопроизводства.

4.5.2. Документы передаются на рассмотрение главе администрации, заместителям главы администрации только после регистрации.

4.5.3. После рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (далее – РКФ).

4.5.4. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (по электронной почте или на бумажном носителе). Рассылку копий документов исполнителям осуществляет служба делопроизводства.

Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется через службу делопроизводства.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Администрации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Администрации (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнителя документа.

4.6.2. Проекты документов Администрации готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

4.6.4. Проекты документов визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, при необходимости работниками других структурных подразделений (документы, отправляемые за подписью главы администрации, также визируются заведующим сектором правовой работы). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии документа в нижней его части, либо на листе согласования.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Документы, подписанные главой администрации, заместителями главы администрации передаются на регистрацию в структурное подразделение Администрации, ответственное за исполнение документа, после регистрации – в службу делопроизводства на обработку для отправки почтовой связью. При подготовке документов в электронной форме, после подписания главой администрации, заместителями главы администрации и их регистрации исполнители отправляют документы по системе электронного документооборота, по электронной почте либо факсимильной связью самостоятельно.

4.7.2. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

4.7.4. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных Администрации, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

4.7.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле соответствующего структурного подразделения Администрации.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

4.7.6. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку исходящих документов производит служба делопроизводства.

4.8.2. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, фельдъегерской связью).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение.

4.8.3. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.4. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в структурное подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну.

4.8.5. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение–исполнитель.

4.8.6. Письма, подготовленные для отправки в электронной форме, направляются структурным подразделением, ответственным за исполнение документа, соответствующим адресатам.

4.8.7. Отправляемая по почте корреспонденция проходит в службе делопроизводства упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение почтовой связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников отделения почтовой связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

4.8.8. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

4.9.2. Проекты организационно-распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами подлежат передаче начальнику отдела правового обеспечения, контрольной и мобилизационной работы для проверки соответствия их содержания действующему законодательству, заместителю начальника отдела правового обеспечения, контрольной и мобилизационной работы – для проверки оформления документов в соответствии с установленными в Инструкции требованиями, визируются курирующим заместителем министра и передаются на подпись руководству.

4.9.3. Копии подписанных руководством и зарегистрированных организационно-распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.10. Учет и анализ объемов документооборота

4.10.1. В Администрации проводится работа по учету и анализу документооборота. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию, созданных им и отправленных за определенный период времени (месяц, год).

4.10.2. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

4.10.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию, создаваемых и отправляемых им ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.10.4. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководству Администрации в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.10.5. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

V. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) главы администрации, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

5.2. Структурное подразделение–исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения главой администрации или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

5.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией главы администрации, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

5.4. Специалисты структурных подразделений Администрации в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органе исполнительной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

5.5. В случае, если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения. При этом ответственный исполнитель устанавливает срок представления необходимых документов соисполнителями. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются другому исполнителю, а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

5.6. Исполнитель вправе предложить изменить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

5.7. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1 2 3 4 5 6 7

	Администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района... Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики, и членов их семей на официальном сайте администрации...		Собрание депутатов атнарского сельского поселения йышăНУ Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «О назначении публичного слушания по обсуждению проекта...
	Периодическое печатное издание администрации Староатайского сельского... Ации Староатайского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «О порядке выдачи разрешительной документации...		Порядок увольнения (освобождения от должности ) лиц, замещающих муниципальные... Информационное издание администрации Хозанкинского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики
	Чувашская республика красночетайский район Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики, в целях решения вопроса местного значения по осуществлению...		Чувашская республика красночетайский район В соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» администрация Атнарского...
	Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная...		Решение Собрания депутатов Челкасинского сельского поселения Урмарского... Чувашской Республики «О внесении изменений в приложения 635 и 636 к закону Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года №37 «Об установлении...
	Уста в муниципального бюджетного обшеобразовательного учреждения... Янтиковского района Чувашской Республики (далее Учреждение) создано в соответствии с постановлением главы администрации Янтиковского...		Методические рекомендации по подготовке плана информатизации органа... Дации), разработаны в рамках реализации постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 16 мая 2013 г. №174 «О мерах по...

Похожие: