Инструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики (далее Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики,
Скачать 1.09 Mb.
|
3.2.14. Реквизит «Гриф согласования». Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель министра юстиции Чувашской Республики Подпись И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Письмо Минобразования Чувашии от 26.11.2014 № 01-15/123 Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется с: высшими органами в случаях, предусмотренных законодательством; органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.); подведомственными организациями; при необходимости с общественными организациями. 3.2.15. Реквизит «Виза». Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Администрации оформляется визой. Представляемый на подпись проект документа визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект. Документы, содержащие поручения сотрудникам Администрации, должны быть ими завизированы. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) визирующего документ и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы Подпись И.О. Фамилия Дата На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На документах, подлинники которых помещаются в дела Администрации, визы проставляются в нижней части на оборотной стороне последнего листа документа. В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне копии документа, помещаемой в дело Администрации, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и приложений к нему. При наличии замечаний к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы Подпись И.О. Фамилия Дата Замечания, мнения о проекте оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. 3.2.16. Реквизит «Подпись должностного лица». Документы, направляемые в органы государственной власти Чувашской Республики, федеральные органы государственной власти, подписываются главой района, главой администрации района или, по его поручению, первым заместителем (заместителем) главы администрации района. Право подписи управленческих документов является компетенцией главы администрации района и его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, устанавливаемых распоряжением о распределении обязанностей. Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются главой администрации района, его заместителями в соответствии с их полномочиями. Доклады, докладные записки, служебные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера подписываются руководителем структурного подразделения и исполнителем (автором) документа, курирующим заместителем главы администрации района. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например: Первый заместитель главы администрации подпись И.О. Фамилия Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего главы администрации (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: И.о. главы администрации подпись И.О. Фамилия или: Исполняющий обязанности главы администрации подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы власти, подписи располагают на одном уровне. 3.2.17. Реквизит «Гриф утверждения». Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, например:
При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
3.2.18. Реквизит «Оттиск печати». Администрация имеет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики, простую круглую печать «Канцелярия». Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск печати с изображением Государственного герба Чувашской Республики ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печать «Канцелярия» ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати с изображением Государственного герба Чувашской Республики, приведен в приложении №6. 3.2.19. Реквизит «Отметка о заверении копии». Для свидетельствования соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Подлинник документа находится в деле администрации №_____ за _____ г. Верно Главный специалист-эксперт Подпись И.О. Фамилия Дата Печать Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ______ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. 3.2.20. Реквизит «Отметка об исполнителе». Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: А.Н. Петров 8 (83551) 2-30-03 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. Допускается расшифровка инициалов исполнителя. В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, печатающего документ, и дату печатания документа. 3.2.21. Реквизит «Указания по исполнению документа». Указания по исполнению документа – резолюция – оформляются на бланке резолюции или непосредственно на документе (в заголовочной части). Указания по исполнению включают фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись руководителя, дата. 3.2.22. Реквизит «Отметка о контроле документа». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметку проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа. 3.2.23. Реквизит «Отметка об исполнении документа». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. Отметка об исполнении включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 3.2.24. Реквизит «Отметка о поступлении документа». Отметка о поступлении документа в Администрацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. 3.2.25. Реквизит «Отметка о конфиденциальности». Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением об обеспечении сохранности сведений ограниченного распространения в Администрации Главы Чувашской Республики, министерствах, государственных комитетах, администрациях районов и городов Чувашской Республики, утвержденным постановлением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны при Президенте Чувашской Республики от 5 февраля 2002 г. № 31-дсп, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». 3.3. Подготовка нормативных правовых актов Администрации 3.3.1. Нормативные правовые акты Администрации издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Чувашской Республики, указов и распоряжений Главы Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики, приказов Министерств и ведомств, а также по инициативе Администрации в пределах его компетенции. Нормативные правовые акты Администрации издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых постановлениями, распоряжениями Администрации. 3.3.2. Подготовка нормативных правовых актов в Администрации осуществляется в соответствии с Положением о порядке государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденным Указом Президента Чувашской Республики от 28 июля 2003 г. № 77. Администрация обеспечивает проведение антикоррупционной экспертизы подготавливаемых им проектов нормативных правовых актов в соответствии с Порядком проведения антикоррукпционной экспертизы нормативных правовых актов Чувашской Республики и их проектов, утвержденным постановлением Кабинетом Министров Чувашской Республики от 25 декабря 2007 г. № 348. 3.4. Оформление отдельных видов документов в Администрации 3.4.1.Состав документов Администрации. В деятельности Администрации создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов) и совещаний, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегии Администрации, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний. Взаимные обязательства Администрации с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Администрации создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др. В установленных законодательством случаях в Администрации могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.). Инструкцией устанавливаются требования к подготовке отдельных видов документов. 3.4.2. Постановление. Распоряжение. Постановление является индивидуальным правовым актом, оформляет решения нормативного характера. Распоряжение является индивидуальным правовым актом, оформляет решения персонального характера (распоряжения по личному составу), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Администрации. В Администрации издаются два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений главы администрации, заместителей главы администрации либо в инициативном порядке. Проекты распоряжений по личному составу готовит отдел организационно-контрольной и кадровой работы в инициативном порядке, на основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений по основной деятельности Администрации и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет служба делопроизводства. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работы, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, первым заместителем и заместителем главы администрации в соответствии с распределением обязанностей. Общий срок согласования проектов постановлений, распоряжений с должностными лицами Администрации не должен составлять более трех рабочих дней. Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект постановления или распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Проекты постановлений, распоряжений, представляемые главе администрации на подпись, визируются заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на бланках постановления, распоряжения установленной формы и представляются на подпись главе администрации, при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания. Постановления, распоряжения по основной деятельности регистрируются службой делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года, распоряжения по личному составу – в отделе организационно-контрольной и кадровой работы в аналогичном порядке. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий органов исполнительной власти. Копии постановлений, распоряжений по основной деятельности на бумажном носителе служба делопроизводства заверяет печатью «Канцелярия» и передает исполнителю для дальнейшей работы и направления при необходимости адресатам. Копии (выписки) распоряжений по личному составу направляются соответствующим адресатам отделом организационно-контрольной и кадровой работы. Постановление, распоряжение имеет следующие реквизиты: Государственный герб Чувашской Республики; наименование органа исполнительной власти – Министерства на чувашском и русском языках; вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) на чувашском и русском языках; дата и регистрационный номер на чувашском и русском языках; место составления (издания) документа на чувашском и русском языках; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица – главы администрации (или лица, его замещающего), визы. Заголовок к тексту постановления, распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста постановления, распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал, например: О порядке предоставления……... Текст отделяется от заголовка 24–36 пт и печатается шрифтом Times New Roman или TimesET размером № 12, №13, №14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст постановления, распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и др. Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Преамбула в проектах постановлений завершается словом «п о с т а н о в л я ю» с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку. Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления. Если постановление, распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». В постановление, распоряжение не следует включать пункт «Постановление, распоряжение довести до сведения…». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится постановление, распоряжение, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом постановления, распоряжения. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа постановления, распоряжения или на отдельном листе согласования (визирования). Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Постановления, распоряжения подписывает глава администрации, а в его отсутствие – лицо, его заменяющее. Приложения к постановлению, распоряжению визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанное постановление, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Совместные постановления, распоряжения органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм). При оформлении совместного постановления, распоряжения: наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа оформляется центрованным способом; дата совместного постановления, распоряжения – единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. Образец оформления постановления, распоряжения прилагается (приложения № 1-4). 3.4.3. Правила, положение, инструкция. Положение – документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности. Инструкция – совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах, также именуемых инструкциями. Инструкции конкретизируют, разъясняют, дополняют изданные законодательные и нормативные правовые акты, инструктируют исполнителей о том, как они должны действовать в тех или иных ситуациях. Правила – документ, в котором устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, утверждаемые постановлением, распоряжением Администрации. Проекты правил, положения, инструкции готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений главы администрации, заместителей главы администрации либо в инициативном порядке. Проекты правил, положения, инструкции и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект, начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работы, руководителями заинтересованных структурных подразделений, курирующим заместителем главы администрации. Общий срок согласования проектов с должностными лицами Администрации не должен составлять более трех рабочих дней. При необходимости проект согласовывается с Министерствами, иными заинтересованными государственными органами и организациями. Возражения по проекту правил, положения, инструкции, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект правил, положения, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос «О чем?». Констатирующая часть документа – раздел «Общие положения» – содержит основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий. Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование органа исполнительной власти – Администрации, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, наименование документа, текст документа. Копии утвержденных правил, положения, инструкции доводятся службой делопроизводства до исполнителя. Внесение изменений в ранее утвержденные правила, положение, инструкцию осуществляется изданием соответствующего постановления, распоряжения. 3.4.4. Протокол заседания (совещания). Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. В деятельности Администрации используются протоколы заседаний (совещаний), совещательных, коллегиальных и экспертных органов. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Документы к обсуждению на заседании (совещании) представляются в службу делопроизводства структурными подразделениями Администрации не позднее чем за 7 дней до даты проведения заседания (совещания). Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагается на секретаря, ответственного за проведение заседания (совещания), сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после проведения заседания (совещания). В Администрации как правило протоколы издаются в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя) и секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Присутствовали: Заместитель главы администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики И.О. Фамилия Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта Times New Roman или TimesET №12, №13, №14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления в пределах вопроса. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Служба делопроизводства заверяет печатью «Канцелярия» копии протоколов. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью «Канцелярия». Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Чувашской Республики; наименование органа исполнительной власти – Администрации – указываются полное официальное наименование на чувашском и русском языках; вид документа – (ПРОТОКОЛ) на чувашском и русском языках (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ на чувашском и русском языках печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 10); вид заседания (совещания) – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал; место проведения заседания (совещания) – указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание) или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «Вид заседания (совещания)», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру; дата и номер протокола; дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой, может включать буквенные индексы. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Образец оформления протокола заседания (совещания) и решения (Собрания депутатов района) приведен в приложении №3. 3.4.5. Служебная переписка. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан. В Администрации используются следующие виды деловой переписки: деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи; телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования; факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи; телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи; электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Служебные письма Администрации готовятся: как доклады о выполнении поручений Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств; как исполнение поручений Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации; как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Чувашской Республики, проектов актов Главы Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики, актов Министерств и ведомств; как ответы на запросы организаций, обращения граждан; как инициативные письма. Служебное письмо должно иметь следующие реквизиты: Государственный герб Чувашской Республики; наименование органа исполнительной власти – Администрации (на чувашском и русском языках); должность лица - автора документа (на чувашском и русском языках) (в случае оформления служебного письма на бланке должностного лица); справочные данные об органе исполнительной власти – Администрации; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; текст документа; отметка о наличии приложений; виза; подпись должностного лица; отметка об исполнителе. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы и должны быть краткими и ясными. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица». Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией главы администрации, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства. К служебным письмам составляется реквизит «Наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением…» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.), от 3-го лица единственного числа («Администрация района не считает возможным…»), на должностных бланках – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»). Служебные письма визируются исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения, подписываются главой администрации, заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, установленным распоряжением (постановлением) Администрации. Служебное письмо, направляемое за пределы Чувашской Республики, как правило составляется на русском языке. Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Администрации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». Образец оформления служебного письма приведен в приложении №5. 3.4.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная). Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, сотрудниками в Администрации используются аналитическая, докладная, служебная, объяснительная записки. Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации. Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побуждения к принятию определенного решения. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты записок: наименование структурного подразделения – автора документа; вид документа; дата документа; наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту), если текст более 4–5 строк; адресат (должностное лицо Администрации); подпись должностного лица. |
Похожие:
 | Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики, и членов их семей на официальном сайте администрации... | | Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «О назначении публичного слушания по обсуждению проекта... |
 | Ации Староатайского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «О порядке выдачи разрешительной документации... | | Информационное издание администрации Хозанкинского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики |
| Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики, в целях решения вопроса местного значения по осуществлению... | | В соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» администрация Атнарского... |
| Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... | | Чувашской Республики «О внесении изменений в приложения 635 и 636 к закону Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года №37 «Об установлении... |
| Янтиковского района Чувашской Республики (далее Учреждение) создано в соответствии с постановлением главы администрации Янтиковского... | | Дации), разработаны в рамках реализации постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 16 мая 2013 г. №174 «О мерах по... |