Инструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики (далее Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики,
Скачать 1.09 Mb.
|
VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, информирование руководства о состоянии исполнения документов. 6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения документов обеспечивает служба делопроизводства. 6.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют глава Администрации. 6.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Главы Чувашской Республики, поручения Главы Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, приказы и указания федеральных органов исполнительной власти, приказы и указания Министерства, постановления и распоряжения администрации, постановления коллегии др.). 6.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. 6.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно» - в 2-дневный срок; имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 дней; по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения; по поручениям Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств – в течение 10 дней со дня регистрации документа; по обращениям граждан, поступившим в Администрацию и требующим дополнительного изучения и проверки, - до 30 дней со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению Администрации, направляются по принадлежности не позднее 7 дней со дня регистрации в соответствующие органы и организации для решения, о чем сообщается заявителю. 6.7. Дата исполнения указывается в резолюции главы администрации и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. 6.8. При отсутствии срока в документе, если исполнение его необходимо проконтролировать, срок исполнения документа устанавливает начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района по согласованию с главой администрации. 6.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации или его заместителей, давших поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения Главы Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Администрация представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу делопроизводства. 6.10. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только орган государственной власти - автор документа. 6.11. Снятие документа с контроля осуществляет глава администрации. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. 6.12. Ответственное лицо делопроизводства еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации, с которыми знакомит руководство Администрации на совещаниях. VII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ 7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 7.1.1. Документальный фонд Администрации – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Администрации составляют документы, созданные в Администрации и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Формирование документального фонда Администрации осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Администрации. 7.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 7.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации лежит на службе делопроизводства. 7.1.4. Номенклатура дел составляется на основе изучения Устава сельского поселения, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Администрации и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Администрации. 7.1.5. В Администрация составляет номенклатуру дел и согласовывается с архивом в срок, установленный распоряжением администрации ( приложение № 7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Администрации оказывает постоянно действующая экспертная комиссия Министерства (далее – ЭК). 7.1.6. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Администрации согласовывается с сектором по делам архивов администрации района (далее – муниципальный архив), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Администрации документы Архивного фонда Чувашской Республики. 7.1.7. Номенклатура дел Администрации, утверждается главой администрации сельского поселения после ее согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. 7.1.8 В случае изменения функций и структуры Министерства сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с муниципальным архивом. 7.1.9. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется как рабочий экземпляр в службе делопроизводства, 3-й применяется в архиве Администрации, 4-й – в муниципальном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде. 7.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 – код структурного подразделения, 05 –заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: Распоряжения администрации по основной деятельности Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, постановления и др.); название Администрации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (письма, аналитические справки, списки). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с органами исполнительной власти Чувашской Республики по вопросам основной деятельности администрации В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка по вопросам постановки делопроизводства и обеспечения сохранности документов В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Бюджетным учреждением Чувашской Республики «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики по вопросам передачи документов из муниципальной собственности в государственную собственность Чувашской Республики При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с администрациями сельских поселений Красночетайского района Чувашской Республики по вопросам сохранения объектов культурного наследия Если содержание дела касается одной административно-территориальный единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: Переписка с Национальным архивом Республики Татарстан по вопросам пополнения Архивного фонда Чувашской Республики копиями документов по истории Чувашской Республики В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовой отчет администрации района об исполнении сметы расходов за 2012 г. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или по перечню, согласованному с экспертной комиссией Администрации (далее – ЭК Администрации). В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др. В Администрации для определения сроков хранения документов применяется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558. Кроме того Администрация разрабатывает и утверждает по согласованию с ЭК Министерства перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. 7.1.11. Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 7.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись количестве заведенных дел (томов). 7.2. Формирование дел и их текущее хранение 7.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. 7.2.2. В Администрации устанавливается децентрализованное формирование дел, т.е. в администрации сельского поселения. 7.2.3. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района оказывает методическую помощь в вопросах формирования дел, а при необходимости – и соответствующий муниципальный архив. 7.2.4. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. 7.2.5. Лицо, осуществляющий формирование дел отвечающий за делопроизводство в определяет место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов). Глава сельского поселения указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел. 7.2.6. При формировании дел Администрации необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело правильно и полностью оформленный документ (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); не помещать в дело документы, подлежащее возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.; документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании; распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии присланных для работы федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, законов Чувашской Республики, актов Главы Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики и выписки из соответствующих протоколов заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств по вопросам, входящим в компетенцию Администрации. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, Главы Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерств и ведомств, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в одно дело: протоколы и решения коллегии и документы к ним. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. При формировании распоряжений по личному составу формируются в отдельные дела распоряжения по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировки, отпуска, наложения взысканий и т.д.). Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан, документы по их рассмотрению и исполнению формируются в отдельное дело от других дел Администрации в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым главой администрации района. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. 7.2.7. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. 7.2.8. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. 7.2.9. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке. 7.2.10. Дела документального фонда Администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Администрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Администрации или его структурного подразделения. Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации района по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. |
Похожие:
 | Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики, и членов их семей на официальном сайте администрации... | | Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «О назначении публичного слушания по обсуждению проекта... |
 | Ации Староатайского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «О порядке выдачи разрешительной документации... | | Информационное издание администрации Хозанкинского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики |
| Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики, в целях решения вопроса местного значения по осуществлению... | | В соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» администрация Атнарского... |
| Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... | | Чувашской Республики «О внесении изменений в приложения 635 и 636 к закону Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года №37 «Об установлении... |
| Янтиковского района Чувашской Республики (далее Учреждение) создано в соответствии с постановлением главы администрации Янтиковского... | | Дации), разработаны в рамках реализации постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 16 мая 2013 г. №174 «О мерах по... |