ВЕСТНИК
Атнарского сельского поселения
с
 
Информационное издание администрации Атнарского сельского поселения
Красночетайского района Чувашской Республики
20.08.2015
№ 20
Постановление
администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики»
от 20.08.2015 №20
В соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской республики утвержденным постановлением Кабинета Министров Чувашской республики от 28.05.2010 г. № 164 « Об утверждении правил в органах исполнительной власти Чувашской Республики», целях совершенствования организации работ с документами и обеспечения единого порядка документирования администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики постановляет:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики.
2. Контроль за исполнения постановления возлагаю на себя.
Глава Атнарского
сельского поселения Кузнецов А.Н.
Исп. Наумова А.А.
2-16-74
|
УТВЕРЖДЕНА
постановлением администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики
от 20.08. 2015 г. № 68 |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения
Красночетайского района Чувашской Республики
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. № 164 (далее – Правила), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов Чувашской Республики, актов Главы Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики в сфере делопроизводства и архивного дела, Устава Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики, принятого решением Собрания депутатов Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики от 06 июля 2012 г. №1, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденных приказом Минкультуры Чувашии от 21 сентября 2010 г. № 01-07/343.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики (далее – Администрация) документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Администрации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми главой администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики (далее – глава администрации).
1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами на которое возложены функции по ведению делопроизводства Администрации.
1.6. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о службе делопроизводства. Должностное лицо отвечает за организацию работы с документами Администрации, устанавливаются должностными регламентами.
1.7 Содержание служебных документов не подлежат разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы администрации Атнарского сельского поселения.
1.8. При уходе работников в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы другому сотруднику на основании распоряжения главы администрации Атнарского сельского поселения. При увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации;
служба делопроизводства - структурное подразделение Администрации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. При подготовке электронных документов в Администрации используются электронные шаблоны бланков документов.
3.1.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики изготавливаются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, имеющими соответствующие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции, по заказу Администрации.
3.1.3. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Администрации утверждаются главой администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики
3.1.4. В Администрации используются следующие виды бланков:
- бланк постановления администрации Атнарского сельского поселения Красночетай ского района Чувашской Республики;
-бланк распоряжения администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики;
-бланк решения Собрания депутатов Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики;
-бланк протокола Собрания депутатов Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики;
-бланк письма администрации Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики.
3.1.5. Бланки документов Администрации разрабатываются на основе углового варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа.
3.1.6. Каждый вид бланков содержит определенный состав реквизитов:
для бланков постановления, распоряжения, протокола:
Государственный герб Чувашской Республики;
наименование органа исполнительной власти – Администрации (на чувашском и русском языках);
вид документа (на чувашском и русском языках);
место составления (издания) документа (на чувашском и русском языках);
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа;
для бланка письма Администрации:
Государственный герб Чувашской Республики;
наименование органа исполнительной власти – Администрации (на чувашском и русском языках);
справочные данные об органе исполнительной власти – Администрации;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
3.1.7. В целях обеспечения порядка использования бланков документов служба делопроизводства ведет учет бланков в журнале установленной формы.
3.1.8. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
левое – 30 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм;
правое – 10 мм.
Образцы бланков документов Администрации приведены в приложениях № 1–5.
3.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые в Администрации, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
При подготовке документов работники Администрации должны соблюдать следующие правила оформления реквизитов документов.
3.2.1. Реквизит «Государственный герб Чувашской Республики».
Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с Законом Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики».
Воспроизведение Государственного герба Чувашской Республики на бланках документов Администрации должно соответствовать его описанию, цветному и условно-графическому изображениям, установленным вышеуказанным законом. Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти».
3.2.2. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти».
|
