Бланки строгой отчетности: бухгалтерский и налоговый учет
Скачать 177.38 Kb.
|
| Бланки строгой отчетности: бухгалтерский и налоговый учет Ежемесячный журнал "Новая бухгалтерия" N 1, 2006 г. Н. ПОТАПОВА, АКД "Экономика и жизнь" Организации сложно обойтись в работе без различных бланков. Формы многих из них унифицированы. Большинство применяемых бланков - это обычные канцелярские товары. Но есть особая категория бланков - это бланки строгой отчетности. О них и пойдет речь в этой статье. Каждая организация в своей работе использует большое количество различных бланков. Они применяются для оформления кассовых операций, поступления товаров и материалов, проведения инвентаризации и т.д. Но среди всего многообразия бланков есть группа, которая требует особого учета - это бланки строгой отчетности (БСО). Основное их отличие от других бланков состоит в том, что они должны обязательно изготавливаться типографским способом. Такие бланки учитываются по специальным правилам. ОБЩИЕ ПРАВИЛА УЧЕТА БСО Отдельных правил по учету БСО на данный момент законодательством не предусмотрено. Поэтому можно лишь порекомендовать организациям руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105) и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пластиковых карт без применения контрольно-кассовой техники (утверждено Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171), где изложен порядок поступления, учета и хранения бланков строгой отчетности в организациях. Приобретенные бланки поступают в организацию вместе с копией сопроводительного документа (накладной, квитанции и т.д.) с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимости. Приказом руководителя создается комиссия для принятия БСО в организацию. Руководитель назначает также работника, ответственного за хранение бланков (обычно это - кассир организации). Бланки принимает работник, ответственный за их хранение, в присутствии комиссии. Проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах, и составляется акт о поступлении в организацию БСО. Этот акт утверждается руководителем организации и является основанием для принятия бланков на учет. Форма акта не установлена, поэтому она может быть любой, например такой, как приведена на с. 17. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Если в организации бланков немного, то они обычно хранятся в кассе организации, поскольку она уже оборудована для хранения ценностей. Если организация получает бланки в большом количестве, то они могут храниться в специально оборудованных помещениях, в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются. Ответственность за хранение бланков строгой отчетности несет работник, отвечающий за их хранение, с которым руководитель обязан заключить договор о полной материальной ответственности. Учет БСО ведется в Книге по учету бланков. Записи в Книгу учета производятся при любом движении бланков. Листы в ней должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. На каждый вид бланков строгой отчетности должна быть заведена отдельная Книга. Если в организации бланков немного, то на основании решения руководителя организации можно вести единую Книгу учета. В таком случае в Книге выделяется необходимое количество страниц для учета каждого вида бланков отдельно от других бланков. Форма Книги законодательно не установлена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. Рассмотрим порядок заполнения Книги на примере талонов на ГСМ*, которые являются бланками строгой отчетности (см. с. 18). * Об особенностях учета таких БСО см. в статье И. Чвыкова "Деньги - талон - бензин" в журнале "Новая бухгалтерия" N 6 (12) за 2003 г. Все хозяйственные операции по движению БСО оформляются первичными учетными документами. При поступлении бланков заполняется приходный ордер по форме N М-4 с указанием серий и номеров бланков. Выдавать бланки под отчет материально-ответственным лицам следует по требованию-накладной (форма N М-11), также указывая их серии и номера. Формы этих бланков утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор "ООО ДЕЛЬТА" Степанов Степанов А.Н. ---------- --------------------- (подпись) (расшифровка подписи) "16" января 2006 г. ------- -- АКТ о поступлении в организацию бланков строгой отчетности Организация ООО "ДЕЛЬТА" -------------------------------------------------------------
Комиссия, назначенная приказом N 135 от 14.01.2006, в составе: главный бухгалтер - Лазутикова Л.П., бухгалтер - Артемова Т.Н., кассир - Ветрова И.А. произвела осмотр принимаемых в организацию бланков строгой отчетности. Наименование, количество, серия, номера бланков, отраженных в накладной N 1350 от 16.01.2006, соответствуют их фактическому наименованию, количеству, серии и номерам. Десять штук трудовых книжек Общее количество БСО прописью ------------------------------------- Председатель комиссии Главный бухгалтер Лазутикова Лазутикова Л.П. ----------------- ---------- --------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Члены комиссии: Бухгалтер Артемова Артемова Т.Н. ---------- -------- --------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Кассир Ветрова Ветрова И.А. ------------ --------- -------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Бланки строгой отчетности переданы на хранение ответственному лицу - кассиру Ветровой И.А., назначенной приказом N 101 от 2 февраля 2005 г. Принял: Кассир Ветрова Ветрова И.А. ----------- ---------- -------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ (талоны на ГСМ)
Подотчетное лицо, которому выданы бланки для работы, представляет в бухгалтерию организации отчет об их использовании (в произвольной форме). Если при использовании бланков в организации остаются корешки бланков, то они прикладываются к отчету. Если какие-то бланки испорчены, то они перечеркиваются и также прилагаются к отчету. Периодичность представления отчетов устанавливается руководителем организации, но, на наш взгляд, она должна быть не реже, чем раз в месяц. БСО, как и все другие объекты бухгалтерского учета, подлежат инвентаризации, которая в силу п. 20 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов проводится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств и кассовых документов. Для инвентаризации бланков используют унифицированную форму N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Копии использованных бланков (либо корешки) хранятся в организации не менее пяти лет. После того как установленный срок хранения закончится и пройдет один месяц со дня последней инвентаризации, использованные бланки уничтожают. При этом составляют акт на списание и уничтожение документов строгой отчетности. Его подписывает руководитель организации. Испорченные, а также изъятые из обращения бланки списывают и уничтожают по акту. Форму такого акта организация также разрабатывает самостоятельно. ПРАВИЛА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА БСО На сегодняшний день нет единых правил порядка учета расходов на изготовление или приобретение БСО в бухгалтерском учете. Одни организации учитывают бланки строгой отчетности на счете 10 "Материалы" (по стоимости их приобретения или изготовления), а затем списывают их стоимость с этого счета на расходы по мере выдачи для использования. Другие организации расходы на приобретение бланков сразу относят в дебет счетов учета затрат (20, 25, 26, 44), поскольку эти расходы несущественны. А затем учет бланков ведут на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Способ учета бланков (на балансе организации или за балансом) зависит в первую очередь от вида бланков. Стоимость бланков, предназначенных для отражения отдельных хозяйственных операций (например, бланков квитанций и т.п.), можно сразу списывать на расходы и в дальнейшем учитывать за балансом. А вот бланки, представляющие собой денежные документы, например оплаченные талоны на ГСМ, учитывать за балансом нельзя. Их нужно обязательно учитывать на балансе. Нельзя учитывать за балансом и бланки трудовых книжек (вкладышей). Ведь при оформлении их работникам за них взимается плата. Такие бланки нужно учитывать на счете 10 "Материалы" и списывать их стоимость на расходы по мере фактического использования. Рассмотрим подробнее порядок учета некоторых видов бланков строгой отчетности, наиболее часто применяемых организациями. Бланки трудовых книжек Учет и хранение трудовых книжек в организации осуществляются в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Согласно Правилам организация обязана постоянно иметь запас бланков трудовых книжек, вести их количественный учет, а также знать их стоимость (расходы на приобретение). Организация должна вести две книги: 1) Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в них, которая ведется в бухгалтерии. В этой Книге отражаются все операции, связанные с приобретением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера каждого бланка; 2) Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, принятых от работников. Ее ведет специалист отдела кадров. Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 и обязательны для всех организаций. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию - от 30 000 до 50 000 руб. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены печатью организации. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек. В Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ответственный работник записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши, а также когда, кому (Ф.И.О., должность и подразделение), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Покажем порядок заполнения этой Книги на примере. ПРИМЕР 1. ООО "Дельта" на 16 ноября 2005 г. бланков трудовых книжек и вкладышей в остатке не имело. По накладной N 1350 от 16.11.2005 были получены 10 бланков трудовых книжек от ООО "Спецбланк" стоимостью 82 руб. каждый (в том числе НДС - 12,51 руб.). Бланки имеют серию КР и номера с 0707007 по 0707016. 1 декабря 2005 г. инспектору отдела кадров Ивановой А.А. по накладной N 60 от 01.12.2005 были выданы два бланка трудовой книжки (серия КР N 0707007 и 0707008). 2 декабря 2005 г. по заказу организации ООО "Спецбланк" доставило в ООО "Дельта" бланки вкладышей в трудовые книжки в количестве 3 штук (серия ПС номера с 2881423 по 2881425). Стоимость каждого вкладыша 75 руб. (в том числе НДС - 11,44 руб.). Исходя из этих данных Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее заполняется, как показано на с. 23. Если принятый на работу сотрудник ранее нигде не работал, то организация обязана на него оформить трудовую книжку. В этом случае с работника взимается плата в размере расходов на приобретение бланка трудовой книжки (п. 47 Правил). То же самое происходит и при оформлении вкладыша в трудовую книжку. Как только новая трудовая книжка или вкладыш к ней будут заполнены на работника, эти бланки уже перестают принадлежать организации, у них появляется новый собственник - работник организации. Поэтому выдача трудовой книжки (вкладыша) в учете должна отражаться как реализация бланка. На основании отчета ответственного лица, предоставляемого в бухгалтерию организации в конце каждого месяца (п. 42 Правил), бухгалтер списывает стоимость оформленных бланков трудовых книжек со счета 10 "Материалы". Поскольку расходы на приобретение бланков оплачиваются работниками, то поступление платы, взимаемой за бланк, следует отражать на счете 91 "Прочие доходы и расходы". ПРИМЕР 2. Продолжим пример 1. Трудовые книжки на вновь поступивших и не имевших их ранее работников Сухова Н. В. и Андреева С.К. были оформлены инспектором отдела кадров Ивановой А.А. 1 декабря 2005 г. В тот же день работники оплатили стоимость трудовых книжек в кассу. В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующими проводками. Ноябрь: Дебет 60 - Кредит 51 - 820,00 руб. - оплачены бланки трудовых книжек; Дебет 10 - Кредит 60 - 694,92 руб. - оприходованы бланки трудовых книжек (10 шт. х 69,49 руб.); Дебет 19 - Кредит 60 - 125,08 руб. - учтен НДС по приобретенным бланкам; Дебет 68 / "Расчеты по НДС" - Кредит 19 - 125,08 руб. - принят к вычету "входной" НДС. Декабрь: Дебет 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек" - Кредит 91 - 164,00 руб. - отражена реализация работникам трудовых книжек, (82,00 руб. х 2 шт.); Дебет 91 - Кредит 68 - 25,02 руб. - начислен НДС с реализации; Дебет 91 - Кредит 10 - 138,98 руб. - списана себестоимость бланков (69,49 руб. х 2 шт.); ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ
Дебет 50 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек" - 164,00 руб. - внесена работниками в кассу стоимость трудовых книжек. Стоимость бланков трудовых книжек, оформленных работникам, можно удержать из их заработной платы. Но для этого необходимо получить от работника заявление о таком удержании. Тогда вместо последней проводки делается запись: Дебет 70 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек" - 164,00 руб. - удержана из зарплаты работников стоимость оформленных трудовых книжек. Квитанционные книжки Организациям разрешено осуществлять наличные денежные расчеты без применения кассовых аппаратов при оказании услуг населению, если они используют бланки строгой отчетности. Причем изготавливаться такие бланки должны обязательно типографским способом (см. письмо ФНС России от 20.10.2005 N ШТ-6-06/889@). Обратите внимание! Самостоятельно изготавливать бланки, печатая их на принтере, не допускается. ПРИМЕР 3. Организация заказала бланки квитанций в количестве 3000 шт. для расчетов с населением в типографии ООО "Спецбланк" на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.) 29 сентября 2005 г. бланки были получены по накладной N 1022 от 29.09.2005. 1 октября 2005 г. были выданы работнику организации под отчет 300 шт. бланков, а 31 октября 2005 г. он отчитался за 264 бланка. Согласно учетной политике организации учет БСО ведется на забалансовом счете 006 в условной оценке (1 бланк = 1 руб.). В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи. Сентябрь: Дебет 26 - Кредит 60 - 3000 руб. - получены бланки квитанций; Дебет 19 - Кредит 60 - 540 руб. - отражена сумма НДС; КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ (квитанции)
Дебет 006/"БСО на хранении" - 3000 руб. - приняты на хранение ответственным работником бланки квитанций в количестве 3000 шт. в условной оценке. Октябрь: Кредит 006/"БСО на хранении" - 300 руб. - выданы под отчет бланки квитанций; Дебет 006/"БСО у подотчетного лица" - 300 руб. - учтены за подотчетным лицом выданные ему бланки; Кредит 006/"БСО у подотчетного лица" - 264 руб. - списаны на основании отчета подотчетного лица использованные бланки квитанций в количестве 264 шт. За балансом на 1 ноября 2005 г. на субсчетах к счету 006 числятся: "БСО на хранении" - 2700 руб. (3000 шт. - 300 шт.); "БСО у подотчетного лица" - 36 руб. (300 шт. - 264 шт.). В книге учета бланков эти операции отражаются следующим образом (см. с. 25). В налоговом учете расходы организации на приобретение бланков квитанций уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации в соответствии с подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ как канцелярские расходы. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Бланки строгой отчетности применяются предпринимателем при одновременном выполнении следующих условий | | Документы, подтверждающие постановку налогоплательщика на учет, больше не будут оформляться на бланках строгой отчетности. Кроме... |
 | Любая организация стремится использовать свой потенциал по максимуму. Для этого многие фирмы предоставляют дополнительные услуги.... | | Зао "Объединенная страховая компания" сообщает об утере следующих бланков строгой отчетности и объявляет их недействительными |
| «Туристская путевка» (равно как иные бланки строгой отчетности установленного Минфин РФ образца), приобретаются (заказываются) у... | | На основании учетной политики университета и во исполнение инструкции к Единому плану счетов №157н в деятельности фгбоу во «ЧелГУ»... |
| Бланк оригинала квитанции форма №1 с блоком штриховых почтовых идентификаторов включает в себя | | Бланки строгой отчетности это разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается... |
| Наша статья будет полезна всем фирмам, которым приходится сталкиваться с бланками строгой отчетности. Речь пойдет о последних изменениях... | | Усн, принимая наличные деньги от покупателей, вправе использовать вместо ккт бланки строгой отчетности. Поговорим о том, когда это... |