Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Село Лончаково» Бикинского муниципального района Хабаровского края Общие положения
Скачать 1.25 Mb.
|
| Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подпись, дата, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается соответствующая отметка. Например: Продолжение приложения № 2 2.4.19. Подпись Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например: не на бланке:
на бланке:
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту. Например:
Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Например:
Документы, направляемые организациям и гражданам, подписываются руководителем органа местного самоуправления или его заместителями в соответствии с их компетенцией. Подпись отделяется от последней строки текста 2 – 4 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.4.20. Гриф согласования документа Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:
или
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности: - с должностными лицами органа местного самоуправления; - с организациями, интересы которых затрагиваются в документе; - при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; - с органами государственной власти в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам органа местного самоуправления, должны быть ими завизированы. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. 2.4.21. Оттиск печати Орган местного самоуправления имеет печать с изображением герба края, иные печати, указанные в положении об органе местного самоуправления. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов должен быть определен муниципальным правовым актом. Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении № 8. 2.4.22. Отметка о заверении копии Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Ведущий специалист подпись А.П. Петрова дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа местного самоуправления. 2.4.23. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. Например: Чернова Наталья Владимировна 36 85 08 или Н.В. Чернова 36 85 08 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетель- ствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.4.25. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит регистрационный номер документа (очередной порядковый номер, индекс документа) и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. 2.4.26. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе местного самоуправления. 2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.5.1. Постановление, распоряжение 2.5.1.1. Постановление – нормативный правовой акт главы сельского поселения, принимаемый им в пределах своих полномочий по вопросам местного значения. Распоряжение – правовой акт главы сельского поселения, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации (приложение № 3). Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений главы сельского поселения и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на специалистов администрации, которые готовят проект. Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет специалист по ДОУ. 2.5.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также иными должностными лицами, согласование с которыми является обязательным в соответствии с порядком подготовки муниципальных правовых актов. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству должен быть указан перечень должностных лиц, согласование с которыми является обязательным). Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию. 2.5.1.3. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на общих бланках шрифтом Times New Roman размером № 14 и представляются на подпись главе сельского поселения. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания. Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно. 2.5.1.4. Копии постановлений, распоряжений, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившем проект постановления, распоряжения, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления, распоряжения или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации. 2.5.1.5. Проект постановления, распоряжения во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение десяти дней. 2.5.1.6. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты: наименование организации – указывается наименование администрации – автора документа в полном соответствии с положением о нем; наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; дата документа – оформляется цифровым способом: 12.11.2006; 03.03.2007, регистрационный номер документа – состоит из знака "№" и порядкового номера постановления (распоряжения): № 21; заголовок к тексту – должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Например:
или
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру; |
Похожие:
 | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | ... |
 | «Об утверждении положения о клубных формированиях муниципального бюджетного учреждения культуры «Ритмик» сельского поселения «Село... | | Об утверждении Положения о присвоении, изменении, аннулировании и регистрации адресов объектов недвижимости на территории сельского... |
| Хабаровского края», постановлением главы Оремифского сельского поселения от 06. 11. 2013 №33-па «Об утверждении Положения о Реестре... | | Об административном регламенте администрации сельского поселения «Село Усть-Ургал» по предоставлению государственной услуги «Прием... |
| Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении и Уставом Бикинского муниципального... | | Об утверждении Административного регламента сельского поселения «село Манилы» по предоставлению муниципальной услуги «Выдача разрешений... |
| В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |