РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
|
БРЯНСКАЯ ОБЛАСТЬ
|
АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОЯМСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
|
от 27.04.2016 № 23
с.Новоямское
Об утверждении Инструкции по кадровому
делопроизводству в администрации Новоямского сельского поселения
В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной системы их учета и хранения
ПОСТАНОВЛЯЮ:
Утвердить Инструкцию по кадровому делопроизводству в
администрации Новоямского сельского поселения ( приложение № 1).
Обнародовать настоящее постановление на информационных стендах Новоямского сельского поселения и разместить на официальном сайте администрации Новоямского сельского поселения в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава администрации
Новоямского сельского поселения В.В.Борисков.
Приложение № 1
к постановлению администрации Новоямского сельского поселения
от 27.04.2016 № 23
ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству в администрации Новоямского сельского поселения
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в администрации Новоямского сельского поселения ( далее – администрация).
1.2. Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией.
1.3. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующей документации:
1.3.1. Распоряжений, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников.
1.3.2. Трудовых договоров и соглашений о дополнении трудовых договоров.
1.3.3. Должностных инструкций работников.
1.3.4. Личных дел работников и доступа к ним.
1.3.5. Личных карточек работников.
1.3.6. Трудовых книжек работников.
1.3.7. Служебных удостоверений.
1.3.8. Предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков.
1.3.9. Документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.
2. Распоряжения, связанные с приемом на работу,
переводами на другую работу и увольнением работников
2.1. Распоряжение печатается на стандартном бланке установленной формы- А4 ( 210х297мм), шрифтом № 14 Times New Roman. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге и должны иметь поля не менее: 20 мм.- левое; 10 мм.- правое; 20мм.- верхнее; 20 мм.- нижнее. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
2
2.2. При печатании распоряжения используется свободная форма текста с соблюдением следующих правил оформления документа.
Распоряжение должно иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста распоряжения. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем ( о ком) ?, например: распоряжение о приеме на работу, распоряжение о предоставлении ежегодного отпуска. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
2.3. Текст распоряжения печатается через межстрочный интервал «одинарный» и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
2.4. Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.
Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить. При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть распоряжения может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.
Каждый пункт распорядительной части распоряжения печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и может начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).
2.5. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемое распоряжение (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами "Признать утратившим силу...".
2.6. В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается или может указываться должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения распоряжения.
2.7. Исполнитель, подготовивший проект распоряжения, ставит свою визу в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. При этом указывается номер его телефона.
2.8. Приложения к распоряжению печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы.
3
2.9. Для учета и хранения все распоряжения делятся на три группы:
- распоряжения по основной деятельности;
- распоряжения по кадрам срок хранения, которых составляет 75 лет;
- кадровые распоряжения с временным срокам хранения (до 10 лет).
2.10. Распоряжения каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.
2.11. К порядковому номеру распоряжения по основной деятельности администрации Новоямского сельского поселения добавляется ( через дефис) буква «р» ( например, №15-р), номера кадровых распоряжений, срок хранения которых составляет 75 лет, - с буквой "рк" (например, № 16-рк), номера кадровых распоряжений с временным сроком хранения - с буквами "ркв" (например, № 17-ркв) ( приложение № 1).
2.12. Распоряжения по кадрам, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем сотрудникам администрации Новоямского сельского поселения, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким распоряжениям должны прилагаться соответствующие листы ознакомления.
2.13. Выписка из распоряжений обязательно заверяется печатью администрации или печатью «Для документов».
2.14. Если документы предоставляются в виде копий, то они заверяются в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6 30-2003 ( утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Надпись, которой заверяется копия документа, включает реквизиты:
- надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи ( инициалы, фамилию); дату заверения.
3. Трудовой договор и соглашения
о дополнении трудового договора
3.1. Трудовой договор заключается с каждым работником администрации Новоямского сельского поселения.
3.2. Трудовой договор заключается после предъявления гражданином документов, перечисленных в ст. 65 Трудового кодекса РФ. В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
3.3. До подписания трудового договора гражданин знакомится под роспись с локальными нормативными актами администрации ( приложение № 2 ).
3.4. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью администрации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится в его личном деле.
3.5. Трудовые договоры нумеруются. Нумерация осуществляется по порядку номеров.
3.6. Трудовые договоры регистрируются в специальном журнале, при этом отмечаются срочные трудовые договоры и указывается срок их действия ( приложение № 3).
3.7. В случае если в трудовой договор вносятся изменения или дополнения, то с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.
3.8. Дополнительное соглашение о дополнении к трудовому договору заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется гербовой печатью. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится в его личном деле.
4. Должностные инструкции работников (регламенты)
4.1. Должностные инструкции разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании администрации Новоямского сельского поселения.
4.2. Должностные инструкции носят обезличенный характер, то есть являются принадлежностью определенной должности, а не конкретного работника.
4.3. При изменении должностных обязанностей и иных условий служебной деятельности по определенной должности разрабатывается и утверждается новая должностная инструкция по этой должности.
4.4. Должностные инструкции работников утверждаются постановлением администрации Новоямского сельского поселения.
4.5. Утвержденные должностные инструкции хранятся в отдельной папке у начальников отделов (руководителей структурных подразделений).
4.6. До подписания трудового договора работник знакомится с должностной инструкцией по соответствующей должности
5
4.6.1. С утвержденного подлинника должностной инструкции снимаются две копии, которые заверяются соответствующим образом , одна из которых передается работнику.
5. Личные дела работников и доступ к ним
5.1. Личные дела работников оформляются и ведутся специалистом по кадрам, ответственным за кадровое делопроизводство, на всех работников по установленной форме.
5.2. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих и работников, не относящихся к должностям муниципальной службы, иные сведения, содержащиеся в их личных делах, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
5.3. Персональные данные для личного дела следует получать у работника лично.
5.4. К личному делу муниципальных служащих приобщаются документы в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» и нормативными актами администрации Новоямского сельского поселения.
5.5. В личные дела работников могут вноситься также письменные объяснения, если такие объяснения даны ими после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу работников приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и органа местного самоуправления.
5.6. В обязанности специалиста по кадрам, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, входят:
- приобщение документов к личным делам работников;
- обеспечение сохранности личных дел работников;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, защиты от несанкционированного доступа и копирования;
- ведение, хранение и учет трудовых книжек работников;
- ознакомление работников с документами своих личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе работников. Работник при ознакомлении со своим личным делом расписывается в листе ознакомления, который приобщается к личному делу работника.
6
Ведение личного дела
6.1. Личное дело работников формируется в течение всего периода работы в администрации Новоямского сельского поселения.
6.2. Личное дело работника оформляется после издания распорядительного документа о назначении его на должность и ведется в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел не допускается.
Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них, которые подлежат приобщению к личному делу работника.
6.3. Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке.
6.4. В личное дело помещают по одному экземпляру каждого документа.
6.5. Личные дела работников хранятся в запираемых, металлических шкафах.
6.6. Личные дела работников хранятся 75 лет.
6.7. Ознакомление с личным делом работника осуществляется только в помещении кадровой службы, где хранятся личные дела.
6.8. Передача персональных данных работника третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
6.9. Работники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников.
7. Личные карточки работников
7.1. На каждого работника специалист по кадрам ведет личную карточку по форме № Т-2 (приложение № 4). На муниципального служащего заводится карточка формы № Т-2ГС (МС).
7.2. Личная карточка работника хранится отдельно от личного дела.
8. Трудовые книжки работников
8.1 Заполнение трудовой книжки
8.1.1 Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изменениями ).
7
8.1.2. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
8.1.3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем не позднее недельного срока со дня его приема на работу.
8.1.4. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными ). Например, если работник принят на работу 15 июля 2015 г., в трудовой книжке делается запись: "15.07.2015".
8.1.5. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
8.1.6. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
8.1.7. В случае если выявлена неправильная или неточная запись в трудовой книжке работника, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее специалистом по кадрам возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.
8.1.8. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.
8.1.9. Специалист по кадрам, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет запись об увольнении и записи в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" своей подписью и ставит гербовую печать администрации.
8.2. Заполнение сведений о работнике
8.2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
запись об образовании (основном общем, среднем ( полном) общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
8.2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать учреждения (печать администрации), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
8.2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью специалиста по кадрам и печатью «Для документов» (или печатью администрации).
8.2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
8.2.5. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.
8.2.6. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
8.2.7. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.
8.3.Заполнение сведений о работе.
8.3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации ( при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования
( если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности ( работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер распоряжения (приказа) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием.
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании
документа, подтверждающего работу по совместительству.
8.3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - распоряжение ( приказ) или иное решение работодателя, его дата и номер.
8.3.3. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.
8.4. Заполнение сведений о награждении
8.4.1. Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
8.4.2. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
8.5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)
8.5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись - распоряжение (приказ) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается
последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
При увольнении работника ( прекращении трудового договора) все
записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
9. Учет и хранение трудовых книжек
9.1. Трудовые книжки хранятся в сейфе, расположенном в помещении кадровой службы. Ключ от сейфа хранится у лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
9.2. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в книге учета установленной формы.
9.3. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией учреждения, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка ( приложение № 5).
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь ( приложение № 6).
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены гербовой печатью.
9.4. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в учреждении как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
9.5. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
9.6. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
10. Служебные удостоверения
10.1. Изготовление, оформление и выдача служебных удостоверений муниципальным служащим осуществляется управляющим делами, регистрация служебных удостоверений ведется специалистом по кадровой работе.
10.2. Записи на бланках служебного удостоверения производятся на компьютере. На бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая работником с указанием структурного
подразделения, дата выдачи служебного удостоверения. На бланк наклеивается цветная фотография работника размером 3 x 4 см на белой бумаге.
10.3. Основанием для выдачи служебного удостоверения является распоряжение о приеме на должность муниципальной службы.
10.4. Выдача служебных удостоверений работникам осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений ( приложение № 7).
10.5. Работник несет персональную ответственность за хранение и использование служебного удостоверения.
10.6. Служебное удостоверение подлежит замене: при общей замене служебных удостоверений; при истечении срока использования; при изменении должности, фамилии, имени или отчества работника, по решению руководителя; в случае утраты или порчи служебного удостоверения.
10.7. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, в день получения нового служебного удостоверения.
10.8. Служебное удостоверение подлежит возврату под роспись специалисту, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, в день увольнения.
10.9. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссии, утвержденному главой администрации. В состав комиссии входит не менее трех сотрудников, с обязательным включением в состав лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
10.10. В случае утраты или порчи служебного удостоверения работник обязан в письменной форме сообщить управляющему делами администрации Новоямского сельского поселения о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения. При утрате (порче) служебного удостоверения комиссией проводится служебная проверка с последующим составлением служебной записки.
10.11. В соответствии с актом уничтожения служебных удостоверений в журнале учета служебных удостоверений производится соответствующая запись об уничтожении служебных удостоверений с указанием даты и номера акта.
11. Предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков
11.1.Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.
11.2. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков утверждаемым главой администрации Новоямского сельского поселения не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности администрации и пожелание работников.
11.3. График отпусков составляется специалистом по кадровой работе на основании представленных сведений по отпускам от начальников отделов и служб администрации, с учетом мнения выборного профсоюзного органа и утверждается главой администрации Новоямского сельского поселения.
11.4. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
11.5. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.
12. Поощрения
12.1. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой). За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники администрации могут быть представлены к государственным наградам и наградам Брянской области ( ст.191 ТК РФ).
13. Дисциплинарные взыскания
13.1. Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на основании резолюции главы администрации или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
13.2. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
14
13.3. Распоряжение работодателя о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под роспись в течение трех рабочих
дней, не считая времени отсутствия работника на работе. В случае отказа работника ознакомиться с указанным распоряжением под роспись, то составляется соответствующий акт.
13.4. До применения взыскания должно быть затребовано от работника администрации объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт.
13.5. Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
14. Заключительные положения
14.1. По всем вопросам, не нашедшим своего решения в настоящей Инструкции, работники и Работодатель руководствуется положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов РФ.
Приложение № 1
к Инструкции администрации Новоямского сельского поселения
от 27.04.2016 № 23
ЖУРНАЛ
регистрации распоряжений по личному составу
или
(Журнал регистрации распоряжений о дисциплинарных взысканиях, отпусках, командировках)
Порядковый номер распоряжения
|
Дата
|
Наименование распоряжения
|
Кто подписал
|
Исполнитель
|
05-рк
|
17.03.2015
|
О приеме на работу Николаева С.П.
|
Петров А.А.
|
Романова М.П.
|
и т.д.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 2
к Инструкции администрации Новоямского сельского поселения
от 27.04.2016 № 23
ЖУРНАЛ
ознакомления с локальными нормативными актами
администрации Новоямского сельского поселения
1. Правила внутреннего трудового распорядка
№ п/п
|
Фамилия, имя, отчество
|
Должность, структурное подразделение
|
Дата ознакомления
|
Подпись
|
1
|
Иванов Алексей Дмитриевич
|
Старший инспектор хозяйственного отдела
|
12.10.2015
|
Иванов
|
2
|
и т.д.
|
|
|
|
Приложение № 3
к Инструкции администрации Новоямского сельского поселения от 27.04.2016 г. № 23
Журнал
регистрации трудовых договоров и
соглашений к трудовым договорам
№
п/п
|
Дата
|
Структурное подразделение
|
Фамилия, имя, отчество,
должность
|
Дата заключения трудового договора
|
Подпись получившего трудовой договор
|
Приме-
чание
|
01
|
12.01.
2015
|
Отдел юридической
консультации
|
Иванов
Сергей
Михайлович
юрист
|
12.01.2015
|
Иванов С.М.
|
Срочный трудовой договор
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 4
к Инструкции администрации Новоямского сельского поселения от 27.04.2016 г. № 23
┌───────────┐
│ Код │
├───────────┤
Форма по ОКУД │ 0301002 │
Общество с ограниченной ответственностью ├───────────┤
"Интернет-Право" │ │
(ООО "Интернет-Право") по ОКПО │ 12345678 │
---------------------------------------------------------- └───────────┘
(наименование организации)
Дата составления
|
Табельный номер
|
Идентификационный номер налогоплательщика
|
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования
|
Алфавит
|
Характер работы
|
Вид работы (основная, по совместительству)
|
Пол (мужской, женский)
|
15.10.2014
|
1209
|
770012345678
|
123-456-789 01
|
И
|
постоянно
|
основная
|
М
|
|
