Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Село Лончаково» Бикинского муниципального района Хабаровского края Общие положения
Скачать 1.25 Mb.
|
| Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами. 2.4.13. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым муниципальным правовым актом. На документах, подлежащих утверждению (приложение № 7), гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа на отведенном для него месте. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:
При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
2.4.14. Резолюция Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции. Например:
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.4.15. Заголовок к тексту Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: РАСПОРЯЖЕНИЕ Об изменении штатного расписания "чего?" ("кого?"), например: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного бухгалтера Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на сопроводительных письмах, текст которых оформляется на бланке формата А5 (210 х 148 мм) и не превышает пяти строк. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 1 – 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Заголовок допускается выравнивать по центру. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответ- ствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базы данных. 2.4.16. Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 2.4.17. Текст документа Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 1. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной – их характеристики. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество, или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы, либо с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. 2. Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов – заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:
Графы таблиц должны быть пронумерованы арабскими цифрами, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. При этом наименования граф таблицы не печатаются. Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Например:
Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Например:
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Графа "в том числе" должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается. Например:
Повторяющиеся друг под другом слова одной и той же графы таблицы могут быть заменены кавычками. Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается. Числа и однострочные текстовые элементы в графах ровняются по последней (нижней) строке боковика. Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел по всей графе были расположены один под другим. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире. 3. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах органов местного самоуправления, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес…"; от первого лица единственного числа ("прошу выслать…", "считаю необходимым…"; от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает…"). Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: - нейтральный тон изложения; - точность и ясность изложения; - лаконичность и краткость текста. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством. Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например: До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания детского сада… или Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон… В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать: не "при сем направляем", а "направляем "; не "сего года", а "этого года (текущего года)"; не "настоящим сообщаем ", а "сообщаем "; не "настоящий акт составлен ", а "акт составлен ". Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например: Установлено, что в период с ... по ... В соответствии с ... В целях ... Направляем (представляем, высылаем) Вам ... Считаем целесообразным ... Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством). В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например: В связи с низкой эффективностью использования ... , а также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить вопрос о ... В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить". В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты". Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например: не "мы выполним", а "нами будет выполнено"; не "Вы предлагаете", а "Вами предложено". В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и некоторые другие. 2.4.18. Отметка о наличии приложений Приложения к документу могут быть трех видов: - приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами; - приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом сельского, городского поселения; - приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа. Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера. Например:
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | ... |
 | «Об утверждении положения о клубных формированиях муниципального бюджетного учреждения культуры «Ритмик» сельского поселения «Село... | | Об утверждении Положения о присвоении, изменении, аннулировании и регистрации адресов объектов недвижимости на территории сельского... |
| Хабаровского края», постановлением главы Оремифского сельского поселения от 06. 11. 2013 №33-па «Об утверждении Положения о Реестре... | | Об административном регламенте администрации сельского поселения «Село Усть-Ургал» по предоставлению государственной услуги «Прием... |
| Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении и Уставом Бикинского муниципального... | | Об утверждении Административного регламента сельского поселения «село Манилы» по предоставлению муниципальной услуги «Выдача разрешений... |
| В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |