Документооборот
Документооборот – система принципов создания документов или порядок их получения от других организаций, а также правила обработки и хранения документов.
Приказ об утверждении графика документооборота
Закрытое акционерное общество «Альфа»
ПРИКАЗ № 52
г. Москва 11.01.2012
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.
2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.
Генеральный директор А.В. Львов
|
Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105)
График документооборота оформляется в виде приложения к приказу
Контролировать исполнение приказа поручите главному бухгалтеру
Документ должен содержать расшифровку подписи (ГОСТ Р 6.30-2003)
График документооборота в табличной форме (фрагмент). Банковские документы
Закрытое акционерное общество «Альфа»
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА
Утверждено приказом от 11.01.2012 № 52
Наименов
ание
доку
мента
|
Создание (получение) документа
|
Проверка документа
|
Обработка документа
|
Передача в архив
|
кол.
экз.
|
Ответст
венный за выписку
|
Ответст
венный за оформл
ение
|
Срок исполн
ения
|
Ответст
венный за проверку
|
кто представ-ляет
|
Порядок представ
ления
|
Срок представ
ления
|
Ответст
венный за обработку
|
Срок испол
нения
|
Ответс
венный за передачу
|
Срок
передачи
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
…
|
РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
|
БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
|
Дог
овор
Банков
ского
счета
|
1 в бухг.
|
фин.
директор
|
Юрис
консульт
|
по мере заклюю
чения
|
нач. юр.
отдела
|
Юрис
Конс
ульт
|
по мере
заклюю
чения
|
не позже
следую
щего дня после пост
упления
|
Бухгал
терия
|
в день
поступ
ления
|
Служеб
ный
отдел
|
после закрытия счета в банке
|
Платежное
пору
чение
(ф. 0401060)
|
1 в
бухг.
|
бухгалтер
|
Бухг
алтер
|
ежедневно
|
гл. бухга
лтер
|
Бухг
алтер
,банк,1 экз.
|
с банк
овской вы
пиской
|
ежедневно
|
Бухг
алтер
|
Ежед
невно
|
Служеб
ный
отдел
|
по истече-нии 2 лет
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
График документооборота в виде схемы (фрагмент).
Документы по командировкам
График документооборота ЗАО «Альфа»
Схема обработки командировочного удостоверения – форма Т-10
Исполнитель
|
кадровая служба
|
Выполняемая операция
|
формирует командировочное удостоверение по форме Т-10 в одном экземпляре
|
На основании
|
приказа о направлении в командировку по форме Т-9
|
После завершения операции документ передается
|
командированному лицу
|
В течение
|
одного рабочего дня
|
|
|
Исполнитель
|
командированное лицо
|
Выполняемая операция
|
в период командировки проставляются печати и подписи ответственных лиц в пунктах назначения на командировочном удостоверении по форме Т-10
|
На основании
|
приказа о направлении в командировку по форме Т-9
|
После завершения операции документ
передается
|
бухгалтеру по кассовым операциям и авансовым отчетам в составе авансового отчета по форме АО-1
|
В течение
|
трех дней после возвращения из командировки
|
|
|
Исполнитель
|
бухгалтер по кассовым операциям и авансовым отчетам
|
Выполняемая операция
|
проверяется правильность заполнения реквизитов командировочного удостоверения по форме Т-10 и расчетов в авансовом отчете по форме АО-1
|
На основании
|
действующего законодательства
|
После завершения операции документ передается
|
на подпись главному бухгалтеру и утверждение руководителю организации в составе авансового отчета по форме АО-1
|
В течение
|
одного дня с даты получения документа
|
|
|
|
Унифицированная форма № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Унифицированная форма № Т-9 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55
Памятка командированному сотруднику
Закрытое акционерное общество «Альфа»
Памятка командированному
До начала командировки (*)
Не забудьте получить в бухгалтерии или кадровой службе командировочное удостоверение.
Проверьте, чтобы все необходимые графы удостоверения были заполнены. (**)
Во время командировки
Все ваши расходы во время командировки должны быть подтверждены документами; неподтвержденные расходы вам не оплатят. Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся, – предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии.
Документы, подтверждающие расходы на проезд.
Сохраняйте все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки вы пользовались постельными принадлежностями, потребуйте документ, подтверждающий оплату этой услуги.
Документы, подтверждающие расходы на проживание.
Выписываясь из гостиницы или общежития, не забудьте взять в регистратуре документы, подтверждающие стоимость проживания (счет, желательно на бланке строгой отчетности, и (или) счет-фактуру). При этом проследите, чтобы в них был выделен налог на добавленную стоимость отдельной суммой. Например, если в гостиничном счете записано: «Итого: стоимость 944 руб., в том числе НДС», попросите записать: «Итого: стоимость 944 руб., в том числе НДС – 144 руб.» или дополнительно выписать счет-фактуру.
Документы, подтверждающие цель командировки.
Сохраняйте все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара и т. п.).
Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице.
По окончании командировки
В течение трех дней по возвращении из командировки заполните авансовый отчет (бланк) можно взять в бухгалтерии) и приложите к нему все документы. Если вы не знаете, как заполнить ту или иную графу авансового отчета, проконсультируйтесь в бухгалтерии. (***)
|
* В случае если сотрудник заранее предполагает несение расходов, которые, по его мнению, носят служебный характер (мобильная связь, Интернет), он заранее должен уточнить лимиты таких затрат и порядок документального подтверждения
** Обязанность заполнения всех граф до начала командировки обычно лежит на бухгалтерии или кадровом отделе
*** Если сотрудникам установлены лимиты |
