Унифицированные формы
В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Для того чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя. Кроме того, внесите в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Пример добавления в унифицированную форму дополнительной информации
В ЗАО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению № ___ от «__» ________ 200__г.». Данное изменение утвердили приказом руководителя организации.
Подписи в документах
Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены пунктом 4 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден приказом руководителя организации. Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Такие правила установлены пунктом 3 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
В отличие от организаций, индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002г. Минфина России №86н и МНС России №БГ-3-04/430.
Ситуация: можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов
Нет, нельзя.
Все первичные документы, которые принимает к учету бухгалтерия, должны содержать личные подписи указанных в них лиц (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Исключение из правила – электронная подпись, которую при определенных условиях можно считать аналогом собственноручной. Первичные документы бухгалтерского учета, заверенные электронной подписью, могут приниматься к учету при соблюдении условий, предусмотренных статьями 1 и 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и статьей 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям при оформлении первичных документов использовать факсимильные подписи. Они заключаются в следующем.
Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильной подписи.
Так, в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ сказано, что использование при совершении сделок факсимиле возможно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Таким образом, организация вправе использовать факсимильные подписи в первичных документах при условии, что это предусмотрено в договоре с контрагентом или в дополнительном соглашении к нему.
Подтверждает такой подход и арбитражная практика (см., например, определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. № 653/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 23 марта 2010 г. № А63-4300/2009-С4-9, Северо-Западного округа от 23 апреля 2008 г. № А56-13616/2007).
Ситуация: может ли главный бухгалтер подписывать договоры, если он является учредителем организации
Да, может, но только в том случае, если у него есть доверенность на право подписи, выданная руководителем организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). В остальных случаях право подписи договоров от имени организации принадлежит руководителю (если иное не предусмотрено уставом организации) (п. 1 ст. 53 ГК РФ).
Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры
Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.2 раздела 1 части III Положения, утвержденного Банком России от 26 марта 2007 г. № 302-П, указано, что подписи на расчетных документах нужно проставить ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета.
Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).
Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
|
