Документы, составленные на иностранном языке
Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 НК РФ, письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6).
В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).
При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.) или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).
Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.
Исправление ошибок
Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 5 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно быть обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены пунктом 3 статьи 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Организация контроля
Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:
график документооборота;
номенклатуру дел.
График документооборота
Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).
В графике документооборота нужно описать:
этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
сроки прохождения каждого из этапов;
перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
перечень сотрудников, проверяющих документы;
взаимосвязь ответственных лиц.
График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
Пример графика документооборота в табличной форме
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).
Пример графика документооборота в виде схемы
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).
В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.
Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов
Документооборот в ЗАО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).
Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.
|
