УТВЕРЖДЕНА
приказом ректора
от 17.05.2016 № 07.01-35/0584
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
обучающихся
1. Общие требования
Настоящая инструкция устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (Росархив, 2002г.), нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными актами университета.
Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях университета, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся.
1.4. Информация, содержащаяся в личном деле обучающегося, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Ответственность за соблюдение установленного Инструкцией порядка возлагается на руководителей структурных подразделений.
2. Формирование и ведение личных дел в приемной комиссии
2.1. Личные дела абитуриентов формируются в приемной комиссии университета в соответствии с действующими правилами приема и положением о приемной комиссии.
2.2. Ответственность за формирование личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии.
2.3. Личные дела зачисленных обучающихся приемная комиссия передает по акту в деканаты факультетов и в учебную часть Машиностроительного техникума (далее – МТ) не позднее чем за 10 дней до начала учебного процесса.
2.4. На момент передачи в личном деле должны быть следующие документы:
- внутренняя опись личного дела (Приложение 1);
- заявление о приеме в университет;
- заявление о согласии на зачисление;
- ксерокопия документа, удостоверяющего личность, гражданство (для иностранных граждан);
- оригинал (копия) документа об образовании установленного образца либо документ иностранного государства об образовании (в конверте); перевод документа иностранного государства об образовании на русский язык, заверенный в установленном порядке;
- свидетельство о признании иностранного образования (при отсутствии соглашений и договоров о признании);
- согласие на обработку персональных данных;
- две фотографии размером 3*4;
- экзаменационные работы (для лиц, принятых по результатам вступительных испытаний, проводимых университетом);
- экзаменационный лист (для лиц, принятых по результатам вступительных испытаний, проводимых университетом);
- заявление на апелляцию и протокол решения апелляционной комиссии (если проводилась апелляция по результатам вступительных испытаний);
- копии документов, подтверждающие особые права при поступлении;
- копии документов, подтверждающих индивидуальные достижения поступающих;
- договор о целевом приеме (для лиц, поступающих на целевые места);
- договор об оказании платных образовательных услуг (для лиц, поступающих на платное обучение);
- оригинал (копия) заключения о прохождении обязательного медицинского осмотра, на основании требований Правительства Российской Федерации.
К личному делу обучающегося в соответствии с действующими правилами приема в университет могут приобщаться другие документы.
2.5. Документы личного дела формируются в хронологической последовательности. Первым документом является внутренняя опись личного дела. Нумерация листов личного дела осуществляется в соответствии с пунктом 5.9 настоящей Инструкции.
2.6. Личные дела незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке. При этом подлинники невостребованных личных документов об образовании из личных дел незачисленных лиц изымаются и передаются в архивохранилище университета по акту (Приложение 2).
3. Формирование и ведение личных дел обучающихся
в период обучения
Ответственность за ведение личных дел обучающихся в период обучения возлагается на деканов факультетов, директора МТ и работников, ответственных за ведение личных дел.
В процессе обучения в личное дело обучающегося в хронологической последовательности подшиваются документы:
выписки из приказов (о переводе на другую форму обучения, другой факультет, другую специальность (направление подготовки); о предоставлении академического отпуска; о продлении академического отпуска; об изменении оснований предоставления академического отпуска; о допуске к учебному процессу в связи с окончанием академического отпуска; о восстановлении в число обучающихся; о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные; о поощрении; о взыскании; об отчислении) и документы, на основании которых издавались соответствующие приказы (личные заявления, объяснительные записки, справки, акты, копии документов об актах гражданского состояния и пр.);
договоры на платное обучение обучающегося, в случае переоформления договора в связи со сменой плательщика, специальности, формы обучения и др.;
дополнительные соглашения к договорам об оплате за обучение;
протоколы аттестации или перезачетов;
характеристики и рекомендательные письма;
рецензия на выпускную квалификационную работу (далее – ВКР);
отзыв о ВКР;
копия документа об образовании, выданного в университете и копия приложения к нему;
копия справки об обучении, выданной университетом по запросу обучающегося или справка о результатах промежуточной аттестации (для всех отчисленных обучающихся не получивших документ об образовании) (Приложение 3);
студенческий билет и зачетная книжка (в конверте) / для аспирантов – индивидуальный план работы;
обходной лист.
В процессе формирования личных дел обучающихся сведения о новых документах вносятся во внутреннюю опись документов личного дела. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
При приобщении в личное дело копий документов работниками деканатов и МТ в нижней части документа делается заверительная надпись, включающая слово «Верно», должность работника, заверившего документ, подпись и дату, например:
Верно
Должность Подпись И.О.Фамилия
Дата
Заверительная надпись заверяется печатью университета (структурного подразделения).
При переводе обучающегося на другой факультет личное дело в недельный срок после издания приказа о переводе передается в соответствующий деканат / МТ.
При восстановлении обучающегося продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.
4. Хранение личных дел абитуриентов, обучающихся в структурных подразделениях университета
4.1. В период поступления и обучения личные дела обучающихся хранятся в соответствующих структурных подразделениях университета, ответственных за их формирование и ведение.
Личные дела должны храниться в запираемых металлических шкафах или сейфах или отдельных помещениях, доступ в которые имеют только работники, ответственные за их ведение и хранение.
Право доступа к документам личного дела имеют лица, ответственные за обработку персональных данных.
Личные дела отчисленных обучающихся хранятся в деканатах и в учебной части МТ не более 3 лет после отчисления, а затем сдаются в архивохранилище университета.
5. Подготовка личных дел обучающихся к сдаче в архив
Ответственность за подготовку личных дел для архивного хранения возлагается на деканов факультетов, директора МТ и работников, ответственных за ведение личных дел.
Методическую помощь и контроль за процессом подготовки личных дел к архивному хранению осуществляет отдел документационного обеспечения и архива Управления делами университета.
Документы личного дела подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки) из документов удаляются.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (аттестатов, дипломов) они изымаются из личного дела, и отдельным актом передаются в архивохранилище университета.
В конце каждого личного дела подшивается чистый бланк листа заверителя личного дела (Приложение 4).
Если личное дело было подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включение документов, замена их копиями и т.д. отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Студенческие билеты и зачетные книжки вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело.
Все листы личного дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются отдельно. Подшитые в дело конверты с личными документами об образовании и фотографиями не нумеруются. Конверты с зачетной книжкой и
студенческим билетом нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а
затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Обложка личного дела оформляется шариковой ручкой синего или
черного цвета. Допускается оформлять надписи на обложке личного дела с
помощью штампа синего или черного цвета. Оттиск штампа на обложке дела
должен быть четким и хорошо читаемым. Наклейки не допускаются. Обложка
личного дела оформляется по установленной форме (Приложение 5).
На обложке личного дела обучающегося указывается наименование
университета и структурного подразделения действующее в течение периода, охватываемого документами дела. При изменении наименования университета или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое
наименование университета (структурного подразделения), а прежнее
заключается в скобки.
Крайними датами (датами заведения и окончания личного дела) являются
даты подписания приказа о зачислении и отчислении обучающегося.
Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи в
листе-заверителе личного дела, а срок хранения дела – в соответствии со сроком,
установленным номенклатурой дел структурного подразделения.
Личные дела обучающихся передаются в архивохранилище
университета по акту (Приложение 6).
Акты оформляются работниками факультета / МТ в 2-х экземплярах:
первый – передается в архив университета в бумажном виде и на электронном
носителе или по электронной почте (arhiv@mh.vstu.ru); второй – хранится в деле факультета или в учебной части МТ в соответствии со сроками, установленными номенклатурой дел.
Приложение № 1
к Инструкции о порядке формирования и ведения личных дел обучающихся
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
личного дела
________________________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
№ п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ответственный технический
секретарь _________________ __________ _________________
название факультета подпись И.О. Фамилия
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого________ (_______________________________________) документов
цифрами прописью
Количество листов внутренней описи ___________ (__________________________)
цифрами прописью
___________________________________________________ ___________ ________________
Должность работника, ответственного за ведение личных дел подпись И.О. Фамилия
«____»_________20____г.
Приложение № 2
к Инструкции о порядке формирования и ведения личных дел обучающихся
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Вологодский государственный университет»
(ВоГУ)
АКТ
приема-передачи личных документов граждан
в архивохранилище университета
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
переданы в архив университета личные документы: аттестаты (дипломы)*.
№
п/п
|
Ф.И.О.
|
Серия и №
аттестата (диплома)
|
1
|
2
|
3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего: документов.
числом (прописью)
СДАЛ ПРИНЯЛ
Должность_____________ Должность _____________
_________ _____________ _________ ____________
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
«__» __________ 20 г. «___» __________ 20 г.
*Для каждого вида документа (аттестата, диплома) оформляется отдельный акт
Приложение № 3
к Инструкции о порядке формирования и ведения личных дел обучающихся
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Вологодский государственный университет»
(ВоГУ)
|
