Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Республики Крым
«Керченский морской технический колледж»
Рассмотрено и принято Советом колледжа .
Протокол № __ от _______ 2016 г
|
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора ГБП ОУ РК «КМТК»
№ «_____» от ___________ 2016 г ___________В.П. Чернопятов
|
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке формирования, ведения и хранения
личных дел студентов
в ГБП ОУ РК «Керченском морском техническом колледже»
регистрационный № ___
экземпляр № ___
КЕРЧЬ
201___г
СОДЕРЖАНИЕ
|
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ………………………………………...
|
3 - 4
|
|
ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ И ХРАНЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СТУДЕНТОВ ………………………………….
|
4
|
|
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА ……………………
|
4 - 5
|
|
ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ………………………………
|
5 - 6
|
|
ЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ ……………
|
6 - 7
|
|
ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ……………………………………....,
|
7 – 8
|
|
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА ………………………..
|
9
|
|
ЛИСТ РАССЫЛКИ
|
10
|
|
ЛИСТ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ И РЕВИЗИЙ ДОКУМЕНТА
|
11
|
Общие положения
Положение « О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов» (далее - Положение) является локальным норматив ным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов в колледже.
1.2. Положение о правилах ведения личных дел, студентов разработано в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ, Приказ Минобрнауки России от 25.10.2013 №1186 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов»;
Личное дело является обязательным документом для каждого студента и входит в номенклатуру дел.
Данное Положение обязательно к применению в структурных подразделениях колледжа, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел студентов (приемная комиссия, мастера производственного обучения, учебная часть, ССТВиОПП). В обеспечении документооборота ответст венные подразделения обязаны соблюдать сроки, установленные настоя щим Положением.
Сведения, содержащиеся в материалах личного дела студента, относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.
При передаче персональных данных студента необходимо соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согла сия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях преду преждения угрозы жизни и здоровью, а также в других случаях, предусмотрен ных законодательством;
не сообщать персональные данные в коммерческих целях без письменного согласия студента;
разрешать доступ к персональным данным студентов только специально уполномоченным лицам Колледжа, при этом указанные лица долж ны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за ис ключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности по лучения образовательных услуг.
Документы из личного дела студентов или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установлен ном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда.
Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации.
Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после по лучения соответствующего разрешения от директора колледжа.
При окончании обучения (отчисления) оригиналы документов из личного дела студенту (законному представителю) под подпись с отметкой «Документ получил». При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обра ботку и защиту персональных данных студентов, несут дисциплинарную, и административную ответственность в порядке, установленном федеральны ми законами.
Работа с персональными данными осуществляется в строгом соответствии с локальными актами колледжа, и Уставом.
Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на руководителей структурных подразделений.
Требования к ведению и хранению личных дел студентов
2.1. Все записи в личных делах студентов делают аккуратно, только чернилами синего цвета.
2.2. Личное дело студента хранится в специально отведённом месте.
Все личные дела студентов хранятся в папках в алфавитном порядке и обновляются ежегодно.
Секретарь учебной части постоянно следит за состоянием личных дел студентов и принимает меры к их правильному ведению.
В случае отсутствия в личном деле студента каких – либо документов, наличие которых предусмотрено требованиями законодательства и настоящего Положения, мастер производственного обучения имеет право затребовать у родителей (законных представителей) студентов недостающие документы в соответствии с Положением.
Все документы предоставляются на русском языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
Состав документов личного дела, хранящихся в учебной части
Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о студентах в колледже. Каждое личное дело формируется в от дельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя от чество, домашний адрес, № телефона.
В состав личного дела студента входят следующие документы:
заявление на имя директора о приеме в колледж;
копия документа, удостоверяющего личность (паспорт) – 1 эк;
документ об образовании государственного образца (подлинник, и 1 копия);
фотографии размером 3x4 – 1 эк;
заключение медицинской комиссии по профпригодности плавсостава ( для морских специальностей и профессий), справку об обязательном предварительном мед.осмотре - 1 эк;
выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту;
заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному
студенту, в том числе заверенная копия трудовой книжки, академиче ская справка или диплом об образовании, выданные другими обра зовательными учреждениями (если таковые имеются);
- студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);
обходной лист (вкладывается при отчислении);
копия академической справки, выданной колледжем;
- копия диплома и приложения к нему, выданные колледжем;
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их заголовках и количествах занимаемых листов.
Формирование личных дел
На каждого поступающего в колледж в учебной части заво дится личное дело студента и ведётся на протяжении его учёбы в колледже.
Ответственность за формирование и ведение личных дел студентов возлагается на секретаря учебной части по очным формам обучения.
Личные дела зачисленных на обучение студентов Приемная комиссия передает мастерам п/о. В течение 15 рабочих дней мастерам п/о необходимо сформировать отчетный пакет документов и личные дела передать на хранение в учебную часть ОП - 1.
К моменту передачи личного дела из Приемной комиссии в учебную часть оно должно содержать следующие документы:
заявление студентов (по установленной форме);
документ об образовании государственного образца (оригинал и копия);
документы, удостоверяющие личность – 5 штук (ксерокс паспорта);
копию пенсионного страхового свидетельства – 2 шт;
копию свидетельства ИНН – 2 шт;
- копию ОМС – 2 шт;
справку с места жительства о составе семьи;
копию приписного свидетельства или военного билета;
справку о прохождении мед.комиссии;
заключение медицинской комиссии по профпригодности плавсостава;
фотографии – 6 шт;
опись принятых документов.
При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого образовательного учреждения, его личное дело формируется учебной частью, в котором до полнительно должны быть предусмотрены следующие документы:
академическая справка, выданная образовательным учреждением, в котором студент обучался ранее, с указанием номера приказа об отчислении;
Личные дела (с копиями документов) студентов, не зачислен ных в число студентов, хранятся в течение 1 месяца в учебной части, далее расформировываются и сдаются в архив.
Ведение личных дел в период обучения
Личное дело студента ведется на всем протяжении его учёбы (с момента поступления его в колледж и до окончания (отчисления студента)).
Во время обучения ответственность за ведение личных дел возлагает ся на секретаря учебной части, в должностные обязанности которой входит работа с личными делами.
Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении сту денческого билета студент расписывается в Журнале ре гистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета студенту выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.
При отчислении студента из колледжа студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело.
При восстановлении студента, отчисленного из колледжа, заводится новое личное дело. В личное дело студента включается заявление на восстановление с визой заместителя директора по организации, учебного процесса и методической работе, копия приказа о восстановлении, индивидуальный учебный план по лик видации разницы в учебных планах и документы по списку п.3.2.
Во время обучения в личное дело студента вписывается:
выписки из приказов по данному студенту о зачислении, отчислении, пере воде, предоставлении академического отпуска, и т.п. за весь период обучения;
подлинники личных заявлений за весь пе риод обучения;
копия академической справки (если таковая запрашивается студентом);
При отчислении студента из колледжа в личное дело вкладывается:
студенческий билет;
зачетная книжка;
копия академической справки (при отчисление студента, не закончившего обучения);
копия документа об образовании, полученного в колледже, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения);
копия документа об образовании, предоставленного студентом на мо мент зачисления в училище (в случае если в деле хранился подлинник);
оформленный обходной лист;
лист из дневника пед. наблюдения (который находится у мастера п/о);
внутренняя опись документов;
характеристика
Хранение личных дел
В период поступления и обучения студента в колледж его личное дело хранится в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения (учебная часть). Доступ к личным делам имеет только секретарь учебной части, отвечаю щий за ведение и хранение личных дел студентов.
Право доступа к документам личного дела студента также имеют директор, заместитель директора по организации учебного процесса и методической работе, заместитель директора по учебно-производственной работе, заведующие отделениями, ответственный секретарь приемной комиссии.
Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании слу жебной записки с резолюцией заместителя директора по организации, учебного процесса и методической работе.
Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором хранится личное дело, и уведомления работника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов.
В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчис ленных до окончания нормативного срока обучения в колледже, производит учебная часть, выполняя следующие операции:
подшивку (вложение) в личное дело следующих документов:
выписку из приказа об отчислении;
копию академической справки;
оформленный обходной лист;
студенческий билет;
зачетная книжка;
личная карточка студента
выдачу документа государственного образца об образовании, представ ленного при поступлении колледжа, под подпись студента с сохранением в лич ном деле копии данного документа;
хранение личного дела до передачи его в архив колледжа;
Личные дела студентов, выпущенных или отчисленных из колледжа, передаются на хранение в архив колледжа. Личное дело студента должно состоять из двух частей:
часть. Основной пакет документов, хранившихся в учебной части;
2 часть. Пакет документов, сформированных «Службой содействия трудоустройству выпускников и организации производственной практики», при выходе студентов на производственную практику. Передача личных дел в архив колледжа осущест вляется по акту в начале календарного года общим списком.
Для передачи личных дел в архив все листы, нумеруются арабскими цифрами, которые простав ляются в правом верхнем углу простым карандашом. Сту денческий билет и зачетных книжек нумеруются каждый одним листом, комплектуются по группам, связываются в стопки и передаются в архив колледжа для дальнейшего хранения . Личные дела студентов хранятся 75 (семьдесят пять лет).
-
РАЗРАБОТАЛИ
Секретарь уч. части ГБП ОУ РК «КМТК»
____________Любецкая Т.В.
«_____» __________ 2016
РАЗРАБОТАЛИ
|
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора по качеству, лицензированию и аккредитации
____________ В.С.Кальченко
«_____» __________ 2016
|
Ответственный секретарь
приемной комиссии
________________ М.А. Туаева
«_____» __________ 2016
|
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
________________Жак Т.И.
«_____» __________ 2016
|
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА
Ф.И.О.
|
Должность
|
Дата
|
Подпись
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
