Председатель профсоюза Директор «пу №22»
Скачать 143.1 Kb.
|
| «Согласовано» « Утверждаю» Председатель профсоюза Директор «ПУ № 22» __________ Е.В. Рожкова ____________ В.И. Абеляшев ПОЛОЖЕНИЕ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся в ГБОУ СО НПО «Профессиональное училище № 22» 1. Общие положениия 1.1. Положение « О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее - Положение) ГБОУ СО НПО «Профессиональное училище № 22» (далее - Училище) является локальным нормативным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел обучающихся в Училище. 1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ (с изменениями от 07.05.2013 г. № 99-ФЗ), Типовым положением об учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении), утвержденном постановлением Правительства РФ от 18.07.2008 г. № 543, Порядком приема в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, утвержденные приказом Минобрнауки РФ от 15.01.2009 г. № 4 (с изменениями и дополнениями от 28.01.2013 г. № 50), Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 г. № 18380). 1.3. Данное Положение обязательно к применению в структурных подразделениях Училища, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел абитуриентов и обучающихся (приемная комиссия, учебная часть). В обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать сроки, установленные настоящим Положением. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела студента, относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией. При передаче персональных данных студентов необходимо соблюдать следующие требования: - не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия студента, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в других случаях, предусмотренных законодательством; - не сообщать персональные данные в коммерческих целях без письменного согласия студента; - разрешать доступ к персональным данным студентов только специально уполномоченным лицам Училища, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций; - не запрашивать информацию о состоянии здоровья студентов, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения образовательных услуг. 1.4. Документы из личного дела студента или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора Училища. Оригиналы документов из личного дела студентов выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа. 1.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных студентов, несут дисциплинарную, и административную ответственность в порядке, установленном федеральными законами. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на руководителей структурных подразделений. 2. Состав документов личного дела 2.1. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о студенте в Училище. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя отчество (приложение 1). 2.2.В состав личного дела студента входят следующие документы: - заявление на имя директора о приеме в Училище; - копия документа, удостоверяющего личность; - документ об образовании государственного образца (подлинник или копия, заверенная в нотариальном порядке); - фотографии размером 3x4; - заключение медицинской комиссии по профпригодности № 086-у; - выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту (Приложение 3); - заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, академическая справка или диплом об образовании, выданные другими образовательными учреждениями; - справки о предоставлении академического отпуска; - студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении); - обходной лист (вкладывается при отчислении); - копия академической справки, выданной Училищем; - копия диплома и приложения к нему, выданные Училищем; - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. 2.3. Поступающие, претендующие на льготы, установленные законодательством РФ предоставляют дополнительно: - свидетельство о рождении (копию); - свидетельство о смерти родителей (если родители умерли); - решение суда о лишении родительских прав; - постановление об установлении опекунства; - документы, подтверждающие наличие жилья, либо постановку на регистрационный учет на получение жилья; - справку из д/дома (если есть); - копию пенсионного удостоверения (если есть); - справку о ближайших родственниках. 2.4. Поступающие, представляющие в приемную комиссию ГБОУ СО НПО «ПУ № 22» заведомо ложные документы, несут ответственность, предусмотренную законодательством РФ. 2.5. Внутренняя опись документов дела, имеющаяся в личном деле (Приложение 2), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их заголовках и количествах занимаемых листов. 3. Формирование личных дел 3.1. На каждого поступающего в Училище в Приемной комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов. 3.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря Приемной комиссии. 3.3. Личные дела зачисленных на очную форму обучения абитуриентов Приемная комиссия передает по акту в учебную часть не позднее, чем за 5 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения. 3.4. К моменту передачи личного дела из Приемной комиссии в учебную часть оно должно содержать следующие документы: - заявление абитуриента (по установленной форме); - документ об образовании государственного образца; - документ, удостоверяющий личность и его ксерокопию; - копию пенсионного страхового свидетельства; - копию приписного свидетельства или военного билета; - медицинская справка формы Ф № 086у; - фотографии; - опись принятых документов. 3.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного учреждения, его личное дело формируется учебной частью, в котором дополнительно должны быть предусмотрены следующие документы: - академическая справка, выданная учебным учреждением, в котором студент обучался ранее, с указанием номера приказа об отчислении. 3.6. Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число студентов, хранятся в течение 1 месяца в учебной части, далее расформировываются и уничтожаются. 4. Ведение личных дел в период обучения 4.1.Во время обучения ответственность за ведение их личных дел возлагается на секретаря учебной части, заместителя директора по УПР, мастеров производственного обучения, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами. 4.2.Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного. При отчислении студента из Училища студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело. 4.3. При переводе студента внутри Училища с одной основной образовательной программы на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью директора Училища и печатью. На основании приказа о переводе с одной основной образовательной программы на другую личное дело студента в недельный срок передается по акту с указанием всего перечня имеющихся в нем документов. 4.4.При восстановлении студента, отчисленного из Училища, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело студента включается заявление на восстановление с визой заместителя директора по учебно-производственной работе, копия приказа о восстановлении, индивидуальный учебный план по ликвидации разницы в учебных планах. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле. 4.5. Во время обучения в личное дело студента подшиваются: - выписки из приказов по данному студенту о зачислении, отчислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения (Приложение 3): - подлинники личных заявлений, справок и других документов за весь период обучения (при получении); - копия академической справки (если таковая запрашивается студентом); Личные заявления и лист перезачета дисциплин должны иметь резолюцию заместителя директора по УПР. 4.6. При отчислении студента из Училища в личное дело вносятся: - выписка из приказа об отчислении; - студенческий билет и зачетная книжка; - копия академической справки; - копия документа об образовании, полученного в Училище, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения); - копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент зачисления в Училище (в случае если в деле хранился подлинник); - оформленный обходной лист; - внутренняя опись документов. 5. Хранение личных дел 5.1. В период поступления и обучения студента в Училище его личное дело хранится в отдельном шкафу в кабинете секретаря учебной части. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел студентов. 5.2. Право доступа к документам личного дела студента также имеют директор, заместитель директора по УПР, мастер производственного обучения, ответственный секретарь приемной комиссии. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией заместителя директора по УПР. 5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения директора Училища и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов. 5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело. 5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в Училище, производит учебная часть, выполняя следующие операции: - подшивку (вложение) в личное дело следующих документов: 1) выписку из приказа об отчислении; 2) копию академической справки; 3) оформленный обходной лист; 4) студенческий билет; 5) зачетную книжку; - выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении Училище, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа; - закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя; - хранение личного дела до передачи его в архив Училища; - составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи на передачу личных дел в архив Училища; - передачу личных дел в архив Училища. 5.6. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием Училища, производит учебная часть, выполняя следующие операции: - подшивку (вложение) в личное дело документов в связи с отчислением: 1) выписку из приказа об окончании обучения в Училище; 2) заверенную заместителем директора по УПР копию диплома с приложением; 3) оформленный обходной лист; 4) студенческий билет; 5) зачетную книжку. - выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в Училище, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа; - закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя; - хранение личного дела до передачи его в архив Училища; - составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи на передачу личных дел в архив Училища; - передачу личных дел в архив Училища. 5.7. Личные дела студентов, отчисленных из Училища, передаются на хранение в архив Училища. Передача личных дел в архив Училища осуществляется по акту в начале календарного года общим списком. 5.8. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом. 5.9. Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе. Приложения: Приложение 1 Обложка личного дела Приложение 2 Опись личного дела Приложение 3 Выписка из приказов по студенту Приложение 4 Журнал регистрации личных дел Приложение 5 Опись дел по личному составу Приложение 6 Лист заверитель дела Приложение 1 Министерство образования Саратовской области отдел начального профессионального образования Государственное бюджетное образовательное учреждение начального профессионального образования «Профессиональное училище № 22» Личное дело № _______ Поименный номер ____ Ф.И.О. студента ________ Группа ______________ Специальность ________ Форма обучения _______ Время учебы ________ Приложение 2 Лист описи личного дела студента
Приложение 3 Государственное бюджетное образовательное учреждение Саратовской области начального профессионального образования «Профессиональное училище № 22» ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗОВ ПО СТУДЕНТУ _____________________________________________________________________________ (Ф.И.О. студента)
Приложение 4 Журнал регистрации личных дел студентов
Приложение 5 Опись дел по личному составу студентов (окончившие, отчисленные очная форма обучения) № _______________
В данную опись внесено _______________________________________________ дел (прописью) с № ______________ по № _______________________ Директор _______________ В.И. Абеляшев (подпись) Составитель __________________ (подпись) Приложение 6 Лист заверитель дела № _________ В деле подшито и пронумеровано __________________________________________ листов (цифрами и прописью) + 1 лист внутренней описи. Лист _____ имеет физические повреждения – разрыв и склейка. Секретарь учебной части _________________ ________________________ (подпись) (расшифровка подписи) «_______» ______________ 20____г. |
Похожие:
 | Общероссийского Профсоюза образования в соответствии с Уставом Профсоюза, Положением о Чеченской республиканской организации Профсоюза... |  | «Болугурская средняя общеобразовательная школа» муниципального района «Амгинский улус (район)» и работниками в лице представителя... |
| Руководство проведения турнира осуществляет Организационный комитет мто профсоюза работников рэп и судейская коллегия | | Председатель комитета образования Директор школы: С. В. Тарасенко |
| Шувалов В. А. академик, директор Института фундаментальных проблем биологии ран, председатель президиума Пущинского научного центра... | | Советом Профсоюза 27. 09. 2010 (протокол №2) и Устава Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации (далее... |
| Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена... | | Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена... |
| Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена... | | Согласовано: Утверждаю |