«Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).
При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
· подтверждающие документы подаются в оригинале;
· по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
· по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
Возврат денежных средств, выданных под отчет
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним, на это указывает п. 11 порядка ведения кассовых операций.
Для возврата подотчетным лицом остатка денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1, утвержденый Постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88).
В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Отметим, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации. В бухгалтерском учете возврат денежных средств подотчетным лицом отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Невозвращение денежных средств выданных под отчет
Бывают ситуации, когда подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в кассу организации, в таком случае опираясь на план счетов - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Впоследствии, в случае если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Необходимо помнить, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Если данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Согласно п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
При признании долга сотрудника безнадежным (нереальным ко взысканию) в соответствии с подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, приравниваются к внереализационным расходам.
Налоговая база по налогу на прибыль организации уменьшается на сумму внереализационных расходов, следовательно, препятствий, связанных с действием п. 3 ст. 236 НК РФ, в данном случае не возникает, а значит, организации следует начислить единый социальный налог на сумму долга сотрудника, признанного безнадежным.
Вместе с тем существует позиция суда, согласно которой не возвращенные физическими лицами денежные средства, выданные под отчет, были правомерно квалифицированы налоговым органом при проведении выездной налоговой проверки в качестве выплат в пользу физических лиц и включены в налоговую базу по единому социальному налогу. В вышеуказанном случае руководству организации придется самостоятельно принимать решение о начислении единого социального налога, но необходимо учесть, что имеется риск отстаивания своей позиции в суде.
Основные проводки связанные с выдачей денежных средств под отчет
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом на следующем примере:
ООО «Сибмонтаж» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Сибмонтаж» 12.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:
- приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации;
- погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб.
Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2009. Руководитель ООО «Сибмонтаж» утвердил авансовый отчет 26.01.2009.В бухгалтерском учете ООО «Зима» подлежат отражению следующие проводки:
12.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 - 50 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги
26.01.2009
Дебет 50 Кредит 71 - 4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб.
Дебет 10 Кредит 71 - 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров
Дебет 60 Кредит 71- 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо.
В случае, если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример. Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2009.
В бухгалтерском учете ООО «Сибмонтаж» будут отражены следующие проводки:
12.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 - 44 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги
26.01.2009
Дебет 10 Кредит 71 - 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров
Дебет 60 Кредит 71 - 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо
28.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 - 2 000 руб. – выдан из кассы перерасход.
II
Бухгалтерский баланс ООО «Сибмонтаж» на 01.01.2011
1)
АКТИВ
|
сумма
|
ПАССИВ
|
сумма
|
1 Основные средства
|
700000
|
1Уставный капитал
|
450000
|
2 Материалы
|
120000
|
2 Добавочный капитал
|
50750
|
3 Готовая продукция
|
36000
|
3Задолженность перед персоналом по оплате труда
|
62250
|
4Незавершенное производство
|
17000
|
4 Долгосрочный кредит банка
|
420000
|
5 Расчетный счет
|
203000
|
5 Краткосрочный кредит банка
|
85000
|
6 Касса
|
12000
|
6 Задолженность перед поставщиками
|
20000
|
БАЛАНС
|
1088000
|
БАЛАНС
|
1088000
|
2)
Журнал регистрации хозяйственных операций за январь 2011 года
№
|
Краткое содержание операции
|
сумма
|
Корреспонденция счетов
|
Дебет
|
Кредит
|
1
|
Оплачена с р/счета часть краткосрочного кредита
|
28500
|
66
|
51
|
2
|
Переданы в производство материалы
|
7200
|
20
|
10
|
3
|
Начислена з/п работникам основного производства
|
75000
|
20
|
70
|
4
|
Удержан НДФЛ из з/п работников основного производства
|
9750
|
70
|
68
|
5
|
Получено в кассу с р/счета
|
68280
|
50
|
51
|
6
|
Выдана из кассы з/п работникам основного производства
|
68280
|
70
|
50
|
7
|
Получены материалы от поставщика
|
25200
|
10
|
60
|
8
|
Начислена амортизация по ОС, используемым в основном производстве
|
15200
|
20
|
02
|
9
|
Переданны материалы в производство
|
6890
|
20
|
10
|
10
|
Получены на расчетный счет денежные средства от покупателей
|
29750
|
51
|
62
|
11
|
Передана на склад готовая продукция
|
67250
|
43
|
20
|
12
|
Оплачены счета-фактуры поставщиков за материалы
|
39200
|
60
|
51
|
13
|
Выдано Рябовой М. В. под отчет на канцелярские принадлежности
|
5000
|
71
|
50
|
14
|
Оплачена часть краткосрочного кредита
|
15000
|
66
|
51
|
15
|
Возврат Рябовой М. В. Остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет
|
500
|
50
|
71
|
16
|
Получено Яценко А. И. на хоз. Расходы
|
1600
|
71
|
50
|
17
|
Отраженно приобретение канцтоваров Рябовой М. В.
|
4500
|
10
|
71
|
18
|
Отражено приобретение Яценко А. И. хоз. материалов.
|
1800
|
10
|
71
|
19
|
Выдан из кассы перерасход денежных средств Яценко А. И.
|
200
|
71
|
50
|
20
|
Передана на склад готовая продукция
|
13000
|
43
|
20
|
21
|
Переданы материалы в производство
|
5000
|
20
|
10
|
22
|
Оплачен счет за пожарную сигнализацию
|
10000
|
76
|
51
|
23
|
Перечислен в бюджет НДФЛ
|
9750
|
68
|
51
|
24
|
Получены материалы
|
16000
|
10
|
60
|
25
|
Оплачен счет поставщика за поставленные материалы
|
16000
|
60
|
51
|
26
|
Отражена выручка от реализации готовой продукции
|
135700
|
62
|
90
|
27
|
Отражен НДС по реализованной продукции (135700*18/118)
|
20700
|
90
|
68
|
28
|
Списывается фактическая себестоимость готовой продукции
|
91085
|
90
|
43
|
29
|
Получены на р/счет денежные средства за реализованную продукцию
|
100000
|
51
|
62
|
30
|
Оплачена часть долгосрочного кредита
|
87000
|
67
|
51
|
31
|
Определен финансовый результат (135700-20700-91085)
|
23915
|
90
|
99
|
32
|
Начислен налог на прибыль (23915 * 20%)
|
4783
|
99
|
68
|
33
|
Списана амортизация по оборудованию основного производства
|
15200
|
02
|
01
|
|
ИТОГО
|
1017233
|
|
|
|
3)
«Основные средства» 01
|
Дебет
|
Кредит
|
Сальдо начальное 700000
|
|
|
33)15200
|
Оборот по дебету
|
Оборот по кредиту15200
|
Сальдо конечное 684800
|
|
«Основное производство» 20
|
Дебет
|
Кредит
|
Сальдо начальное 17000
|
|
2)7200;3)75000;8)15200;9)6890;21)5000;
|
11)67250;20)13000;
|
Оборот по дебету 109290
|
Оборот по кредиту 80250
|
Сальдо конечное 46040
|
|
«Готовая продукция» 43
|
Дебет
|
Кредит
|
Сальдо начальное 36000
|
|
11)67250;20)13000;
|
28)91085
|
Оборот по дебету 80250
|
Оборот по кредиту 91085
|
Сальдо конечное 25165
|
|
«Материалы» 10
|
Дебет
|
Кредит
|
Сальдо начальное 120000
|
2)7200;9)6890;21)5000
|
7)25200;17)4500;18)1800;24)16000;
|
|
Оборот по дебету 47500
|
Оборот по кредиту 19090
|
Сальдо конечное 148410
|
|
«Расчетный счет» 51
|
Дебет
|
Кредит
|
Сальдо начальное 203000
|
1)28500;5)68280
|
10)29750;29)100000
|
12)39200;14)15000;22)10000;23)9750;
25)16000;30)87000
|
Оборот по дебету 129750
|
Оборот по кредиту 273730
|
Сальдо конечное 59020
|
|
«Касса» 50
|
Дебет
|
Кредит
|
Сальдо начальное 12000
|
|
5)68280;15)500
|
6)68280; 13)5000;16)1600;19)200
|
Оборот по дебету 68780
|
Оборот по кредиту 75080
|
Сальдо конечное 5700
|
|
«Уставный капитал» 80
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное 450000
|
|
|
Оборот по дебету
|
Оборот по кредиту
|
|
Сальдо конечное 450000
|
«Добавочный капитал» 83
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное 50750
|
|
|
Оборот по дебету
|
Оборот по кредиту
|
|
Сальдо конечное 50750
|
«Краткосрочные кредиты» 66
|
Дебет
|
Кредит
|
1)28500;14)15000
|
Сальдо начальное 85000
|
|
|
Оборот по дебету 43500
|
Оборот по кредиту
|
|
Сальдо конечное 41500
|
«Расчеты с персоналом» 70
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное 62250
|
4)9750;6)68280
|
3)75000;
|
Оборот по дебету 78030
|
Оборот по кредиту 75000
|
|
Сальдо конечное 59220
|
«Долгосрочные кредиты» 67
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное 420000
|
30)87000
|
|
Оборот по дебету 87000
|
Оборот по кредиту
|
|
Сальдо конечное 333000
|
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 60
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное 20000
|
12)39200;25)16000;
|
7)25200;24)16000;
|
Оборот по дебету 55200
|
Оборот по кредиту 41200
|
|
Сальдо конечное 6000
|
«Расчеты по налогам» 68
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное
|
23)9750;
|
4)9750;27)18305;32)4783
|
Оборот по дебету 9750
|
Оборот по кредиту 35233
|
|
Сальдо конечное 25483
|
«Амортизация основных средств» 02
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное
|
33)15200
|
8)15200
|
Оборот по дебету 15200
|
Оборот по кредиту 15200
|
|
Сальдо конечное 0
|
«Расчеты с покупателями и заказчиками» 62
|
Дебет
|
Кредит
|
26)135700
|
Сальдо начальное
|
|
10)29750;29)100000
|
Оборот по дебету 135700
|
Оборот по кредиту 129750
|
Сальдо конечное 5950
|
Сальдо конечное
|
«Расчеты с подотчетными лицами» 71
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное
|
13)5000;16)1600;19)200
|
15)500;17)4500;18)1800
|
Оборот по дебету 6800
|
Оборот по кредиту 6800
|
|
Сальдо конечное 0
|
«Расчеты с разными дебиторами, кредиторами» 76
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное
|
22)10000
|
|
Оборот по дебету 10000
|
Оборот по кредиту
|
Сальдо конечное 10000
|
|
«Продажи» 90
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное
|
27)20700;28)91085;31)23915
|
26)135700
|
Оборот по дебету 135700
|
Оборот по кредиту135700
|
|
Сальдо конечное 0
|
«Прибыль/убыток» 99
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное
|
32)4783
|
31)23915
|
Оборот по дебету 4783
|
Оборот по кредиту 23915
|
|
Сальдо конечное 19132
|
4)
«Расчеты с подотчетными лицами» 71 Рябова М. В.
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное 0
|
13)5000;
|
15)500;17)4500
|
Оборот по дебету 5000
|
Оборот по кредиту5000
|
|
Сальдо конечное 0
|
«Расчеты с подотчетными лицами» 71 Яценко А. И.
|
Дебет
|
Кредит
|
|
Сальдо начальное 0
|
16)1600;19)200
|
18)1800
|
Оборот по дебету 1800
|
Оборот по кредиту 1800
|
|
Сальдо конечное 0
| |
