Изменения за последний месяц
КонсультантПлюс, 25.01.2013
ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Установленные формы трудовых книжек и вкладышей к ним >>>
Общие правила ведения и хранения трудовых книжек >>>
Особенности трудовых книжек иностранных государств >>>
Сведения, вносимые в трудовые книжки >>>
Дубликат трудовой книжки >>>
Выдача трудовой книжки >>>
Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек >>>
Подсчет страхового стажа по записям в трудовой книжке >>>
Частые вопросы >>>
УСТАНОВЛЕННЫЕ ФОРМЫ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ
1. Трудовые книжки, утвержденные в 1938 г. >>>
2. Трудовые книжки, утвержденные в 1973 г. >>>
3. Трудовые книжки, утвержденные в 2003 г. >>>
4. Трудовая книжка колхозника >>>
5. Вкладыши в трудовые книжки >>>
6. Уполномоченные организации на изготовление и обеспечение работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей в них >>>
Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек)).
В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат (п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
1. Трудовые книжки, утвержденные в 1938 г.
Форма трудовой книжки образца 1938 г. была утверждена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320. При этом данным документом не был предусмотрен вкладыш в трудовые книжки.
Трудовые книжки образца 1938 г. должны приниматься работниками кадровых служб или лицами, ответственными за кадровое делопроизводство, для внесения в них предусмотренных трудовым законодательством записей о трудовой деятельности работника.
2. Трудовые книжки, утвержденные в 1973 г.
Постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 (далее - Постановление N 656) были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, которые были введены в действие с 1 января 1975 г.
Пункт 12 Постановления N 656 предусматривал возможность заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним на двух языках: на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.
В связи с введением нового образца трудовой книжки и вкладышей к ней была разработана Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162.
3. Трудовые книжки, утвержденные в 2003 г.
Действующая в настоящее время форма трудовой книжки и вкладыша в нее была утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, а введена в действие с 01.01.2004. Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее, дубликатов установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
4. Трудовая книжка колхозника
Образцы трудовой книжки колхозника и вкладыша к ней утверждены Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310. Данный нормативный акт действует и сейчас, являясь основным документом о трудовой деятельности членов колхозов.
Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 определяет трудовую книжку колхозника как документ, подтверждающий период работы члена колхоза, для включения этого периода в страховой стаж.
Таким образом, трудовая книжка колхозника, предъявляемая работником, принимается в целях подсчета его страхового стажа. Однако следует завести новую трудовую книжку согласно установленной форме.
5. Вкладыши в трудовые книжки
Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Вкладыш оформляется в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Он должен быть оформлен по правилам заполнения и ведения трудовой книжки и вшит в трудовую книжку. Пунктом 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривается проставление штампа "Выдан вкладыш" в трудовой книжке, с обязательным указанием на серию и номер вкладыша. Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника. Подробнее о порядке внесения во вкладыш сведений о работнике и их изменении см. п. п. 3 и 3.1 настоящего материала.
Без трудовой книжки, к которой он выдан, вкладыш недействителен.
6. Уполномоченные организации на изготовление и обеспечение работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей в них
Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н был утвержден Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.
Организацией, которой поручено изготовление бланков по единому образцу, является объединение "Гознак". Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей в них другими предприятиями не предусмотрено.
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н) устанавливает, что работодатели обеспечиваются бланками на платной основе на основании договора, заключенного с объединением "Гознак" (изготовитель) или распространителем, который отвечает требованиям, установленным изготовителем.
ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
1. Ведение трудовых книжек работодателем - юридическим лицом >>>
2. Ведение трудовых книжек по договору аутсорсинга >>>
3. Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем >>>
4. Ведение трудовых книжек работодателем - физическим лицом >>>
5. Назначение лица, ответственного за ведение трудовых книжек >>>
6. Учет и хранение трудовых книжек >>>
1. Ведение трудовых книжек работодателем - юридическим лицом
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями, не вправе вести трудовые книжки на своих работников (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
На работодателя возлагается обязанность по учету и хранению трудовых книжек как бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).
Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них гл. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено ведение:
- приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы данных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык Российской Федерации (русский язык, ст. 68 Конституции Российской Федерации). Если в республике установлен свой государственный язык, то трудовая книжка может вестись на двух языках одновременно.
Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек предусмотрен перечень сведений, вносимых в трудовую книжку работника. К ним относятся сведения (ч. ч. 4, 5 ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, 10, 21, 22, 23 Правил, п. 3.1 Инструкции по заполнению):
- о работнике;
- о выполняемой работе;
- о переводе на другую постоянную работу;
- об увольнении работника с основанием прекращения трудового договора;
- о награждении за успехи в работе;
- о квалификации;
- о разряде (класс, категория);
- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации;
- о времени военной и иной службы;
- о периодах, не включаемых в непрерывный трудовой стаж;
- о восстановлении непрерывного трудового стажа;
- о работе по совместительству (по желанию работника).
Не вносятся в трудовую книжку сведения о взысканиях, применяемых к работнику, за исключением дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
Каждая внесенная запись в трудовую книжку должна быть продублирована в личной карточке работника по унифицированной форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
См. образец заполнения личной карточки.
Трудовые книжки заполняются в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
На работника, работающего по совместительству (внешнему или внутреннему), ведение трудовой книжки не предусмотрено. Запись о такой работе может быть внесена только по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этого необходимо:
- желание работника (законом не установлена форма волеизъявления - письменная или устная);
- предоставление документа, подтверждающего работу по совместительству.
См. образец заполнения трудовой книжки.
Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлен перечень сведений, относящийся к награждению (поощрению) в организации (на предприятии), которые также подлежат внесению в трудовую книжку работника. Исключение составляют премии, выплачивающиеся на регулярной основе или предусмотренные системой оплаты труда.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек также установлен порядок внесения исправлений в трудовую книжку работника.
Исправление неправильной или неточной записи может быть произведено по месту работы, где была внесена соответствующая запись, или по новому месту работы (на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку).
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления записи, за исключением следующих случаев:
- если имеется судебное решение;
- если установление факта работы, сведений о профессии (должности), периоде работы может быть основано на свидетельских показаниях (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Запись исправляется путем признания ее недействительной и внесения правильной записи (п. 30 Правил). Зачеркивание записей не допускается.
См. образец заполнения трудовой книжки.
Пункт 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек определяет порядок оформления дубликата трудовой книжки. По общему правилу он оформляется работодателем по последнему месту работы в случае, если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность (обгорела, порвалась и т.п.).
В случае прекращения трудового договора запись об увольнении работника должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона (п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек). После внесения записи об увольнении ее необходимо заверить подписью, печатью работодателя, а также подписью самого работника. Надлежащим образом заполненная трудовая книжка выдается работнику в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При выдаче трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату в размере затрат на ее приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
2. Ведение трудовых книжек по договору аутсорсинга
Трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена на работодателя (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Возложение на стороннюю организацию функций, касающихся работы с трудовыми книжками, не предусмотрено трудовым законодательством. Поэтому, если работодатель передает функции по ведению и хранению трудовых книжек в стороннюю организацию, административная ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за возможное нарушение норм трудового законодательства будет применена к работодателю, с которым работник заключил трудовой договор.
3. Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем
Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то он обязан вести трудовые книжки на каждого работника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Порядок их ведения устанавливается Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, в том числе Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Подробнее о ведении трудовых книжек см. п. 1 настоящего материала.
В своем письме Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 N 5140-17 сообщает, что работодателю - индивидуальному предпринимателю следует внести записи в трудовые книжки работников, принятых на работу до вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ, обязывающего работодателей вести трудовые книжки. Однако данное письмо носит рекомендательный характер, поэтому его положения необязательны для исполнения.
Ситуация из практики. Обязан ли работодатель - индивидуальный предприниматель заверить печатью внесенную в трудовую книжку запись об увольнении?
Гражданский кодекс РФ, а также Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Поэтому вопрос об изготовлении и использовании печати индивидуальный предприниматель вправе решить самостоятельно (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390).
Однако без печати индивидуальный предприниматель не сможет выполнить требование п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены подписью и печатью работодателя.
Следовательно, индивидуальный предприниматель обязан выполнить требование указанной нормы.
Отсутствие печати после записи об увольнении, вероятно, повлечет для работника проблемы в дальнейшем. В частности, период, не заверенный надлежащим образом, может быть не учтен на следующем месте работы при подсчете страхового стажа для определения размера пособия по временной нетрудоспособности (п. 24 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).
4. Ведение трудовых книжек работодателем - физическим лицом
Работодатель - физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
5. Назначение лица, ответственного за ведение трудовых книжек
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При необходимости ответственность за работу с трудовыми книжками может быть возложена на уполномоченное лицо.
При назначении работника ответственным работодатель издает приказ (распоряжение), в котором указывает ФИО работника, его должность, а также ответственность, возложенную на работника. Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.
См. образец составления приказа.
6. Учет и хранение трудовых книжек
Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги, обязательные для ведения работодателем:
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серию и номер;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:
- в кадровой службе организации;
- в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.
Данная книга ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.
В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
См. образец составления заявки.
Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.
См. образец составления акта.
Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Невостребованные подлинные личные документы, к которым относятся и трудовые книжки, хранятся 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).
См. образец заполнения книги учета.
Ситуация из практики. После приема на работу новый кадровик обнаружил, что в организации не ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать?
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета) должен вести каждый работодатель. Исключение составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, абз. 3 п. 3, п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Следовательно, если в организации не ведется книга учета, то ее необходимо завести.
Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
См. образец заполнения книги учета.
Прежде чем завести книгу учета, рекомендуем новому кадровому работнику направить руководителю организации докладную записку с указанием:
1) факта отсутствия книги учета;
2) рисков и последствий, к которым может привести выявление данного факта, например, в случае проверки;
3) своих действий, направленных на устранение нарушения трудового законодательства.
См. образец составления докладной записки.
Докладную записку нужно составить для того, чтобы впоследствии избежать необоснованного привлечения к дисциплинарной ответственности за ненадлежащий (неполный) учет трудовых книжек. Ведь по ч. 1 ст. 192 ТК РФ работник может быть наказан за нарушения, которые допущены им, а не третьими лицами.
Дисциплинарное взыскание может быть применено при соблюдении следующих условий:
- на работника трудовым договором возложены обязанности по работе с трудовыми книжками, включая их учет (абз. 2 ч. 2 ст. 21 ТК РФ);
- работодатель издал приказ о назначении этого работника ответственным за работу с трудовыми книжками (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- работник ненадлежащим образом исполняет возложенные на него трудовые обязанности (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), а именно осуществляет неполный учет трудовых книжек. Такое нарушение может быть выявлено в ходе проверки путем сравнения приказов о приеме на работу и сведений, внесенных в книгу учета трудовых книжек.
Однако при наличии свидетельства (докладной записки) о том, что нарушение допущено не этим работником, его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности. Кадровик может отвечать только за те нарушения, которые допущены им с момента назначения ответственным за работу с трудовыми книжками.
Далее нужно завести книгу учета в следующем порядке.
1. Приобретите или изготовьте самостоятельно книгу учета по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
2. Подготовьте книгу учета к заполнению.
Укажите на первой странице фактическую дату начала ведения книги учета.
Затем пронумеруйте страницы книги учета, прошнуруйте ее прочными нитками и заверьте подписью руководителя организации (абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
После этого концы нитей на оборотной стороне книги учета необходимо скрепить сургучной печатью или пломбой, которые можно приобрести в канцелярских магазинах и на почте. Указанными Правилами не установлены требования к оттиску сургучной печати или виду пломбы.
Важно! Использовать вместо сургучной печати или пломбы бумажную наклейку с печатью работодателя нельзя, так как абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает такой вариант скрепления книги учета.
3. Заполните книгу учета.
Внесите в нее сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации, включая те, которые принадлежат уже уволенным, но не забравшим их работникам.
При внесении записей в книгу учета необходимо соблюдать хронологический порядок, т.е. первыми следует указывать сведения о трудовой книжке работника, который был принят на работу раньше всех.
Важно! Если новый кадровик не принимал трудовую книжку работника и не делал в ней записей, то заполнять графу 10 напротив фамилии такого работника не следует.
См. также:
Консультация эксперта: Можно ли завести трудовую книжку на бланке, предоставленном работником, если у работодателя закончились бланки трудовых книжек?
ОСОБЕННОСТИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ
1. Наличие трудовой книжки у иностранного работника >>>
2. Оформление трудовой книжки иностранному работнику >>>
На территории Российской Федерации в настоящее время действительны только трудовые книжки установленных уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти образцов. Подробнее об этом см. п. п. 1, 2, 3, 4, 5 настоящего материала.
Трудовые книжки по форме, утвержденной законодательством другого государства, не могут вестись работодателем на работников организации, расположенной на территории Российской Федерации.
1. Наличие трудовой книжки у иностранного работника
Иностранный работник при приеме на работу может предъявить трудовую книжку ранее установленного образца (утв. в 1938 г., 1973 г. или 2003 г.), что позволяет работнику кадровой службы принять данную книжку и продолжить ее заполнение. Подробнее об образцах трудовых книжек см. п. п. 1, 2, 3, 4, 5 настоящего материала.
2. Оформление трудовой книжки иностранному работнику
Согласно ч. 4, 5 ст. 65 ТК РФ при отсутствии у иностранного работника трудовой книжки по установленной форме (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) либо по ранее утвержденному образцу, действительному в настоящее время, ему оформляется трудовая книжка в следующих случаях:
- если трудовой договор заключается впервые;
- если старая трудовая книжка была утеряна (повреждена и пр.). В данном случае необходимо заявление от работника с указанием причин отсутствия трудовой книжки. Подробнее об этом см. раздел "Сведения, вносимые в трудовые книжки" настоящего материала.
СВЕДЕНИЯ, ВНОСИМЫЕ В ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
1. Сведения, не подлежащие внесению в трудовые книжки >>>
2. Общие положения по заполнению трудовых книжек >>>
3. Порядок внесения сведений о работнике >>>
3.1. Порядок внесения изменений в сведения о работнике >>>
4. Порядок внесения сведений о работодателе >>>
4.1. Порядок внесения изменений в сведения о работодателе >>>
5. Порядок внесения сведений о приеме на работу >>>
5.1. Порядок внесения сведений о приеме на работу по совместительству >>>
5.2. Порядок внесения сведений о приеме на работу с вахтовым методом >>>
6. Порядок внесения сведений об изменениях в процессе трудовой деятельности работника >>>
6.1. Порядок внесения сведений об изменении условий трудового договора >>>
6.2. Порядок внесения записи о переводе на другую должность >>>
6.3. Порядок внесения записи о переводе в другое структурное подразделение >>>
6.4. Порядок внесения записи о переименовании должности >>>
6.5. Порядок внесения записи о присвоении нового разряда >>>
6.6. Порядок внесения записи об установлении иной квалификации >>>
6.7. Порядок внесения записи о совмещении профессий >>>
6.8. Порядок внесения записи о расширении зон обслуживания или увеличении объема работ >>>
6.9. Порядок внесения записи об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника >>>
7. Порядок внесения сведений о награждении >>>
8. Внесение сведений о взысканиях >>>
9. Порядок внесения сведений о прекращении трудового договора >>>
9.1. Порядок внесения сведений об увольнении по соглашению сторон >>>
9.2. Порядок внесения сведений об увольнении по истечении срока трудового договора >>>
9.3. Порядок внесения сведений об увольнении по собственному желанию >>>
9.4. Порядок внесения сведений об увольнении по инициативе работодателя >>>
9.5. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с переводом к другому работодателю или переходом на выборную работу (должность) >>>
9.6. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с отказом работника от продолжения работы по причине смены собственника имущества организации, изменения подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизации >>>
9.7. Порядок внесения сведений об увольнении при отказе работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора >>>
9.8. Порядок внесения сведений об увольнении при отказе работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо при отсутствии у работодателя соответствующей работы >>>
9.9. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем >>>
9.10. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с обстоятельствами, не зависящими от воли сторон >>>
9.11. Порядок внесения сведений об увольнении при нарушении установленных законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы >>>
9.12. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с ликвидацией организации либо прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем >>>
9.13. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации (индивидуального предпринимателя) >>>
9.14. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации >>>
9.15. Порядок внесения сведений об увольнении в связи со сменой собственника имущества организации >>>
9.16. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей >>>
9.17. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей >>>
9.18. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности >>>
9.19. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с совершением работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка >>>
9.20. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с принятием необоснованного решения руководителя организации, его заместителями, главным бухгалтером >>>
9.21. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с однократным грубым нарушением руководителем организации, его заместителями своих трудовых обязанностей >>>
9.22. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с представлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора >>>
9.23. Порядок внесения сведений об увольнении в соответствии с условиями трудового договора с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации >>>
9.24. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную службу >>>
9.25. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда >>>
9.26. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с неизбранием на должность >>>
9.27. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу >>>
9.28. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением >>>
9.29. Порядок внесения сведений об увольнении в связи со смертью работника, а также признанием судом работника умершим или безвестно отсутствующим >>>
9.30. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений >>>
9.31. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с дисквалификацией или иным административным наказанием, исключающим возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору >>>
9.32. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с истечением срока действия, приостановлением действия на срок более двух месяцев или лишением работника специального права, если это влечет за собой невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору >>>
9.33. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с прекращением допуска к государственной тайне >>>
9.34. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с отменой решения суда или отменой (признанием незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе >>>
9.35. Порядок внесения сведений об увольнении в связи с приведением общего количества работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствие с допустимой долей таких работников >>>
9.36. Порядок внесения сведений об увольнении педагогического работника >>>
9.37. Порядок внесения сведений об увольнении спортсмена >>>
9.38. Порядок внесения сведений об увольнении руководителя организации >>>
9.39. Порядок внесения сведений об увольнении надомника >>>
9.40. Порядок внесения сведений об увольнении работника религиозной организации >>>
9.41. Порядок внесения сведений об увольнении совместителя >>>
9.42. Порядок внесения сведений об аннулировании трудового договора >>>
9.43. Порядок внесения сведений об увольнении по основаниям, предусмотренным в федеральных законах >>>
10. Порядок внесения сведений о восстановлении на работе >>>
10.1. Порядок внесения сведений в дубликат трудовой книжки при восстановлении на работе >>>
11. Порядок внесения сведений об отмене восстановления на работе >>>
12. Порядок внесения сведений о признании записи недействительной >>>
12.1. Признание записи недействительной, если организация, которая внесла неправильную запись, ликвидирована >>>
12.2. Признание записи недействительной, если наименование организации указано неправильно >>>
13. Порядок проставления оттиска печати >>>
В трудовые книжки работников вносятся сведения, указанные в нормах Трудового кодекса РФ и Правилах ведения и хранения трудовых книжек. К таким сведениям относятся (ч. 4, 5 ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек) сведения:
- о работнике;
- о выполняемой работе;
- о переводе на другую постоянную работу;
- об увольнении работника с основанием прекращения трудового договора;
- о награждении за успехи в работе;
- о квалификации;
- о работе по совместительству (по желанию работника).
1. Сведения, не подлежащие внесению в трудовые книжки
В трудовые книжки работников не вносятся сведения, не указанные в Трудовом кодексе РФ, Правилах ведения и хранения трудовых книжек или Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также информация о взысканиях, применяемых к работнику, за исключением дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
2. Общие положения по заполнению трудовых книжек
Заполнение трудовой книжки и вкладыша в нее производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Записи во всех разделах трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. Цвет чернил (пасты, геля) может быть черного, синего или фиолетового цвета.
Даты во всех разделах трудовой книжки вносятся следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.01.2010).
В записях, вносимых в трудовую книжку, не допускается сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Подробнее об этом см. п. 12 настоящего материала.
3. Порядок внесения сведений о работнике
Сведения о работнике вносятся в его трудовую книжку в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Информация о работнике вносится в его трудовую книжку при оформлении титульного листа, который заполняется в случаях:
- оформления трудовой книжки при заключении трудового договора впервые;
- оформления новой трудовой книжки, если на работу принимается работник, который ее утерял, либо книжка была испорчена и пр.;
- оформления дубликата трудовой книжки;
- оформления вкладыша в трудовую книжку.
Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Заполнение и выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем не позднее 15 дней со дня обращения работника, а вкладыш оформляется по мере необходимости, если не осталось свободных листов в соответствующем разделе ("Сведения о работе", "Сведения о награждении, поощрении") или на внутренней стороне обложки не осталось свободного места. Подробнее об этом см. раздел "Дубликат трудовой книжки" настоящего материала.
Сведения о работнике в трудовую книжку вносятся без сокращений на основании документов, предоставляемых при заключении трудового договора (паспорта или иного документа, удостоверяющего личность), документов об образовании (диплом, аттестат или студенческий билет, справка, если уровень образования еще не завершен).
Записи на титульном листе трудовой книжки обязательно заверяются самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подписи удостоверяют подлинность внесенных сведений. Затем проставляется печать организации или кадровой службы.
Согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек даты во всех разделах трудовой книжки проставляются арабскими цифрами. Однако в связи со сложившейся практикой оформления документов дата заполнения трудовой книжки записывается смешанным буквенно-цифровым способом, поскольку в этой графе место для проставления числа обозначено кавычками и сокращенно указан год. Такое противоречие не урегулировано нормативно-правовыми актами, и работодатель не несет рисков при заполнении указанной графы одним из данных способов.
См. образец заполнения трудовой книжки.
3.1. Порядок внесения изменений в сведения о работнике
При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены (например, при заключении брака может измениться фамилия). Пунктами 2.3, 2.4 разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен порядок внесения изменений на первой странице трудовой книжки.
Изменения ФИО и даты рождения работника вносятся путем зачеркивания одной чертой прежних данных, а далее вписываются новые. Реквизиты документов, на основании которых производились изменения, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью и печатью работодателя (либо печатью кадровой службы).
См. образец заполнения трудовой книжки.
При отсутствии на первой странице трудовой книжки информации об образовании, профессии, специальности работника данные сведения вписываются в книжку. Если же данные изменились (например, было начальное профессиональное образование, а работник получил диплом о высшем профессиональном образовании или установлена вторая профессия), то необходимо их внести после имеющихся без зачеркивания.
Обратите внимание на то, что, если сведения о работнике при первичном заполнении титульного листа были внесены неверно, испорченный бланк необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил по ведению и хранению трудовых книжек). Инструкцией по заполнению не предусмотрено внесение исправлений в таком случае. Подробнее об уничтожении испорченных бланков см. п. 6 настоящего материала.
4. Порядок внесения сведений о работодателе
Сведения о работодателе вносятся в трудовую книжку в графу 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно указать полное и, при наличии, сокращенное наименование организации.
Запись о наименовании работодателя вносится ручкой или световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений и зачеркиваний (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
При этом порядковый номер записи не присваивается.
См. образец заполнения трудовой книжки.
Ситуация из практики. Вправе ли работодатель указать наименование организации в трудовой книжке путем проставления штампа?
Использование штампа при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании работодателя не регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Прямое указание на использование штампа работодателем предусмотрено лишь в одном случае - при выдаче вкладыша к трудовой книжке (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Однако п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек дает основания полагать, что работодатель вправе вносить сведения об организации путем проставления штампа.
Во-первых, упомянутый пункт не содержит ограничений на применение каких-либо других средств внесения записей в трудовую книжку, кроме ручек.
Во-вторых, указание на необходимость применять при заполнении трудовых книжек световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета позволяет говорить о праве работодателя использовать их при внесении сведений об организации посредством не только ручки, но и штампа, заправленного такими чернилами.
Таким образом, внесение сведений о работодателе путем проставления штампа с использованием чернил не будет противоречить Инструкции по заполнению трудовых книжек при условии, что штамп согласно п. 3.1 указанной Инструкции содержит полное и сокращенное наименование организации.
4.1. Порядок внесения изменений в сведения о работодателе
Если наименование работодателя поменялось, то данный факт необходимо отразить в трудовых книжках работников.
Процедура внесения записи о переименовании заключается в следующем (п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
- запись должна быть сделана отдельной строкой;
- запись с указанием даты производится в графе 3 раздела "Сведения о работе";
- основание переименования (приказ или иное решение, дата, номер) указывается в графе 4 раздела "Сведения о работе".
Важно! Не нужно нумеровать запись о переименовании работодателя, поскольку это не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Дату изменения укажите в тексте, а не в графе 2.
См. образец заполнения трудовой книжки.
Организация (работодатель) может быть реорганизована (в форме слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования (ч. 5 ст. 75 ТК РФ)).
Инструкция по заполнению трудовых книжек не устанавливает порядок внесения подобной записи, однако ее следует внести.
Такая запись нужна для того, чтобы все сведения в трудовой книжке соответствовали друг другу. В противном случае появится расхождение в сведениях о работодателе, указанных при приеме на работу и в конце записей (на оттиске печати при увольнении).
Представляется, что при внесении записи о реорганизации нужно применять правила п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
См. образец заполнения трудовой книжки.
Если после реорганизации работник переводится на другую должность, то делается соответствующая запись о переводе.
См. образец заполнения трудовой книжки.
5. Порядок внесения сведений о приеме на работу
После внесения сведений о работодателе в трудовой книжке делается запись о приеме на работу. Данная запись производится на основании соответствующего приказа по унифицированной форме N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
Порядок внесения сведений о работе определен разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
См. образец заполнения трудовой книжки.
Следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку работника вносятся не все условия и сведения, указанные в приказе о приеме на работу, а только структурное подразделение (если условие о нем было включено в трудовой договор), наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу. Иные условия, в том числе об испытательном сроке, а также характер работы не указываются в трудовой книжке.
5.1. Порядок внесения сведений о приеме на работу по совместительству
|
