СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(ВНИИДАД)
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА
Москва 2011
Составители:
сотрудники ВНИИДАД канд. ист. наук И.В.Волкова (руководитель темы), составители: канд.ист.наук И.А.Дегтярева (отв. исполнитель), канд.ист.наук З.П.Иноземцева.
В подготовке материалов принимали также участие М.П.Дьячкова, канд.ист.наук С.Л.Макарова, Я.Ю.Самборский.
Методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера, содержат специальные разъяснения действующих нормативных требований, связанных, в том числе, с правовой регламентацией доступа к информации персонального характера. Дана характеристика запросов социально-правового характера в соответствии с их тематикой, сформулированы положения об ответственности работников архивов за соблюдение сроков и качество исполнения запросов, их оформление. Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан.
Рекомендации рассчитаны на работников федеральных государственных архивов, архивных органов и государственных архивов субъектов Российской Федерации. Они могут быть использованы также работниками муниципальных архивов, архивов организаций при исполнении ими запросов социально-правового характера.
СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
Введение 5
Глава 1. Нормативное правовое и методическое обеспечение
работы по исполнению запросов социально-правового характера 17
1.1.Основные нормативные правовые и методические докумен-
ты 17
1.2. Специфика использования конфиденциальных персональ-
ных данных 20
Глава 2. Организация и методика работы 22
Глава 3. Особенности исполнения отдельных тематических 49
групп запросов социально-правового характера
3.1. Исполнение запросов о гражданском состоянии 50
3.2. Исполнение запросов об образовании 54
3.3. Исполнение запросов о трудовой деятельности 60
3.3.1. Исполнение запросов о трудовом стаже 61
3.3.2. Исполнение запросов о льготном трудовом стаже 73
3.3.3. Исполнение запросов о заработной плате 84
3.3.4. Исполнение запросов о несчастном случае на производ-
стве (в том числе об авариях, катастрофах) 97
3.4. Исполнение запросов о военной службе 98
3.5. Исполнение запросов об участии в Великой Отечествен-
ной войне 1941-1945 гг. 102
3.5.1. Исполнение запросов о пребывании в плену и
на принудительных работах в Германии и оккупированных
странах в годы Великой Отечественной войны 1941-
1945 гг. 105
3.5.2. Исполнение запросов об эвакуации в годы Великой Оте-
чественной войны 1941-1945 гг. 108
3.5.3. Исполнение запросов о партизанском движении в годы
Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. 112
3.6. Исполнение запросов о награждении 113
3.7. Исполнение запросов об опекунстве, попечительстве
пребывании в детских учреждениях интернатного типа 125
3.8.Исполнение запросов об имущественных правах 126
3.9.Исполнение запросов об уголовно-процессуальных дейст-
виях, о репрессиях 128
Глава 4. Ответственность и контроль 133
Приложения 139
Список источников и литературы 258
ВВЕДЕНИЕ
Российская Федерация - социальное государство, где обеспечивается «государственная поддержка семьи, материнства, отцовства и детства, инвалидов и пожилых граждан, развивается система социальных служб, устанавливаются государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты» 1.
Согласно Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени2. Реализуя свои права, граждане обращаются с запросами в государственные архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально - правового обеспечения. На основании Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархив), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290, организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива3. В нормативных актах, регулирующих деятельность всех государственных федеральных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации, закреплена функция по исполнению запросов социально-правового характера, которая в свете действующих законодательных и нормативных правовых документов рассматривается как одна из составляющих государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов»4.
Деятельность в сфере социальной защиты граждан, оказание помощи конкретным людям в решении жизненно важных вопросов их социальной поддержки в значительной мере определяют место и роль, престиж архивной службы в гражданском обществе. Согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации»5 архивные учреждения на правах организаций, имеющих соответствующие архивные документы, обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации 6.
Постоянный рост запросов социально-правового характера, поступающих в государственные архивы, наблюдаемый с начала 1990-х гг., обусловлен увеличением объема документов по личному составу, поступивших на хранение в государственные архивы от ликвидированных и реорганизованных организаций и предприятий, а также внесением в этот период многих изменений и дополнений в нормы действующего законодательства по вопросам социального обеспечения и возникшей необходимостью представления в органы социального обеспечения дополнительных справок, подтверждающих право гражданина на те или иные социальные льготы и компенсации.
Тематика запросов социально-правового характера, исполняемых государственными архивами, охватывает вопросы: о гражданском состоянии, подтверждении трудового стажа, размерах заработной платы, прохождении службы в Вооруженных силах, участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и других военных конфликтах, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, получении образования, опекунстве, патронировании, о репрессиях, депортации, насильственном выселении, пребывании в концлагерях, о подтверждении имущественных и других прав.
К группе запросов социально - правового характера относятся исключительно те запросы по названной тематике, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином государственных социальных льгот. Информация, необходимая для исполнения запросов социально-правового характера, содержится в документах официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности человека как гражданина общества. В их числе: акты гражданского состояния, дипломы и свидетельства об образовании, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, состоянии здоровья, военной службе, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его право на соответствующее государственное социальное обеспечение.
По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией. Так, согласно законодательно установленным нормам и правилам в течение 75 - лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе. В государственные архивы принимается небольшая часть названных документов, имеющих научную и историческую ценность7. В частности, в состав Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение подлежат включению документы лиц, только «имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания»8.
В полном объеме документы по личному составу и другие виды документов, содержащих персонифицированную информацию, поступали и поступают в государственные архивы в особых случаях: при отсутствии правопреемников у ликвидируемой организации, изменении административно-территориального деления; ликвидации кооперативно-колхозной собственности и преобразовании колхозов в совхозы, преобразованиях в структуре государственного управления. Записи актов гражданского состояния (актовые книги) и метрические записи также имеются далеко не во всех архивах, поскольку они должны передаваться органами ЗАГСа на постоянное хранение в государственные архивы по истечении 100 лет со дня их составления9.
В государственных архивах субъектов Российской Федерации практически не хранятся документы организаций и учреждений военных ведомств. Соответствующие запросы исполняются, как правило, в РГАВМФ и РГВА.
В связи с неполным составом сохранившихся документов по личному составу, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера, нередко возникает необходимость обращения к организационно-распорядительным, информационным и другим группам документов.
Единые методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера в этих условиях исключительно востребованы. Тем более, что положения действующих нормативных правовых и методических документов в части проведения работ по исполнению запросов социального характера носят в значительной мере общий характер и требуют детализации.
Методические разработки архивных учреждений содержат разночтения. В них остаются нерешенными вопросы терминологического характера, организации и методики исполнения запросов социально-правового характера разной степени сложности с учетом специфики поиска запрашиваемых заявителем сведений.
Настоящие методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера, содержат специальные разъяснения действующих нормативных требований, что должно способствовать устранению имеющей место несогласованности действий в организации и методике работы по исполнению запросов.
Положения Методических рекомендаций учитывают требования правовых нормативных актов, регулирующих правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. В них учтен современный опыт работы архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера, использована методическая литература, в которой освещены вопросы определения исторической и научной ценности документов по личному составу, их отбора на государственное хранение10, частично - исполнения запросов социально-правового характера11.
В рекомендациях использованы также результаты научно-исследовательской работы, выполненной ВНИИДАД, федеральными государственными архивами и государственными архивами субъектов Российской Федерации в процессе подготовки справочного пособия «Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации (1917-1991 гг.)»12.
Настоящие Методические рекомендации рассчитаны на работников федеральных государственных архивов, архивных органов и государственных архивов субъектов Российской Федерации. Они могут быть использованы также работниками муниципальных архивов, архивов организаций при исполнении ими запросов социально-правового характера.
При подготовке Методических рекомендаций был использован значительный практический опыт государственных архивов-соисполнителей, за что составители выражают им свою признательность и благодарность. В числе соисполнителей: федеральные государственные архивы - Государственный архив Российской Федерации, Российский гоударственный архив экономики, Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный военный архив, Российский государственный архив Военно-морского флота, Российский государственный архив социально-политической истории; государственные архивы субъектов Российской Федерации - Государственный архив Республики Марий Эл, Марийский республиканский центр хранения документов по личному составу, Центральный государственный архив Республики Мордовия, Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия, Национальный архив Республики Татарстан, Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан, Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан, Центральный государственный архив Удмуртской Республики, Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики, Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики; Архив документов по личному составу Краснодарского края; Государственный архив Волгоградской области, Центр документации новешей истории Волгоградской области, Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области, Государственный архив Вологодской области, Вологодский областной архив новейшей политической истории, Объединенный межведомственный архив Вологодской области, Областной архив по личному составу Вологодской области, Государственный архив Кировской области, Государственный архив социально-политической истории Кировской области, Государственный архив документов по личному составу Кировской области, Государственный архив Курской области, Государственный архив общественно-политической истории Курской области, Государственный архив документов по личному составу Курской области, Главархив Москвы, Центральный архив Нижегородской области, Государственный общественно-политический архив Нижегородской области, Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Нижегородской области, Государственный архив специальной документации Нижегородской области, Государственный архив Нижегородской области в г. Арзамасе, Государственный архив Нижегородской области в г. Балахне, Государственный архив Новгородской области, Государственный архив новейшей истории Новгородской области, Государственный архив социально-правовой документации Новгородской области, Государственный архив Оренбургской области, Центр документации новейшей истории Оренбургской области, Государственный архив Псковской области, Государственный архив новейшей истории Псковской области, Архив документов по личному составу Псковской области, Государственный архив в г. Великие Луки, Государственный архив Самарской области, Самарский областной государственный архив социально-политической истории, Самарский областной государственный архив документов по личному составу, Центральный государственный архив Санкт-Петербурга, Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга, Центральный государственный архив документов по личному составу Санкт-Петербурга, Государственный архив Саратовской области, Государственный архив новейшей истории Саратовской области, Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе, Государственный архив Свердловской области, Центр документации общественных организаций Свердловской области, Государственный архив документов по личному составу Свердловской области, Государственный архив административных органов Свердловской области, Государственный архив Тверской области, Тверской центр документации новейшей истории, Государственный архив Томской области, Центр документации новейшей истории Томской области, Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.
Составители пособия: к.и.н. И.В. Волкова (руководитель темы), составители к.и.н. И.А.Дегтярева (отв. составитель), к.и.н. З.П.Иноземцева.
Основные понятия, используемые в Методических рекомендациях
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства13.
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения14;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке15;
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена16;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой17;
временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами18;
временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона19;
государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов20;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению21;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем22;
запросы социально-правового характера – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации23;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме24;
конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания25;
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)26;
пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации27;
постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное)28;
субъект персональных данных – см. определение термина «персональные данные».
|
