Памятка по исполнению социально- правовых запросов в гу цдоосо екатеринбург
Скачать 0.54 Mb.
|
Управление архивами Свердловской области Государственное учреждение Центр документации общественных организаций Свердловской области (ГУ ЦДООСО) Памяткапо исполнению социально- правовых запросов в ГУ ЦДООСО Екатеринбург 2007 Оглавление
УТВЕРЖДАЮ Директор ОГУ ЦДООСО _______________С.Ю. Бурдов ״ ״ ___________2007 г. Введение Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспе-чения их прав и законных интересов. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:
- запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответ-ствии с законодательством Российской Федерации и международными обяза-тельствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера). Наиболее многочисленную и значимую группу составляют запросы соци-ально-правового характера (СПЗ), необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. Основная масса запросов социально-правового характера заключается в подтверждении стажа работы в партийных и комсомольских органах – горкомах, райкомах КПСС, парткомах с правами райкомов, издательстве ״Уральский рабочий״, обществе ״Знание״, учебы в СВПШ (ныне УРАГС), а так же сведений о начислении заработной платы этой категории работников. Много поступает запросов о подтверждении получения наград и званий. Исполнение большого количества запросов требует четкой организации рабо-ты Центра документации по исполнению СПЗ, наличия качественного научно-спра-вочного аппарата, профессиональных навыков у сотрудников, занимающихся ис-полнением социально-правовых запросов. Целью настоящей работы, направленной на выполнение запросов социально - правового характера в ГУ ЦДООСО, является усовершенствование поиска необхо-димых сведений с адаптированным использованием ״Рекомендаций по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально–правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации״ (М., 2005), выхода новых ״Правил организации хранения, комплектования, учета и использования до-кументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук״ (М., 2007), рекомендаций отделения Пенсионного фон-да по Свердловской области, вновь поступивших в 2006 году в ГУ ЦДООСО фон-дов обкомов профсоюзов Свердловской области. Часто встречающиеся (однотипные) запросы должны иметь стандартную форму ответов, предлагаемую в Памятке, что дает возможность использовать шаблоны бланков и формулировок, в которые работник Центра документации вносит лишь необходимые личные данные запрашиваемого. Такая унификация способствует более оперативному исполнению запросов граждан. Данная Памятка подготовлена на основе предыдущих разработок ЦДООСО: Инструкции по исполнению запросов социально-правового характера в ЦДООСО (1997) и Памятки по исполнению социально-правовых запросов в ГУ ЦДООСО (2000). 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.Работа по исполнению запросов социально-правового характера в Цент- ре документации строится в соответствии с требованиями Конституции Россий-ской Федерации, ФЗ от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ״Об архивном деле РФ״, ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ ״Об информации, информационных техноло-гиях и о защите информации״, ФЗ от 12 июля 2006 г. №152-ФЗ ״О персональ-ных данных״, ФЗ от 02 мая 2006 года №59-ФЗ ״О порядке рассмотрения обращений граждан РФ״, раздела V ״Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук״, 2007, Рекомендаций по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально–правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации. М., 2005, а также в соответствии с приказами и распоряжениями директора Центра документации, перечнем ״Цены на работы и услуги, выполняемыми ГУ ЦДООСО на 01.03.2007 г.״ 1.2. Исполнением запросов в ГУ ЦДООСО занимаются члены рабочей группы по исполнению запросов социально–правового характера. Рабочая группа состоит из сотрудников основных структурных подразделений Центра документации. Состав рабочей группы ежегодно рассматривается и утверждается приказом директора ЦДООСО. 1.3. Рабочую группу по исполнению социально-правовых запросов возглавляют главный хранитель фондов и начальник отдела использования и публикации доку-ментов. 1.4. Директор и главный хранитель фондов ЦДООСО несут личную ответст-венность за организацию приема и исполнение запросов граждан. Данными долж-ностными лицами осуществляется контроль и оказывается консультационная помощь членам рабочей группы по предоставлению сведений по составу архивных фондов. 1.5. Заведующая канцелярией непосредственно отвечает за правильность учета и сроки исполнения запросов. 1.6. Каждый член рабочей группы несет персональную ответственность за ка-чество исполняемого запроса. 1.7.К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтвер-ждении трудового стажа, о заработной плате, о награждениях почетными грамота-ми ЦК КПСС, Совмина СССР, ВЦСПС, ЦК ВЛКСМ, ведомственными знаками о присвоении званий. 1.8. Срок исполнения запросов ЦДООСО не должен превышать 30 календар-ных дней, включая выходные и праздничные дни. С разрешения руководства архи-ва этот срок, при необходимости, может быть, продлен с обязательным уведомле-нием об этом пользователя. 1.8.1. Все ответы на запросы можно условно разделить на положительные, отрицательные и непрофильные. 1.8.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных доку-ментов, т. е. непрофильный, в течение 5 дней с момента его регистрации направ-ляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая рекомендация. 1.9. При организации исполнения запросов, применяются следующие понятия: архивная справка, архивная копия, архивная выписка, которые составляются при положительным ответе и документально подтверждают всё или большую часть запрашиваемых сведений. 1.9.1. Архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена; 1.9.2. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке; 1.9.3. Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения; 1.10. Архивные справки выдаются на основании запросов учреждений, организаций, предприятий, граждан - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов. 1.11.Архивные справки могут выдаваться гражданам, как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой. 1.12. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку. 1.13. Запрос социально-правового характера исполняется архивом на безвозмездной основе. 1.14. В случае необходимости срочного исполнения (до 5, до 10, до 15 дней) социально-правового запроса, с заявителя взимается плата в соответствии с утверж-денным перечнем «Цены на работы и услуги, выполняемые Государственным учреждением Центр документации общественных организаций Свердловской области» от 01.03.2007 гг. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ. РЕГИСТРАЦИЯ ЗАПРОСОВ. 2.1. Запросы принимаются Центром документации при личном обращении граждан, по почте, в том числе по электронной, по факсу. 2.2. Прием посетителей по социально-правовым запросам Центра документации осуществляет заведующая канцелярией. 2.3.Полученный запрос проверяется по контрольной картотеке на повторность с целью установления, не выдавалась ли раньше справка о данном лице. 2.4. На повторный запрос составляется новая карточка. 2.5. Все заявления граждан и запросы учреждений (предприятий и организаций), регистрируются в "Книге регистрации запросов и ответов на них", которая ведется по определенной форме. 2.6. На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, где указывается входящий N и дата поступления заявления. 2.7. После регистрации запросов заведующая канцелярией передает поступившие документы на рассмотрение директору Центра документации для визирования и распределения их между членами рабочей группы. 2.8. При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, гражданину или организации направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. С запроса, присланного по факсу, снимается копия, которая регистрируется в установленном порядке. 2.9. Для оформления заявления посетители предоставляют следующие документы: паспорт или другой удостоверяющий личность документ; ксерокопию трудой книжки, удостоверение к награде или его ксерокопию. 2.10. При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложения в нем всех необходимых для поиска данных. При этом необходимо, чтобы в заявлении были указаны: фамилия (в случае изменения фамилии указывается фамилия на момент запрашиваемых сведений), имя, отчество, домашний адрес заявителя, контактный телефон, а также точно и полно должно указываться содержание запроса. Если это заявление о предоставлении сведений о стаже работы и заработной плате, то указывается точное название учреждения, годы работы (на момент работы), в каком структурном подразделении и в какой должности работал заявитель (указываются все перемещения за запрашиваемый период). В запросе о награждении необходимо также точно указывать дату награждения. 2.11. При отсутствии в письменном запросе необходимых сведений для соста-вления справки, заявителю отправляется письмо с просьбой сообщить дополнительные данные по запросу. 2.12. Если посетителю требуются сведения по материалам, которые на хранение в ЦДООСО не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив необходимо обратиться. 2.13. В целях контроля за ходом исполнения запросов и облегчения нахождения выданных ранее архивных справок на каждый поступивший запрос заполняется "Карточка учета исполнения запросов" в базе данных "Учет запросов", в которой указывается N запроса по книге регистрации, дата поступления запроса и его отправки, характер ответа, поисковые данные, ФИО заявителя, его домашний адрес, фамилия исполнителя. 2.14. При исполнении запросов, содержащих отрицательный ответ, составляются письма с сообщениями о том, что запрашиваемые сведения в документах ГУ ЦДООСО не выявлены. 2.15. Архивные справки составляются на все документы, имеющиеся в архиве и отвечающие вопросу заявления. В первую очередь просматриваются документы, прямо относящиеся к вопросу заявления: постановления, распоряжения по личному составу, лицевые счета и т.д. 2.16. Исполнитель по описям выписывает архивные шифры нужных дел и заполняет требование – лист выдачи документальных материалов исследователю. После получения дел из хранилища, исполнитель расписывается за их получение в журнале выдачи дел сотрудникам, просматривает выданные документы, ставит отметку в листе использования дела о работе с ним. После окончания работы дела сдаются в хранилище под роспись заведующего архивохранилищем. 2.17. Архивные справки составляются на основании подлинных документов или заверенных копий. 2.18. При отсутствии в ЦДООСО архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Если местонахождение запрашиваемых документов известно, запрос пересылается по назначению, с одновременным сообщением об этом заявителю. 3. СОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК ПО ВИДАМ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА, ПОСТУПАЮЩИХ В ЦДООСО. 3.1. Социально-правовые запросы, поступающие в ЦДООСО, можно разделить на 3 вида: - запросы о заработной плате; - запросы о подтверждении трудового стажа; - запросы о награждении и присвоении званий. 3.2. Исполнение запросов начинается с внимательного изучения заявления и определения фондов, к которым нужно обратиться. Для правильной организации и облегчения работы по составлению справок рекомендуется использовать весь комплекс научно-справочного аппарата ЦДООСО: - Краткий справочник по фондам ЦДООСО, 2007; - БД ״Картотека членов КПСС״, (с 1918 до 1991 гг.), БД ״Учетные карточки членов КПСС״ (1973-1991 гг.); - Описи дел; - Перечни вопросов, рассмотренных на бюро обкома, горкомов, райкомов и парткомов с правами райкомов КПСС; - Перечни вопросов, рассмотренных на бюро обкома ВЛКСМ. 3.2.1. Просматривается также список фондов обкомов профсоюзов Свердловской области, переданных в ГУ ЦДООСО в 2006 году или аналогичный раздел Краткого справочника по фондам ЦДООСО. 2007 г. (раздел 4, стр. 199). 3.3. Исполнитель при наведении архивных справок обязан выявить и использовать все имеющиеся в ЦДООСО документы. 3.4. Определив с помощью НСА архива фонд, по которому следует выявлять сведения, исполнитель приступает к просмотру описей. Необходимо помнить, что в партийный архив принимались личные дела ответственных партийных (номенклатурных) работников. Описи на личные дела составлялись отдельно, но в ряде случаев документация по личному составу включалась в опись вместе с общей документацией. Для составления ответов на отсутствующие сведения по запросам исполнитель просматривает нормативные документы и поступающую в ЦДООСО справочную литературу о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера. 3.5. Исполнение запросов о заработной плате. При просмотре описей следует обратить внимание на наличие в годовых разделах лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей на выдачу заработной платы. 3.5.1. При затруднениях в определении заработной платы по лицевому счету, следует проверить сведения по расчетно-платежным ведомостям. Освобожденные секретари (в некоторых случаях заместители секретарей) парткомов предприятий, совхозов, колхозов получали денежное вознаграждение (13 зарплата) в начале года за предыдущий год, поэтому сведения о выдаче ״13 зарплаты״ следует смотреть в лицевом счете за последующий год. 3.5.2. Следует учитывать, что на некоторых предприятиях, в учреждениях, совхозах, колхозах избирались секретари партийных и комсомольских организаций, которые фактически выполняли работу освобожденного секретаря, но из-за отсутствия ставки освобожденного секретаря получали заработную плату на предприятиях, а не в ГК, РК КПСС, ВЛКСМ. Поэтому за подтверждением зарплаты эти люди должны обращаться в ведомственные архивы или госархивы. 3.5.3. Премии сотрудникам ОК, ГК, РК партии выдавались по решениям секретариата ОК и бюро ГК, РК КПСС по отдельным ведомостям, которые в архив на хранение не сдавались. В случае отсутствия в лицевом счете сведений о премиях, их следует искать в протоколах секретариата ОК КПСС и протоколах заседаний бюро ГК, РК КПСС (смотри протоколы секретариата о премиях). 3.5.4. Лечебные пособия, а также материальные помощи в сумму заработка не входят. Если начислялась компенсация за отпуск, в справку её нужно включать за тот месяц, когда она выдавалась. Подсчет итогов за год не делается, т.е. справка должна содержать сведения согласно финансового документа. Сведения о месячной зарплате для справки берутся из графы ״Всего начислено״. 3.5.5. В фондах ГК, РК ВЛКСМ встречаются финансовые документы, представленные сметами, штатами и финансовыми отчетами. При отсутствии расчетно-платежных ведомостей и лицевых счетов необходимо просматривать финансовые отчеты, на обратной стороне которых имеется списочный состав работников с указанием месячной зарплаты. 3.5.6. Как правило, стипендия слушателей ВПШ, обучающихся очно, устанавливалась из получаемых должностных окладов (отдельным категориям из среднемесячного заработка), что не служит основанием для оценки периодов учебы в ВПШ в качестве работы, согласно нормам действующего пенсионного законодательства, в соответствии с которым периоды учебы не включаются в общий трудовой и страховой стаж при установлении трудовой пенсии в зависимости от того, был ли гражданин направлен на учебу, либо поступил на нее по собственной инициативе.
ный обкомы. С января 1963 по декабрь 1964 года сельские райкомы входили в производственные совхозно-колхозные управления. В ЦДООСО на них открыты новые фонды. В какое производственное совхозно-колхозное управление входил тот или иной райком, можно уточнить по протоколам бюро ОК КПСС за 1962 год. Лицевые счета или расчетно-платежные ведомости за 1963-1964 гг. находятся в этих фондах. 3.6. Исполнение запросов о подтверждении трудового стажа. 3.6.1. Справки о трудовом стаже граждан составляются по документам партийных и комсомольских органов учреждений, указанных в заявлении, и соответствующих вышестоящих партийных и комсомольских органов учреждений, а также партийных и комсомольских органов учреждений-преемников. 3.6.2. Основными документами, подтверждающими стаж работы, являются книги распоряжений (приказы), лицевые счета и расчетно-платежные ведомости, постановления партийного органа, личные (номенклатурные) дела. При отсутствии этих документов в качестве подтверждения трудового стажа могут быть приняты учетные карточки членов КПСС и ведомости уплаты партийных взносов. 3.6.3. При составлении архивной справки о трудовом стаже недопустимо просматривать документы только за годы поступления и увольнения заявителя. Необходимо обратить внимание на личное дело или учетную карточку коммуниста, при их отсутствии на лицевые счета или расчетно-платежные ведомости за все запрашиваемые годы, так как в противном случае, стаж заявителя может быть искусственно завышен. Заявитель в указанный период мог работать в разных должностях, а также неоднократно увольняться и вновь поступать на работу в это учреждение. 3.6.4. Для подтверждения трудового стажа секретаря и зав. отделами горкома, райкома КПСС (ВЛКСМ) необходимо просмотреть протоколы пленумов и конференций соответствующих партийных и комсомольских органов, т.к. данная категория работников утверждалась и освобождалась пленумами соответствующих горкомов и райкомов КПСС, ВЛКСМ. 3.6.5. Для подтверждения стажа работы остальных ответственных работников необходимо просмотреть протоколы заседаний бюро партийных, комсомольских органов. Как правило, дела по учету кадров на эту категорию работников имеются в обкоме, горкомах, райкомах КПСС, ВЛКСМ. 3.6.6. Освобожденные партийные работники относились к номенклатуре партийных и комсомольских органов: обкома, горкомов и райкомов. Сведения о трудовом стаже этих работников можно подтвердить, просмотрев протоколы заседаний бюро, где они утверждались или освобождались от должности. Также на них заполнялись документы, из которых формировались личные дела по учету кадров. Для уточнения хронологических рамок запрашиваемых сведений следует обращатьсяся к описям личных дел. Точная дата о приеме и увольнении определяется по лицевым счетам, личному делу, в расчетно-платежных ведомостях – по 1-й и 2-й половинам месяца. 3.6.7. Необходимо помнить, что в партийном делопроизводстве отсутствовал такой вид документов как "приказ" (кроме издательства "Уральский рабочий" и Свердловской высшей партийной школы), т.к. все должностные лица здесь назначались на должность постановлениями бюро партийных органов. Поэтому в архивных справках, составленным по документам ЦДООСО, употребляется в основном терминология, принятая в КПСС. В делах фондов партийных и комсомольских комитетов нет приказов, их заменяют книги распоряжений, соответствующие приказам по личному составу. 3.6.8. Следует отметить, что книги распоряжений в партийном делопроизводстве, как правило, велись в течение нескольких лет и в опись внесены или по последнему году – году завершения, или по первому году – году заведения литерным делом, но сведения об этом в описях часто отсутствуют, поэтому необходимо просматривать все годовые разделы описей. 3.6.9. Трудовой стаж техническому персоналу можно подтвердить по книге распоряжений; при её отсутствии по расчетно-платежным ведомостям или лицевым счетам. 3.6.10. Если комсомольский работник переводился на работу в партийный комитет, а книга распоряжений в фонде комитета комсомола отсутствует, следует ссылаться на распоряжение партийного комитета и осуществлять поиск как по фондам комсомольских, так и партийных органов. 3.6.11. При отсутствии личных дел, дел по личному составу, сведений в протоколах, трудовой стаж коммунистов возможно подтвердить по учетным карточкам образца 1973 г. 3.6.12. Для уточнения периода работы бывших работников издательства "Уральский рабочий", их перевода из цеха в цех, могут использоваться личные карточки уволившихся работников. 3.6.13.В фонде издательства "Уральский рабочий" имеются алфавитные книги на принятых и уволенных работников издательства за 1922-1956 гг, по которым также можно подтвердить стаж работы. 3.7. Исполнение запросов о награждении. 3.7.1. В 2006 году в ГУ ЦДООСО из УГАСО поступили на постоянное хранение 44 фонда обкомов профсоюзов за период с 1920 по 2003 годы. Обкомы профсоюзов после 1991г. являются источниками комплектования ГУ ЦДООСО. В протоколах фондов обкомов профсоюзов имеются списки к представлению и поста-новления о награждении граждан и присвоении званий. Особенностью награждений являлось то, что награждение знаком «Победитель социалистического соревнования» производилось непосредственно администрациями и профкомами предприятий, учреждений, организаций, без участия центральных органов, но от их имени. 3.7.2. Необходимым условием при работе с заявлениями о награждении является наличие приложенной копии удостоверения о награждении и копии записи о награждении из трудовой книжки заявителя. 3.7.3. При составлении ответа на запрос необходимо учитывать следующее: 3.7.3.1. Если заявление поступило от жителя Свердловской области, и в удостоверении к знаку или в Почётной грамоте имеется запись о том, что награждение было произведено от имени Министерства, то дополнительное подтверждение в виде архивной справки не требуется. Заявителю в данном случае направляется письмо об отсутствии необходимости архивной справки. 3.7.3.2. Необходимо обращать внимание на то, что указанное положение в пп. 3.7.3.1 относится только к жителям Свердловской области. Если запросы подобного содержания поступают из других регионов, то поиск ведётся по всем заявлениям без исключения. 3.7.3.3. При отсутствии списков награждённых ведомственным знаком возможно направлять запрашивающим органам копии постановлений обкомов профсоюзов о награждении коллективов предприятий без списков. 3.7.4. Поиск сведений о факте награждения знаком ״Победитель социалистического соревнования״ и знаком ״Ударник … пятилетки״ осуществляется по протоколам заседаний президиума обкома профсоюза за период: IV квартал года, указанного в запросе и I квартал следующего года. 3.7.5. Поиск сведений о факте награждения Почетной грамотой ЦК КПСС или совместной грамотой ЦК КПСС, Совмина, ВЦСПС и ЦК ВЛКСМ ведется по протоколам заседаний бюро партийных органов 3.7.6. В некоторых фондах партийных комитетов могут быть списки награж- денных. Поэтому следует проверять по заголовкам дел в описях наличие или отсутствие подобного списка в таких структурных подразделениях как : общий отдел, организационный отдел, отдел пропаганды и агитации (идеологический отдел). 3.7.7. Следует иметь ввиду, что представление к награждению по законода- тельству не является основанием для получения льгот. 3.7.8. Если сведения о награждении запрашивает бывший член КПСС, то для поиска возможно использовать его личное дело (по приему в члены КПСС, номенклатурное дело, персональное дело) и учетную карточку члена КПСС образца 1973 г. Последнюю можно использовать при поступлении запроса о награждении правительственными наградами). 3.7.9. Поиск учетных карточек необходимо проводить не только в фонде со- ответствующего горкома, райкома партии, но и в фонде Свердловского обкома КПСС (Ф.4.ОП.123.). 3.7.10. Поиск сведений о награждении работников издательства ״Уральский рабочий״ ведется по спискам награжденных, имеющихся в документах данного фонда, по личным карточкам работников и по приказам по личному составу. 3.7.11.В связи с тем, что знаки и почетные грамоты общественных организа- ций, в частности ЦК ВЛКСМ, не являются основанием для получения звания ״Ветеран труда״, поиск о награждении данными знаками не производится. Заявителю направляется письмо с разъяснением, но если этот факт был выявлен в процессе поиска, то исполнитель запроса имеет право сообщить о нем заявителю. 4.ОФОРМЛЕНИЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И ПИСЕМ. 4.1. При составлении архивных справок и писем используется ГОСТ Р 6.30 -2003 ״Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов״. ГОСТ определяет состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов. В ГОСТе имеются приложения, показывающие расположение реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков. 4.2. Оформление текста документа Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации - русском. 4.2.1. При подготовке принтерных текстов архивных справок и писем рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через 1-2 интервала. При использовании таблиц используются шрифты меньших размеров. 4.2.2. Для создания архивных справок и писем установлен формат бланка с размерами полей: левое - 20 мм правое - 10 мм верхнее – 20 мм нижнее -20 мм 4.3. В ЦДООСО архивные справки и письма печатаются на разработанных угловых бланках ГУ ЦДООСО содержащих реквизиты ГОСТа 02, 04, 05 ,06, 08, 09 с обозначением названия документа ״Архивная справка״, ״Архивная выписка״.
4.5. В архивной справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется справка. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки (цитаты) из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании приводятся полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий. 4.5.1. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. 4.6. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах и сообщается в заявлении. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного, отсутствие даты рождения, точной даты приема и увольнения оговариваются в тексте справки в скобках – (так в документе), (так в тексте оригинала). 4.7. Сведения о работе гражданина в разных организациях включаются в одну архивную справку. 4.8. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, название учреждения и годы работы. 4.9. В архивную справку о заработной плате включаются сведения о размере зарплаты из лицевых счетов или расчетно-платежных ведомостей. 4.10. Архивная справка о заработной плате с 01.01.1992 г. составляется только помесячно (в связи с начислением коэффициента отдельно на каждый месяц). 4.11. В справку о сумме заработной платы включаются данные о премиях, доплатах (секретарям парткомов), выплатах за сверхурочную работу, за работу по совместительству, выплатах единовременного характера, относящихся к заработной плате, выплаты за выслугу лет. При отсутствии таких данных сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива. 4.12. В архивной справке обязательно оговариваются точные хронологические рамки - с какого и по какой месяц даны сведения о начислении зарплаты. 4.13. В архивную справку о заработной плате работникам партийного аппарата включается уральский коэффициент, который выплачивался работникам обкома, ГК, РК КПСС и др. партработникам с ноября 1987 г. 4.14. После текста архивной справки помещаются архивные шифры документов, послужившие основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел). 4.15. Архивная справка подписывается директором Центра документации. Подлинность выданных по запросам архивных выписок также удостоверяется подписью директора. Справка, выписка заверяются гербовой печатью архивного учреждения. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в архиве. 4.16. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке. 4.17. При отсутствии в архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке организации для писем. В ответе, адресованном физическому лицу, содержится обращение ״Уважаемый(ая) …!״ и указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. 5. ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ. ВЫПИСОК И ПИСЕМ. 5.1. В правой стороне верхней части листа архивной справки указывается фа-милия, и. о. лица, адрес, почтовый индекс, которому адресуется справка. В справке, адресованной учреждению, вначале указывается наименование учреждения в именительном падеже, должностное лицо, которому адресуется справка в дательном падеже, а затем адрес учреждения. 5.2. Отпечатанные ответы внимательно считываются исполнителем, он же подписывает 2-й экземпляр архивной справки, затем архивная справка поступает на подпись директору ЦДООСО. Справки, содержащие сведения о заработной плате сотрудников, подписываются также главным бухгалтером ЦДООСО. 5.3. Первый экземпляр архивной справки заверяется гербовой печатью. 5.4. Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок. 5.5. Центр документации на основании хранящихся документов выдает учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам дословно воспроизведенные и выполненные на ПК заверенные документы - архивные копии, а также ксерокопии и выписки из документов. 5.6. В архивной выписке извлечениями из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся в документе данные по вопросу заявления, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте обозначаются многоточием. 5.7. Архивные копии (выписки) заверяются подписью директора и гербовой печатью ЦДООСО. После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые данные. 5.8. На ксерокопиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительные надписи и гербовая печать - на обороте последнего листа документа. 5.9. Архивные копии (выписки) направляются с сопроводительным письмом, подписанным директором ЦДООСО или его заместителем. 5.10. Архивные копии (выписки) направляются заинтересованному учреж-дению с указанием на то, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения Центра документации.
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК ГУ ЦДООСО от 18.12.2007 № 3 Список приложенийБланк заявления о заработной плате (Приложение № 1) Бланк заявления о стаже работы (Приложение № 2) Бланк заявления о награждении (Приложение № 3) Форма книги регистрации запросов социально- правового характера (Приложение № 4) Образец письма заявителю об отсутствии документов (непрофильный), (Приложения № 5, № 5а) Образец письма организации – заявителю об отсутствии документов (Приложение № 6) Образец письма заявителю с отрицательным ответом (Приложения № 7, № 7а) Образец письма заявителю о необходимости сообщения дополнительных сведений по запросу (Приложение № 8) Образец сопроводительного письма заявителю (Приложение № 9) Форма архивной справки о заработной плате (Приложение № 10) Форма архивной справки о подтверждении трудового стажа (Приложения № 11, № 11а,№ 11б,№ 11в,11г) Образец письма о наличии реквизитов в дрокументе(Приложение № 11г) Форма архивной справки о предоставлении декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком (Приложение № 12) Форма архивной справки о награждении (Приложение № 13) Форма архивной выписки (Приложение № 14) Образец сопроводительного письма к архивной выписке (Приложение № 15) Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально-правового характера (Приложение № 16) Извлечения из перечня ״Цен на работы и услуги … на 01.03.2007״. (Приложение № 17) Информационные документы (Приложение № 18) П р и л о ж е н и я Приложение № 1 Директору Центра документации общественных организаций Свердловской области С.Ю. Бурдову от _____________________________ (фамилия, имя, отчество заявителя) _______________________________ _______________________________ (адрес, куда выслать справку) Телефон/факс, эл. почта/___________ Паспорт __________ ____________ № серия ________________________________ (кем и когда выдан) З а я в л е н и е Прошу выдать справку о заработной плате за год(ы) (60 месяцев) работал(а)________________________________________________________________ в должности_____________________________________________________________ Если ранее имели другие фамилию, имя, отчество – укажите (на момент запрашиваемых сведений) ________________________________________________________________________ Копия трудовой книжки прилагается_________________________________________ ________________________________________________________________________ Приложение: на ___ л. в___ экз. « » _____________20 г. Подпись ___________________ Бланк заявления о заработной платеПриложение № 2 Директору Центра документации общественных организаций Свердловской области С.Ю. Бурдову от _____________________________ (фамилия, имя, отчество заявителя) _______________________________ _______________________________ (адрес, куда выслать справку) Телефон/факс, эл. почта/___________ Паспорт __________ ____________ № серия ________________________________ (кем и когда выдан) З а я в л е н и е Прошу подтвердить стаж работы за_______________________________год(ы) работал(а)______________________________________________________________ в должности_____________________________________________________________ Ранее фамилия была_______________________________________________________ Копия трудовой книжки прилагается_________________________________________ ________________________________________________________________________ Приложение: на ___ л. в___ экз. « » _____________20 г. Подпись ___________________ Бланк заявления о стаже работыПриложение № 3 Директору Центра документации общественных организаций Свердловской области С.Ю. Бурдову от _____________________________ (фамилия, имя, отчество заявителя) _______________________________ _______________________________ (адрес, куда выслать справку) Телефон/факс, эл. почта/___________ Паспорт __________ ____________ № серия ________________________________ (кем и когда выдан) З а я в л е н и е Прошу подтвердить награждение знаком (грамотой)_____________________ за_______год работал(а)______________________________________________________________ в должности_____________________________________________________________ |
Похожие:
 | Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16) |  | Алее Памятка) возникла при исполнении большого количества запросов социально-правового характера, которое требовало четкую организацию... |
| Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан | | Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан |
| Администрацией города Ноябрьска муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских и иностранных граждан,... | | ФЗ, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера сиф оцнти вниидад №250 от 20. 03. 2012 и определяет... |
| В связи с приемом на хранение документов по личному составу ликвидированных негосударственных организаций изменился состав документов,... | | Администрация октябрьского районного муниципального образования республики калмыкия |
| Исполнение запросов пользователей предусматривает подготовку и предоставление соответствующих информационных документов в целях обеспечения... | | «Организация исполнения социально-правовых и имущественных запросов физических и юридических лиц» архивным отделом администрации... |