Деловая корреспонденция на иностранном языке: виды и содержание
Л.П. Михеева, канд. социол. наук, профессор
Н.Б. Автономова, доцент
Новочеркасский инженерно-мелиоративный институт
имени А.К. Кортунова ФГБОУ ВПО «Донской государственный аграрный университет», Россия
Mikheeva.2014@yandex.ru
avtnmv@yandex.ru
В статье даётся сравнительная характеристика содержания дисциплин «Документирование управленческой деятельности» и «Деловой английский язык». Авторы констатируют, что изучаемый материал обеих дисциплин совпадает по большинству тем, отличаясь только объёмом. Опыт практической работы позволяет сделать вывод, что интегрирование знаний смежных дисциплин при обучении письменному деловому общению на английском языке способствует формированию коммуникативных компетенций будущих экономистов и управленцев. Рассматриваются особенности письменного общения на иностранном языке, этапы формирования речевых умений и навыков, проблемы освоения дисциплины «Деловой английский язык» студентами очной и заочной формы обучения.
Ключевые слова: деловая корреспонденция, письменное деловое общение, деловое письмо, устная деловая коммуникация, резюме, профессиональная компетенция.
Известно, что каждая страна имеет собственный перечень правил ведения делопроизводства, частью которого является деловая корреспонденция.
Программа бакалавриата для студентов, обучающихся по направлению «Экономика» и «Менеджмент», предусматривает изучение дисциплины «Документирование управленческой деятельности», целью которой является формирование теоретических знаний и практических навыков в организации документирования управленческой деятельности с помощью современных технических средств. Дисциплина относится к профессиональному циклу и изучается в 4-ом семестре, на что отводится 54 и 72 аудиторных часа, соответственно.
Успешное освоение дисциплины приводит к формированию многих профессиональных компетенций, которые позволят будущим выпускникам экономических факультетов знать требования действующих нормативно-методических материалов к документированию, основные правила составления и оформления управленческих документов, организацию документооборота, систематизацию и хранение документов и т.д.
Таким образом, изучение данной дисциплины даёт возможность создать целостное представление о деловой коммуникации как разновидности специализированной коммуникации, необходимой и активно используемой в современном бизнес сообществе.
Наличие партнёрских связей с зарубежными компаниями вызывает необходимость знать основы иноязычной деловой корреспонденции, уметь общаться и вести переписку на иностранном языке, чаще всего английском.
Профессиональную компетентность в этой сфере обеспечивает дисциплина «Деловой английский язык», изучаемая в 3-ем семестре, т.е. студенты сначала знакомятся с особенностями деловой корреспонденции на иностранном языке, а затем с правилами ведения деловой переписки на родном языке.
Деловая переписка – одна из важнейших составляющих бизнес-деятельности. Научить письменному иноязычному общению не просто, когда на изучение всей дисциплины отводится 72 аудиторных часа. Было бы рациональнее, на наш взгляд, делать это хотя бы одновременно с дисциплиной «Документирование управленческой деятельности».
В настоящее время имеется большое количество учебно-методических материалов по деловой корреспонденции на иностранном языке. Однако мы впервые попытаемся дать сравнительную характеристику изучаемого материала по двум преподаваемым дисциплинам с тем, чтобы удостовериться в целесообразности отобранного иноязычного материала и порядка его изучения. За основу взята тематика лекций и практических занятий дисциплины «Документирование управленческой деятельности» (таблица)
Таблица – Сравнительная характеристика тематического материала
двух дисциплин
№
п/п
|
Тема
|
Изучаемый материал по дисциплинам
|
«Документирование управленческой деятельности»
|
«Деловой английский язык»
|
1
|
Основные требования к оформлению управленческих документов.
|
Виды документов и их классификация, правила оформления управленческих документов.
|
Виды документов и их классификация.
|
2
|
Рекомендации по составлению текстов служебных документов.
|
Особенности официально-делового стиля.
|
Особенности делового стиля на английском языке.
|
3
|
Документирование организационно-распорядительной деятельности.
|
Виды организационных документов: устав, штатное расписание, приказ, указание и т.д.
|
|
4
|
Документирование информационно-справочных материалов.
|
Виды информационно-справочных документов: справка, докладная записка, факс, протокол и т.д.
|
Служебная записка и правила её составления.
|
5
|
Современное деловое письмо.
|
Виды писем и правила их оформления.
|
Виды писем. Структура письма. Этикет письменных сообщений.
|
6
|
Документирование трудовых правоотношений.
|
Составление документов по личному составу (договор, трудовая книжка, личная карточка, анкета, резюме, заявление автобиография и т.п.)
|
Документы по личному составу. Заполнение бланков, анкеты, написание резюме, автобиографии и характеристики.
|
7
|
Организация работы с документами.
|
Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.
|
|
8
|
Организация работы с документами, содержащими конфиденциальными сведениями.
|
Сведения, относящиеся к коммерческой тайне, защита документов и их уничтожение.
|
|
9
|
Автоматизация документирования управленческой деятельности.
|
Понятие электронного документа; хранение документов в электронной форме.
|
Электронные сообщения и правила их составления.
|
10
|
|
|
Другие формы деловой коммуникации: деловая беседа, переговоры, публичное выступление (презентация, доклад), разговор по телефону.
|
Из таблицы видно, что содержание изучаемого материала обеих дисциплин совпадает по большинству тем, отличаясь только объёмом. Порядок подачи материала на английском языке выглядит следующим образом: а) виды документов и их классификация; б) документирование трудовых правоотношений; в) современное деловое письмо и г) документирование информационно-справочных материалов.
Весь материал (б-г) предполагает использование письменных заданий:
б) заполнение анкеты (и других бланков), написание автобиографии, составление резюме, изготовление визитной карточки;
в) оформление конверта, написание сопроводительных, благодарственных и информационных писем;
г) написание служебных записок и электронных сообщений (в том числе запросов и заявок для участия в конференциях).
Кроме этого, дисциплина «Деловой английский язык» включает раздел устной деловой коммуникации, но некоторые её виды требуют письменного оформления. Прежде всего, это публичное выступление, а именно: презентация и доклад.
Деловая корреспонденция имеет ряд стилистических и лексических особенностей: информативность, с одной стороны, и лаконичность – с другой. Поэтому обучение письменному деловому общению студентов нашего вуза обязательно включает следующие моменты: рассмотрение стилистических особенностей официальной письменной речи; формирование словарного запаса терминологической лексики и речевых образцов, свойственных деловой переписке; практическую работу над составлением деловых писем и других документов.
На аудиторных занятиях мы придерживаемся такой последовательности формирования речевых умений и навыков:
- знакомство с образцами деловых документов на английском языке, выявление их особенностей и отличий от русского языка;
- классификация деловых писем в зависимости от цели их написания;
- работа над лексикой и речевыми образцами с последующим контролем;
- самостоятельная работа по подготовке письменных заданий делового характера сначала под руководством преподавателя, а затем самостоятельно с дальнейшим обсуждением в аудитории.
Опыт работы показывает, что самыми сложными из них являются резюме и деловое письмо. Кроме того, именно эти два вида деловой корреспонденции представлены в экзаменационном (зачётном) билете.
Сравнительный анализ образцов резюме и делового письма на русском и английском языках и их отличие в количестве и расположении реквизитов, по нашему мнению, позволяет лучше запомнить английский вариант [1].
Студенты очной формы обучения имеют возможность в течение всего семестра совершенствовать свои умения и навыки, используя в основном разнообразный аутентичный материал Интернет-ресурсов.
На заочном отделении обучение деловой корреспонденции имеет некоторые особенности в силу того, что большая часть материала отрабатывается студентами самостоятельно до аудиторных занятий и входит в контрольную работу, высылаемую до выхода на сессию. Для заочной формы обучения нами было составлено учебное пособие по деловому английскому[2], в котором приводятся образцы, подробно и пошагово описываются правила и действия по написанию различных деловых писем и документов. Например, таким образом выглядит алгоритм написания и фразы-клише делового письма:
Алгоритм написания и фразы-клише делового письма
Сведения об отправителе
|
Большинство писем пишутся на бланках организаций, где уже есть их название, адрес, телефоны и т.п.
|
Дата
|
Во избежание разночтений всегда указывается полностью: день, месяц, год.
|
Сведения о получателе
|
Могут начинаться с ФИО или должности получателя, если они известны. Далее указывается название организации, адрес, телефоны и прочая контактная информация.
|
Обращение
|
Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать:
Dear Sir or Madam/To Whom It May Concern
Если имя адресата известно, то приветствие начинается:
Dear Mr. (Mrs., Ms.) Smith,
Обратите внимание на то, что за приветствием следует запятая (в американском варианте может быть двоеточие).
|
Текст письма
|
Текст письма должен быть кратким и ясным. Вначале указывается цель написания:
I am writing to inform you that…
Делается ссылка на предыдущие контакты:
I thank you for the letter of 2 June.
Далее выражается просьба:
I would be grateful if you could…
Предлагается помощь:
I would be happy to …
Сообщаются новости:
I am pleased/regret to inform you that…
Приносятся извинения:
I regret that…
Сообщается о вложенных документах:
Please find enclosed/attached …и т.д. в зависимости от цели письма.
|
Заключительная часть
|
Представляет собой выражение надежды или пожелания:
I am looking forward to …/Hoping to hear from you
|
Комплементарная концовка
|
Является традиционным и вежливым завершением письма:
Yours faithfully, - если письмо начиналось с Dear Sir or Madam/To Whom It May Concern
Yours sincerely, - если письмо начиналось с Dear Mr. (Mrs., Ms.) Smith,
Обратите внимание на то, что за такой концовкой следует запятая.
|
Подпись и ее расшифровка
|
Письмо всегда подписывается от руки, но поскольку не все подписи ясны, за подписью всегда следует ее расшифровка.
|
Должность
|
Если отправитель один, указывается его должность. Если письмо пишется от имени организации, то ее название можно указать перед подписью отправителя.
|
Приложения
|
Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то об этом упоминается после посылочных инициалов:
Enclosure/Encl.
|
Необходимо отметить, что студенты-заочники, имеющие другой порядок изучения дисциплин («Деловому английскому языку» предшествует «Документирование управленческой деятельности») и свой собственный опыт работы в качестве секретарей, офисных работников и т.п., не испытывают затруднений в освоении норм этикета деловой переписки. Поэтому, то незначительное количество часов, которое отводится рабочей программой на деловую корреспонденцию (6 из 14), вполне достаточно.
Таким образом, интегрирование знаний смежных дисциплин при обучении письменному деловому общению на английском языке облегчает и ускоряет процесс формирования коммуникативных компетенций в профессиональной деятельности будущих экономистов и управленцев.
Список использованной литературы
Автономова, Н.Б. Отбор содержания дисциплины «Деловой английский» в неязыковом вузе / Н.Б. Автономова, В.В. Кульгавюк, Л.П. Михеева. // Преподаватель высшей школы в XXI веке. Труды 10-й Юбилейной междунар. науч. – практ. интернет – конф. / Ростов н/Д: Рост. гос. ун-т путей сообщения, 2013.
Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие./ А.Н. Белов, А.А. Белов. – М.: Эксмо. - 2005. – 624 с.
Автономова, Н.Б. Деловой английский / Н.Б. Автономова, В.В. Кульгавюк; под ред. Автономовой Н.Б. – Новочеркасск, Новочерк. гос. мелиор. акад., - 2012. – 76 с.
References
1. Avtonomova N.B. (2013) Otbor soderzhanya distsipliny “Delovoi anglyskiy” v neiazykovom vuze [Content choosing for the discipline Business English in a higher technical school]. / N.B. Avtonomova, V.V. Kulgaviuk, L.P. Mikheeva. Prepodavatel vysshei shkoly v XXI veke [Higher school teacher in the 21st century]. №10, pp. 142-146. (in Russ.)
2. Belov A.N., Belov A.A. (2005) Deloproizvodstvo i dokumentooborot. Uchebnoie posobiye. [Documentation] (in Russ.)
3. Avtonomova N.B., Kulgaviuk V.V. (2012) Delovoi anglyskiy [Business English] (in Russ.) |
