Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения
Скачать 0.92 Mb.
|
5.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 7). Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.). Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего поселения. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно), которые направляются на согласование в архивный отдел администрации Юсьвинского муниципального района. Согласованные акты утверждаются главой поселения. После утверждения главой поселения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел поселения проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. 5.6. Передача дел на архивное хранение В архивный отдел администрации Юсьвинского муниципального района передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу только по утвержденным описям дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архивный отдел администрации района не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архивный отдел администрации района, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке). Передача дел в архивный отдел администрации Юсьвинского муниципального района осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с главой поселения. Прием дел производится работником архивного отдела администрации Юсьвинского муниципального района в присутствии работника ответственного за ведение делопроизводства и архива с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архивного отдела администрации Юсьвинского муниципального района и лица, передавшего дела). Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архивный отдел администрации Юсьвинского муниципального района ответственным за ведение делопроизводства и архива с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архивный отдел администрации Юсьвинского муниципального района несет ответственный за ведение делопроизводства и архива). При ликвидации или реорганизации учреждения, лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел администрации Юсьвинского муниципального района, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Прием электронных документов и отправка электронных документов осуществляются всеми специалистами, руководителями структурных подразделений поселения. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота поселения. Документы, создаваемые и поступающие в поселение на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи специалистов, выполняющего данную процедуру, Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота поселения, в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота поселения должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота поселения реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в поселении используются электронные цифровые подписи. Право электронной подписи у специалистов, утверждено распоряжением главы поселения. При получении электронных документов от других органов власти или организаций специалисты осуществляют проверку подлинности электронной цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота поселения могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Правила установлены при условии, что программные средства, используемые в данном поселении, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
В систему электронного документооборота могут быть включены дополнительные сведения о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью начальника, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел поселения. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы». Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в поселении программно-технических средств. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого начальником Управления, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Электронные документы передаются в архивный отдел администрации района по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. 7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ Организация работы с документами в поселении осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) главы поселения, и.о. главы поселения или руководителя структурного подразделения. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. Исполнители документа осуществляют: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в поселении; согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением); доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование); в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа); представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. Если исполнение документа поручено нескольким лицам: ответственным исполнителем является первый, из перечисленных исполнителей, остальные соисполнители; право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения; порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю. У исполнителя есть возможность изменения срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 8. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Учет печатей и штампов Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др. Поселение применяет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в поселении используются печати «Для документов» и «Для справок». Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Глава поселения.. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется и передается в финансово-экономическую группу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей. В случае служебной необходимости по решению главы поселения допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью заверяются подписи главы поселения, и.о., зам. главы поселения и руководителей структурных подразделений. Учет имеющихся в поселении печатей и штампов ведет финансово-экономическая группа в журнале (приложение N 11) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Выдает печати и штампы работникам, персонально ответственным за их использование и хранение финансово-экономическая группа под роспись с отметкой в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в сейфах. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещения не допускается. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на главу поселения, ответственность за надежность хранения, законность использования печатей «Для документов» и «Для справок» возлагается на руководителей структурных подразделений. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета; Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования проверяется финансово-экономической группой, ответственной за учет печатей. 8.2. Учет бланков документов Организация работы по изготовлению и учету бланков документов поселения возлагается на финансово-экономическую группу, которая: получает от руководителя структурного подразделения заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение N 12) и выдачу специалисту (по кадрам и делопроизводству) изготовленных бланков документов. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором специалистом (по кадрам и делопроизводству). Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 12). Бланки выдаются ответственному за ведение делопроизводства и архива или руководителю структурного подразделения под роспись в журнале учета выдачи бланков. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несет ответственный за ведение делопроизводства и архива (руководитель структурного подразделения). Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в финансово-экономическую группу, осуществляющие учет бланков. СОГЛАСОВАНО Заведующий архивным отделом администрации Юсьвинского муниципального района _______________ О.Н.Постникова _____________________ 2014г. Приложение № 1 к п. 3.4.1 РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации Пожвинского сельского поселения Юсьвинского муниципального района Пермского края 00.00.0000 № Об инструкции по делопроизводству в администрации поселения» В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Пожвинском сельском поселении» ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Пожвинском сельском поселении. 2. Распоряжение от______ № «Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Пожвинского сельского поселения признать утратившим силу. 3. Ответственному за делопроизводство и архив (___________________.) организовать изучение названной инструкции и обеспечить правильное ее применение специалистами. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой. |
Похожие:
 | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |  | В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной... |
| Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации... | | Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики |
| Образец бланка распоряжения Администрации 30 Образец бланка письма Администрации 31 | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Ельского поселения, елизаветинского сельского поселения, кобринского сельского поселения, новосветского сельского поселения, пудомягского... |
| Ии администрации сельского поселения (Н. П. Свистуновой) довести под роспись до сотрудников администрации сельского поселения, обязанности... | | В целях установления правил организации деятельности Администрации Парбигского сельского поселения, в соответствии с Уставом муниципального... |