Инструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского сельского поселения ощие положения

РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации Пожвинского сельского поселения Юсьвинского муниципального района Пермского края 17.02.2014 г. № 11-р Об утверждении инструкции по делопроизводству В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Пожвинском сельском поселении» ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Пожвинском сельском поселении. 2. Распоряжение от 30.03.2006 года № 29-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству главы Администрации Пожвинского сельского поселения признать утратившим силу. 3. Ответственному за делопроизводство и архив Миковой Валентине Геннадьевне организовать изучение названной инструкции и обеспечить правильное ее применение специалистами. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой. Глава поселения М.В.Иванов УТВЕРЖДЕНА распоряжением администрации Пожвинского сельского поселения от « 17 » февраля 2014 г. № 11-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И АРХИВУ в администрации Пожвинского сельского поселения 1. ОЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 Настоящая инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Пожвинского сельского поселения (далее –сельское поселение) документов, совершенствования делопроизводства в поселении и повышения его эффективности. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Уставом о сельском поселении и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в поселении, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. 1.3. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми главой администрации. 1.4. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях поселения осуществляет зам главы сельского поселения, права, обязанности и ответственность которого устанавливаются должностной инструкцией. 1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы поселения дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству. 1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы руководителю структурного подразделения или специалисту (по кадрам и делопроизводству). При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту. 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в кооперативе; документ - официальный документ, созданный и оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот кооператива; электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; обращение гражданина - направленные в поселение письменные предложения, заявления или жалобы, а также устное обращение гражданина в поселение; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией кооператива и установленным порядком оформления; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; объем документооборота - количество документов, поступивших в поселение и созданных им за определенный период; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в поселении, с указанием сроков их хранения; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности кооператива; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; 3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПОСЕЛЕНИИ 3.1. Бланки документов Документы, создаваемые в поселении оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Инструкцией предусмотрено использование следующих видов бланков документов: бланк распоряжения; бланк протокола заседания (совещания); бланк письма. При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Образцы бланков документов приведены в приложениях N 1 - 3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее мм: левое – 20 мм верхнее - 20 мм нижнее – 20 мм правое - 10 мм 3.2. Оформление реквизитов документов Документ должен иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Реквизитами документов, создаваемых в Поселении, являются: а) Государственный герб Российской Федерации; б) наименование учреждения; в) должность лица, подписавшего документ; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные учреждения; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в кооператив; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др. 3.3. Правила оформления реквизитов 1) Государственный герб Российской Федерации Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021). На бланках документов Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование учреждения". 2) Наименование учреждения Наименование сельского поселения (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о поселении. Сокращенное наименование поселения помещают в скобках под полным наименованием. 3) Справочные данные учреждения Справочные данные о поселении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес учреждения, номер телефона, факса и другие сведения по усмотрению учреждения. 4) Вид документа Наименование вида издаваемого документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. 5) Место составления (издания) документа Место составления или издания документа (п.Пожва) указывается в бланках документов поселения, за исключением бланков писем. 6) Дата документа Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом (по кадрам и делопроизводству) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более лицами, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2012. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2012 г. 7) Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в поселении. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных поселением - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. 8) Ссылка на исходящий номер и дату документа Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 9) Адресат Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Администрация Юсьвинского муниципального района или: Архивный отдел Администрации Юсьвинского муниципального района При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: Заведущему отделом С/Х по Юсьвинскому району В.М.Баяндиной Если документ отправляется в несколько однородных учреждений, адресат указывается обобщенно, например: Главам поселений Юсьвинского муниципального района В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), например: Мелюхиной Н.В. ул. Гагарина, д. 39, кв. 2 с. Юсьва Пермский край 619170 или: Агентство по делам архивов Пермского края ул. Куйбышева, д. 14 г. Пермь, 614006 Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю, например: Председателю садового общества «Можайские дали» А.А. Бунееву 10) Наименование документа Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например: Распоряжение (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников администрации поселения. Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. 11) Текст документа В поселении документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; 3-го лица единственного числа: ...комиссия решила...; …кооператив не считает возможным...; 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили... В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: "В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их..."; "В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 2012 г. N 2...". Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 12) Отметка о наличии приложении Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров: Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение N 1 к распоряжению администрации Пожвинского сельского поселения от 18.01.2013 № 2 Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например: Приложение N 1 УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации Пожвинского сельского поселения от 18.01.2013 №2 13) Гриф согласования Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например: СОГЛАСОВАНО Председатель кооператива Подпись И.О.Фамилия дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Письмо отдела ССП Протокол ЭК от 26.09.2009 N 01-18/115 от 15.10.2010 № 5 Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование документа осуществляется с: вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; организациями, интересы которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); при необходимости, с общественными организациями. 14) Виза Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами поселения, а также ознакомление с документом оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Начальник отдела НПВП и ОПП ЗЛ Подпись И.О.Фамилия дата На документах, подлинники которых помещаются в дела поселения, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, письма и др.). В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело сельского поселения, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Похожие:

	Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...		Инструкция по кадровому делопроизводству в администрации Новоямского... В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной...
	Инструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского... Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации...		Инструкция по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской... Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики
	Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения Образец бланка распоряжения Администрации 30 Образец бланка письма Администрации 31		Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...
	Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...		Территориальная избирательная комиссиия Ельского поселения, елизаветинского сельского поселения, кобринского сельского поселения, новосветского сельского поселения, пудомягского...
	Положение о порядке обработки и защиты персональных данных в администрации... Ии администрации сельского поселения (Н. П. Свистуновой) довести под роспись до сотрудников администрации сельского поселения, обязанности...		Должностная инструкция управляющего делами Администрации Парбигского сельского поселения В целях установления правил организации деятельности Администрации Парбигского сельского поселения, в соответствии с Уставом муниципального...