Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования
Скачать 1.93 Mb.
|
7.6. Порядок контроля выполнения служебной корреспонденции 7.6.1. Контролю подлежит вся служебная корреспонденция, поступившая в адрес администрации муниципального образования Темрюкский район, ее руководителей и зарегистрированная в общем отделе управления делами. 7.6.2. После регистрации общим отделом поступающая корреспонденция направляется главе муниципального образования, его заместителям согласно распределению их обязанностей. 7.6.2. Служебные письма после рассмотрения и внесения их резолюций в автоматизированную программу возвращаются в общий отдел. 7.6.3. Общий отдел направляет служебные письма непосредственным исполнителям. 7.6.4. Продолжительность контроля, его срок, форма, содержание, исполнитель (или исполнители) определяются резолюцией руководителя исходя из сроков, установленных законодательством, и содержания служебного письма. Служебные письма подлежат выполнению в следующие сроки: с конкретной датой выполнения — в указанный срок; согласно резолюции руководителя («Срочно» - в 3-дневный срок, «Оперативно»- в 10-дневный срок, без указания срока - не более 30 календарных дней со дня регистрации в общем отделе); по запросам, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу), депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края, депутатов Совета муниципального образования - безотлагательно (то есть в течение 3 дней), а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня регистрации обращения в общем отделе. Если последний день срока выполнения служебного письма приходится на нерабочий или праздничный день, то письмо подлежит выполнению не позднее последнего рабочего дня, предшествующего нерабочему. Дата выполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационной карточке автоматизированной компьютерной программы или в журнале регистрации поступающей корреспонденции. 7.5.5. При необходимости изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель представляет на имя главы муниципального образования Темрюкский район мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Продление срока выполнения служебных писем, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит проект письма за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока, с указанием степени объективности переноса срока и указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки выполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель информирует общий отдел, который вносит изменения в регистрационную карточку автоматизированной программы. 7.6.6. Снятие документа с контроля осуществляется общим отделом отметкой о выполнении в регистрационной карточке автоматизированной программы. Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического выполнения резолюции, документированного подтверждения выполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также общему отделу. 7.6.7. Общий отдел еженедельно анализирует соблюдение сроков выполнения служебных писем и представляет информацию начальнику управления делами и заместителю главы муниципального образования Темрюкский район, в чьем подчинении находится управление делами, ежемесячно выборочно в отдельных структурных подразделениях администрации осуществляет контроль реальности обозначенных в регистрационных карточках сроков выполнения служебной корреспонденции. 7.6.8. Согласно плану работы, утвержденному главой муниципального образования Темрюкский район или заместителем главы, общий отдел ежемесячно осуществляет проверку сроков выполнения служебной корреспонденции выборочно в структурных подразделениях администрации. 8. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 8.1. Печатание документов 8.1.1. Печатание документов осуществляется в приемных администрации муниципального образования Темрюкский район, в структурных подразделениях администрации с использованием компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции. . 8.1.2. Передаваемые для выполнения печатных работ материалы должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием только фиолетовых, синих или черных чернил. Не принимаются для печати материалы, написанные небрежно, неразборчивым почерком, отредактированные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие копии материалов. При подготовке материалов к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование организаций, иностранных слов и географических названий. Разрешается применять только общепринятые сокращения слов. 8.1.3. Материал для сканирования должен быть чистой копией отпечатанного документа. Отформатированный материал после сканирования при необходимости сохраняется в электронном виде (3,5 дюйма). 8.1.4. Документы готовятся в текстовом редакторе Microsoft Word, как правило, через одинарный интервал на листах бумаги формата А4 или на бланках установленной формы. Материалы, подлежащие дополнительному редактированию, печатаются через полуторный интервал. Допускается выполнение работ на листах формата А5. 8.2. Выполнение копировально-множительных работ 8.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в администрации муниципального образования Темрюкский район производится в общем отделе и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации. 8.2.2. В общем отделе тиражируются только служебные документы и материалы. Копирование бланков документов, используемых в администрации муниципального образования Темрюкский район, не разрешается. 8.2.3. Служебные документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги форматом не более A3. 8.2.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой на бланке заказа. 8.2.5. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. 8.2.6. На копировально-множительных аппаратах, установленных в приемных администрации, разрешается копирование служебных документов и материалов небольшого объема и тиража. 8.2.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учёт выполняемых работ несет работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации. 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 9.1. Общие положения Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации муниципального образования Темрюкский район и их передачу на архивное хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивного отдела, управления по делам архивов Краснодарского края и других органов исполнительной власти Краснодарского края. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. Положения настоящего раздела применяются для организации ведения делопроизводства в органах исполнительной власти муниципального образования Темрюкский район. 9.2. Составление номенклатуры дел 9.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки выполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 9.2.2. Сводная номенклатура дел администрации муниципального образования Темрюкский район разрабатывается общим отделом управления делами на основании номенклатур дел структурных подразделений администрации, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) администрации муниципального образования Темрюкский район, начальником архивного отдела и утверждается главой муниципального образования Темрюкский район. Образец формы номенклатуры дел приведен в приложении № 32 к настоящей Инструкции. Номенклатура дел структурного подразделения администрации муниципального образования Темрюкский район составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел, юридическими лицами – в архивный отдел администрации. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения. 9.2.3. Сводная номенклатура дел администрации муниципального образования Темрюкский район в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой муниципального образования Темрюкский район и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 9.2.4. Сводная номенклатура дел администрации печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел. 10.2.5. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным отделом и ЭК не реже чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры администрации муниципального образования Темрюкский район, ее структурных подразделений номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. 10.2.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации являются названия ее структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации муниципального образования Темрюкский район. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации, в том числе заголовки дел с грифом «Для служебного пользования». В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой документы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа. 9.2.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются парой арабских цифр. Например: 01-01, где первая пара цифр 01 – номер структурного подразделения, вторая - порядковый номер заголовка дела. Образец оформления номенклатуры дел с присвоением индексов приведен в приложении № 33 к настоящей Инструкции. 9.2.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления. 9.2.9. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений администрации; для переходящих дел индекс сохраняется. 9.2.10. Третья графа номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. 9.2.11. В четвертой графе указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000). 9.2.12. В графе пятой указываются названия перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел, здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другие структурные подразделения администрации. 9.2.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного срока хранения. 9.3. Формирование дел 9.3.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 9.3.2. Дела формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях администрации муниципального образования Темрюкский район. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату; в дело включается по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями; в дело группируются документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела, личные дела; дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 сантиметров. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке. 9.3.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами администрации муниципального образования Темрюкский район, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в деле делается отметка. 9.3.4. Правовые акты администрации муниципального образования Темрюкский район группируются отдельно от распоряжений по личному составу. Нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов. При большом количестве документов распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в самостоятельные дела. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям. 9.3.5. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. 9.3.6. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 9.4. Оформление дел 9.4.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать. 9.4.2. Обложка дела оформляется по установленной форме, образец которой приведён в приложении № 34 к настоящей Инструкции. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название - администрация муниципального образования Темрюкский район, наименование структурного подразделения администрации, заголовок дела, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, архивный шифр дела. Дела постоянного срока хранения и по личному составу нумеруются. 9.4.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела. Не допускаются неконкретные формулировки: «Разные материалы», «Общая переписка» и т. д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидностей документов (протоколы, распоряжения и т. д.); название организации (администрация муниципального образования Темрюкский район или ее структурное подразделение) автор документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; даты, к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Например: Документы к постановлению администрации муниципального образования Темрюкский район от______№ _______ (проекты постановлений, информации, справки и т.д.). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. 9.4.4. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - дата самого раннего документа и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты поступающих и отправляемых документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов). При определении крайних дат не учитываются даты резолюций, отметок исполнителя, за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных. При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. 9.4.5. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно. 9.4.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная подпись, которая располагается в конце дела (приложение № 35). Заверительная подпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной подписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная подпись подписывается ее составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке в соответствии с заверительной надписью. 9.4.7. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) и Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Москва, 1999). На дела постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». 10.4.8. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 36). Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая опись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления описи. 9.4.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 9.5. Экспертиза ценности документов 9.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев. 9.5.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. 9.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов распоряжением администрации муниципального образования Темрюкский район создается постоянно действующая ЭК. 9.5.4. ЭК организует свою работу в соответствии с положением о ней, утверждаемым главой муниципального образования Темрюкский район. 9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) и сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования Темрюкский район. 9.5.6. Экспертиза ценности документов проводится членами ЭК администрации муниципального образования Темрюкский район. 9.5.7. Экспертиза ценности документов в структурных подразделениях проводится работниками структурных подразделений, ответственными за архив, совместно с ЭК администрации под непосредственным методическим руководством архивного отдела. 9.5.8. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор документов, подлежащих постоянному и временному (свыше десяти лет) хранению; выделение к уничтожению документов и дел временного срока хранения и с пометкой «До минования надобности», сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. 9.5.9. По результатам экспертизы ценности документов работниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 37). 9.5.10. Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел администрации и с истекшими сроками хранения, сдаются на уничтожение по акту, который утверждается заместителем главы муниципального образования Темрюкский район и хранится постоянно (приложение № 38). 9.6. Составление описи дел 9.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытия его содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией (приложение № 39). 9.6.2. Ежегодно работниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного хранения на завершенные и оформленные дела всех структурных подразделений администрации муниципального образования Темрюкский район. 9.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; Описи дел печатаются в четырех экземплярах, согласовываются с ЭК администрации муниципального образования Темрюкский район, утверждаются главой муниципального образования Темрюкский район. По истечении установленного ведомственного срока хранения (5 лет) дела по акту передаются на хранение в архивный отдел. 9.7. Подготовка и передача документов в ведомственный архив администрации муниципального образования Темрюкский район 9.7.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив администрации муниципального образования Темрюкский район (далее - ведомственный архив) дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. 9.7.2. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их передача осуществляется только по описям дел (приложение № 37). 9.7.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении администрации. 9.7.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации муниципального образования Темрюкский район и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. 9.7.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному общим отделом, согласованному с руководителями структурных подразделений администрации и утвержденному начальником управления делами. 9.7.6. В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив работниками структурных подразделений администрации, ответственными за архив, предварительно проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за архив обязаны устранить. 9.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации муниципального образования Темрюкский район лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в общий отдел (юридические лица – в архивный отдел) независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Ответственность за данную работу возлагается на руководителя структурного подразделения. 9.8. Хранение и использование документов в ведомственном архиве 9.8.1. Обеспечение сохранности, обработка документов и поиск архивных документов, поступивших на хранение в ведомственный архив, осуществляется работниками общего отдела администрации муниципального образования Темрюкский район. 9.8.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в ведомственном архиве, предоставляются ответственным за делопроизводство структурных подразделений администрации под расписку в учётном журнале выдачи документов (на срок не более одной недели). Работники администрации ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить поправки в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений. 9.8.3. Передача работниками структурных подразделений администрации архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается. Копии документов из ведомственного архива предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения начальника общего отдела управления делами по согласованию с заместителем главы муниципального образования Темрюкский район. 9.8.4. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях, осуществляется с разрешения заместителя главы муниципального образования Темрюкский район с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника. Приложения
Приложение № 1 |
Похожие:
 | В целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования «Толонский наслег» и в целях повышения эффективности и... |  | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию... | | Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... |
| Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Признать утратившим силу Постановление Администрации мо «Канинский сельсовет» нао от 07. 04. 2010 №8 «Об утверждении инструкции по... |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |