Основные требования к оформлению реквизитов документов
Наименование реквизита
|
Номер реквизита по ГОСТу
|
Требования к оформлению
|
Примечание
|
77
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Государственный герб РФ
|
01
|
Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ*
|
-
|
Герб субъекта РФ
|
02
|
Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов
|
Не воспроизводится если на бланке помещен Герб РФ
|
Эмблема организации** (товарный знак, знак обслуживания)
|
03
|
Помещают в соответствии с уставом (положением) организации
|
Не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ или субъекта РФ
|
Код организации
|
04
|
Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО)
|
-
|
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
|
05
|
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
|
-
|
Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП)
|
06
|
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
|
-
|
Код формы документа
|
07
|
Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)
|
-
|
*Подробнее см. Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации»
**Здесь и далее следует понимать «предприятие»
1
|
2
|
3
|
4
|
78
|
Наименование организации
|
08
|
Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах
|
Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации
*,**,***,****
|
Справочные данные об организации
|
09
|
Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения
|
-
|
Наименование вида документа
|
10
|
Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УСОРД
|
Для писем – как правило, не указывается
|
Дата документа
|
11
|
Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день, месяц, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год четырьмя*****
|
Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании
|
Регистрационный номер документа
|
12
|
Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.
|
Регистрационный номер документа составленного совместно с двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа
|
Ссылка на регистрационный № и дату документа
|
13
|
Указывается номер и дата документа, на который дается ответ
|
Применяется только в исходящих ответных документах
|
*При наличии последней.
**Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ иной (помимо русского) государственный язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке.
***Сокращенное название организации приводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (за ним) в скобках.
****Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации приводится в том случае, если филиал является автором документа. располагается ниже наименования организации.
*****Например, 01.11.2005 или в последовательности: год, месяц, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.
1
|
2
|
3
|
4
|
79
|
Указание на место составления (издания) документа
|
14
|
Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений
|
Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09
|
Сведения об адресате
|
15
|
Указываются наименования адресатов – организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)
|
При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
|
Гриф утверждения документа
|
16
|
При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения.
При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера
|
Располагается в правом верхнем углу документа
|
Резолюция
|
17
|
Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата
|
В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе
|
Заголовок к тексту
|
18
|
Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно – в предложном или родительном падеже)
|
Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться
|
Отметка о контроле
|
19
|
Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль, - штампом «К» или «Контроль»
|
-
|
Текст документа
|
20
|
Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного
|
-
|
Отметка о наличии приложения
|
21
|
При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация
|
-
|
Подпись
|
22
|
Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)
|
Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
|
1
|
2
|
3
|
4
|
80
|
Гриф согласования
документа
|
23
|
При согласовании должностным лицом - СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом - СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа
|
-
|
Виза согласования документа
|
24
|
Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)
|
При необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе
|
Печать
|
25
|
Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи
|
Ставится на свободном поле левее подайся, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. - место печати
|
Отметка о заверении копии
|
26
|
Указываются - «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения
|
При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются
|
Отметка об исполнителе
|
27
|
Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона
|
Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
|
Отметка об исполнении документа и направлении его вдело
|
28
|
Указываются ссылка на дату и номер документа,
свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения
|
Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ
|
Отметка о поступлении
документа в организацию
|
29
|
Указываются порядковый номер и дата поступления документа
|
В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа
|
Идентификатор электронной копии документа
|
30
|
Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа
|
Проставляется в левом нижнем углу
|
Приложение № 4
|
