Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации.
Скачать 0.91 Mb.
|
  АДМИНИСТРАЦИЯ СЕМИЛУКСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от «06» ноября 2014 г. № 1962 г.Семилуки Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Семилукского муниципального района, в соответствии с пунктом 3 указа губернатора Воронежской области от 11.11.2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области» администрация Семилукского муниципального района п о с т а н о в л я е т: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района (далее - Инструкция). 2. Руководителям структурных подразделений администрации Семилукского муниципального района при работе с документами обеспечить соблюдение требований, установленных настоящей Инструкцией. 3. Постановление администрации Семилукского муниципального района от 26.09.2011г. №1123 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района и её структурных подразделениях» считать утратившим силу. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации муниципального района Ягодкина В.А. Глава администрации Семилукского муниципального района И.Л. Кокорева ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области г. Семилуки 2014 г.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ СЕМИЛУКСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст, распоряжением администрации Семилукского муниципального района от 30.05.2014г. №190-р «О внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в администрации Семилукского муниципального района», а также с учетом особенностей документооборота в администрации Семилукского муниципального района (далее – администрация района) Воронежской области. 1.2. Инструкция по делопроизводству администрации Семилукского муниципального района (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Семилукского муниципального района. Делопроизводство организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления администрации Семилукского муниципального района (далее – АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в структурных подразделениях администрации Семилукского муниципального района. Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации Семилукского муниципального района. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации района должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с секретными документами и другими документами ограниченного доступа. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации Воронежской области от 24.12.2008 № 950-рДСП «Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения». Руководители структурных подразделений администрации района несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации. Сотрудники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях администрации района возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений администрации Семилукского муниципального района определяют (назначают) ответственных за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, и контроль исполнения сроков и качества подготовки документов. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации района и её структурных подразделениях осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района и ответственные лица. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений администрации Семилукского муниципального района (отпуск, командировка и др.), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц ответственных за организацию и ведение делопроизводства. Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. 1.5. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений администрации Семилукского муниципального района. 2. Общие требования к подготовке и оформлению документов 2.1. Бланки документов администрации Семилукского муниципального района 2.1.1. Документы администрации Семилукского муниципального района, главы администрации муниципального района, структурного подразделения муниципального района оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51511-2001. 2.1.2. Бланки документов (далее – бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм)либо в виде электронных документов. Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля: левое - 35мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 30 мм. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами: продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 2.1.2. Проектирование бланков администрации Семилукского муниципального района осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы: бланки постановлений, писем администрации Семилукского муниципального района, распоряжений главы администрации Семилукского муниципального района изготавливаются с помощью компьютерной техники. Запрещается тиражирование бланков администрации района на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов. Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации. 2.1.3. Бланки писем должностных лиц администрации Семилукского муниципального района, структурных подразделений администрации Семилукского муниципального района изготавливаются с помощью компьютерной техники. 2.1.4. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков администрации Семилукского муниципального района. 2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 11-12 (для оформления табличных материалов), №14(для оформления текста). 2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем администрации Семилукского муниципального района оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01- Государственный герб Российской Федерации; 02- герб субъекта Российской Федерации; 03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04- код организации; 05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07- код формы документа; 08- наименование организации; 09- справочные данные об организации; 10- наименование вида документа; 11- дата документа; 12- регистрационный номер документа; 13- ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14- место составления или издания документа; 15- адресат; 16- гриф утверждения документа; 17- резолюция; 18- заголовок к тексту; 19- отметка о контроле; 20- текст документа; 21- отметка о наличии приложения; 22- подпись; 23- гриф согласования документа; 24- визы согласования документа; 25- оттиск печати; 26- отметка о заверении копии; 27- отметка об исполнителе; 28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29- отметка о поступлении документа в организацию; 30- идентификатор электронной копии документа. Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение № 4). 2.2.3. Герб Семилукского муниципального района воспроизводится на бланках документов администрации Семилукского муниципального района. 2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации. 2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации. 2.2.6. Наименование организации (реквизит 08). Наименование администрации Семилукского муниципального района воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Семилукского муниципального района. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом. 2.2.7. Справочные данные о администрации Семилукского муниципального района содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09). Справочные данные об организации располагаются на бланке письма и включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты. Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». 2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). В бланках писем наименование вида письма не указывается. 2.2.9. Датой документа (реквизит 11)является дата его подписания (в приказах, распоряжениях, договорах (соглашениях), письмах, докладных, служебных записках, актах), утверждения (в инструкциях, положениях, правилах, регламентах, планах, отчетах), события (в протоколах). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 10 февраля 2014г. следует оформлять: «10.02.2014». При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Например: 05 февраля 2014г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно. 2.2.10.Регистрационный номер документа (реквизит12)– цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Документу, направляемому по нескольким адресам, присваивается один регистрационный номер. 2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа. 2.2.13. Адресат (реквизит15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках. Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4-5 интервалов. Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание). Например: Начальнику штаба в/ч 2132 генерал-майору И.О. Фамилия или Ректору федерального государственного бюджетного образовательного учреждения «Российская академия правосудия» доктору юридических наук И.О. Фамилия Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например:
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
|
Похожие:
 | Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... |  | Бланки организации изготавливаются в соответствии с гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система... |
| Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... | | Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (усорд), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы,... |
| Госта р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... | | Правительства Воронежской области от 20. 01. 2016г. №1, в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию технологических... |
| В соответствии с Федеральными законами от 06. 10. 2003 года №131-фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской... | | О внесении изменений в постановление администрации Семилукского муниципального района от 30. 09. 2010г. №1365 «Об утверждении административного... |
| Воронежской области и решением Совета народных депутатов Семилукского муниципального района от 18. 07. 2008 г. №61 «Об утверждении... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |