МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ПРОВЕДЕНИЮ РЕВИЗИЙ
ФИНАНСОВО - ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАУЧНО - ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ И ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЙ УИС МИНЮСТА РОССИИ
1. Организационно - правовая деятельность
образовательных учреждений
1. Проверяется: а) наличие устава у образовательного учреждения и полнота отражения в нем обязательных положений, определенных в Законе Российской Федерации от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании"; б) наличие заключения экспертной комиссии; в) наличие лицензии (разрешения), дающей право на ведение образовательной и других видов деятельности, по которым необходимо получение лицензии (письмо ВАС РФ от 19 января 1993 г. N С-13/ОП-19ВЯ-21); г) наличие аттестации у образовательного учреждения; д) наличие свидетельства о государственной аккредитации образовательного учреждения, подтверждающего его государственный статус, дающего право на выдачу выпускникам документов государственного образца о соответствующем уровне образования.
2. Проверка организации работы административно - управленческого аппарата, профессорско - преподавательского состава. Общая характеристика образовательного (научно - исследовательского) учреждения. Состояние контроля за выполнением приказов и директив Министра юстиции Российской Федерации, заместителя Министра юстиции Российской Федерации и указаний начальника ГУИН Министерства юстиции Российской Федерации по вопросам организации работы административно - управленческого и профессорско - преподавательского состава. Проверка выполнения штатным профессорско - преподавательским составом учебной нагрузки.
3. Изучение, обобщение и распространение передового опыта деятельности образовательных учреждений уголовно - исполнительной системы Минюста России. Принимаемые меры по совершенствованию учета и отчетности. Проводимые мероприятия по автоматизации бухгалтерского учета. Организация учета, хранения документов и делопроизводства. Своевременность доведения руководящих документов до подчиненных учреждений. Организация и проведение мероприятий по повышению служебной квалификации со специалистами. Влияние учебных мероприятий на улучшение служебной деятельности. Состояние работы с поступающими письмами, жалобами и заявлениями: своевременность учета и принятия решений. Причины возникновения жалоб и меры по их предупреждению. Организация взаимодействия с местными органами власти и практическими органами УИС по вопросам финансово - хозяйственной деятельности и обеспечения учебного процесса (учебной и преддипломной практики курсантов и слушателей). Наличие и фактическое выполнение должностными лицами своих функциональных обязанностей. Проводимая работа по рассмотрению вопросов финансово - хозяйственной деятельности на заседании коллегий и оперативных совещаниях, организация планирования этой работы.
4. Состояние научно - исследовательской и опытно - конструкторской работы (НИОКР) учреждения (ее фундаментальное и практическое направление), ее оценка с точки зрения специализированной направленности УИС Минюста России. Соблюдение порядка проведения и приемки НИОКР. Наличие исходных документов на проведение НИОКР, включенных в годовые планы: техническое задание (договор), программа исследования, план - проспект рукописи, которые определяют цель, содержание и порядок проведения НИОКР. Проверка соблюдения порядка и правомерности приемки НИОКР. В ходе ревизии особое внимание следует обратить на то, что внедрение результатов НИОКР в практику и учебный процесс является задачей всех подразделений УИС Минюста России, научно - исследовательских учреждений и высших учебных заведений.
5. Штатно - финансовая дисциплина. Выполнение приказов и директив Министра юстиции Российской Федерации, заместителя Министра юстиции Российской Федерации и указаний начальника ГУИН Минюста России по вопросам штатно - финансовой дисциплины. Регистрация штатного расписания, соблюдение штатной дисциплины. Расчет штатной численности ППС. Укомплектованность образовательного учреждения сотрудниками и работниками, соответствие их занимаемым должностям. Укомплектованность образовательного учреждения переменным составом (курсантами, слушателями, адъюнктами и докторантами). Законность доплат за совмещение, замещение и совместительство. Функциональные обязанности специалистов и своевременность их обновления. Составление ежемесячных планов работы.
2. Использование бюджетных ассигнований
6. Наличие, обоснованность и исполнение смет на содержание образовательного учреждения. Проверка использования образовательным (научно - исследовательским) учреждением УИС Минюста России бюджетных средств, прошедших через лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства Российской Федерации (Приказ Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. N 106н). Сверка объемов финансирования, кассовых и фактических расходов, отраженных в формах 301 и 294, в журнале - ордере N 8 (мемориальные ордера 2 и 3 ф. 381) с отчетом об исполнении сметы расходов федерального бюджета ф. N 2. Проверка денежных обязательств (заключение договоров (соглашений, контрактов) на выполнение работ (оказание услуг, приобретение имущества) в пределах доведенных до получателей бюджетных средств (лимитов). Достоверность и законность операций, связанных с образованием дебиторской и кредиторской задолженности, реальность дебиторской задолженности, своевременность взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности.
7. Проверка дополнительных источников бюджетного финансирования на расходы образовательного учреждения (доходы от сдачи в аренду федерального недвижимого имущества и др.). Наличие утвержденных вышестоящим органом смет доходов и расходов по дополнительным источникам финансирования. Наличие случаев использования выделенных ассигнований не по назначению. Верно ли возмещаются расходы на содержание арендуемых помещений (электроэнергия, теплоэнергия и водоснабжение) и затраты по содержанию административно - управленческого персонала. Правильность определения суммы годовой арендной платы за арендуемое имущество. Какие санкции применялись к арендаторам, не выполняющим условия договоров аренды. Имеют ли место факты сдачи недвижимости в субаренду.
8. Не допускаются ли излишества в расходовании средств на приобретение мебели, хозяйственного инвентаря, канцелярских принадлежностей. Законность расходования средств на проведение различных юбилеев и праздников, наличие утвержденной сметы на эти мероприятия. Не допускаются ли случаи незаконного расходования средств на устройство вечеров и банкетов, излишеств при проведении совещаний, конференций и других мероприятий. Осуществляется ли контроль за расходованием средств на междугородные телефонные переговоры, нет ли случаев длительных и не связанных со службой переговоров, а также телефонных переговоров с городами, с которыми имеется связь по арендованным каналам. Правильность расходования средств и списания материалов на капитальный и текущий ремонт зданий и сооружений, объемы выполненных работ по отдельным объектам. Соблюдение установленных норм и тарифов при оплате за коммунальные услуги - освещение, отопление, водоснабжение, за аренду помещений и другие. Обоснованность льготных компенсационных выплат, в том числе на кооперативное и индивидуальное жилищное строительство, за телефон, путевки, детский сад и т.д. Состояние учета, реализации путевок и полноты поступления денег от сотрудников и работников подразделения за выданные путевки в санатории и дома отдыха.
9. Целевое использование бюджетных средств. Случаи, однозначно квалифицируемые как нецелевое использование средств федерального бюджета: направление средств, выделенных из федерального бюджета, на банковские депозиты; приобретение различных активов (валюты, ценных бумаг, иного имущества) с целью их последующей продажи; осуществление взносов в уставный капитал других юридических лиц. Нецелевым использованием также признается расходование средств при отсутствии подтверждающих документов, расходование средств, выделяемых на финансирование государственных учреждений, на цели, хотя и предусмотренные соответствующими сметами, но сверх установленных норм, расходование средств на цели, не предусмотренные сметой государственного учреждения (письмо Минфина РФ от 28 июня 1999 г. N 01-01-10 "Об обзоре практики рассмотрения в судах споров с участием Министерства финансов Российской Федерации по защите интересов казны Российской Федерации и Правительства Российской Федерации за 1998 год"). В учреждениях, предприятиях и организациях УИС, основная деятельность которых финансируется за счет средств федерального бюджета, при анализе нецелевого использования следует руководствоваться указанием ГУИН Минюста России от 1 ноября 2000 г. N 18/54-51.
3. Исполнение сметы доходов и расходов
по внебюджетным средствам
10. В процессе ревизии проверяется наличие и обоснованность смет доходов и расходов по предпринимательской деятельности, Положения об оказании платных образовательных услуг, согласованного с учредителем. Отдельная смета составляется на использование средств, формируемых из прибыли, остающейся после налогообложения. Планирование сметы доходов и расходов, а также ее исполнение осуществляется по предметным статьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации. Планирование и исполнение расходов за счет предпринимательской деятельности должно осуществляться с учетом действующих норм и нормативов (норм возмещения командировочных расходов, норм на представительские расходы и т.д.). Возможность оказания платных образовательных услуг должна предусматриваться уставом образовательного учреждения. Осуществляются они за счет внебюджетных средств (средств спонсоров, сторонних организаций или частных лиц, в том числе и родителей) и не могут быть оказаны взамен и в рамках основной образовательной деятельности, финансируемой из бюджета. В противном случае заработанные таким путем средства изымаются учредителем в его бюджет. Оплата за предоставляемые платные дополнительные образовательные услуги должна производиться только через учреждения банков. В соответствии с письмом ВАС РФ от 19 января 1993 г. N С-13/ОП-19ВЯ-2 взаимоотношения предприятий и учебных заведений должны регулироваться договором.
11. В ходе ревизии проверяется соблюдение порядка реинвестирования полученного дохода в данное образовательное учреждение (или) на непосредственные нужды обеспечения, развития и совершенствования образовательного процесса. В соответствии с п. 3 ст. 47 Закона РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" деятельность образовательного учреждения по реализации предусмотренных уставом этого образовательного учреждения производимых продукции, работ и услуг относится к предпринимательской лишь в той части, в которой получаемый от этой деятельности доход не реинвестируется непосредственно в данное образовательное учреждение и (или) на непосредственные нужды обеспечения, развития и совершенствования образовательного процесса (в том числе на заработную плату) в данном образовательном учреждении. Также следует внимательно проверить издательскую деятельность и типографские работы, осуществляемые образовательным учреждением, за счет каких средств произведены затраты (бюджетные или внебюджетные). Не проводилась ли реализация произведенной книгопечатной продукции, механизм поступления денежных средств в кассу учреждения и правильность отражения в учете. Следует проверить калькуляцию выпущенной типографской продукции, не занижены (завышены) ли расценки, правильность исчисления гонорара за изданные (напечатанные) материалы.
12. Особое внимание в ходе ревизии следует обратить на проверку целевых средств образовательного учреждения. Перечень целевых средств на содержание образовательного учреждения отражен в Приказе Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. N 107н. В обязательном порядке проверяется наличие и исполнение смет доходов и расходов по целевым средствам. В ходе ревизии проверяется выполнение требований Приказа ГУИН МВД РФ от 11 мая 1998 г. N 38 "Об утверждении Правил приема благотворительных пожертвований". Поступающие пожертвования подлежат учету и регистрации в специальном журнале учета поступлений и пожертвований и немедленно приходуются через склад образовательного учреждения. Не реже одного раза в полугодие комиссионно проводится инвентаризация поступления и распределения пожертвований.
4. Бухучет и отчетность
Знакомство с приказом об учетной политике, принятой в учреждении. Источники финансирования (бюджетные, внебюджетные, целевые). Бухгалтерский баланс, отчет об исполнении сметы расходов, а также другая внешняя отчетность и первичные документы составляются раздельно по каждому бюджетному источнику финансирования. Внешняя отчетность по внебюджетным источникам финансирования (специальным средствам), а также безвозмездно поступившим раздельно по каждому источнику; деятельность по всем источникам финансирования отражается на едином балансе. Учет активов, не принадлежащих учреждению, ведется на отдельном балансе. Для раздельного учета активов и пассивов, сформированных за счет разных источников финансирования, в плане счетов бухгалтерского учета для каждого счета вводится субсчет. Аналитический учет материальных ценностей. Порядок учета средств на текущих счетах. Учет кассовых операций. Командировки и учет расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами. Правильность соблюдения корреспонденции счетов и установленного порядка их закрытия. Проверка проведения ежемесячных сверок остатков материальных ценностей по данным бухгалтерского и складского учета, полноты и своевременности проведения инвентаризаций. Обеспеченность бухгалтерии необходимыми инструкциями, руководящими документами, бланками учетной документации. Соответствие организации и ведения первичного и бухгалтерского учетов действующему Положению о бухгалтерском учете и отчетности, обеспечение своевременного и правильного отражения в учетах произведенных хозяйственных операций и контроля за соблюдением сметно - финансовой дисциплины, достоверность всех статей баланса. Соответствие аналитического учета данным синтетического учета, не допускается ли представление в соответствующие инстанции недостоверных балансов и отчетов, соблюдение сроков их представления. Организация анализа годовой и периодической отчетности, выполнения указаний вышестоящих органов по отчетам и балансам ревизуемого подразделения. Обеспечение сохранности бухгалтерских документов, своевременность сдачи их в архив. Имеется ли приспособленное помещение для хранения бухгалтерских документов, соблюдаются ли все условия отбора, хранения и уничтожения документов.
13. Порядок отражения в учете и отчетности поступления, эксплуатации и выбытия основных средств [*] и МБП. Установить соответствие остатков по синтетическим субсчетам по учету основных средств, отраженных в главной книге (журнале главная), аналогичным данным аналитического учета и бухгалтерского баланса. Ведутся ли инвентарные карточки на основные средства, присвоены ли им инвентарные номера, имеются ли в учетных регистрах необходимые характеристики основных средств. Своевременность и правильность оприходования поступивших основных средств, вновь приобретенных и полученных в порядке безвозмездного поступления. Закреплены ли основные средства за материально ответственными лицами и имеются ли их расписки в приеме на ответственное хранение. Соблюдение порядка ликвидации основных средств, утративших свое производственное значение. Производилось ли оприходование материалов, оставшихся после ликвидации. Транспортные средства, приобретенные у поставщиков, приходуются на балансе по документам поставщика, на которых материально ответственное лицо должно расписаться в получении этих ценностей с указанием даты оприходования.
____________________
[*] См. Методическое пособие по учету и использованию автотранспорта. Исх. N 18/54-20 от 18 января 2001 г.
14. Порядок отражения в учете и отчетности поступления и списания материалов и продуктов питания. В ходе ревизии следует ознакомиться с учетной политикой в части организации учета материальных запасов и продуктов питания и установить обеспеченность бухгалтерии действующими нормативными документами, материалами проводимых инвентаризаций. Проверить акты приема - передачи материальных ценностей и продуктов питания при смене материально ответственных лиц, ведомостей учета материальных ценностей и продуктов питания, стоимости реализации материальных ценностей, полученных сотрудниками, и фактов внесения денег в кассу учреждения, правильность списания материальных ценностей, соблюдения метода оценки материалов. Проверка наличия дорогостоящего сырья, материалов и других материальных запасов. При проверке складского хозяйства и материального учета следует установить (письмо Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. N 103, Приказ Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. N 107н "Основные положения по учету материалов на предприятиях и стройках"): обеспеченность подразделений складскими помещениями, отвечают ли они требованиям, предъявляемым к условиям сохранности материальных ценностей, обеспечены ли склады охраной, техническими средствами охранно - пожарной сигнализации и противопожарным оборудованием, состояние весоизмерительных приборов, соблюдение правил их проверки и клеймения. Правильность размещения материальных ценностей на стеллажах, полках, имеются ли ярлыки с указанием наименования имущества и материалов, сорта, размера и т.п. Все ли поступившие материальные ценности приняты материально ответственными лицами на хранение и заключены ли с ними письменные договоры о полной материальной ответственности. Оформлен ли приказом порядок операций на складе и перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, имеются ли образцы их подписей на складе и в бухгалтерии, а у работников охраны - образцы пропусков на вывоз или вынос с территории подразделения материальных ценностей, сдаются ли охраной материальные пропуска в бухгалтерию и сверяются ли последние с расходными документами.
15. Соблюдение установленного порядка и лимитов (норм) отпуска материальных ценностей для служебных и учебных целей, правильность их списания, нет ли случаев отпуска материальных ценностей без документов или по временным распискам, расходования материальных ценностей не по назначению, в том числе незаконного отпуска сторонним организациям и частным лицам. Осуществляется ли контроль за сдачей готовой продукции учебных мастерских на склад, не практикуется ли оприходование на склад продукции, фактически не выпущенной или некомплектной. Нет ли случаев отпуска готовой продукции из учебных мастерских, минуя склад.
16. При проверке операций с материальными ценностями следует установить: соблюдение установленного порядка учета и списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, не числятся ли в их составе ценности, подлежащие учету на счетах основных средств, правильно ли организован учет табельного имущества, инструментов, инвентаря в эксплуатации, соблюдаются ли установленные нормы выдачи спецодежды и табельного имущества. Производится ли взыскание с уволенных сотрудников и работников подразделения в тех случаях, когда при их увольнении стоимость обмундирования подлежит возмещению. Достоверность представляемых материально ответственными лицами материальных отчетов, соответствие остатков по материальным счетам, указанных в отчетах, данным главной книги. Производится ли регистрация выданных доверенностей, не выдаются ли новые доверенности лицам, не отчитавшимся в использовании ранее полученных доверенностей, срок действия которых истек. Соблюдение сроков возврата неиспользованных доверенностей, их учет. Осуществляется ли со стороны бухгалтерии должный контроль за выдачей и использованием доверенностей.
17. Проверить, предусмотрены ли бюджетные ассигнования по статье "Продукты питания". Правильность реализации продуктов питания по продажным (розничным) ценам с отдельным учетом наценок (скидок). Соблюдение порядка учета тары. Обоснованность и правильность отнесения расходов на наем транспорта по доставке продуктов питания. Меню - требование и меню - раскладки с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания должны передаваться в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц. При увеличении потребности в продуктах - наличие накладной (требования) на получение дополнительного количества продуктов питания, при уменьшении - накладная на сдачу излишков. Отражение в бухгалтерском учете расходования продуктов питания в книге складского учета - ф. М-17. Определение продажной цены готовых изделий на основе калькуляции. При учете сырья по продажным ценам в калькуляционной карточке должен производиться расчет продажной цены готового изделия, а при учете сырья по покупным ценам необходимо, кроме того, рассчитать цену блюда по покупной стоимости. В учреждениях, осуществляющих оборот продуктов питания в рамках основного вида деятельности, в которых разрешено питание работников за плату в случаях отсутствия предприятий общественного питания в местах расположения этих учреждений, проверяется удержание сумм, полученных от работников за питание, и стоимости израсходованных продуктов питания. Учет движения продуктов питания и готовых блюд в буфетах должно вестись по покупным или продажным ценам и в разрезе материально ответственных лиц.
18. При проверке организации питания ревизор в первую очередь производит внезапную проверку наличия продуктов питания на продовольственном складе и пищеблоке. Фактическое наличие неиспользованных продуктов на кухне, а также заложенных в котел, сравнивается с количеством соответствующих продуктов, значащихся в меню - требовании, полученном в день инвентаризации, и количеством остатка продуктов на кухне на начало дня с накладными продуктового склада на отпуск продовольствия в столовую и брокеражным журналом.
19. При проверке продовольственного обеспечения в образовательных учреждениях следует руководствоваться Приказом МВД РФ от 19 апреля 1994 г. N 125. На продовольственное обеспечение довольствующиеся лица зачисляются или снимаются с него приказом начальника учреждения. Основанием для зачисления на продовольственное обеспечение являются аттестат на продовольствие, предписание, командировочное удостоверение или отпускной билет. Основанием для снятия с продовольственного обеспечения является приказ начальника учреждения. Стоимость питания за отдельные приемы пищи при трехразовом питании определяется из расчета: за завтрак - 30%, за обед - 45% и за ужин - 25% от стоимости продовольственного пайка. Проверяется достоверность меню - требований - ежедневные документы на отпуск продуктов со склада на кухню (пищеблок). Целесообразно выборочным путем составить расчет закладки того или иного продукта для приготовления блюд за два - три месяца по данным и сопоставить с фактически списанными продуктами.
20. Проверка учета медицинских материалов по группам [*]. Проверка аналитического учета лекарственных средств в суммовом выражении. Проверка предметно - количественного учета лекарственных средств. При ревизии проверяется правильность списания лекарственных средств. В период проведения ревизии необходимо проверить выполнение требований Приказа Министерства здравоохранения СССР от 30 августа 1991 г. N 245 "О нормативах потребления этилового спирта для учреждений здравоохранения, образования и социального обеспечения", на основании которого руководителем учреждения должен быть издан приказ о нормах расхода этилового спирта на медицинские процедуры в данном учреждении. Кроме того, необходимо учесть, что на медицинские процедуры следует расходовать 70-градусный спирт.
____________________
[*] |
