Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Село Лончаково» Бикинского муниципального района Хабаровского края Общие положения
Скачать 1.25 Mb.
|
| "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем, направляем, представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо) и т.д. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация считает...", "Комиссия рассмотрела..." При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 2.5.7.5. Датой письма является дата его подписания. Как правило, право подписи служебных писем имеют глава сельского поселения, его заместитель. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите "Подпись". 2.5.8. Справка Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера; и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям: о подтверждении места работы, заработной платы и т.п. (приложения № 11, 12). Обе группы справок оформляются на общем бланке в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Текст справки личного характера должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста указывается учреждение, куда данная справка представляется. Справки, используемые внутри органа местного самоуправления, подписывает составитель. Справки личного характера, а также справки, составленные по требованию иных органов и организаций, подписывает руководитель органа местного самоуправления. В последнем случае ниже подписи руководителя органа местного самоуправления оформляется реквизит "Отметка об исполнителе". Справки финансового характера подписываются руководителем органа местного самоуправления и бухгалтером. 2.5.9. Записки (докладные, служебные, объяснительные) Докладная записка – документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Служебные записки – применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности организации (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги. 2.5.10. План План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме таблицы или связного текста. В календарных планах перечисляемые мероприятия располагаются в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения. По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. План подписывается составителем или лицом, ответ- ственным за его выполнение. Утверждается план руководителем органа местного самоуправления. 2.6. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств 2.6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники (далее – ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 2.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-2003, в миллиметрах: 2,6 – шаг письма (размер печатного знака; 4,25 – межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма – 2,54; межстрочный интервал – 4,24. При составлении документа средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 с установкой межстрочных интервалов – точно, одинарный, полуторный. 2.6.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются на пишущей машинке через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ), на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала (в режиме "полуторный" для ПЭВМ). 2.6.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Например:
2.6.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами. 2.6.6. Название вида документа печатается прописными буквами. 2.6.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Другие фамилии выравниваются по первой букве самой длиной фамилии. Например:
2.6.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выравнивать по центру. 2.6.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора: - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ; - после 5 печатных знаков (1,25 см) – для начала абзаца в тексте; - после 16, 24, 56 печатных знаков – для составления таблиц и трафаретных текстов; - после 32 печатных знаков (8,5 см от левого поля) – для реквизита "Адресат"; - после 40 печатных знаков (10 см от левого поля) – для реквизита "Гриф утверждения документа"; - после 48 печатных знаков (12 см от левого поля) – для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". 2.6.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст – через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ), вторая строка начинается под первой буквой указанных "Примечания" или "Основания". 2.6.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд – после 40 печатных знаков от границы левого поля. 2.6.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 2.6.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. 3. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота 3.1.1. Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, регламентом, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами. 3.1.3. При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота специалистом по ДОУ разрабатываются маршруты движения документов. 3.2. Организация доставки документов 3.2.1. Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными. С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы. 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистом по ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению. При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении № 11. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ). На полученном документе проставляется отметка о поступлении документа вручную или с помощью специального регистрационного штампа. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (приложение № 12). 3.3.2. После регистрации документы передаются руководителю органа местного самоуправления или его заместителю в день поступления. Руководителю органа местного самоуправления в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности органа местного самоуправления, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях. В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом. Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту по ДОУ, где в РКФ переносится содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей. Затем документ, как правило, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль. Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. 3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 3.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистом по ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. 3.4.2. С помощью средств электрической связи специалист по ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств. Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте. 3.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются специалистом по ДОУ, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. 3.4.4. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются специалисту по ДОУ для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются исполнителями специалисту по ДОУ. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 3.4.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. Повестка дня и все документы заседаний представительного органа сельского, городского поселения рассылаются специалистом по ДОУ депутатам представительного органа сельского, городского поселения и в соответствующие учреждения не позднее, чем за три дня до заседания. Размноженные проекты муниципальных правовых актов рассылаются в соответствии с указателем рассылки. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, специалистом по ДОУ. 3.5. Порядок прохождения внутренних документов 3.5.1. Прохождение внутренних документов (распоряжения, служебные записки и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. 3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. 3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной соответ- ствующей отметкой в РКФ. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы. Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам органа местного самоуправления. Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи. Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 – 2 дней. 3.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 3.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью; поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные – немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется соответствующему исполнителю. 3.6.2. Документы, поступающие в орган местного самоуправления в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе. Прием и регистрация в РКФ документов, поступивших на электронный адрес органа местного самоуправления, осуществляется специалистом по ДОУ или другим специалистом, на которого возложено выполнение этих функций. Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств. Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу. 3.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 25 февраля 2004 г. № 11-пр "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде. Прием документов ведет специалист органа местного самоуправления, назначенный распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за работу с электронной почтой. Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность лица, принявшего документ, подпись, дата, реги- страционный штамп. Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования. Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на отдельных листах, а затем прикрепляются к подлиннику. 3.7. Учет количества документов Учет количества документов производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов по РКФ по месту их регистрации. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан. Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно. Результаты учета количества документов обобщаются специалистом по ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Количество размноженных экземпляров (копий) подсчитываются отдельно. 3.8. Работа исполнителей с документами 3.8.1. Руководитель органа местного самоуправления или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через специалиста по ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 3.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа местного самоуправления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю специалистом по ДОУ немедленно. 3.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. 3.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 3.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 4. Поисковая система по документам 4.1. Регистрация документов 4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 4.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы сельского, городского поселения по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан. 4.1.3. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится специалистом по ДОУ органа местного самоуправления. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются специалистом по ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 4.1.4. При регистрации на документах проставляется регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Например, 1-24/18, где 1-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 18 – порядковый регистрационный номер. Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года. Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. Например, 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. 4.1.5. Документы регистрируются в РКФ – электронных карточках или в журналах регистрации поступающих документов, журналах регистрации отправляемых документов (приложение № 15). В РКФ вносятся следующие сведения: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 4.1.6. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов, в РКФ инициативного документа делается отметка об исполнении документа. 4.1.7. Журналы регистрации всех категорий документов органа местного самоуправления являются и справочным аппаратом к документам органа местного самоуправления. Справочный аппарат обеспечивает поиск информации, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). 5. Контроль исполнения документов 5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляет специалист органа местного самоуправления. 5.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления; внутренних – с даты подписания (утверждения) документа. Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения: имеющие пометку "срочно", – в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно", – в десятидневный срок; остальные, в том числе обращения граждан, – в сроки, установленные действующим законодательством. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя органа местного самоуправления и фиксируется в регистрационном журнале или регистрационной карточке документа. 5.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручений органов государственной власти допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава сельского поселения представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов, ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только автор документа. 5.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни или при увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы. 5.6. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись лица, снявшего документ с контроля. 5.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 5.8. Специалист органа местного самоуправления, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, ежемесячно готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, для информирования руководителя органа местного самоуправления. 6. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органа местного самоуправления в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела, муниципальными правовыми актами. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел органа местного самоуправления (далее – номенклатура дел) – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 13). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе местного самоуправления и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание. 6.1.3. Номенклатура дел составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления. Номенклатура дел подписывается специалистом по ДОУ, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления, утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления и вводится в действие с 01 января следующего года. 6.1.4. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (далее – ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края. В случае коренных изменений в функциях и структуре органа местного самоуправления такое согласование производится ранее установленного срока. 6.1.5. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел документационного обеспечения управления. Второй – используется специалистом по ДОУ в качестве рабочего. Третий – применяется в архивном органе |
Похожие:
 | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | ... |
 | «Об утверждении положения о клубных формированиях муниципального бюджетного учреждения культуры «Ритмик» сельского поселения «Село... | | Об утверждении Положения о присвоении, изменении, аннулировании и регистрации адресов объектов недвижимости на территории сельского... |
| Хабаровского края», постановлением главы Оремифского сельского поселения от 06. 11. 2013 №33-па «Об утверждении Положения о Реестре... | | Об административном регламенте администрации сельского поселения «Село Усть-Ургал» по предоставлению государственной услуги «Прием... |
| Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении и Уставом Бикинского муниципального... | | Об утверждении Административного регламента сельского поселения «село Манилы» по предоставлению муниципальной услуги «Выдача разрешений... |
| В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |