Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Село Лончаково» Бикинского муниципального района Хабаровского края Общие положения
Скачать 1.25 Mb.
|
| текст документа – отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст постановления, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении – распорядительной части). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Например: На основании Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", распоряжения Губернатора Хабаровского края от 16 ноября 2006 г. № 696-р "Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Хабаровского края, аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"… Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. В тексте распоряжений отсутствует слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части. Пункты постановления, распоряжения должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными, не допускающими различных толкований. Они должны содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например: 1.; 1.1.; 1.2.1.; 1.2.2. и т.д. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются организации или конкретные должностные лица. Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении (должностном лице), на которое возлагается контроль за выполнением постановления, распоряжения. При внесении изменений в муниципальный правовой акт либо признании его утратившим силу обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер, наименование. Текст пункта о признании утратившим силу ранее принятого акта либо его структурной единицы должен начинаться словами "Признать утратившим силу..."; подпись – состоит из наименования должности главы сельского поселения, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приложения к постановлению, распоряжению должны оформляться в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Приложения к постановлению, распоряжению должны быть подписаны. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится. 2.5.2. Положение, правила, инструкция 2.5.2.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных муниципальных правовых актов. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов. Положения (правила, инструкции) могут утверждаться руководителем органа местного самоуправления в форме грифа утверждения или путем издания муниципального правового акта об их утверждении. 2.5.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается муниципальным правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Инструкция об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция специалиста). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за его нарушение. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Например, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов:
2.5.3. Протокол Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании представительного органа сельского поселения; совещании при главе сельского поселения; комиссий и временных коллегиальных органов – сходов, собраний, совещаний, переговоров, встреч (приложения № 9, № 10 ). 2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами учреждений, а также другими организациями и лицами, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания. 2.5.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель – Петров А.В. Секретарь – Васильева Л.Н. Присутствовали: Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 1 межстрочным интервалом от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовали: 50 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 – 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Решения производственных совещаний специалистов органов местного самоуправления; комиссий и советов; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Решения могут прилагаться к протоколу, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается". 2.5.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе сельского поселения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании, повестка. Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 2.5.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных органов (советов, комиссий и др.) подписывают председатель и секретарь. Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа местного самоуправления. Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21 – 24 апреля 2007 г. 2.5.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы совещаний и др. Протоколы заседаний представительного органа сельского поселения (Совет депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочия. Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа сельского поселения нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочия. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например: решение № 3-1. 2.5.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью. Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку: - воспроизводятся все реквизиты общего бланка; - вводная часть текста; - вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; - текст, отражающий обсуждение вопроса; - принятое решение. Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью и направляются с сопроводительным письмом исполнителям. 2.5.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке (приложение № 9) и имеют следующие реквизиты: наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру; вид заседания, совещания – печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Например:
место проведения заседания, совещания – печатается через два межстрочных интервала после реквизитов "дата" и "регистрационный номер" и выравнивается по центру; дата и номер протокола – дата, оформленная цифровым способом (26.08.2006), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу; подпись – отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 2.5.3.8. Материалы заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в следующем порядке: протокол, решения с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает специалист органа местного самоуправления, готовивший вопрос. 2.5.4. Акт Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом органа местного самоуправления (акт приема-передачи дел, составленный при смене должностного лица). Если акт является внешним документом, он составляется на чистом листе бумаги и должен содержать юридические адреса сторон, составивших акт. Акт должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "чего?" (приема-передачи дел) или "о чем?" (о выделении к уничтожению дел временных сроков хранения). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указывается документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением организаций. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Основная часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту. Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр – 2-й экземпляр – 3-й экземпляр – Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений". Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем органа местного самоуправления и заверение печатью, после чего акт приобретает юридическую силу. Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты порчи, повреждения или недостачи груза, иных нарушений транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза). 2.5.5. Договор (контракт) Текст договоров (контрактов) фиксирует соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей. Договор (контракт) может содержать следующие сведения: название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор о техническом обслуживании, контракт на поставку и др.); дата, место составления, номер; наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет договора), ее этапы и результаты выполнения; условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работы и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор); гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов); подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов); печати организаций - сторон договора. Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. 2.5.6. Доверенность Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенности выдаются органом местного самоуправления своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материаль- ных ценностей или других действий от имени органа местного самоуправления. В тексте доверенности указываются следующие сведения: наименование органа местного самоуправления; юридический адрес органа местного самоуправления; название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ); дата, номер доверенности; должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; заверение подлинности подписи; срок действия доверенности. Доверенность может быть оформлена на общем бланке. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем органа местного самоуправления и главным бухгалтером. Подписи должностных лиц должны быть заверены гербовой печатью органа местного самоуправления. Руководителем органа местного самоуправления могут быть удостоверены доверенности, выданные специалистами органа местного самоуправления от своего имени, на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. 2.5.7. Служебные письма (приложение № 4) В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др. 2.5.7.1. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Наиболее часто используются три вида письма: инициативное письмо, письмо-ответ, сопроводительное письмо. 2.5.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. 2.5.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение № 10). Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления. 2.5.7.4. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, изложение причин написания письма, мотивировка и т.п. Во второй части и в заключении, начинающихся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст простого письма не должен превышать одной – двух машинописных страниц. Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (нормативный правовой акт, договор, информационный или справочно-аналитический и т.д.) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами |
Похожие:
 | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | ... |
 | «Об утверждении положения о клубных формированиях муниципального бюджетного учреждения культуры «Ритмик» сельского поселения «Село... | | Об утверждении Положения о присвоении, изменении, аннулировании и регистрации адресов объектов недвижимости на территории сельского... |
| Хабаровского края», постановлением главы Оремифского сельского поселения от 06. 11. 2013 №33-па «Об утверждении Положения о Реестре... | | Об административном регламенте администрации сельского поселения «Село Усть-Ургал» по предоставлению государственной услуги «Прием... |
| Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении и Уставом Бикинского муниципального... | | Об утверждении Административного регламента сельского поселения «село Манилы» по предоставлению муниципальной услуги «Выдача разрешений... |
| В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |