Методические рекомендации по исполнению тематических запросов
Скачать 0.49 Mb.
|
1.7. Требования к оформлению отрицательных ответов, пересылочных писем, сопроводительных писем 1.7.1. Ответы с рекомендацией (по непрофильным запросам), пересылочные письма, отрицательные ответы оформляются в случаях отсутствия запрашиваемых сведений по предмету запроса на бланке госархива без обозначения наименования документа. 1.7.2. В отрицательных ответах, составленных по запросам пользователей даются мотивированные ответы на поставленные вопросы об отсутствии сведений (Приложение № 8, № 9). Требования к оформлению адресата таких писем аналогично требованиям к оформлению адресата архивной справки. 1.7.3. К запрашиваемым копиям документов, к архивным справкам, архивным выпискам для юридических лиц, в отдельных случаях для физических лиц, составляется сопроводительное письмо, в котором излагается краткая аннотация высылаемых документов. В отметке о наличии приложения проставляется количество листов и экземпляров (Приложение № 10). 1.7.4. Пересылочное письмо оформляется в случаях, когда тематический запрос поступил не по назначению и госархиву известно точное местонахождение запрашиваемых документов. В сопроводительном письме указываются адрес организации, куда направляется тематический запрос для дальнейшего исполнения, адрес заявителя. Требования к оформлению адресата аналогично требованиям оформления адресата архивной справки. Первый абзац письма включает сведения о направлении заявления по назначению для дальнейшего исполнения с указанием его краткого содержания и периода запрашиваемых сведений. Второй абзац, составляется для заявителя, где обязательно указывается причина невозможности исполнения тематического запроса. С поступившего заявления и документов, приложенных к нему, снимаются копии и прикладываются к письму. В конце текста указывается приложение (количество листов и экземпляров, кому адресовано приложение) (Приложение № 11). Количество экземпляров пересылочного письма соответствует количеству адресатов, указанных в письме. Все отправляемые экземпляры писем подписываются директором госархива или уполномоченным должностным лицом. 1.7.5. В случаях, когда часть запроса поступила не по назначению, а по другой части запроса сведения имеются, составляются архивные справки по имеющимся сведениям. По поступившей же не по назначению части запроса составляется пересылочное письмо в организацию или архивное учреждение, где имеются запрашиваемые сведения для дальнейшего исполнения тематического запроса. Заявителю направляются архивные справки с сопроводительным письмом, в котором оговаривается факт пересылки в учреждение по назначению, где будет произведено дальнейшее исполнение по отсутствующей части запроса. 2. Особенности исполнения и оформления тематических запросов 2.1. Запросы биографического характера В госархиве хранится массив документов персонального характера, которые используются при восстановлении биографических данных известных и видных государственных, политических, партийных и комсомольских работников, деятелей культурной и экономической жизни, общественных движений, организаций Амурской области. При исполнении тематических запросов биографического характера нужно иметь ввиду, что при поиске документов о каком-либо лице, проживавшем на территории Амурской области, необходимо получить о нем как можно больше сведений, информацию как от самого заявителя, так и справочных изданий, календарей знаменательных дат, энциклопедий. Такая работа поможет выявить фонды, в составе которых могут находиться необходимые документы. При исполнении запросов биографического характера выявляются сведения о фактах биографии отдельного лица: дате, месте рождения и смерти; родственных связях; о трудовой, профессиональной, политической, общественной, научной деятельности; награждении орденами и медалями, знаками отличия; фактах репрессии и партийной реабилитации. Биографические запросы носят многоаспектный характер, то есть при их исполнении происходит поиск разнообразных сведений, относящихся к биографии отдельного лица (гражданина) или ее фрагменту (биографии). Запросы биографического характера могут касаться как самого заявителя, так и его родственников, или другого лица, если они не противоречат действующему законодательству Российской Федерации о тайне личной жизни граждан. При исполнении биографических запросов используются фонды личного происхождения, исторические, партийные фонды (личные дела по учету кадров партийных и комсомольских работников, дела по приему в члены КПСС, персональные дела коммунистов, анкеты делегатов конференций и др.), фонды общественных организаций и фонды организаций, предприятий, учреждений. Личные и персональные дела хранятся в архивных фондах обкомов, горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ. Документы по персональным делам могут содержаться в протоколах пленумов, заседаний бюро, собраний партийных и комсомольских органов и организаций. Сведения, относящиеся к биографии какого-либо лица, также можно найти в анкетах, характеристиках делегатов партийных и комсомольских съездов, конференций; копиях наградных листов. Ответ на биографический запрос оформляется в виде архивной справки, архивной выписки или копий документов (Приложение № 12). 2.2. Запросы о подтверждении нотариальных действий, имущественных прав При исполнении запросов о подтверждении нотариальных действий, имущественных прав необходимо выяснить у заявителя все сведения по предмету запроса: вид запрашиваемого документа (решение, постановление и т.д.), дата, номер запрашиваемого документа, орган издавший документ, на чье имя, когда и по какому адресу был выделен объект недвижимости. Можно запросить у заявителя (при наличии) копии имеющихся на имущество документов. Права собственности (землепользования, о выделении квартир, гаражей и др.) могут быть подтверждены копиями решений, постановлений, распоряжений, протоколов областного, городских и районных исполнительных комитетов, администраций. Нотариальные действия подтверждаются документами нотариальных контор с выдачей копий нотариальных документов (завещаний, реестров, свидетельств о праве на наследование). Ответ на тематический запрос о подтверждении нотариальных действий, имущественных прав оформляется в виде архивной выписки, архивной копии документа (Приложение № 13). 2.3. Запросы по истории организаций (предприятий, учреждений, органов власти и управления), населенных пунктов Документы, содержащие сведения по истории организаций (предприятий, учреждений, органов власти и управления), находятся как в фондах самих организаций, так и в документах других архивных фондов, например, сведения о дате образования, преобразования или реорганизации, в том числе ликвидации, могут находиться в документах архивных фондов высших органов власти, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления. Основными видами научно-справочного аппарата в данном случае являются описи дел, путеводитель госархива, исторические справки к фондам самих организаций. Ответ на тематический запрос по истории организаций, как правило, оформляется в виде исторической справки, в которой излагается содержание найденных документов со ссылкой на даты, номера и заголовки документов, или приводятся цитаты из документов. В этом случае исполнитель не имеет права высказывать никаких собственных выводов, а только ограничивается пересказом содержания документов с учетом требований, предъявляемых стилистикой языка, или цитированием документов. Ответ на тематический запрос в виде исторической справки, по желанию заявителя, может быть дополнен ксерокопиями использованных документов. В сопроводительном письме указываются поисковые данные использованных документов, количество листов в приложении. В некоторых случаях ответ может быть подготовлен в виде ксерокопии исторической справки к фонду организации, если она содержит все необходимые запрашиваемые сведения. Для составления архивных справок, подтверждающих образование, преобразования и переименования, ликвидацию организаций, населенных пунктов используются исторические справки к фондам, предисловия к описям дел, нормативно-правовые акты, распорядительные, учредительные и другие косвенные документы, содержащие необходимые сведения. Справка составляется за запрашиваемый заявителем период в хронологической последовательности с четким изложением фактов, в прошедшем времени. При составлении архивной справки о переименовании необходимо указывать полное официальное наименование как самой организации, так и ее вышестоящей организации или министерства, сначала ссылаясь на нормативно-правовые акты, а затем на распорядительные документы. Допускается указывать в кавычках названия нормативно-правовых актов и распорядительных документов (Приложение № 14). 2.4. О подтверждении факта проживания, состава семьи Проживание граждан подтверждается по похозяйственным и домовым книгам сельских (поселковых) Советов. При составлении текста архивной справки о подтверждении факта проживания граждан, составе семьи в обязательном порядке указываются наименование населенного пункта, сельского Совета, района, области без сокращений, фамилия, имя, отчество лица о котором запрашиваются сведения, годы проживания, фамилия, имя, отчество главы семьи. Сведения о проживании излагаются в хронологической последовательности. Имеющиеся в документах какие-либо дополнительные записи (об убытии, прибытии) пишутся в скобках. При частичном отсутствии документов, подтверждающих запрашиваемый период, после основания указывается причина и период отсутствующих документов. Ниже дается рекомендация. Иногда могут запрашиваться сведения о совместном проживании, о составе семьи. В этом случае в тексте указываются члены семьи, запрашиваемые заявителем (Приложение № 15). Тематические запросы о проживании, составе семьи оформляются в виде архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов. 2.5. Запросы о рождении, бракосочетании, смерти Факты рождения, бракосочетания, смерти до 1924 года подтверждаются документами отделов ЗАГС, записями в метрических церковных книгах. Запись о рождении включает сведения о родителях, их вероисповедании, дате рождения, дате крещения, сведения о восприемниках при крещении. В записи о бракосочетании указываются фамилия, имя, отчество брачующихся, их возраст на момент заключения брака, вероисповедание, дата бракосочетания, сведения о поручителях с обеих сторон. В записи о смерти указываются сведения об умершем, возраст, причина смерти. При подтверждении сведений по записям актов гражданского состояния указывается точное наименование отдела ЗАГС, наименование сельского Совета (в случае подчинения таковому), месторасположение, дата рождения, сведения о родителях: фамилия, имя, отчество, другие дополнительные сведения (если таковые указаны). На основании записей в актовых и метрических книгах госархив выдает архивные справки о рождении, заключении брака, смерти. Архивная справка должна содержать точное изложение имеющихся в актовых записях сведений. Данные о лице приводятся в точном соответствии с актовыми записями (Приложение № 16, № 17). Несовпадение отдельных сведений, внесенных в актовые и метрические книги, с теми, что приводятся в запросе пользователя, не являются препятствием для включения их в справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором говорится в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических книгах, оговариваются в архивной справке записью: «Так в документе», «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво» или «Часть текста утрачена». В случае наличия в актовой или метрической книгах исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную справку сведения включаются с учетом внесенных исправлений и изменений и указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей. 2.6. Об административно-территориальных изменениях Для составления архивных справок об административно-территориальных изменениях используются сборники об административно-территориальном устройстве, ведомости Верховного Совета СССР, РСФСР, законы Амурской области, решения, распоряжения, постановления Амурского областного Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета, администрации Амурской области, постановления, решения городских и районных Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов. Текст архивной справки составляется в прошедшем времени в хронологической последовательности с четким изложением фактов территориальных изменений и административных подчинений (Приложение № 18, № 19). 3. Направление ответов пользователям Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются по почте простым письмом. В случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в госархив архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются при предъявлении паспорта или иного документа удостоверяющего личность, доверенности, оформленной в установленном порядке, квитанции, подтверждающей факт оплаты тематического запроса. Получатель расписывается на копии ответа или втором экземпляре сопроводительного письма к нему, указывая дату получения. 4. Состав научно-справочного аппарата Оперативному исполнению тематических запросов способствует разработанный научно-справочный аппарат, в состав которого входят описи дел, путеводитель по фондам Государственного архива Амурской области, систематический каталог. Для ускорения работы по исполнению тематических запросов используются различные издания: «Книга памяти», «Книга памяти жертв политических репрессий Амурской области», «Книга памяти жертв политических репрессий города Благовещенска», «Справочник по фондам Государственного архива Амурской области», «Исторические фонды Государственного архива Амурской области», Летопись Амурской области, Календари знаменательных и памятных дат, справочник «Амурская область. Административно-территориальное деление на 1 июля 1988 года», сборник документов «Административно-территориальное устройство Амурской области» (электронная публикация), «Справочник рассекреченных документов Государственного архива Амурской области 1895 – 1970 гг.» и др. Приложение № 1 ОБРАЗЕЦ оформления журнала учета оказания услуг
|
Похожие:
 | Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан | | Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан |
 | Администрация октябрьского районного муниципального образования республики калмыкия | | Некоторые вопросы применения судами Российской Федерации принципов и норм международного права и международных договоров |
| | Вниидад канд ист наук И. В. Волкова (руководитель темы), составители: канд ист наук И. А. Дегтярева (отв исполнитель), канд ист наук... | |
| ... | | ФЗ, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера сиф оцнти вниидад №250 от 20. 03. 2012 и определяет... |
| Методические рекомендации по заполнению каталога услуг поставщика для отображения на рпгу и реализации запросов импорта и экспорта... | | Государственная информационная система, обеспечивающая в городе москве регистрацию начислений и платежей |