ПРИНЯТО
на заседании Совета общеобразовательной организации
Протокол №1 от 09.01.2016г.
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор общеобразовательной организации
_________________ В.И. Часнык
Приказ № 5 – ОО от 14.01.2016 г.
|
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ВЫДАЧИ И УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящее положение о порядке хранения выдачи документов го сударственного образца составлено в соответствии с приказом Министерства образования РФ от 02.04.1996г. №143 «Об утверждении Положения о поряд ке хранения, выдачи и учёта документов государственного образца об основ ном и среднем (полном) общем образовании»
Бланки документов об образовании ( свидетельства об окончании специальной (коррекционной) школы VIII вида, свидетельства об уровне квалификации) хранятся в сейфе директора общеобразовательной организации. В случае пропажи бланков директор уведомляет Учредителя о случившемся с указанием коли чества, учётных серий, номеров пропавших бланков, с изложением обстоя тельств, при которых произошла пропажа.
2. ПОДГОТОВКА К ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ
2.1. Для подготовки к выдаче документов об образовании издаётся приказ директора общеобразовательной организации, в котором на классных руководителей возла гается обязанность составления сводной ведомости годовых и итоговых от меток по учебным предметам, утверждается состав комиссии, ответственной за сверку отметок сводной ведомости, протоколов итоговой аттестации вы пускников, отметок, занесённых в Книгу выдачи документов об образовании, отметок, проставленных в документах об окончании обучения.
2.2. Педагогические работники, заполняющие бланки об образовании, должны быть проинструктированы о порядке заполнения и хранении бланков документов. Выдача бланков документов для заполнения осуществляется под расписку.
2.3. Классными руководителями для заполнения бланков документов составляется сводная ведомость, содержащая фамилии, имена, отчества, дату и место рождения (в соответствии с паспортными данными или данными свидетельства о рождении), итоговые отметки выпускников. Достоверность сведений, внесённых в сводную ведомость, подтверждается подписью выпу скника.
2.4. Назначенной приказом комиссией из трёх человек, в состав кото рой входит заместитель директорам по учебной работе, сверяется правильность заполнения сводной ведомости по классным журналам, протоколам ат тестационных комиссий, учебному плану соответствующих классов.
Бланки свидетельств заполняются аккуратно, отчётливо тушью, чернилами или пастой чёрного цвета, а также с помощью печатающих уст ройств. Оттиск школьной гербовой печати должен быть ясным, легко читае мым. Не допускаются подчистки, исправления, пропуски строк, незаполнен ные графы. Во всех незаполненных строках «наименование предметов» ста вится прочерк.
В документах об образовании не допускается сокращение обозна чения общеобразовательной организации, указывается ее полное наименование в соответствий с уставом.
Не допускается сокращение названий предметов. Если название предмета не вписывается в одну строчку, можно его записать в две строки или на одной строке мелким шрифтом. Отметка по предмету выставляется на строке, где заканчивается запись названия предмета.
2.8. В свидетельство об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы выставляются итоговые отметки по
предметам, которые изучались в 5-9 классах.
2.9. К свидетельству об уровне квалификации прилагается приложение
в котором выставляются итоговые отметки по предметам, которые изучались в 10 (профподготовке) классе.
Отметки по каждому предмету проставляются арабскими цифра ми и в скобках словами: 5 (отлично), 4 (хорошо), 3 (удовлетворительно). Слова «не изучал(а)», «освобождён(а)» в документах не записываются.
Документы об образовании подписывает директор общеобразовательной организации и заверяет гербовой печатью.
Выданные документы регистрируются в Книге учёта и выдачи документов об образовании, отметки в которую проставляются в соответст вии со сводной ведомостью.
В Книге учёта и записи выданных документов об образовании не ' допускаются помарки, подчистки. При исправлении записей, сделанных ошибочно, неправильная запись зачёркивается одной чертой, вверху делается правильная запись, рядом ставится подпись директора. Внизу на той же стра нице записывается: «Запись под порядковым номером... в графе … (полное название графы) исправлена с ... на ......» Ставится дата внесения исправле-.
ния.
В конце списка выпуска данного года в Книге выдачи документов об образовании расписывается директор общеобразовательной организации и члены экзаменацион ной комиссии. Подпись расшифровывается и заверяется печатью.
Директор общеобразовательной организации вместе с комиссией сверяет отметки свод ной ведомости, отметки в Книге выдачи документов об образовании и в до кументе об образовании и ставит подпись в соответствующем свидетельст ве.
3. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ
3.1. Свидетельства выдаются выпускникам IX и X классов тем
общеобразовательной организацией, в котором они проходили государственную (итоговую) аттестацию, на основании решения педагогического совета общеобра зовательной организации. Свидетельства выдаются выпускникам не позднее десяти дней после даты издания приказа об окончании ими общеобразовательной организации и выдаче свиде тельств.
3.2. Свидетельство выдается под личную подпись выпускнику общеобразовательной организации при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, либо родителям (законным представителям) на основании документов, удостове ряющих их личность, либо иному лицу на основании документа, удостове ряющего личность, или оформленной в установленном порядке доверенности.
3.3.Для регистрации выданных свидетельств в общеобразовательной организации ведется Книга для учета и записи выданных свидетельств на бумажном носителе.
3.4. Свидетельства, неполученные выпускниками в год окончания, хранятся в общеобразовательной организации до их востребования.
3.5. При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении свидетельства,
в год окончания выпускником общеобразовательной организации выдается свидетельство или приложение к свидетельству (далее - приложение) на новом бланке вза мен испорченного. Выдана нового свидетельства или приложения взамен испор ченного регистрируется в Книге для учета и записи выданных- аттестатов за новым номером учетной записи. При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка "испорчено, аннулировано, выдано новое свидетельство" с указанием номера учетной записи свидетельства, выданного взамен испорченного.
3.6. Общеобразовательная организация выдает дубликат свидетельства в
случае его утраты, порчи (повреждения). В случае утраты, порчи (поврежде
ния) только приложения взамен выдается дубликат приложения, на котором
проставляется номер сохранившегося свидетельства и дата выдачи дубликата приложения.
3.7. Выдача дубликата свидетельства или приложения осуществляется
на основании письменного заявления, подаваемого в общеобразовательной организации, выдавшее свидетельство.
При утрате свидетельства или приложения - с изложением обстоя тельств утраты свидетельства или приложения, а также приложением доку ментов, подтверждающих факт утраты (справка из органов внутренних дел, пожарной охраны, объявления в газете и другие).
При порче свидетельства или приложения, при обнаружении ошиб ки, допущенной при заполнении,- с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением поврежденного (испорчен ного) свидетельства или приложения, которые уничтожаются в установлен ном порядке.
О выдаче дубликата свидетельства или дубликата приложения общеобразовательной организацией издается приказ. Копия приказа, заявление выпускника и все основания для выдачи дубликата хранятся вместе с. личны ми делами выпускников.
При выдаче дубликата свидетельства или дубликата приложения в Книге для учета и записи выданных свидетельств текущего года делается соответствующая запись, в том числе указывается учетный номер записи и дата выдачи оригинала, код, серия и порядковый номер его бланка, при этом отметка о выдаче дубликата свидетельства делается также напротив учетного номера записи выдачи оригинала.
В случае изменения наименования общеобразовательной организации дубликат свидетельства и (или) приложения выдается общеобразовательной организацией вместе с документом, подтверждающим изменение наименования организации. В случае реорганизации общеобразовательной организации дубликат свидетельства и (или) приложения выдается, общеобразовательной организацией правопреемником. В случае ликвидации общеобразовательной организации дубликат свидетельства и'(или) приложения выдается в порядке, определяемом органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими управление в сфере образования.
3.13. При утрате архивных данных факт окончания общеобразовательной организации уста навливается при наличии одного из документов:
письменных свидетельств не менее трех учителей, обучавших выпуск ника в IX или X классах указанной организации, или руководителя (его за местителя) общеобразовательной организации, осуществлявшего управление общеобразовательной организацией в годы обучения выпускника в IX или X классах;
-копий свидетельства, заверенных в установленном порядке;
-прочих документов, удостоверяющих факт окончания общеобразовательной организации: протоколы Педагогического совета и приказ организации о допуске к госу дарственной (итоговой) аттестации (либо об утверждении результатов выпускных экзаменов, либо о приеме в X класс, либо об окончании), похвальные листы, похвальные грамоты и другие.
3.14. При отсутствии архивных данных об итоговых отметках по об щеобразовательным предметам приложение не выдается.
При отсутствии архивных данных, иных материалов, подтверждающих
освоение выпускником программ, общеобразовательная организация вправе отказать в выдаче дубликата свидетельства. При этом указанное решение общеобразовательной организации может быть оспорено выпускником в судебном порядке.
Дубликаты свидетельства и приложения выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года окончания выпускником общеобразовательной организации.
Решение о выдаче или отказ в выдаче дубликата свидетельства или приложения принимается организацией в месячный срок со дня подачи письменного заявления.
'4.УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ СВИДЕТЕЛЬСТВ И ПРИЛОЖЕНИЙ
4.1. Общеобразовательная организация самостоятельно приобретает бланки свидетельств у организации, имеющих право изготавливать свидетельства и определяет объем, сроки и условия формирования заказа, изготовления и доставки бланков свидетельств и приложений.
4.2. Бланки свидетельств и приложений как документы строгой отчет ности хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ к
ним, а именно: в сейфе или металлическом ящике с надежными внутренни- ми или навесными замками, и учитываться по специальному реестру. Сейфы, шкаф, где хранятся бланки свидетельств и приложений, должны быть закрыты на замки и опечатаны.
4.3. Передача полученных общеобразовательной организацией бланков свидетельств и при ложений другим образовательным организациям не допускается.
Не использованные в текущем году бланки свидетельств и прило жений, оставшиеся после выдачи свидетельств выпускникам, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные Учредителем, свидетельства о присвоении квалификации и приложения к ним остаются в общеобразовательной организации.
4.5. Бланки свидетельств и приложений, испорченные при заполнении, подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой в общеобразовательной организации комиссии под председательством директора. Комиссия состав ляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество (числом и про писью) и номера уничтожаемых бланков свидетельств и приложений. Номера испорченных титулов свидетельств вырезаются и наклеиваются на отдель ный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представляется Учредителю, второй экземпляр остается в общеобразовательной организации.
4.6. Лица, назначенные Учредителем ответственными за получение,
хранение, учет и выдачу бланков свидетельств, на основании накладной при
нимают бланки твердых обложек и титулов свидетельств, приложений по ко
личеству и качеству, проверяют отсутствие дефектов; в случае обнаружения
недостачи (дефектов) составляют акт, в котором указывается дата и место
приема, количество и типографские номера недостающих или имеющих де
фект бланков твердых обложек и титулов свидетельств, приложений, харак
тер дефектов в них.
4.7. Учет бланков свидетельств ведется в книге выдачи свидетельств.
4.8. При учете остатков бланков свидетельств:
-остаток бланков свидетельств на 1 января текущего года;
-количество полученных бланков свидетельств в текущем году;
-количество израсходованных бланков свидетельств (приложений) в текущем году - всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов;
-количество бланков свидетельств (приложений), утраченных (или испорченных) в силу различных причин (утеряно, похищено, испорчено при наводнении, аварийных и техногенных ситуациях);
-остаток бланков свидетельств на 31 декабря текущего года.
-подпись директора общеобразовательной организации с расшифровкой - фамилия, имя, отчество (при наличии), должность.
Сведения учета бланков свидетельств производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответст венным за получение, хранение, учет и выдачу бланков свидетельств и приложений.
|
