А почему она приобрела такую популярность?
Скачать 285.06 Kb.
|
| Вариации на тему GTD Произведено: Вася Кислый vas_kisl@mail.ru Предисловие А почему она приобрела такую популярность? Книжка Д.Аллена (GTD, я имею в виду). Ведь переводят сами, за «бесплатно», целое сообщество работало над переводом. Сайты, блоги, форумы – просто «Победное шествие самого верного учения по стране». Некоторые, впрочем, полагают, что ничего нового сказано не было, вся книга – набор банальностей. Наметилась борьба, так сказать, школ – традиционного ТМ и GTD. Мое мнение – Д. Аллен великий человек. И не в том смысле, что он открыл нечто абсолютно новое и ранее неизвестное. Он великий социальный изобретатель. Потому что создал подход, который работает. Принципы просты, эффект потрясает. Потоковый накопитель из «Назад, в будущее». Вы скажете, не так все просто. Сколько уже было гуру и гениев в области тайм-менеджмента! «Жизнь сложна и не укладывается в схему». «У каждого заинтересованного в управлении собой неизбежно собственный подход, потому, что люди разные и потребности разные». Так вот, жизнь укладывается в схему. Подход один для всех. Желающих. У Аллена, на мой взгляд, только один недостаток – принципиально устаревшее технологическое обеспечение. Ну не пользуются сейчас счетами. И конная тяга в прошлом. А ведь когда-то… Я долго пытался найти то, что работает, читал книжки и ходил на семинары. Что-то находил, но оно не работало. Пытался использовать Shedule и Outlook, управление проектами и т.д. Мастерил свое. Базы данных, системный анализ, управление по целям... Не работало. Как и многие экспериментировал, искал подходы, что-то потихоньку стало получаться… А потом одномоментно обнаружил большую часть того, что с таким трудом добыл. У Аллена. А кое-что вообще стало откровением. Разумеется, я это тут же «ухватил». Ниже опишу простенькую систему, которая руководит мною уже несколько лет. Буду рад, если что-то пригодится читающему этот текст. Многое, но не все, что изложено ниже согласуется с рекомендациями Аллена. Так что используйте то, что захотите, а остальное можете вернуть . Постулат. КПК - это все, что нужно. Не надо больше ничего. Не надо ежедневника. Не надо диктофона (там есть уже). Не надо фломастеров и маркеров. Это принципиально. Если вы с этим категорически не согласны – рекомендую дальше не читать. Потеряете время. Долгое время и я носил с собой списки и распечатки. Карточки заводил, ну и, конечно, разномастные ежедневники. Переписывал, отмечал, перекладывал в папки и т.д. Ну давайте логически. У вас есть КПК. Практически неограниченное количество памяти. И вы можете записывать голос, рисовать схемы, фотографировать. Зачем вам ручка и бумага? Попробуйте объяснить инопланетянину. Нет, он не поймет. Писать на бумаге быстрее? При определенном навыке быстрее печатать на виртуальной клавиатуре. Если Вы действительно хотите иметь эффективную систему управления собой – она должна работать НЕПРЕРЫВНО. Это значит, что ВАМ ПРИДЕТСЯ НОСИТЬ СВОЮ СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ С СОБОЙ. Что можно придумать лучше КПК (смартфона, коммуникатора)? I. Что делать с КПК Использовать будем Аутлук для КПК, точнее Аутлук 2003. Существуют тонны программного обеспечения подобного рода. Возможно, и даже наверное, есть программы и «круче». Более того, аутлук, на мой взгляд, совершенно не приспособлен для управления собой. Тем не менее, он ПОЗВОЛЯЕТ это делать, пусть и с некоторыми неудобствами. Для начала откажемся от применения календаря. Это не значит, что мы отказываемся от принципа календарного управления. Просто календарь не интегрирован в общую технологию обработки записей. Решим вопрос по-другому. (Об этом позже). Элементарные действия В аутлуке есть «задачи» (в более поздних версиях – «дела»). Где их взять? Напрашивается: сесть и составить их список. А что еще придумаешь? Но тут возникает ряд «неудобных» вопросов: 1) Каков уровень абстракции? Можно ведь написать «развить свою память» или «сверстать бюджет», а можно «передать ключ Маше» или «повесить картину». 2) Как то, что написано, соотносится с важными жизненными целями? Если писать мелочи – не упустишь ли главного? 3) Каждый, кто когда-нибудь писал списки дел (не важно, на бумаге или в электронном органайзере) знает, что они размножаются со страшной скоростью и если ничего не делать – быстро убегают за сотню и разбираться с ними все сложнее. С какой периодичностью переписывать, уничтожать лишнее, группировать. Какие группы? Сколько их? Критерии их взаимодействия? Один из главных принципов Аллена: работать надо не с целями и задачами, а с действиями. Добавлю, элементарными действиями. ЭЛЕМЕНТАРНОЕ ДЕЙСТВИЕ - такое, которое не требует других предварительных действий, раздумий, получения информации и т. д. Оно не требует также дальнейшего разбиения вглубь, так как ПОЛНОСТЬЮ понятно. Например, «выпить чаю» – элементарное действие. «Организовать вечеринку» – не действие (это цепочка элементарных действий, а то и несколько параллельных цепочек). Действие «выпить чаю» не надо делить на поддействия – «дойти до кухни», «поставить чайник» и т.д. Поразительно, но мозг человека самостоятельно, безошибочно и практически мгновенно способен отличить элементарное действие от цепочки действий (револьверного проекта) и более абстрактных конструкций. Запись об элементарном действии – золотая крупинка самоорганизации. Именно такая запись способна сотворить чудо: человек заглядывает в свой КПК, говорит «Ага!» и производит несколько тысяч мускульных микродвижений. Забивает он при этом гвоздь или роется в интернете – неважно. Главное, что подаваемая на вход черного ящика информация однозначно определяет и инициирует полезную работу. Давайте-ка построим небольшой золотодобывающий комбинат по производству элементарных действий. Разумеется, там должна быть золотоносная руда, производство золота, его хранение на складах и немедленная отгрузка по запросу хозяина этого бизнеса – то есть по Вашему запросу. Начнем с руды. Идете Вы по улице. Поют птицы. Мерно шелестит листва. Вы, конечно, выхватываете КПК и в поле ТЕМА новой задачи пишете: «Боже! Какое дивное и глубоко реалистическое ощущение экзистенциального перформанса!» А почему бы и нет? Конечно, это не задача. Но, раз вы такое пишете, значит ЭТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ ДЛЯ ВАС КАКУЮ-ТО ЦЕННОСТЬ. Это значит – там есть золото! Форма записи абсолютно не важна. Главное – перенести на надежный носитель вашу собственную мысль. Годится все. Любая форма. Текст, звук, фотография. Аутлук позволяет помещать во вкладку «Заметки» любой задачи практически неограниченное количество информации. Нужен небольшой навык. Не оставлять в голове свои мысли, а ОБЯЗАТЕЛЬНО переносить их в КПК. Черта характера нового сотрудника. Замечание партнера о продажах. Фотография хлама в складском помещении. Звуковой файл эпиграммы, внезапно пришедшей Вам в голову. Все это должно быть занесено в КПК СРАЗУ. Назовем бункер-приемник руды ***IN. Именно так, с тремя звездочками – чтобы эта категория выдавалсь самой первой в списке категорий. Добавьте в категорию задачу с темой ----------- (черточки). Черточки надо будет добавлять во все категории. Это связано, во-первых, с тем, что Аутлук «глотает» категорию, в которой нет задач, а во-вторых, это сильно облегчает календарное планирование (об этом дальше). Заведите еще следующие категории (именно так, со звездочками) **DAY, **LATER, *CONTROL И получится: ***IN **DAY **LATER *CONTROL Давайте договоримся называть эти категории процедурными, то есть организованными последовательно и альтернативно. Если, скажем, действие есть в **DAY, то его нет в **LATER или *CONTROL. Нормальная последовательность течения действий через Вашу систему управления собой – от ***IN через **DAY в **LATER или *CONTROL. Цех обработки Ну вот, руда в бункере (***IN). Далее следует цех обработки. Цех обработки называется **DAY. Вы просто пишете в обрабатываемой задаче на месте темы ближайшее элементарное действие, затем убираете его из ***IN и переводите в **DAY. Например, тему «организовать юбилей шефа» переводите в ближайшие действия: «Написать литературное поздравление» и т.д. Состав персонала – ваш мозг. Рабочая смена начинается сразу после завтрака и продолжается 15 – 20 минут. Вы не поверите, но ЭТОГО ДОСТАТОЧНО, чтобы переработать Вашу руду в золото, то есть в элементарные действия. Вы последовательно рассматриваете каждую запись в категории ***IN и Ваше подсознание очень качественно, четко и практически мгновенно поставляет Вам информацию о ближайшем действии по этому вопросу (или о нескольких действиях). Ну, например, вы наталкиваетесь в категории ***IN на замечание партнера о снижении продаж («2-ю неделю ерунда с объемами!») и понимаете, что вам надо РАЗОБРАТЬСЯ. Только не пишите «Разобраться со снижением продаж». Нужно предельно конкретное действие. Например, «проанализировать отчет о продажах», или «поговорить с руководителем отдела продаж», или «посмотреть цены на сайтах конкурентов». Конечно, конкретность вещь субъективная и если фраза «проанализировать отчет о продажах» кажется Вам малопонятной – то для Вас это НЕ элементарное действие. А если Вы до этого анализировали отчет о продажах сотни раз и абсолютно четко представляете себе, что это такое, то для Вас это элементарное действие. Не волнуйтесь, подсознание разберется. Вы просто ПОЧУВСТВУЕТЕ, что вот это – элементарное действие. Осталось придать куску золота вид слитка. Для этого надо поставить впереди всего текста темы имя или фамилию основного субъекта, с которым надо связаться по этому элементарному делу. Даже если таковых несколько, поставьте одного (самого первого). Выглядит так: Степанов\\обсудить отчет по продажам В КПК-шной версии Аутлука нет возможности цеплять контакт к задаче, поэтому субъекта придется вводить каждый раз снова. В вашем **DAY – листе будет нечто вроде этого: Виктор\\послать мэйл по поводу машины Виктор\\напомнить о юбилее шефа Санек\\поручить готовить отчет Я\\позвонить в спорттовары по резиновой лодке Я\\искать материалы по бюджету ВСЕ вышеприведенные действия Вам придется делать ЛИЧНО. Но действия, которые начинаются с Я\\... вы будете делать без привлечения кого-либо еще. Имя, которое стоит до косых черточек, – это не ответственный за исполнение, нет! Просто это тот, с кем надо связаться по данному делу. Заметьте – в данном случае Саньку поручается совсем не элементарное дело (для подготовки отчета нужно собрать информацию, анализировать ее, задавать вопросы, выполнять расчеты и т.д.) А вот ПОРУЧИТЬ – это как раз ЭЛЕМЕНТАРНОЕ дело! То, что начинается с Я\\ автоматически станет в конце списка. Аутлук хотя бы ранжирует по алфавиту. Кстати (смотрите примеры действий выше) «Санек» должен писАться как «Санек» во всех случаях, а не «Сонек», не «Саньок», иначе не получится очень эффективной группировки подряд всех лиц, от которых Вам чего-то надо. А это очень важно. Встретив такое лицо, Вы сможете, посмотрев в свой КПК, решить вопросы ОПТОМ, СКОПОМ, В ПАКЕТНОМ РЕЖИМЕ. Это В РАЗЫ эффективнее. Проверьте сами. Есть некоторые требования к Вашему золотому слитку, а также к технологии производства. ГОСТы, так сказать: - сначала должен идти глагол (когда в **DAY-листе тридцать дел мозг должен мгновенно распознать, что же делать, ему некогда будет разбираться в интеллектуальных изысках, небрежностях и ошибках). Писать следует предельно ясно и кратко. Тема пишется только маленькими буквами; - задачи из ***IN могут попасть только в категорию **DAY И БОЛЬШЕ НИКУДА; - каждую смену бункер ***IN очищается до нуля, т.е. до черточек Это надо делать и в выходные. И в праздники. Всегда. А что, если не получилось? Ну, ничего страшного. Только помните, что Ваша фабрика остановилась из-за аварии и возможен затор с неизбежнвми авралами. - если дело требует более чем одного элементарного ПАРАЛЛЕЛЬНОГО действия, НАДО ЗАВЕСТИ ТЕКУЩИЙ ПРОЕКТ. Поясню: дело типа «организовать юбилей шефа» это даже не цепочка действий, а несколько параллельных разветвляющихся цепочек. (По крайней мере, с какого-то момента). Скажем, параллельно подготовке литературного поздравления разумно будет позвонить в ближайшее кафе, чтобы выяснить, можно ли там провести юбилей. Обработав (обдумав) дело про шефа, Вы получите следующие элементарные ближайшие действия и поместите их в **DAY: Санек\\поручить подготовку литературного поздравления Сидоров\\спросить, как он поздравлял своего шефа Я\\позвонить в «Иву» по банкету Это категория, которую мы, в данном случае, назовем ЮБИЛЕЙ. (Текущие проекты пишутся только большими буквами). Очень важно, чтобы каждое элементарное действие входило и в категорию **DAY, и в категорию текущего проекта (в данном случае ЮБИЛЕЙ). Аутлук это позволяет. Далее мы еще поговорим об этом в теме «двойная запись». - Если дело требует более чем одного ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО действия (цепочка элементарных действий) то такое дело называется револьверный проект и обрабатывается так же, как и элементарное действие. Вот пример: ставшая классикой в ТМ-литературе починка машины. Здесь не надо заводить текущий проект-категорию (которая большими буквами). Это просто цепочка элементарных действий. Элементарные патроны-дела подаются последовательно в ствол Вашего деятельного внимания. С револьверным проектом все тоже несложно. Необходимо:
Елки зеленые! Стук в моторе! Коля\\позвонить в автосервис Степан\\поручить купить реле BD6574 А тема снова изменится и станет: <Степан\\поручить купить реле BD6574> вот так и будет изменяться одна и та же задача, оставаясь все время в пределах вашего внимания. Бывает очень полезно вставлять в заметки к задаче – револьверному проекту сопутствующие рисунки и звуковые пояснения. Цех организации Но есть еще и другой цех – цех ОРГАНИЗАЦИИ. Что такое организация? – Да это просто распределение получившихся золотых слитков по соответствующим складам. Таких складов два: **LATER и *CONTROL. На эти склады действия могут попасть исключительно из цеха обработки, то есть категории **DAY Процедурная категория **LATER («позже») Мы должны знать, куда поместить золото записей о действиях даже тогда, когда их будет слишком много. И если по каким – либо причинам решено отложить действия или револьверные проекты НА НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ – переведите их в категорию **LATER. Дела в категории **LATER НЕ ДОЛЖНЫ входить еще и в категорию **DAY. Это альтернативные, взаимоисключающие категории. Либо в **DAY, либо в **LATER. Потом, познакомившись подробнее с РЕГЛАМЕНТАМИ, мы узнаем, когда туда заглядывать. Возьмем действие: <Я\\обдумать ситуацию в зоне ближневосточного конфликта>. Это можно отложить на НЕОПРЕДЕЛЕННО ПОЗЖЕ – если, конечно, Вы не президент страны. Заметьте, приведенное действие абсолютно конкретно и представимо: Вы можете сесть в мягкое кресло, принять позу мыслителя и, помедитировав немного, набросать (в КПК!) несколько интересных (Вам!) мыслей по ближневосточной проблеме. Вы можете спросить: а куда девать действия и проекты, которые отложены НА ОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ? Очень просто: следует сменить время их начала на более позднее и оставить на месте, т.е. в **DAY. В нужный момент они сами выскочат как черти из коробочки. Не надо беспокоиться об отложенных делах! Это еще один действительно важный принцип, который провозглашает Аллен. Процедурная категория *CONTROL В эту категорию попадают действия-поручения. Действие-поручение - это действие, которое ссылается на результат Вами ожидаемый, от Вас не зависящий, но которым Вам обязательно следует поинтересоваться. Давайте проведем мысленные учения. Пусть у нас есть абстрактный начальник, а Вы – подчиненный, задумавшийся об отпуске. Допустим, в Вашей категории ***IN появилась запись я обожаю тундру в ноябре! Это чудесно! После ежеутреннего РЕГЛАМЕНТА задача трансформировалась в действие. Это значит, что задача исчезает из категории ***IN и появляется в категории **DAY. В теме задачи вместо <я обожаю тундру в ноябре! Это чудесно!> появится текущее действие, а именно, <Начальник\\умолять об отпуске в ноябре> Далее, сканируя в течение дня список **DAY, вы идете к начальнику с просьбой об отпуске и он ОБЕЩАЕТ ПОДУМАТЬ. Если он говорит примерную дату, до которой будет думать – занесите ее в поле «Начало» этой задачи, а если не говорит и спрашивать неудобно, решите сами, когда можно будет спросить как дела с отпуском и поместите новую дату в поле «Начало» этой задачи. Во вкладку «заметки» в конец ваших записей по данной задаче поставьте текущую дату. Это делается одним движением. Надавите стилусом на выбранное место. Выскочит список, где, в частности, будет пункт «вставить дату». Вставьте ее и забудьте об этой задаче. В нужный момент задача появится в поле Вашей видимости и инициирует соответствующие дальнейшие действия. Вот в этом и есть суть категории *CONTROL – просто ЖДАТЬ, А ПОТОМ ЗАДАТЬ ВОПРОС. Когда придет время. Когда, заглянув в очередной раз в эту категорию, вы найдете там напоминание. Только когда начальник даст ответ, Вы сможете поставить галочку «Выполнено» на этой задаче. А если начальник скажет подождать еще? Правильно! Вы просто поменяете дату в поле «Начало»! Но не меняйте дату во вкладке «заметки». Это обязательно станет чертой Вашего фирменного стиля. Это особенно важно, если Вы что-то поручаете подчиненным (все будут знать, что у Вас не «проскочишь»). Обязательное занесение даты при выдаче поручения это тоже рекомендация Аллена. Категория *CONTROL – очень хитрая категория. Замечено вот что: эффективность (количество сделанного за определенное время) находится в степенной зависимости от количества дел, проходящих через *CONTROL. При этом она не особенно зависит от того, начальник вы или подчиненный. Мы ведь с Вами знаем, что Эффективность менеджера любого уровня – это контакты и умение проворачивать массу работы руками других. Только не пытайтесь «грузить» коллег или начальство ВАШЕЙ работой! Достаточно, чтобы они просто выполняли СВОЮ. Речь не идет о том, чтобы перевалить на других часть ваших обязанностей. Просто через категорию *CONTROL происходит «заказывание» услуг внешним системам. Часто этим пренебрегают, пытаясь сделать все самостоятельно. А ведь это путь в тупик и его следует старательно избегать. Подведем итог: мы познакомились с четырьмя главными процедурными категориями. В рамках предлагаемой системы они абсолютно обязательны для использования. Напомним: |
Похожие:
 | Она изо всех сил пыталась спастись, проявляя отчаянную волю к жизни, и Гарри Босх задумался о том, что могло произойти раньше. Где... | | Что со мной происходит? Задавалась вопросом Терри Хилл. Почему я ощущаю такую пустоту? |
| Собаки везде ходят, лают и вообще! Так же нельзя! Это просто бесит меня и всех остальных! Из крана на кухне течёт жёлтая вода, пить... |  | Почему было принято решение разработать такой закон? Ну, во-первых, это уже не новое движение, т е это не новая концепция, которая... |
| Почему большинству стало жить плохо, почему размеры страны уменьшаются, почему всех нас не покидает тревога? Почему мы не можем быть... | | Вы не знаете, почему мы выберем именно вас. Не знаете, почему подложим бомбу под ваше кресло в самолете. Почему наставим «калашников»... |
| Почему 60 людей одновременно убеждены в том, что животное имеет право на жизнь, и в том, что человек имеет право это животное съесть?... | | Бабушка села на поезд, а ты остался. Твои действия? Поясни, почему ты поступишь именно так, а не иначе? |
| Заполнить её можно самостоятельно, а также возможно обратиться к специалистам по заполнению при посольстве или в туристическое агентство,... | | Такую информацию сказала начальник управления экономики и прогнозирования министерства жкх республики Крым С. Погорелец. «Наши тарифы... |