Отчет о проведенной проверке огку «Редакция газеты «Областная» г. Иркутск 9 декабря 2014 года

ОТЧЕТ

о проведенной проверке ОГКУ «Редакция газеты «Областная»
г. Иркутск 9 декабря 2014 года
В соответствии с распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области от 5 июня 2014 года № 237-ар «О проведении проверок» комиссией в составе:

Косцова Т.К. -	заместитель начальника управления - начальник отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам, председатель комиссии;
члены комиссии: Аксенова Е.А. - Борисова О.Г. -	начальник отдела законодательства о государственном строительстве, местном самоуправлении и аналитической деятельности главного правового управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области; главный советник отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам;
Быкова Ю.С. – Степанова А.А. -	начальник отдела оплаты труда, государственных гарантий и охраны труда управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; заместитель начальника отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам

была проведена кадровая проверка в соответствии с предметом, утвержденным распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области от 7 августа 2014 года № 351-ар.


В ходе проверки было установлено следующее.
Общие вопросы
Штатная численность ОГКУ «Редакция газеты «Областная» (далее – Редакция) составляет 20 штатных единиц.

Ведение кадрового делопроизводства осуществляет главный бухгалтер С.
Наличие должностных инструкций работников, проверка

соответствия их положений законодательству
Трудовой договор является основным юридическим документом, регулирующим трудовые отношения между работодателем и работником. Существенным условием трудового договора является трудовая функция работника, его должностные обязанности (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации). Современным трудовым законодательством не предусмотрена обязательность составления должностной инструкции, предметом которой является также трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Однако, запрета на существование должностной инструкции как самостоятельного документа законодательство не содержит, требований к ее оформлению также не установлено, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить.

Редакция использует в работе должностные инструкции.

В ходе проверки установлено:

1. 
   отсутствует должностная инструкция главного бухгалтера;
   

2) выполнение работы по кадровому делопроизводству не закреплено в соответствующей должностной инструкции;

3) в должностной инструкции заместителя главного редактора содержится положение, в соответствии с которым указанный работник на время отсутствия главного редактора исполняет его обязанности, приобретает права и несет ответственность за исполнение обязанностей главного редактора.

Указанное положение не в полной мере соответствует требованиям Трудового кодекса Российской Федерации.

В частности, временное возложение на работника дополнительных обязанностей возможно с его письменного согласия за дополнительную оплату в порядке статей 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.


Соблюдение порядка оформления, учета, хранения и выдачи при увольнении трудовых книжек работников
Учет трудовых книжек в Редакции осуществляется в простой тетради, заполненной в произвольной форме.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее установлена постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

На момент проверки в тетради учета трудовых книжек в Редакции:

- отсутствует дата выдачи трудовой книжки Г.;

- отсутствуют сведения о номере и серии трудовой книжки С.;

- под порядковым номером 9 записана трудовая книжка
Н. – дата приема 07.11.2011, однако далее под порядковыми номерами 10, 11 и т.д. внесены трудовые книжки работников, принятых гораздо раньше (например, П., Р. – 01.02.2011);

- последней в тетради внесена запись о трудовой книжке
С., принятой 26.08.2013, однако, 02.09.2014 в Редакцию была принята У., запись о принятии ее трудовой книжки отсутствует.

Комиссией были выборочно проверены трудовые книжки:

- главного бухгалтера С.;

- журналиста М.;

- заместителя главного редактора Х.

Замечания отсутствуют.
Соблюдение порядка формирования и ведения личных дел работников
Пунктом 2.4.1. Положения о персональных данных ОГКУ «Редакция газеты «Областная», утвержденного приказом от 30 сентября 2014 года
№ 57/5-л предусмотрено создание и хранение личных дел работников. Следовательно, личные дела необходимо формировать и хранить в соответствии с Основными правилами работы архивов и организаций
от 6 февраля 2002 года и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России
от 25 августа 2010 года № 558. На момент проверки личные дела в Редакции не сформированы.
Соблюдение порядка оформления и ведения личных карточек работников (форма Т-2)
На работников Редакции оформлены личные карточки формы № Т-2 (далее – личные карточки), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление Госкомстата России). Личные карточки ведутся частично в бумажном виде, частично – в электронном, что недопустимо в силу пункта 12 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225, поскольку с записями в них работника нужно знакомить под роспись. В связи с этим, карточки, подлежащие длительному (75 лет) хранению, не содержат полноценную информацию о работнике. При приеме работника на работу по совместительству личная карточка не заводится. Работа по внутреннему совместительству в личной карточке не отражается.
Проверка наличия утвержденного графика отпусков работников, обеспечение его соблюдения
График отпусков Редакции составлен по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России. Срок утверждения графика, установленный статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации - не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, не соблюден. График на 2014 год утвержден 10 января 2014 года. Также не указан год, на который составлен график отпусков.

Фактическое предоставление и перенесение отпусков в графике отпусков, в соответствии с утвержденной формой, не ведется. Раздел «VIII. Отпуск» карточки Т-2 работников «Редакции газеты «Областная» заполняется в соответствии с приказами.
Соблюдение порядка учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником
Учет использования рабочего времени производится с использованием формы № Т13, утвержденной Постановлением Госкомстата России.

Выборочная проверка соответствия данных в табеле учета использования рабочего времени с документами по учету труда и его оплаты выявила нарушения в ведении учета рабочего времени. Ряд незначительных нарушений устранен в процессе проведения проверки. Существенным нарушением является то, что длительность работы работников, принятых на работу по совместительству, в табеле учета рабочего времени отражается по 8 часов в день, в то время как продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать 4 часов в день в соответствии со статьей 284 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Наличие правил внутреннего трудового распорядка
Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка (статья 189 Трудового кодекса Российской Федерации), которые представляют собой локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с указанным Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя, в том числе сроки выплаты заработной платы.

В нарушение указанных требований правила внутреннего трудового распорядка Редакции утверждены не локальным нормативным актом, а грифом утверждения директора областного государственного казенного учреждения «Редакция газеты «Областная» 1 октября 2014 года.
Соблюдение правил оформления документов, связанных с приемом на работу ( в том числе порядка заключения трудовых договоров с работниками), перемещениями, увольнениями и оформлением отпусков работникам
Выборочная проверка трудовых договоров нарушений не выявила.
По общему правилу трудового законодательства, с приказами (распоряжениями) работодателя работник должен быть ознакомлен под роспись.

В ходе выборочной проверки установлено, что в Редакции имеются случаи отсутствия письменных доказательств ознакомления работников с приказами (распоряжениями) работодателя (приказы (распоряжения)
от 3 декабря 2014 года № 65-л, от 29 мая 2014 года
№ 25-1/1, от 25 марта 2014 года № 14-л). В большей части приказов (распоряжений) не указана дата ознакомления работников с приказами (распоряжениями) работодателя.

Приказ (распоряжение) от 26 сентября 2014 года № 56-л не подписан уполномоченным должностным лицом. Приказ (распоряжение) от 9 июля 2014 года № 98 представлен только в копии.

При выборочной сверке приказов о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков с графиком отпусков нарушений в соблюдении графика не выявлено. С приказами о предоставлении отпуска знакомятся все работники.

В ходе проверки выявлен факт оформления приказа о направлении главного редактора  О. в командировку от 27 ноября 2014 года № 62-л с 27 ноября 2014 года по 28 ноября 2014 года в г. Б., в то время как направление главного редактора ОГКУ «Редакция газеты «Областная» в командировку относится к полномочиям руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.

По устным объяснениям главного редактора и главного бухгалтера, данный приказ был оформлен ошибочно, оплата командировочных расходов не производилась. Однако, на момент проверки приказ не был отменен, в табеле учета использования рабочего времени соответствующие дни указаны как «нахождение в командировке».
Проверка штатного расписания на соответствие утвержденной предельной штатной численности работников, а также наименований должностей работников федеральным правовым актам
Штатное расписание Редакции введено в действие с 1 августа 2014 года.

Штатная численность, установленная штатным расписанием, составляет 20 единиц.

Наименования должностей работников казенного учреждения, установленные штатным расписанием соответствуют наименованиям должностей, установленных приказом Минздравсоцразвития РФ от 18.07.2008 № 342н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников печатных средств массовой информации».
Наличие номенклатуры дел
На момент проверки номенклатура дел в Редакции отсутствует.

В соответствии с пунктом 3.4.6 основных правил работы архивов организации, одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. На настоящий момент приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Наличие ведения воинского учета работников
В ходе проверки установлено, что воинский учет Редакции до ноября 2014 года не велся.

В соответствии с законодательством Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» и Методическими рекомендациями Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях 2007 года, все организации обязаны выполнять работу по воинскому учету и обеспечивать представление отчетности в соответствующие подразделения
г. Иркутска.

В настоящее время работа по ведению воинского учета начата.
Соблюдение требований охраны труда
В соответствии с действующим законодательствам в сфере охраны труда в учреждении должны быть разработаны локальные акты, регламентирующие мероприятия по охране труда:

положение об охране труда в организации;

приказ о назначении ответственного лица в организации (при отсутствии инженера по охране труда);

инструкции по охране труда;

журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;

программы проведения различного вида инструктажей по охране труда.

В ходе проверки установлено.

1. 
   Положение об охране труда в Редакции не разработано.
   
2. 
   Ответственный за организацию и проведение работы по охране труда в Редакции, правовым актом не назначен.
   

Обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в негосударственном образовательном учреждении «Восточно-Сибирский учебный центр охраны труда» в декабре 2013 года прошла О. – главный редактор (директор учреждения).

В соответствии со статьей 225 Трудового кодекса Российской Федерации все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (постановление Минтруда России от 13 января 2003 года № 1/29 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требованиям охраны труда работников организаций» (далее – Постановление №1/29).

На основании Постановления № 1/29 для проведения проверки знаний требований охраны труда работников в организации приказом работодателя создается комиссия по проверке знаний требований охраны труда в составе не менее трех человек, прошедших обучение по охране труда в учебных центрах аккредитованных организаций.

В Редакции указанная комиссия не создана. Проверка знаний требований охраны труда не проводится.

3. 
   В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации на работодателя возложена обязанность обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников.
   

В целях исполнения законодательства приказом директора ОГАУ «Редакция газеты «Областная» от 30 сентября 2014 года № 57/3-л утверждена Инструкция по охране труда.

4. При проверке были представлены следующие журналы:

журнал регистрации вводного инструктажа;

журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

журнал регистрации несчастных случаев.

В соответствии с действующим законодательством все принимаемые на работу лица проходят в установленном порядке вводный инструктаж по охране труда. Проведение вводного инструктажа регистрируется в соответствующем журнале проведения инструктажа.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводится до начала самостоятельной работы со всеми вновь принятыми в организацию работниками, включая работников, выполняющих работу на условиях трудового договора, заключенного на срок до двух месяцев, в свободное от основной работы время (совместители).

Повторный инструктаж проходят все работники, не реже одного раза в шесть месяцев по программам, разработанным для проведения первичного инструктажа на рабочем месте.

Анализ записей в представленных журналах показал, что вводный, первичный и повторный инструктаж проводится несвоевременно и не со всеми принимаемыми на работу лицами, а также работниками, переводимыми на другую работу.

Журнал регистрации несчастных случаев не заполнен. Однако, по устному заявлению главного редактора О. в 2013 году установлен факт несчастного случая на производстве с сотрудником Редакции.

5. Приказом директора ОГКУ «Редакция газеты «Областная» от
30 сентября 2014 года № 57/1-л утверждена только Программа первичного инструктажа на рабочем месте.

6. Статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013
№ 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Специальная оценка условий труда в Редакции в 2014 году не проводилась.

В соответствии со статьей 5.27. Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

С 01.01.2015 в соответствии со статьей 5.27.1. Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее непроведение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц от шестидесяти тысяч до восьмидесяти тысяч рублей.