ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПЛАНОМ (ПЛАНОМ – ГРАФИКОМ) ЗАКУПОК
Программный блок «Планирование закупок» предназначен для формирования плана закупок «Постановление правительства РФ от 21 ноября № 1043 Утверждено постановлением правительства РФ от 29 октября 2014 года №1113» и плана – графика закупок «приказ №544/18н от 20 сентября 2013г с изменениями № 528/11н от 29 августа 2014г. (приложение №2 к «761/20н)»
Суть программы в следующем: за основу берется смета (бюджетные назначения) по расходам в разрезе КОСГУ, КБК. Вы разбиваете сумму назначений по ОКПД (то есть по позициям, номерам закупок (лотам)) и по каждой закупке указываете все положенные по нормативным документам показатели. Для выбора показателей в программе заведены все необходимые справочники (ОКПД и ОКВЭД новые, 4 первые знака по новой классификации должны совпадать). На экране постоянно отображается сумма конкретной закупки, итоговая сумма по КБК и КОСГУ и общая сумма всех закупок. Это позволяет оперативно контролировать себя по суммам. Реализована выгрузка плана (плана-графика) закупок в формате .xml для размещения на официальном сайте www.zakupki.gov.ru в структурированной форме в соответствии с функциональными требованиями Минэкономразвития РФ. К программе «БУХСМЕТА» блок подключается разово, по Вашей заявке. Иные пользователи могут приобрести блок как отдельный программный модуль («РАБОЧЕЕ место Закупки»).
В программе используются набор стандартных кнопок:
|
- ввод новой записи
|
|
- редактирование записи
|
|
- удалить запись
|
|
- копировать документ
|
|
- печать документа
|
|
- выход
|
|
- отмена действий
|
ЛКМ
|
Левая кнопка мыши- Активация пункта меню, активация кнопки
|
ПКМ
|
Правая кнопка мыши – Выбор из справочника
|
Предварительная работа для тех, кто не работает в БУХСМЕТЕ.
Зайдите в программу через ярлык «Закупки 2015». Откроется главная форма «РАБОЧЕЕ МЕСТО Закупки», из которой организован доступ во все формы и настройки программного блока.
Заполните данные учреждения, нажав на главной форме кнопку «Стандартные установки»: Выберите тип учреждения органы власти и финансовые органы выбирают «К», заполните все реквизиты.
Заполняем перечень допустимых КБК. Кнопка «Подразделения бюджетного учреждения». Этот справочник предназначен для отражения комбинаций КБК, которые заложены в смете учреждения (РПР ЦСР ВР (по КОСГУ не разбиваем):
ЛКМ на «Новая». Откроется форма для ввода нового подразделения. Выбираем комбинацию КБК: ПКМ на РПР, Целевая статья, Вид расходов. Набираем вручную наименование (любое, можно комбинацию РПР ЦСР ВР), программа к нему добавит краткое наименование вида расходов и сформирует код подразделения. Обязательно код главы для соответствующего вида бюджета (вида ФО) и «Сохранить». Опять на «Новая», вводим все подразделения в соответствии с Вашей сметой.
Особенность. Название ЦСР будет печататься в плане закупок, в графе 3 «Наименование мероприятия …», поэтому, обратите внимание на наименование ЦСР, вы можете его подправить прямо в классификаторе так, как Вам надо для отражения в плане.
Если ошиблись при вводе подразделения, встаньте на него, нажмите «Изменить»
Ввели лишние подразделения – удалите.
Кнопка «Справочник организаций (бюджетные контрагенты)».
Вводим полное и краткое наименование своей организации, ИНН, КПП, ОКТМО, ОКПО, код главы, элемент бюджета. «Сохранить».
Заполняем смету расходов, на которую будем опираться при формировании плана (плана – графика) закупок. Кнопка «Бюджетные назначения по расходам».
В первую очередь вводим основной план для этого обязательно «сменить дату» на 01.01.ГГГГ.
«Выбрать признак», выбираем «О», заполняем поле «Основание», например, «Основной план», сохраняем шаблон, например, называем шаблон «Смета». Это сделаем 1 раз, чтобы затем выбирать документ из шаблона. Устанавливаем ИНН получателя.
Нажимаем ПКМ «Добавить», открывается справочник подразделений, ПКМ выбираем подразделение, ПКМ выбираем «ЭКР», заполняем сумму в рублях, для скорости можно годовую сумму поставить в 1й квартал и «Сохранить».
Изменения плана. Выбираем признак «И». Заполняем основание для изменений. И отражаем изменения. Например, передвижка с одного КБК на другой отразится двумя строками изменений, снимаем, сумма со знаком МИНУС.
Предусмотрена возможность формирования плана (плана-графика) закупок из трехлетнего плана. Кнопка «Проект бюджета на 3 года».
Выбираем раздел «Расходы». Устанавливаем ИНН получателя.
Нажимаем ПКМ «Добавить», открывается справочник подразделений, ПКМ выбираем подразделение, ПКМ выбираем «ЭКР», заполняем по годам суммы в рублях и нажимаем кнопку «Сохранить».
Работа по формированию плана (плана – графика) закупок.
Кнопка «Планирование закупок» (для пользователей программы «БУХСМЕТА» – Меню «Бухгалтерия» -> п.4 «Рабочее место Дебиторы и Кредиторы, Подотчетники, Контракты, Закупки» -> «Планирование закупок»). Откроется форма «Планирование закупок». Экран разделен на 2 части. В верхней части экрана ведется «Журнал регистрации плана – графика и изменений к нему», читать далее Журнал. В нижней части экрана отображаются все плановые закупки, которые относятся к активной строке журнала. То есть в программе хранятся все версии плана закупок, которые выкладывались на сайт, вся история изменений, начиная с «Основного плана».
Устанавливаем год планирования. Это может быть либо текущий год (год программы), либо очередной, следующий за текущим год.
Работа с журналом регистрации закупок. Начинаем с первой записи в журнал. . Это будет «ОСНОВНОЙ ПЛАН», вид документа «0», номер версии «0» так нумеруется основной план по нормативным документам.
Все реквизиты учреждения (реквизиты заказчика) загрузятся из формы «Стандартные установки», Вы их заполняли по п.1.2. настоящей инструкции. Вы можете поправить вручную любой реквизит, программа запомнит то, что Вы делали вручную. Если Вы хотите, чтобы все реквизиты заново заполнились из «Стандартных установок», нажмите ПКМ на ИНН получателя.
Выберите тип заказчика. Можно заполнить комментарии к плану, любой текст.
Предусмотрено три даты. «Дата печати и передачи на утверждение». Это по сути, дата начала работы с версией плана. Она предназначена для Вас и нигде не отображается
«Дата утверждения документа» и «Дата публикации на сайте». Это официальные даты, которая будут отражены в печатных документах.
Проверьте и дозаполните при необходимости «Реквизиты заказчика» и «Должностные лица и исполнители».
Обязательно «Сохранить запись в журнал регистрации»
Запись можно отредактировать, можно удалить. Вместе с удалением записи в журнале удалится все строчки закупок.
Работа с закупками. Сохранив запись в журнале, переходим к заполнению каждой закупки. Работаем в нижней части экрана «План – график закупок»
Самый успешный вариант, если Вы хотите сформировать план – график на текущий год – загрузка договоров из КРИСТА (п. 2.5.) Если формируете план – график на очередной год, то формируйте на основании бюджетных назначений (п.2.7.)
Прежде чем загружать договоры, загрузите бюджетные назначения (план)
Загрузка плана (сметы) из КРИСТА
В программе «КРИСТА» в меню «Документы», «Отчеты» выберите «Сводная справка об исполнении бюджета по ПБС» - указать дату выгрузки документа. Обратите внимание: за какую дату будет сформирован файл выгрузки плана, за такую же дату произойдет загрузка в БУХСМЕТУ. Например: файл сформировали за 01.03.2014, изменение плана в Бухсмете будет загружено тоже за 01.03.2014 и в месячной отчетности за февраль эти изменения не отразятся. Нажать кнопку «Выполнить»
Вам на экране открылась Сводная справка об исполнении бюджета по ПБС. Для сохранения файла необходимо на самом отчете щелкнуть ПрКлМыши – Встать на «Экспорт в EXCEL» - и сохранить – файл – сохранить как – и указать путь для сохранения.
В программе «БУХСМЕТА», или в модуле «Планирование закупок»
«Бюджетные назначения» Кнопка «Загрузить данные из УРМ «КРИСТА». Указать путь, куда сохраняли выгрузку из КРИСТА. В процессе загрузки выбрать Пр. Кн. Мыши подразделение для каждого КБК.
Загрузка договоров из «КРИСТА». Бюджетные назначения обязательно должны быть, без их наличия ничего не загрузится.
В программе «КРИСТА» (Меню «Договоры», «Отчеты», «Журнал обязательств») выберите «Уточненная справка об исполнении принятых на учет бюджетных обязательств». Нажать кнопку «Выполнить», затем ПрКлМыши «Экспорт в Excel».
Создайте, например, на диске «С» папку «БО_КРИСТА». Распечатайте в КРИСТЕ «Уточненную справку об исполнении принятых на учет бюджетных обязательствах по состоянию на последнюю дату» и сохраните ECXEL в папку «БО_КРИСТА» как «БО_КРИСТА». Всегда сохраняйте в один и тот же файл.
В плане закупок
Предварительно выполнить следующее:
Меню «Справочники». П.4 «Аналитика», 03. Поставщики». Для всех поставщиков заполните банковские реквизиты, самое главное - ИНН. Помните, что в контракте и в операциях (платежных поручениях и счетах) должна быть ОДИНАКОВАЯ аналитика.
Загрузка выполняется на кнопке «Загрузка уточненной справки из КРИСТА»
Выбрать файл для загрузки. Загрузить файл. На экране получим таблицу загрузки. Графа «!» означает показатель результата загрузки по каждой строке.
«0» - строка загрузилась без ошибок на аналогичную строку плана – графика, все реквизиты совпали. Красных ячеек на этой строке нет.
«2» - строка загрузилась без ошибок, но в плане – графике не нашлось аналогичной строки и программа создала в закупках новую строку на основании сметы. Красных ячеек на этой строке нет.
Например, в закупках одна строка по данному КБК и данному поставщику, а в КРИСТЕ две строки (два договора). Один договор программа поместит на строку закупок с показателем «0», а второй на вновь созданную строку с показателем «2».
Ячейка красная:
«1» Если в закупках несколько аналогичных строк, то программа предложит выбор Пр. кн. Мыши на красной ячейке в графе «№закупки»
«3» Если в смете несколько аналогичных строк, то программа предложит выбор Пр. кн. Мыши на красной ячейке в графе «Подразделение»
«4» По ИНН справки КРИСТА не нашлось получателя. Или по всем показателям закупка сопоставилась со справкой КРИСТА, но в закупке нет получателя. Пр. кн. Мыши на красной ячейке «ИНН». Выбрать получателя или создать в справочнике аналитики нового получателя и записать его ИНН в банковские реквизиты.
«5». Строка не может быть загружена. Причина будет напечатана в протоколе.
Если сопоставились все показатели, но «сумма в закупках» не совпадает с суммой договора в КРИСТА, то ячейка «сумма в закупках» будет красная. Или не совпадают ИНН поставщика. В этом случае нажимайте «Загрузить данные».
Программа сообщит о несовпадении и предложит загрузить данные с автоматическим исправлением на данные справки КРИСТА
Можно согласиться, так как считаем первоисточником договор. В этом случае программа исправит данные, загрузит и предложит напечатать протокол ошибок со всеми несовпадениями.
Можно не согласиться на загрузку и просто напечатать протокол ошибок.
Красные ячейки несовпадений можно нажать Пр. кн. Мыши и последовательно исправить каждое несовпадение.
Если необходимо, создайте новую закупку на разницу в сумме (видно из протокола ошибок).
Устраните красные ячейки – нажимайте «Загрузить данные». Печатайте протокол загрузки.
Протокол последней загрузки может быть напечатан повторно. Последнюю загрузку можно отменить.
Если не понимаете, почему ячейки красные, нажимайте «Загрузить данные», программа все равно их не загрузит и напечатает протокол ошибок. Разберетесь, работайте по устранению красных ячеек.
Пр. Кн. мыши в ячейке «!». Отменить загрузку данной строки, то есть связь данного договора (строки справки) с данной строкой закупок. После этого строку договора грузим на нужную закупку или создаем из сметы.
После загрузки можно удалить не нашедшие сопоставления со справкой КРИСТА закупки (контракты) текущей справке (кнопка ). Закупки (контракты), не вошедшие в справку, могут быть удалены по выбору пользователя, если они были уточнены или ликвидированы с момента последней загрузки, а также если были созданы вручную с ошибочной аналитикой или КБК. Такие закупки (контракты), отсортированные по наименованию поставщика, представлены на форме в верхней таблице с возможностью отметить для удаления все или некоторые (отмена удаления возможна только при отмене последней загрузки справки!). В нижней таблице для удобства сопоставления представлены закупки (контракты), созданные на основе текущей версии уточненной справки, также отсортированные по наименованию поставщика. Таким образом, сопоставляя данные в двух таблицах, можно отследить появление дублей, уточнений и т.п.
По окончании загрузки и сопоставления нажмите «изменить» на каждой строке закупок и переходите к пункту 2.13. для ввода всех необходимых показателей закупки.
Последующие загрузки договоров будут выполняться на те же строки закупок по сопоставлению номера бюджетных обязательств, поэтому показатели закупки будете выбирать только для новых бюджетных обязательств (БО).
Формирование плана – графика на основании бюджетных назначений.
Работаем на основании бюджетных назначений (текущий год) или на основании перспективного плана (очередной год):
Вначале устанавливаем параметры. «Отметьте виды финансового обеспечения» Для органов власти, финорганов и казенных учреждений по умолчанию отмечено «1», бюджет. Для Бюджетных и автономных учреждений отметить те виды ФО, по которым Вы должны формировать план закупок.
Галочка на «Автоматически менять номер лота для каждой закупки» означает следующее. Каждая строка плана автоматически нумеруется. Номер лота предусмотрен для того, чтобы можно было несколько строк объединить в один лот, тогда номер лота ставим вручную. Если каждая строка означает новый лот, можно поставить галочку.
КБК и сумма плана по данному КБК будут выбираться из сметы, которую Вы завели по п.1.5. настоящей инструкции, либо из проекта бюджета на 3 года, сформированного согласно п.1.6. Поэтому наличие сметы или трехлетнего плана – обязательное условие. Выбор сметы или трехлетнего плана для формирования плана закупок производится переключателем на форме.
|
