КОМИТА® КУРЬЕР JE™ – Пенсионный Фонд РФ
Система защищенного электронного документооборота
АРМ «Страхователь» (Версия 4.0)
КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
2000–2009 ЗАО «КОМИТА»
Введение
Программный комплекс КОМИТА® КУРЬЕР JE™ – Пенсионный Фонд РФ —программный продукт, предназначенный для реализации системы электронного документооборота сбора сведений об уплате обязательных и добровольных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.
Программный комплекс представляет собой полное и комплексное решение для всех участников системы электронного документооборота (далее — СЭД ПФР), с использованием сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ). При этом, посредством программного комплекса, электронный документооборот между всеми его участниками может быть реализован как с использованием различных каналов связи (включая сеть Интернет) так и с использованием магнитных носителей информации.
АРМ «Страхователь» — это программное решение для Страхователей, предоставляющих документы отчетности в электронном виде в территориальные органы ПФР, позволяющее производить обработку входящих и формирование исходящих документов для их передачи по различным каналам связи (включая сеть Интернет) или на магнитных носителях, с использованием сертифицированных ФСБ РФ средств криптографической защиты информации (СКЗИ).
Цель данного руководства — ознакомить пользователя с процедурой подготовки и отправки документов отчетности в УПФР, а также приемом результатов их обработки в УПФР.
Содержание
1. Проблемные ситуации при работе с АРМ «Страхователь» 5
2. Начало работы 7
2.1. Запуск АРМ 7
2.2. Подготовка документов для отправки в УПФР 9
2.3. Подписание документа ЭЦП и подготовка его к отправке 14
2.4. Обмен документами с УПФР 16
2.5. Проверка состояния пакета 18
3. Прием и обработка документов, присланных из УПФР 20
4. Документооборот неформализованной переписки 24
4.1. Исходящий документ «Письмо» 24
4.2. Входящий документ «Письмо» 28
В данном документе приняты следующие условные обозначения:
АРМ «Страхователь», далее — АРМ;
Пункты главного и контекстного меню, окна и вкладки окон обозначаются „Пункт“, „Окно“ и т.д.;
Простые кнопки и названия полей окон обозначаются Кнопка, Поле;
Кнопки в панелях инструментов обозначаются Кнопка;
Клавиши на клавиатуре компьютера обозначаются <Клавиша>. Комбинации одновременно нажимаемых клавиш обозначаются <Клавиша1+Клавиша2>;
Данные форм заполнения, вводимые вручную, обозначаются data.
Имена, элементы имен файлов (расширения файлов) обозначаются name.ext. Пути к файлам обозначаются C:\SED\ADV_SZV\RRNN\;
Названия модулей программы, электронных документов, а также их статус, обозначаются «Документ», «Статус»;
Названия папок обозначаются «Папка».
1.Проблемные ситуации при работе с АРМ «Страхователь»
В настоящем разделе описываются проблемные ситуации при работе в АРМ «Страхователь», порядок их отслеживания и разрешения.
Приводимые в настоящем разделе проблемные ситуации характерны для текущей версии АРМ, и могут быть исправлены при выходе новой версии АРМ «Страхователь».
Ситуация 1:
В процессе работы в АРМ в папку «Архив» помещается документ нового типа (например, тип документа, впервые присланный из УПФР). В папке «Архив» должна создаться новая вложенная папка для данного типа документа.
Результат:
Данное событие не происходит во время текущего сеанса связи.
Порядок разрешения:
Для корректного отображения содержимого папки «Архив» необходимо перезапустить АРМ.
* * *
Ситуация 2:
При перемещении пакета документов из папки «Исходящие\В редакции» в папку «Исходящие\На отправку» у всех документов указывается состояние „Зашифрован“ (значок  ). Однако этого не происходит.
Результат:
Может возникнуть некорректная ситуация, когда состояние основного документа из пакета указано „Зашифрован“, в то время как у связанных с ним документов состояние документов „Зашифрован“ не указано.
Порядок разрешения:
Данная ситуация является некорректной работой интерфейса пользователя. Состояние шифрации пакета см. на основном документе («Письмо» или «описаниеСведений»).
* * *
Ситуация 3:
Во время сеанса связи, после отправки пакета из папки «Исходящие\На отправку» все документы должны перемещаться в папку «Отправленные» со статусом «Отправлен». Однако этого не происходит.
Результат:
При отправке пакета документов из папки «Исходящие\На отправку» основной документ («Письмо» или «описаниеСведений») остается в данной папке, в то время как остальные документы из пакета перемещаются в папку «Отправленные».
Порядок разрешения:
В этом случае необходимо вернуть основной документ в папку «Исходящие\В редакции» (переместится весь пакет документов), затем выполнить операцию перемещения пакета документов в папку «Исходящие\На отправку» и повторно выполнить сеанс связи с УПФР. Если ошибка повторяется, следует проверить настройки используемого способа связи.
В этом и других случаях для просмотра статусов документов и состояния пакета рекомендуется использовать операцию „Состояние пакета“.
2.Начало работы 2.1.Запуск АРМ
Запустите АРМ, используя ярлык «Comita Courier Client PFR» на Рабочем столе (рис.1).
Рис. 1. Ярлык АРМ «Страхователь»
В появившемся окне (рис.2) укажите Имя (логин) и Пароль. «По умолчанию» для входа в АРМ используются следующие данные:
Имя: — oper;
Пароль: — <отсутствует>.
Рис. 2. Окно регистрации пользователя
Внимание! При трехкратном неправильном вводе имени пользователя или пароля АРМ автоматически завершает свою работу!
При правильном вводе имени и пароля появится главное окно АРМ (рис.3):
Рис. 3. Главное окно программы
В УПФР передается заранее подготовленный комплект документов (далее — пакет) в утвержденном ПФР XML–формате 7.0, со сквозной нумерацией пачек по схеме, принятой в Отделении ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области. В состав пакета обязательно должен входить файл с Ведомостью уплаты страховых взносов (для сведений, подаваемых за период, начиная с 2001 года, формы АДВ–10, АДВ–11), один, или несколько файлов с Индивидуальными сведениями застрахованных лиц (формы СЗВ–1, СЗВ–3, СЗВ–4–1 и СЗВ–4–2) и, если это необходимо, файл с комментариями к ИС ЗЛ (Пояснительной запиской) с формализованным именем pzapiskaRRNNKKKKKKGG.doc, где
RR – номер региона;
NN – номер района;
KKKKKK – шестизначный регистрационный номер страхователя в СЭД ПФР, с ведущими нулями;
GG – последние две цифры отчетного года.
Например: pzapiska880101041603.doc.
Начиная с версии 3.0, появилась возможность отправлять в УПФР документы (пакет) со сведениями об уплате добровольных страховых взносов. В состав такого пакета входит один, или несколько файлов со сведениями (в утвержденном ПФР XML–формате 7.0, форма документа ДСВ–1). Начиная с версии 4.0, появилась возможность отсылать в ПФР документы (пакет) со сводными данными по уплате добровольных страховых взносов (документ типа «реестр ДСВ», форма документа ДСВ–3).
2.2.Подготовка документов для отправки в УПФР
Файлы с подготовленными в XML–формате сведениями должны быть выложены в специально настроенный каталог импорта файлов для Пенсионного Фонда. «По умолчанию» в АРМ настроен специальный каталог: C:\COMITA_PFR\ClientJE_PFR\Import.
Для импорта в АРМ файлов с ИС ЗЛ, для последующего формирования пакета с документами, отправляемого в УПФР, необходимо в меню „Документ“ выбрать пункт меню „Импорт“, и выбрать в подменю интересующий тип импортируемых документов (рис.4).
Рис. 4. Окно состояния импорта документов
После чего АРМ произведет операцию по загрузке файлов из каталога \Import. Состояние загрузки будет указываться в окне „Импорт документов“ (рис.5).
Рис. 5. Окно состояния импорта документов
Если документы в импортируемых файлах содержат ошибки, то при их импорте СЭД выдаст сообщение об ошибках, например (рис.6), и файлы импортированы не будут.
Рис. 6. Окно ошибок при импорте документов
При успешном окончании импорта появится сообщение о количестве загруженных в АРМ документов (рис.7).
Рис. 7. Окно результатов импорта
Результатом загрузки является создание в папке «Исходящие\В редакции» следующих вариантов посылок:
1) Пакет со сведениями об уплате обязательных страховых взносов за период 1997–2000 года (рис.8).
Рис. 8. Пример пакета с ИС ЗЛ за период 1997–2000 года
В него входят:
документ «описаниеСведений» с вложенным файлом фиксированного формата, который описывает содержание передаваемого пакета;
один или несколько документов типа «Пачка ИС» с индивидуальными сведениями застрахованных лиц (форма СЗВ–1);
если необходимо, документ типа «СведенияПриложение» с вложенным файлом с формализованным именем pzapiskaRRNNKKKKKKGG.doc, где:
RR — номер региона;
NN — номер района;
KKKKKK — шестизначный регистрационный номер Организации–страхователя в ПФР с ведущими нулями;
GG — последние две цифры отчетного года.
Например: pzapiska880601041697.doc.
2) Пакет документов со сведениями об уплате обязательных страховых взносов за период 2001 год (рис.9).
Рис. 9. Пример пакета с ИС ЗЛ за период 2001 год
В него входят:
документ «описаниеСведений» с вложенным файлом фиксированного формата, который описывает содержание передаваемого пакета;
один документ типа «Пачка АДВ» (со сведениями по форме АДВ–10);
один или несколько документов типа «Пачка ИС» с индивидуальными сведениями застрахованных лиц (форма СЗВ–3);
если необходимо, документ типа «СведенияПриложение» с вложенным файлом с формализованным именем pzapiskaRRNNKKKKKKGG.doc, где:
RR — номер региона;
NN — номер района;
KKKKKK — шестизначный регистрационный номер Организации–страхователя в ПФР с ведущими нулями;
GG — последние две цифры отчетного года.
Например: pzapiska880300341101.doc.
3) Пакет документов со сведениями об уплате обязательных страховых взносов за период с 2002 года (рис.10).
Рис. 10. Пример пакета с ИС ЗЛ за период с 2002 года
В него входят:
документ «описаниеСведений» с вложенным файлом фиксированного формата, который описывает содержание передаваемого пакета;
один документ типа «Пачка АДВ» (со сведениями по форме АДВ–11);
один или несколько документов типа «Пачка ИС» с индивидуальными сведениями застрахованных лиц (форма СЗВ–4–1, СЗВ–4–2);
если необходимо, документ типа «СведенияПриложение» с вложенным файлом с формализованным именем pzapiskaRRNNKKKKKKGG.doc, где:
RR — номер региона;
NN — номер района;
KKKKKK — шестизначный регистрационный номер Организации–страхователя в ПФР с ведущими нулями;
GG — последние две цифры отчетного года.
Например: pzapiska880101041609.doc.
4) Пакет документов с заявлением об уплате добровольных страховых взносов (рис.11).
Рис. 11. Пример пакета с заявлением об уплате ДСВ
В него входят:
документ «описаниеСведений» с вложенным файлом фиксированного формата, который описывает содержание передаваемого пакета;
один, или несколько документов типа «Пачка ДСВ» в XML–формате 7.0 (форма ДСВ–1).
5) Пакет документов со сводными данными «реестр ДСВ» по уплате добровольных страховых взносов (рис.12).
Рис. 12. Пример пакета со сводными данными об уплате ДСВ
В него входят:
документ «описаниеСведений» с вложенным файлом фиксированного формата, который описывает содержание передаваемого пакета;
один, или несколько документов типа «реестр ДСВ» в XML–формате 7.0 (форма ДСВ–3).
После загрузки документов формируется пакет документов.
В АРМ имеется возможность просматривать содержимое вложенных файлов в документы форм АДВ–10, АДВ–11, СЗВ–1, СЗВ–3, СЗВ–4–1, СЗВ–4–2, ДСВ–1 и ДСВ–3, а также файлов с протоколами обработки в ПФР (вложения в документ «ПротоколПриложение»). Для этого необходимо предварительно выбрать интересующий документ из списка документов, затем в панели документа перейти во вкладку „Вложения“, выбрать интересующий вложенный файл, и в панели документа нажать кнопку Открыть (рис.13).
Рис. 13. Открытие файла вложения
Еще один способ открыть вложенный файл — навести на него курсор «мыши» и дважды нажать её левую кнопку. Если файл уже открыт, данное действие делает окно открытого файла активным.
Для просмотра некоторых файлов в АРМ используется бесплатная программа «TextViewer» версии 1.40 (рис.14).
Рис. 14. Просмотр содержимого файла (Заявление об уплате ДСВ)
По умолчанию программа настроена на просмотр текстовых файлов в кодировке DOS (нажата кнопка D). На какую кодировку настроена в данный момент программа, указывают кнопки D, W, K, I, R на панели инструментов программы.
Для просмотра файла в кодировке Windows–1251 в панели инструментов программы следует нажать кнопку W.
2.3.Подписание документа ЭЦП и подготовка его к отправке
Перед отправкой в УПФР документы подписываются необходимым количеством ЭЦП ответственных исполнителей.
Внимание! Для подписания документа вставьте носитель с ЭЦП в соответствующее устройство. В случае отсутствия носителя с ЭЦП АРМ сообщит об этом.
Перед осуществлением подписания следует выделить либо все отправляемые документы с помощью кнопки Выделить всё в панели инструментов, либо выделить отдельные документы с помощью левой кнопки «мыши» при нажатой клавише <Ctrl>. Далее, в панели инструментов нажмите на кнопку со стилизованным указателем стрелки «вниз» рядом с кнопкой Подписать, и выберите из выпадающего меню интересующую подпись (рис.15).
Рис. 15. Подписание документов
для подписания документа типа «Пачка АДВ» необходимо ДВЕ подписи (руководитель и бухгалтер);
для подписания документа типа «описаниеСведений» необходима ОДНА подпись (бухгалтер);
для подписания остальных типов документов необходима ОДНА подпись (руководитель).
В главном окне программы в табличном списке документ, имеющий хотя бы одну ЭЦП, отмечается стилизованным изображением авторучки.
Если документ подписан всеми необходимыми ЭЦП, рядом с изображением авторучки появится стилизованный знак «галочка» (рис.16).
Рис. 16. Документ подписан всеми необходимыми ЭЦП
Подписанные всеми необходимыми ЭЦП документы следует переместить в папку «Исходящие\На отправку» для их последующей передачи в УПФР.
Для передачи в УПФР подготовленного пакета с документами необходимо выделить в папке «Исходящие\В редакции» документ типа «ОписаниеСведений». Затем в панели инструментов нажмите кнопку со стилизованным указателем стрелки «вниз» рядом с кнопкой Операции, и в выпадающем меню выберите пункт „Переложить На отправку“ (рис.17).
Рис. 17. Перемещение документов в папку «Исходящие\На отправку»
Документ «ОписаниеСведений» и связанные с ним документы из одного пакета переместятся в папку «Исходящие\На отправку», т.е. пакет с документами будет полностью подготовлен для отправки в УПФР.
2.4.Обмен документами с УПФР
Для отправки в УПФР подготовленного пакета с документами выберите в меню „Связь“ пункт меню „Обменяться документами“ (рис.18), или просто нажмите кнопку Обмен в панели инструментов главного окна.
Рис. 18. Выбор операции по обмену документами с УПФР
Внимание! В УПФР автоматически отправляются ВСЕ документы, находящиеся в папке «Исходящие\На оправку».
Откроется окно „Параметры связи“ (рис.19), в котором будут отображены основные признаки вызываемого соединения.
Рис. 19. Окно „Параметры связи“
В этом окне нажмите кнопку OK.
Запустится сеанс связи. Выполняемые во время сеанса связи действия отображаются в информационном окне во вкладке „Задачи“ (рис.20).
Рис. 20. Информационное окно хода выполнения операции по обмену документами
Начнется процесс автоматического шифрования ВСЕХ документов из папки «Исходящие\На отправку».
Внимание! Для осуществления шифрования необходимо присутствие носителя с закрытым ключом (ключом шифрования) в соответствующем устройстве! В случае отсутствия носителя с ЭЦП АРМ сообщит об этом.
Информацию о возникающих в процессе обмена документами ошибках можно посмотреть во вкладке „Ошибки“.
Если в процессе шифрования возникли ошибки, по окончании сеанса обмена документами АРМ выведет окно со списком документов, которые не удалось зашифровать/расшифровать (рис.21).
Рис. 21. Окно информирования об ошибках при шифровании документов
Выделив документ и нажав кнопку <<Подробности, можно ознакомиться с причинами, по которым не удалось зашифровать/расшифровать документ.
Внимание! Если документ «описаниеСведений» остается в папке «Исходящие\На отправку» со статусом «Создан», в то время как остальные документы из пакета перемещаются в папку «Отправленные» со статусом «Отправлен», в этом случае необходимо вернуть документ «описаниеСведений» в папку «Исходящие\В редакции» (переместится весь пакет документов), затем выполнить операцию перемещения пакета документов в папку «Исходящие\На отправку» и повторно начать сеанс связи. Если ошибка повторяется, следует проверить настройки используемого способа связи.
Если в ходе сеанса связи были получены документы, по окончании сеанса связи АРМ сообщит о результатах (рис.22).
Рис. 22. Окно результата обмена документами
Нажмите кнопку OK. В главном окне АРМ отобразятся обновленные данные о принятых и отправленных документах (рис.23).
Рис. 23. Главное окно АРМ с обновленными данными по отправленным документам
2.5.Проверка состояния пакета
В АРМ «Страхователь», начиная с версии 4.0, включена возможность получения сводной информации о состоянии пакета с документами.
Для того чтобы получить сводную информацию о состоянии пакета с документами, следует выделить основной документ «описаниеСведений», в меню „Документ“ выбрать пункт меню „Операции“, и в подменю выбрать „Состояние пакета“ (рис.24).
Рис. 24. Выбор операции просмотра состояния пакета
Эту операцию также можно выполнить через контекстное меню, или кнопку Операции в панели инструментов, находясь на любом этапе подачи сведений в территориальный орган ПФР.
3.Прием и обработка документов, присланных из УПФР
Во время сеанса связи документы, предназначенные для отправки, отправляются в УПФР.
Через некоторое время, после их доставки в УПФР, в ответ на каждый отправленный Страхователем пакет с документами (на документ «описаниеСведений») в АРМ из УПФР доставляется документ «ПодтверждениеПолучения» — документ, уведомляющий Страхователя о доставке отправленного им в УПФР пакета с документами. При получении документ «ПодтверждениеПолучения» автоматически перемещается в папку «Архив», при этом изменяет статус у ранее отправленных документов из одного пакета с «Доставлен» на «Принят в обработку».
После обработки в УПФР документов, отправленных Страхователем, в АРМ доставляются следующие типы документов:
«Протокол» — документ входного контроля, содержащий вложенный служебный файл protocol.xml, в котором указывается информация о результатах обработки сведений (приняты или отвергнуты) в ПО ПФР. При получении такого документа, у отправленных ранее документов с ИС ЗЛ и сведениями по ДСВ изменяется СТАТУС на соответствующий результатам их обработки;
«ПротоколПриложение» — документ, связанный с документом типа «Протокол». Содержит вложенный файл с описанием результата обработки в ПФР документов с ИС ЗЛ и сведений по ДСВ;
«описаниеОшибки» — документ, который присылается в случае, если пакет с документами был отвергнут на стороне УПФР при получении. Причины и обстоятельства, по которым пакет был отвергнут, указываются во вложениях документа, в файле error.xml.
После окончания сеанса связи с УПФР эти документы размещаются в папке «Входящие» со статусом «Принят от адресата» (рис.25).
Рис. 25. Документы «Протокол», «ПротоколПриложение» и «описаниеОшибки» в папке «Входящие»
Находясь в папке «Входящие», можно ознакомиться с результатами обработки отправленных ранее документов с ИС ЗЛ и сведений по ДСВ. Для этого следует выделить документ типа «ПротоколПриложение» в табличном списке, в панели документа перейди во вкладку „Вложения“, выбрать находящийся там файл, и в панели документа нажать ставшую активной кнопку Открыть (рис.26).
Рис. 26. Открытие файла с информацией о результатах обработки пакета
В случае получения документа «описаниеОшибки» выполните аналогичные действия, и откройте файл error.xml (рис.27).
Рис. 27. Открытие файла error.xml с информацией о причинах отвержения пакета
Далее следует принять полученные документы, для чего в табличном списке документов выделить документ «Протокол», нажать кнопку со стилизованным указателем стрелки «вниз» рядом с кнопкой Операции и из выпадающего меню выбрать пункт „Принять документы“ (рис.28).
Рис. 28. Операция „Принять документы“
При приеме документа «Протокол» АРМ выведет окно с запросом на подписание документа ЭЦП ответственного исполнителя (рис.29).
Рис. 29. Операция „Принять документы“
Необходимо подтвердить операцию подписания, предварительно вставив носитель с ЭЦП в соответствующее устройство.
На основании принятого из УПФР документа «Протокол», у всех ранее отправленных документов (в папке «Отправленные») из одного пакета, связанных с данным документом «Протокол», автоматически изменяется статус на соответствующий результату обработки в ПФР (рис.30).
Рис. 30. Возможные статусы документов после получения протоколов обработки
Принятые документы «Протокол», «ПротоколПриложение» и «описаниеОшибки» перемещаются из папки «Входящие» в папку «Архив» в соответствующие вложенные папки.
Помимо полученных из УПФР документов при выполнении операции „Принять документы“ на каждый принятый документ типа «Протокол» в папке «Исходящие\В редакции» создается документ «ПротоколКвитанция» (рис.31).
Рис. 31. Создание документа «ПротоколКвитанция»
Документ «ПротоколКвитанция» необходим для подтверждения Страхователем факта получения документов «Протокол». Документ «ПротоколКвитанция» не требует подписания ЭЦП. Его следует переместить в папку «Исходящие\На отправку» и отправить в УПФР.
4.Документооборот неформализованной переписки
Для реализации документооборота неформализованной переписки между участниками СЭД в АРМ предусмотрена возможность создания документа типа «Письмо». Данный тип документа может содержать как простое информационное сообщение, а также включать в себя дополнительные вложения с файлами любого типа.
4.1.Исходящий документ «Письмо»
Создать документ «Письмо» можно через меню „Документ“, выбрав пункт меню „Создать“ > „Письмо“ (рис.32), либо в панели инструментов нажать кнопку со стилизованным указателем стрелки «вниз» рядом с кнопкой Создать, и выбрать пункт „Письмо“.
Рис. 32. Создание документа «Письмо»
Создаваемый документ будет отображен в окне документа для ввода в него данных (рис.33).
Рис. 33. Окно документа «Письмо»
Во вкладке „Документ“ в поле Категория письма: указывается категория создаваемого документа (необязательный параметр):
«Рассылка» — категория письма, указывающая корреспондентам на наличие в нем информационных сообщений, регламентирующих документов и другой корреспонденции;
«Ретроконверсия» — категория письма, указывающая корреспонденту на обязательное наличие связанных документов «ПисьмоПриложение» с вложенными файлами со сведениями ЗЛ за прошлые года (пересылаются для их подписания территориальным органом ПФР).
В поле Тема: указывается тема создаваемого письма.
Необходимо ввести текст письма.
Внимание! После ввода текста, документ необходимо сохранить! Для сохранения документа можно воспользоваться клавишей , либо выбрать пункт „Сохранить“ в меню „Документ“, либо кнопку Сохранить в панели инструментов окна документа. В противном случае создаваемый документ будет невозможно подписать ЭЦП!
На вкладке „Адресаты“ (рис.34) необходимо убедиться в наличии записи об адресате документа. Адресат документу «Письмо» проставляется автоматически: территориальный орган ПФР.
Рис. 34. Вкладка „Адресаты“
После окончания формирования документа, для выхода из окна документа может использоваться сочетание клавиш или , либо пункт меню „Закрыть“ в меню „Документ“, либо кнопка Закрыть. Если последние изменения документа предварительно не были сохранены, на экран выводится диалоговое окно (рис.35):
Рис. 35. Окно подтверждения сохранения документа
Кнопка Да подтверждает сохранение изменений документа и закрывает его.
Кнопка Нет отменяет сохранение изменений документа и закрывает его.
Кнопка Отмена отменяет сохранение изменений и возвращает в окно документа.
Созданный документ помещается в папку «Исходящие\В редакции» (рис.36).
Рис. 36. Созданный документ «Письмо»
К документу «Письмо» можно приложить дополнительные файлы, при этом создаются связанные с ним документы типа «ПисьмоПриложение» по количеству прилагаемых файлов.
Внимание! Перед приложением дополнительного файла к документу «Письмо» необходимо убедиться в том, что документу «Письмо» назначен адресат!
Для создания документа «ПисьмоПриложение» следует выделить документ «Письмо», в панели инструментов главного окна программы нажать кнопку со стилизованным указателем стрелки «вниз» рядом с кнопкой Операции, и в выпадающем меню выбрать пункт „Добавить приложение“ (рис.37).
Рис. 37. Добавление приложение к документу «Письмо»
Откроется окно, в котором следует выбрать интересующий файл, и нажать кнопку Открыть (рис.38).
Рис. 38. Окно выбора файла
К документу «Письмо» будет создан связанный с ним документ «ПисьмоПриложение» (рис.39).
Рис. 39. Документ «Письмо» и связанный с ним документ «ПисьмоПриложение»
Далее документы «Письмо» и «ПисьмоПриложение» необходимо подписать ЭЦП ответственного исполнителя, после чего переместить в папку «Исходящие/На отправку».
При очередном сеансе связи эти документы будут отправлены назначенным адресатам. После отправки адресатам документ перемещается в папку «Отправленные» с соответствующим изменением статуса.
Внимание! Если документ «Письмо» остается в папке «Исходящие\На отправку» со статусом «Создан», в то время как остальные документы из пакета перемещаются в папку «Отправленные» со статусом «Отправлен», в этом случае необходимо вернуть документ «Письмо» в папку «Исходящие\В редакции» (переместится весь пакет документов), затем выполнить операцию перемещения пакета документов в папку «Исходящие\На отправку» и повторно начать сеанс связи. Если ошибка повторяется, следует проверить настройки используемого способа связи.
4.2.Входящий документ «Письмо»
При получении документа типа «Письмо» в папке «Исходящие/В редакции» создается документ «ПисьмоКвитанция» (рис.40), который подтверждает факт доставки получателю документа «Письмо». Документ «ПисьмоКвитанция» назначается отправителю письма. Его следует подписать ЭЦП любого типа, затем переложить в папку «Исходящие/На отправку» для последующей отправки в УПФР.
Рис. 40. Документ «ПисьмоКвитанция»
Перед совершением дальнейших операций над документом «Письмо», с его содержимым необходимо ознакомиться. Документ «Письмо» может, как иметь, так и не иметь связанный с ним документ «ПисьмоПриложение».
Для ознакомления с документом следует в папке «Входящие» выделить его, затем в панели документа последовательно перейти во вкладки „Вложения“ и „Связи“. Если во вкладке „Связи“ есть запись о связанном документе, значит, вместе с документом «Письмо» Страхователем был отправлен документ «ПисьмоПриложение».
Для просмотра вложения в документ «Письмо» следует открыть его и, дважды нажать левую кнопку «мыши» на записи о вложенном файле в панели документа во вкладке „Вложения“ (рис.41).
Рис. 41. Открытие содержимого документа «Письмо»
Для просмотра вложенного файла в документ «ПисьмоПриложение» (если таковой имеется) следует открыть документ «Письмо», перейти в окне документа во вкладку „Связи“, выделить запись о связанном документе, и нажать кнопку Открыть (рис.42).
Рис. 42. Открытие связанного документа «ПисьмоПриложение»
Откроется окно документа «ПисьмоПриложение», в котором следует перейти во вкладку „Вложения“, выбрать запись о вложенном файле и нажать кнопку Открыть (рис.43).
Рис. 43. Открытие вложенного файла в документ «ПисьмоПриложение»
Содержимое вложенных файлов в документы «Письмо» и «ПисьмоПриложение» отображается в программах, указанных в ОС Windows в качестве программ «по умолчанию» для файлов с соответствующим расширением.
По результатам ознакомления с документом «Письмо» следует выполнить одну из следующих операций (рис.44).
Рис. 44. Возможные операций с входящим документом «Письмо»
„Ответить“ — при выполнении этой операции откроется окно документа с указанием в нем темы в формате RE:{0}, где {0} — указание темы принятого письма (рис.45). Следует написать ответ отправителю письма и отправить его адресату (см. далее);
„Принять документы“ — документ «Письмо» перемещается в папку «Архив». Далее документ «ПисьмоКвитанция», находящийся в папке «Исходящие\В редакции» необходимо подписать ЭЦП ответственного исполнителя и отправить адресату;
„Удалить в Архив“ — выбранный документ перемещается в папку «Архив»;
Рис. 45. Окно формирования ответа на входящий документ «Письмо»
Последовательность действий при написании ответа на входящей документ «Письмо» аналогична действиям при создании нового документа «Письмо», и подробно описана в разделе 4.1. Исходящий документ «Письмо» данной инструкции.
Уважаемый Пользователь!
Для более подробного ознакомления со всеми функциями и возможностями по работе с электронными документами в АРМ «Страхователь» предназначено Руководство оператора АРМ «Страхователь». Данное руководство входит в состав дистрибутивного пакета «КОМИТА КУРЬЕР JE™ – Пенсионный Фонд РФ — АРМ «Страхователь».
Желаем Вам успешной работы! |
