Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» разработана в целях установления единых требований к подготовке,
Скачать 1.48 Mb.
|
по ведению делопроизводства в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» 1. Общие положения Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности университета документов, совершенствования делопроизводства вуза и повышения его эффективности. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. Инструкция по делопроизводству распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы автоматизированной обработки документов (системы электронного документооборота), применяемые в вузе, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству; Инструкция по делопроизводству не распространяется: - на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну; - особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми ректором вуза; - требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение; - организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет отдел делопроизводства университета; - функции, задачи, права и ответственность отдела делопроизводства регламентируются положением об отделе, должностные обязанности работников отдела делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях университета, устанавливаются должностными регламентами. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным руководителем структурного подразделения, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями. Инструкция по делопроизводству устанавливает действия работников структурных подразделений университета в случае прекращения служебного контракта, отпуска, командировки, болезни, а также в случае утраты служебных документов. Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: - содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора университета; - работники структурных подразделений университета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству; - при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту. 2. Основные понятия документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в университете; документ - официальный документ, созданный университетом, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот вуза; электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; обращение гражданина - направленные должностному лицу (ректору, проректорам) письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в университет; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; объем документооборота - количество документов, поступивших в университет и созданных им за определенный период; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности вуза; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; отдел делопроизводства - структурное подразделение университета, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях вуза. 3. Создание документов в университете 3.1. Бланки документов Документы, создаваемые в университете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается: -порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов в университете; -виды бланков; -требования к изготовлению бланков; Отдел делопроизводства университета при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г. N 2, ст. 123). Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" ( в редакциях федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. № 2- ФКЗ и от 30 июня 2003 года № 1-ФКЗ). Организации, подведомственные Министерству образования и науки Российской Федерации, на бланках документов Государственного герба Российской Федерации не помещают. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» ( с изменениями от 8 июня 2001 года., от 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г. №2, ст.123), при наличии в уставе соответствующего пункта, применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказу университета. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков в университете утверждаются приказом ректора. Образцы бланков в университете включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. Бланки в университете изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. В университете используются следующие виды бланков документов: бланк приказа; бланк протокола; общий бланк университета; бланк письма университета; бланк письма должностного лица (ректора, проректора по учебной работе, проректора по научной работе); При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Бланки документов университета разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков: для бланка приказа (протокола): наименование вуза; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа. для бланка письма: наименование вуза; справочные данные о вузе (почтовый адрес, номера телефона, телефона- факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. для бланка письма должностного лица (ректора, проректора по учебной работе, проректор по научной работе): наименование вуза; должность лица, подписавшего документ; справочные данные о вузе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты: наименование вуза; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера. Образцы бланков документов университета приведены в приложениях N 1 - 7. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое. 3.2. Оформление реквизитов документов Документы, создаваемые в университете, должны иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Правилами делопроизводства в вузе устанавливается следующий состав реквизитов документов университета: а) наименование вуза; б) должность лица, подписавшего документ; в) подпись должностного лица; г) вид документа; д) место составления (издания) документа; е) справочные данные о вузе; ё) адресат; ж) дата документа; з) регистрационный номер документа; и) наименование документа; к) текст документа; л) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; м) отметка о наличии приложений; н) гриф согласования; о) гриф утверждения; п) виза; р) оттиск печати; с) отметка о заверении копии; т) отметка об исполнителе; у) указания по исполнению документа; ф) отметка о контроле документа; х) отметка об исполнении документа; ц) отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в университет и др. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение N 8). 3.3. Оформление отдельных видов документов в университете 3.3.1. Состав документов университета В деятельности университета создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, протоколы заседаний, акты, справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. Взаимные обязательства университета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности университета создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др. В установленных законодательством случаях в вузе могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.). Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов. 3.3.2. Приказ Приказы, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы вуза (приказы по основной деятельности), рассчитанные на разовое выполнение. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения: - виды приказов, назначение приказов в управленческой деятельности; - порядок подготовки приказов университета (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа, если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа; - порядок оформления проекта приказа: состав реквизитов приказа, оформление заголовка к тексту приказа, требования к структуре и изложению текста приказа, оформление приложений к проекту приказа и др.; - процедура согласования проекта приказа с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами вуза; - порядок представления проекта приказа на подпись, подписание приказа; - доведение приказа до исполнителей; - порядок внесения изменений в ранее изданный приказ. Порядок подготовки и оформления приказа приведен в приложении N 9. 3.3.3. Положение, правила, инструкция Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие: - назначение правил, положений, инструкций; - порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления (приложение 10, 11); - согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами вуза, иными государственными органами и организациями; - порядок утверждения правил, положений, инструкций (решением ученого совета, приказом университета или непосредственно ректором вуза); - доведение правил, положений, инструкций до исполнителей; - внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции. 3.3.4. Протокол заседания (совещания) Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Инструкция по делопроизводству определяет: - виды протоколов, используемых в деятельности вуза; - порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.); - сроки подготовки протокола; - порядок подписания протоколов; - доведение протоколов для исполнителей; - оформление выписки из протокола и др. Порядок оформления протоколов приведен в приложении N 12. 3.3.5. Служебная переписка Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности университета, организаций и граждан. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи). Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Служебные письма университета готовятся: - как доклады вуза на поручения министерств; - как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции вуза; - как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; - как инициативные письма. Инструкцией по делопроизводству устанавливается: - порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках; - требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в университет; - процедура согласования служебных писем; - особенности составления и оформления совместных писем; особенности применения в деятельности университета средств электросвязи для передачи документов. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты: наименование вуза; должность лица, подписавшего документ; справочные данные о вузе; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа (заголовок к тексту); ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; текст документа; отметка о наличии приложений; виза; подпись должностного лица; отметка об исполнителе; Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью университета. В Инструкции по делопроизводству отмечается, что: - служебные письма печатаются на бланках установленной формы, служебные письма, подписываемые руководителем, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименование университета - автора документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица"; - сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений университета; - тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства; - к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма; - в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма; - служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в..."); - служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами вуза; - служебные письма подписываются руководителем вуза, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом университета. Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 13. 3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) В Инструкции по делопроизводству устанавливается: - виды записок, создаваемых в вузе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками; - порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме); - реквизиты записок различных видов и их оформление; -структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки. Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки: - наименование структурного подразделения - автора документа; - вид документа; - дата документа, регистрационный номер (если в вузе ведется учет внутренних информационно-справочных документов); - название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк; - адресат (должностное лицо); - подпись. До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов. 3.4. Организация документооборота 3.4.1. Принципы организации документооборота |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |
| Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |
| Работа выполнена в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский... | | Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |