Инструкция по делопроизводству в администрации Ардатовского муниципального района утверждена постановлением главы местного самоуправления района от 30.
Скачать 75.41 Kb.
|
| Справка о результатах проверки работы администраций поселений района по организации делопроизводства и кадровому делопроизводству. В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 7.09.2009 № 499-р комиссией администрации района проведена проверка документационного обеспечения деятельности администраций района, кадровое делопроизводство. Эта работа проводится в соответствии с Инструкциями по делопроизводству. Разрабатывается она в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Нижегородской области, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного порядка работы с документами возлагается на глав местного самоуправления. Своим распоряжением они назначили ответственных за оперативное ведение делопроизводства специалистов администраций. Инструкция по делопроизводству в администрации Ардатовского муниципального района утверждена постановлением главы местного самоуправления района от 30.06.2009 года № 86. В администрациях городских и сельских поселений района инструкции по делопроизводству имеются, но не во всех обновлены в соответствии с действующим законодательством: внесением изменений в инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и ее структурных подразделениях ( на момент проверки изменения и дополнения не внесли: администрация Кужендеевского сельсовета, Каркалейского и городского поселения Ардатов. В соответствии с Инструкцией дается перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов. В основном применяются бланки: распоряжение, постановление и письмо. В прошлом году по качеству исполнения бланков документов было достаточно замечаний: не выдерживались поля, не правильно оформлялись приложения, утверждение документов и др. Надо отдать должное специалистам, ответственным за ведение делопроизводства, что многое поправлено, но и на сегодняшний день замечания имеются: старый герб на бланках, в одном тексте напечатано разным шрифтом – и 14, и 12, качество содержания нормативных документов и другое. Особое внимание хочется обратить на качество подготовки правовых нормативных актов. Это касается в первую очередь сельских администраций. У половины администраций при проверке обнаружены правовые акты, которые принимаются ежегодно: о проведении противопаводковых мероприятий, о подготовке к весенне-летнему пожароопасному периоду и другие. Основной ошибкой у половины администраций является то, что обращение в адрес предприятий, организаций и учреждений по исполнению поручений администрация выражает не в рекомендательной форме, как требует действующее законодательство, а в приказной. Это наблюдалось и при оформлении протоколов совещаний при главах местного самоуправления. Сами совещания также проводятся не регулярно, не в соответствии с планом работы или крайне редко. Особо хочется обратить внимание на разработку годовых планов. Мы готовили и представляли вам образцы проектов планов работы администрации по определенной форме, но пришли к выводу, что вы с ними не работали. Планы разработаны не по форме, не утверждены правовым актом, у многих содержание плана больше подходит просто для мероприятий. Организация документооборота означает движение документов от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операций, производимых с ними, определяется также Инструкцией по делопроизводству. Замечания: - руководитель в лице главы местного самоуправления почти во всех администрациях не визируют входящие документы; - до сих пор в некоторых администрациях не отрегулировано хранение документов в папках – делах согласно утвержденной номенклатуре дел. Входящие документы находятся в одной общей папке, что затрудняет их поиск, или 2, 3 дела не более; - регистрация входящего и исходящего документа не всегда соответствует делу по номенклатуре дел; - больной вопрос – организация контроля за исполнением документов как входящих, так и исходящих: нет ни контрольных карточек, ни отметок в журналах регистрации, ни справок о выполнении тех или иных документов; - самый больной вопрос – организация работы и оформления документов по работе с письменными и устными обращениями граждан: нет регистрационной карточки, нет визы главы с поручением по данному обращению, нет копии ответа, не всегда ведутся записи по приму граждан в журнале приема. Несколько слов о кадровом делопроизводстве. В ходе проверки обнаружены типичные ошибки для всех муниципальных образований района. В соответствии с п. 45 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» распоряжением главы администрации должна быть возложена на работника ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Данные распоряжения отсутствуют, обязанности прописаны в должностной инструкции одного из специалистов администрации. В наличии все трудовые книжки, хранятся в металлическом сейфе. Записи в трудовые книжки вносятся с нарушениями требований к заполнению. В частности, наименование организации прописано не полностью, не прописывается образование работника, специальность, записи в трудовую книжку подписываются главой администрации, а не ответственным лицом за ведение трудовых книжек, не внесены записи о переименовании организации. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должным образом не оформлена (не включена в номенклатуру дел, не пронумерована, не прошнурована и не скреплена печатью), её форма не соответствует требованиям Инструкции, утвержденной постановлением министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69. В случае выдачи вкладышей в трудовые книжки работники под роспись не ознакомлены. На основании статьи 34 Закона Нижегородской области от 3 августа 2007 года № 99-3 «О муниципальной службе в Нижегородской области» на каждого муниципального служащего заведено личное дело. Личные дела хранятся в металлическом шкафу. При формировании личных дел соблюдаются не все требования, установленные Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела»: не все документы в соответствии с пунктами 16, 17 Положения приобщены к личному делу; документы хранятся в хаотичном порядке; при поступлении на службу оформляются анкеты и титульный лист старого образца; страницы не пронумерованы; приобщаются распорядительные акты об отпусках и др.). Журнал учета личных дел не ведется. Не изданы распоряжения о возложения обязанностей по ведению и хранению личных дел муниципальных служащих. Трудовые договоры с муниципальными служащими заключены в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и законодательства о муниципальной службе, однако есть нарушения. Так, например, не полностью прописаны реквизиты работодателя и денежное содержание работника; при изменении существенных условий трудового договора с муниципальными служащими не заключены дополнительные соглашения; есть исправления предыдущего договора. Один экземпляр трудового договора и дополнительных соглашений хранится в личном деле. На трудовых договорах и дополнительных соглашениях нет отметок муниципальных служащих о получении одного экземпляра на руки. Трудовые договоры и дополнительные соглашения не регистрируются. Распоряжения кадрового характера оформлены на бланке главы местного самоуправления, главы администрации муниципального образования и сформированы согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года. Однако, при оформлении отпуска, увольнении, приеме, переводе на другую работу не используются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г №1, бланк содержит не все реквизиты (нет герба Ардатовского района), а также не на всех распоряжениях имеются росписи сотрудников об ознакомлении. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 года № 484 «О предоставлении лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, и лицами, замещающими государственные должности государственной гражданской службы и должности в органах местного самоуправления, сведений о доходах и имуществе», муниципальные служащие предоставляют в налоговые органы по месту жительства декларации о своих доходах и принадлежащем им имуществе. Справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с муниципальной службой, приобщены к личным делам. Личные карточки муниципальных служащих заполняются не по унифицированной форме № Т-2ГС (МС), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. В личных карточках заполнены не все кодовые поля, не полностью прописывается должность и денежное содержание. Журнал регистрации личных карточек Т-2 не оформлен, в номенклатуре дел не предусмотрен. Личные карточки Т-2 хранятся в личном деле. График отпусков на 2009 года представлен, утвержден главой администрации, но не по унифицированной форме Т -7, утвержденной Постановлением Госкомстата России 05.01.2004 №1; не указывается количество дней и фактическая дата предоставления отпуска. Сотрудники ознакомлены с данным графиком под роспись. Выводы: 1. В личных делах муниципальных служащих: использовать форму анкеты, утвержденную распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 года № 667-р (с изменениями); оформить журнал учета личных дел; документы расположить в хронологическом порядке; не приобщать к личному делу документы, которые не входят в перечень необходимых документов 2.. В соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69 в трудовые книжки внести записи о профессиональном образовании муниципальных служащих и др., оформить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. 3. Оформить журналы учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, включить их в номенклатуру дел. Зарегистрировать трудовые договоры и дополнительные соглашения. Выдавать один экземпляр трудового договора, а также дополнительного соглашения к нему на руки под роспись с отметкой на одном экземпляре, который будет храниться в личном деле. 4. При подготовке распоряжений придерживаться унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России от 5 января 2004 года № 1 с указанием всех реквизитов. Сотрудников администрации знакомить с распоряжениями под роспись. 5. Оформлять личные карточки № Т2-ГС (МС) на плотной бумаге, заполнять поля личных карточек полностью. Оформить и включить в номенклатуру дел журнал учета личных карточек (прошить, пронумеровать, скрепить печатью) все личные карточки зарегистрировать. Хранить личные карточки в сейфе отдельным от личных дел массивом. 6. Занести сведения об аттестации муниципальных служащих в личные карточки №Т – 2 ГС(МС), приобщить аттестационный лист и отзыв к личному делу. 7.Вести табель учета использования рабочего времени по унифицированной форме. 8.Вести график отпусков по унифицированной форме, указывая количество положенных дней отпуска и дату его фактического предоставления. 9. Провести стажировку специалистов, недавно принятых на замещающие должности в администрации Кужендевского и Котовского сельсоветов. 10.Провести учебу-семинар по организации документооборота. 11.Провести учебу-семинар по подготовке правовых актов, разработке целевых программ и годовых планов. Управляющий делами администрации Ардатовского муниципального района Л.И.Браева |
Похожие:
 | | Российской Федерации, органами местного самоуправления, администрация Большеигнатовского муниципального района | |
| Ардатовского муниципального района Нижегородской области по предоставлению муниципальной услуги «Обеспечение использования документов,... |  | Зерноградского района, совершенствования документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства и повышения его эффективности,... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| Об утверждении административного регламента администрации Ардатовского муниципального района Нижегородской области по предоставлению... | | Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... |
| В соответствии с распоряжением администрации Агаповского муниципального района от 18. 03. 2011 года №77 «Об утверждении реестра (перечня)... | | Постановлением главы администрации Гайнского муниципального района от 14 июня 2012 года №293 "О порядке разработки и утверждения... |