РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «ЗЕРНОГРАДСКИЙ РАЙОН»
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗЕРНОГРАДСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12.05.2017 № 93
г. Зерноград
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Администрации Зерноградского района
Во исполнение распоряжения Правительства Ростовской области от 15.03.2017 № 131 «О межведомственном электронном документообороте», в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Администрации Зерноградского района, совершенствования документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства и повышения его эффективности, внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в Администрации Зерноградского района и органах местного самоуправления Зерноградского района:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Зерноградского района согласно приложению.
2. Руководителям отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений Администрации Зерноградского района, работникам аппарата Администрации района обеспечить соблюдение Инструкции по делопроизводству, утвержденной настоящим распоряжением.
3. Признать утратившим силу распоряжение Администрации Зерноградского района от 27.10.2014 № 105 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Зерноградского района».
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами Администрации Зерноградского района Бортникову С.А.
Первый заместитель
главы Администрации
Зерноградского района И.П.Люлюмова
Приложение
к распоряжению
Администрации
Зерноградского района
от 12.05.2017 № 93
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Зерноградского района
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зерноградского района (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Зерноградского района (далее - Администрация района).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Администрации Зерноградского района.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации района применяется система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело") и система хранения документов в ведомственных архивах «Архивное дело» (далее - система «АД»).
Порядок работы в системе "Дело" определяется методическими рекомендациями, утвержденными приказом министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 02.05.2017 № 64, устанавливающими единые правила регистрации, управления, доступа к электронным документам и проектам к ним.
Порядок работы в системе "АД»" определяется соответствующими инструкциями, устанавливающими единые правила хранения электронных документов постоянного хранения, временного срока хранения и электронных копий документов постоянного хранения, временного срока хранения, полученных в результате сканирования документов на бумажном носителе, в ведомственных архивах.
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации района.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Администрации района, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Управлением делами Администрации Зерноградского района (далее – управление делами).
1.9. Инструктивные материалы управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации Зерноградского района.
1.10. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам внедрения и совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех во всех структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации Зерноградского района.
1.11. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Администрации Зерноградского района возлагается на управление делами и руководителей (функциональных) органах Администрации Зерноградского района.
1.12. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается в структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации района - на их руководителей.
1.13. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации района. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации района, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений отраслевых (функциональных) органах Администрации района, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными инструкциями.
1.14. Работники Администрации района несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения или отраслевого (функционального) органа Администрации района.
1.15. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.16. Об утрате служебных документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Администрации Зерноградского района, распоряжений Администрации Зерноградского района (по аппарату), служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего подразделения или отраслевого (функционального) органа Администрации района, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю главы Администрации Зерноградского района по курируемому направлению деятельности.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, учреждением, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа или учреждения;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронной копии документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, учреждении, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения с состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления, учреждения;
электронная копия документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронной копии документа.
3. Состав управленческих документов Администрации района
3.1. Деятельность Администрации района обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации района, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Администрацией района, другими органами местного самоуправления и организациями, учреждениями.
Функции управления в Администрации района реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Правовой акт Зерноградского района - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Зерноградского района, принятый органом местного самоуправления Зерноградского района или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Зерноградского района, имеющий нормативный или ненормативный характер.
Правовыми актами Администрации Зерноградского района являются:
постановления Администрации Зерноградского района.
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации района, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
распоряжения Администрации Зерноградского района;
решения других совещательных, консультативных и координационных органов, образованных Администрацией Зерноградского района;
поручения главы Администрации Зерноградского района и других должностных лиц и др.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Администрации Зерноградского района;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания правовых актов и распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и др.
3.5.1. Протокол.
Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.5.2. Служебные письма.
Служебные письма в Администрации района готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора области и его заместителей;
исполнение поручений Губернатора области и его заместителей в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Собрания депутатов Зерноградского района и Администрации Зерноградского района;
отчеты о выполнении поручений главы Администрации Зерноградского района и заместителей главы Администрации Зерноградского района;
исполнение поручений главы Администрации Зерноградского района и заместителей главы Администрации Зерноградского района в связи с обращениями граждан;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
3.5.3. Акт.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
3.5.5. Стенограмма.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
3.5.6. Отчет.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
4. Документация Администрации Зерноградского района
Общие правила оформления управленческой документации
4.1. Документация Администрации района
Деятельность Администрации района обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Зерноградского района, а также положениями о структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации района.
4.2. Общие правила оформления документов
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный - полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14-16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: "...".
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Главе Зерноградского района, содержатся в Регламенте Администрации Зерноградского района.
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.
4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое - не менее 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации района и отраслевых (функциональных) органах Администрации Зерноградского района:
а) Герб Ростовской области;
б) наименование отраслевого (функционального) органа Администрации Зерноградского района;
в) должность лица - автора документа;
г) справочные данные об органе местного самоуправления;
д) подпись должностного лица;
е) вид документа;
ж) место составления или издания документа;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования документа;
р) гриф утверждения документа;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.1996 N 32-ЗС "О Гербе Ростовской области".
4.3.4. Наименование органа местного самоуправления должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования органа местного самоуправления его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием органа местного самоуправления указывается наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования «Зерноградский район», наделенного Уставом муниципального образования «Зерноградский район» полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными и областными законами - Администрация Зерноградского района.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган местного самоуправления.
4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации района осуществляется лицами, на то уполномоченными.
В состав реквизита "Должность лица - автора документа" входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке).
Например:
Исполнительный директор
ООО "Аквитал" Личная подпись Н.И. Киреев
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Заместитель
Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись И.П. Васильев
|
Заместитель
Министра финансов
Российской Федерации
Личная подпись Г.Э. Гришик
|
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.И. Свистунов
Члены комиссии: Личная подпись К.П. Федорин
Личная подпись И.Г. Василенко
Личная подпись Г.И. Фролов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
4.3.6. Справочные данные об органе местного самоуправления включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).
4.3.7. В состав реквизита "Подпись" входят: личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее - ЭП).
Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.
4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом местного самоуправления, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.
В письме наименование вида документа не указывают.
4.3.9. Место составления или издания документа (г. Зерноград) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органа местного самоуправления" и "Справочные данные об органе местного самоуправления".
Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову
или
Президенту
ЗАО "Факел"
Г.П. Ивановой
Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:
Губернатору
Ростовской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
|
