Приложение № 1 к приказу № ___ по
Учетной политике ФБУ «УФО МО РФ по Саратовской области
Инструкция по порядку выдачи наличных денежных средств под отчет
и оформления отчетов по их использованию
Общие положения
Настоящий порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и оформление отчетов по их использованию (далее – Порядок) разработан в целях установления правил выдачи наличных денег военнослужащим и гражданскому персоналу УФО МО РФ и состоящих на финансовом обеспечении воинских частей и является локальным внутренним актом, обязательным для исполнения.
Командирам воинских частей своими приказами установить список должностных лиц, которым разрешено получать денежные средства под отчет в соответствии с пунктом 2.4 настоящего порядка. Выписки из приказов представить в УФО МО РФ по Саратовской области.
Выдача наличных денежных средств
Выдача наличных денежных средств может производиться под отчет или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчету из кассы УФО МО РФ по Саратовской области.
Выдача наличных денежных средств военнослужащим (лицам гражданского персонала) под отчет производиться в пределах выделенных воинской части лимитов бюджетных обязательств по решению ее командира при условии представления подотчетным лицом полного отчета по ранее полученным авансам.
Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Не допускается выдача подотчетных сумм лицам, не состоящим в штате воинской части.
До конца бюджетного года должны быть погашены все подотчетные суммы, за исключением полученных на расходы по командировкам, заканчивающимся в новом году.
Размеры сумм, выдаваемых под отчет, определяются:
при командировках – из расчета причитающихся норм возмещения расходов по найму жилых помещений, проезду и суточных;
на разовые закупки материальных ценностей, нотариальные услуги, текущие хозяйственные расходы, почтово – телеграфные и прочие расходы – в размере действительной потребности, если указанные расходы не могут быть произведены в безналичном порядке, с соблюдением установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке.
Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам на разовые закупки материальных ценностей, текущие хозяйственные, почтово – телеграфные и прочие расходы (за исключением расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, командировочных расходов) производится по расходному кассовому ордеру (форма по ОКУД 0310002) на основании заявления на выдачу аванса (форма по ОКУД 6002404) на имя командира воинской части с указанием назначения аванса.
На заявлении на выдачу аванса уполномоченным должностным лицом УФО МО РФ указывается код экономической классификации расходов, на который должен быть отнесен расход, счет аналитического учета, наличие лимитов бюджетных обязательств и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Денежные средства на хозяйственные нужды выдаются под отчет на срок не более 10 календарных дней со дня выдачи.
Выдача аванса на расходы, связанные со служебными командировками за счет лимитов воинской части, производится в пределах сумм, причитающихся на эти цели, на основании приказа командира воинской части, командировочного удостоверения по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002), а при выдаче сумм нескольким лицам в течение одного дня – по ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (форма по ОКУД 0504501).
Получение аванса на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно производится в случае невозможности использования для проезда бланков воинских перевозочных документов при представлении:
выписки из приказа командира воинской части о представлении отпуска с указанием места его проведения и размера аванса;
отпускного билета в двух экземплярах;
справки ф.15 из кадрового органа при следовании в основной отпуск членов семьи;
копии удостоверения ветерана боевых действий при следовании в дополнительный отпуск, как ветерана боевых действий;
справки из учебного заведения при следовании в учебный отпуск.
Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам по проезду к месту проведения отпуска и обратно производится по расходному кассовому ордеру (форма по ОКУД 0310002).
Выдача аванса подотчет уполномоченному лицу воинской части на выплату денежного довольствия, заработной платы и прочих выплат личному составу производится в случае отсутствия возможности их обеспечения безналичным порядком при представлении следующих документов:
выписка из приказа командира воинской части о назначении ответственного лица, осуществляющего раздачу наличных денежных средств личному составу;
доверенность командира воинской части на получение наличных денежных средств в подотчет уполномоченным лицом.
Денежные средства выдаются в подотчет на производство выплат личному составу на срок не более 3 рабочих дней со дня выдачи.
Основанием для выплаты военнослужащим (гражданскому персоналу) перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный командиром воинской части. Перерасход по авансовому отчету производится по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) на основании надлежащим образом оформленных документов и отчетов в соответствии с разделами 3 и 4 настоящего Порядка.
Требования к первичным документам при покупках
за наличный расчет
Предельный расчет наличными деньги по одному платежу – 100 000 (Сто тысяч) рублей*.
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли первичными документами, принимаемыми в качестве оправдательных, являются кассовый чек и товарный чек (или накладная).
Кассовый чек должен содержать следующие реквезиты:
наименование организации;
ИНН организации – налогоплательщика;
заводской номер контрольно – кассовой машины (ККМ);
порядковый номер чека;
дата и время покупки (оказание услуги);
стоимость покупки (услуги);
признак фискального режима.
На выдаваемом чеке могут содержаться другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ с учетом особенностей сфер их применения.
Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.
Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида не допускаются);
должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
штамп (печать) продавца.
При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, первичными документами, принимаемыми в качестве оправдательных являются квитанция к приходному ордеру, накладная (или акт выполненных работ, оказанных услуг), счет – фактура.
1
Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации – продавца (исполнителя);
Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должны содержать следующие реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида не допускаются);
должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
штамп (печать) продавца (исполнителя).
Счет-фактура должен отвечать требованиям статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (п. 5 и 6) и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914 « Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг закупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы подчеркиваются)
Иные документы при покупках за наличный расчет в организациях (договоры купли-продажи и другие) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их
Первичные документы, оформленные с нарушением требований данного раздела, не могут быть признанными оправдательными. Суммы, израсходованные подотчетным лицом без учета требований настоящего Порядка, должны быть возмещены внесены им в кассу УФО МО РФ по Саратовской области.
Оформление авансовых отчетов.
Подотчетные лица отчитываются за расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, по авансовому отчету (форма по ОКУД 0504049) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, в следующие сроки:
о расходах по служебным командировкам – не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки;
о расходах на выплату денежного довольствия, заработной платы и прочих выплат личному составу – не позднее трех рабочих дней со дня выдачи аванса;
о других расходах – не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы.
Приложенные к авансовому отчету документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Нумерация авансовых отчетов производится уполномоченным должностным лицом УФО МО РФ.
Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением требований раздела 3 настоящего Порядка.
Уполномоченное должностное лицо УФО МО РФ проверяет авансовый отчет (форма по ОКУД 0504049) со всеми приложенными к нему документами, устанавливая: законность произведенных расходов; соответствие целевому назначению выданных под отчет средств; правильность оформления документов, обосновывающих произведенные расходы; наличие отметок об оприходовании материальных ценностей; правильность подсчета итогов.
После проверки представленных авансовых отчетов они визируются уполномоченным должностным лицом и передаются на утверждение командиру воинской части.
В случае непредставления авансового отчета (форма по ОКУД 0504049) в установленные сроки невозвращенная подотчетная сумма подлежит удержанию в установленном порядке.
ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТАМ ПОДТВЕРЖДАЮЩИМ РАСХОДЫ ПО ОПЛАТЕ ГОСТИНИЦ
Расходы по оплате услуг гостиницы могут подтверждаться либо кассовым чеком с приложением счета с расшифровкой оказанных услуг, либо бланком строгой отчетности (БСО).
1. Счет с приложением кассового чека должен содержать следующие обязательные требования:
а) фирменное наименование (наименование) организации;
б) место нахождения (юридический адрес и почтовый)
в) сведения о государственной регистрации ИНН и ОГРН.
г) номер контактного телефона;
д) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись,
е) печать организации (индивидуального предпринимателя);
2.Бланк строгой отчетности, предъявляемый за произведенные расходы за проживание в гостинице, должен содержать следующие реквизиты:
а) наименование документа, шестизначный номер и серия;
б) наименование и организационно-правовая форма - для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дата осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Таким образом, если выдаваемый гостиницей документ не содержит всех вышеперечисленных реквизитов, он не может рассматриваться в качестве бланка строгой отчетности. В этом случае для документального подтверждения произведенных расходов необходим чек контрольно кассовой техники.
Бланк строгой отчетности выдаваемый гостиницей за проживание должен быть изготовлен типографским способом.
Документы, не отвечающие вышеперечисленным требованиям, к учету приниматься не будут.
Заместитель начальника управления финансового
обеспечения МО РФ по Саратовской области
Письменный Р.С.
|
