Методические рекомендации по заполнению
электронной формы отчета диссертационного совета за 2010 год
Электронная форма отчета совета по защите докторских и кандидатских диссертаций (далее – электронная форма отчета диссертационного совета) предназначена для сбора информации о деятельности диссертационного совета в течение отчетного года и предоставляется совместно со стандартной формой отчетности, предусмотренной Положением о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций, утвержденным приказом Минобрнауки России от 9 января 2007 г. № 2 (Приложение 1). Электронная форма отчета структурирована и несколько расширена по отношению к форме, предусмотренной Приложением 1.
Файлы, содержащие электронную форму отчета за 2010 год, методические рекомендации по её заполнению, пример заполнения электронной формы, а также письмо о необходимости сдачи электронной формы отчета за 2010 год, размещены на сервере Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации (далее – ВАК Минобрнауки России) по адресу http://vak.ed.gov.ru/ru/dissovet/reports2010
Указанная электронная форма отчета изменена и доработана по сравнению с формами, использовавшимися в 2007, 2008 и 2009 годах. Использовать для отправки отчета за 2010 год электронные формы 2007, 2008 или 2009 года нельзя! Обращаем ваше внимание на то, что копирование содержимого электронных форм в виде отдельных листов невозможно, допускается лишь копирование и вставка значений отдельных ячеек.
Для заполнения электронной формы отчета о работе диссертационного совета необходимо использовать табличный процессор Microsoft Excel входящий в состав программного продукта Microsoft Office 2003, Microsoft Office XP либо Microsoft Office 2007.
Для корректной работы электронной формы отчета требуется включить (разрешить) использование макросов.
Включение макросов в среде Microsoft Excel программного продукта
Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP
Для включения макросов необходимо в среде Microsoft Excel в меню «Сервис» выбрать пункт «Макрос», затем «Безопасность» (Рисунок 1). В появившемся окне выбрать средний уровень безопасности (Рисунок 2). Для того чтобы сделанные изменения вступили в силу, необходимо перезапустить Excel. При последующем открытии электронной формы отчета будет выводиться сообщение, в котором необходимо выбирать «Не отключать макросы» (Рисунок 3).
Рисунок 1 – Выбор пункта меню «Безопасность»
Рисунок 2 – Установка среднего уровня безопасности
Рисунок 3 – Разрешение работы макросов
Включение макросов в среде Microsoft Excel программного продукта
Microsoft Office 2007
1) В среде Microsoft Excel выбираем пункт меню «Office».
Рисунок 4 – Выбор пункта меню «Office»
2) В появившемся окне нажимаем на кнопку «Параметры Excel»
Рисунок 5 – Выбор параметров Excel
3 ) В левой части появившегося окна выбираем пункт «Центр управления безопасностью»
Рисунок 6 – Выбор пункта «Центр управления безопасностью»
4) Нажимаем на кнопку «Параметры центра управления безопасностью»
Рисунок 7 – Выбор параметров центра управления безопасностью
5) В левой части появившегося окна выбираем пункт «Параметры макросов»
Рисунок 8 – Выбор пункта «Параметры макросов»
6) Выбираем (нажимаем) пункт «Включить все макросы»
 
Рисунок 9 – Разрешение работы макросов
Для того чтобы сделанные изменения вступили в силу, необходимо нажать кнопку «ОК», закрыть все окна и перезапустить Excel.
Заполненная электронная форма отчета высылается в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки (далее – Рособрнадзор) с сопроводительным письмом (требования к письму содержатся на стр. 18 настоящих методических рекомендаций) по электронной почте на адрес vak_reports@obrnadzor.gov.ru
Эта же форма должна быть распечатана в бумажном варианте, подписана председателем и ученым секретарем диссертационного совета, заверена печатью и направлена в Рособрнадзор по адресу: ул. Садовая-Сухаревская, д. 16, г. Москва, К-51, ГСП-4, 127994. Распечатывать и высылать в Рособрнадзор в бумажном варианте непосредственно аттестационные дела не нужно.
Оформлять и представлять электронную форму отчета о работе диссертационного совета за 2010 год необходимо для всех утвержденных (продленных), приостановленных в 2010 году, диссертационных советов, даже если диссертационный совет не проводил заседаний по приему и проведению защит кандидатских\докторских диссертаций в 2010 году.
Информацию о работе диссертационных советов, закрытых до начала отчетного года и непереутвержденных в 2010 году, предоставлять не нужно.
Информация об итогах сдачи электронных форм отчетов за 2010 год будет размещаться на сервере Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации http://vak.ed.gov.ru в разделе «Отчеты о работе советов за 2010 год».
Пример заполненной электронной формы отчета приведен на сервере ВАК Минобрнауки России (http://vak.ed.gov.ru/ru/dissovet/reports2010/) в файле «Пример заполнения электронной формы отчета диссертационного совета за 2010 год». При заполнении примера использованы сведения и показатели из различных отраслей науки, иллюстрирующие различные варианты заполнения электронной формы отчета. Ниже приведены методические рекомендации по заполнению каждого из листов электронной формы отчета о работе диссертационного совета за 2010 год.
Электронная форма отчета представлена в виде документа в формате Microsoft Excel и содержит листы:
«Инф. карта диссовета» – форма на двух листах, соответствующая Приложению 1 Положения о совете по защите кандидатских и докторских диссертаций;
«Аттест. дело 1», «Аттест. дело 2» … «Аттест. дело 5» – формы, предназначенные для представления информации по каждому соискателю, защитившему диссертацию. Число форм может быть изменено в зависимости от числа соискателей.
В вышеуказанных формах перемещение от поля к полю осуществляется с помощью кнопки «Tab». На всех полях для заполнения предусмотрено отображение подсказок (Рисунок 10). Предусмотрены средства автоматизации ввода информации, реализованные в виде выпадающих списков. На наличие списка указывает кнопка  справа от поля ввода при его выделении, отсутствие такой кнопки означает, что поле предназначено для ручного ввода информации.
Основные поля для заполнения выделены серым цветом. При заполнении поля цвет фона меняется на белый. При верном введенном значении цвет шрифта черный, при неверном вводе значение отображается красным цветом.
Заполнение электронной формы отчета необходимо начинать с заполнения листа «Инф. карта диссовета 1», так как некоторые поля листов «Инф.карта диссовета 2» и «Аттестационное дело» заблокированы для ввода данных до заполнения листа «Инф.карта диссовета 1».
Рисунок 10 – Отображение подсказки, кнопка выпадающего списка
Информационная карта диссертационного совета
Листы 1 и 2 «Инф. карта диссовета» содержат десять блоков.
Шифр диссертационного совета – блок содержит два поля. Первое поле предназначено для выбора из предлагаемого списка типа диссертационного совета (Д - докторский, К - кандидатский, ДМ - докторский объединенный, КМ - кандидатский объединенный, ДР - докторский временный, КР - кандидатский временный) (Рисунок 11). Второе поле предназначено для ввода цифровой части шифра диссертационного совета (Рисунок 12).
Рисунок 11 – Выбор типа диссертационного совета
Рисунок 12 – Цифровая часть шифра диссертационного совета
Наименование организации – поле для ввода наименования организации, при которой утвержден диссертационный совет (Рисунок 13). В наименование организации не включаются повторяющиеся для различных организаций слова, такие как «Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования» и др.
Рисунок 13 - Наименование организации
Тип организации – поле для выбора из предлагаемого списка типа организации, при которой утвержден диссертационный совет (Рисунок 14).
Рисунок 14 – Тип организации
Ведомственная принадлежность – поле для выбора из предлагаемого списка ведомственной принадлежности организации (Рисунок 15). В связи с возможными изменениями в структуре федеральных органов исполнительной власти, данный список может меняться в течение отчетного периода. Поэтому, если в представленном списке нет требуемого ведомства или оно имеет неточное название, то необходимо выбрать в этом списке пункт «Прочее», а правильное (полное) название ведомства указать в сопроводительном письме.
Рисунок 15 – Ведомственная принадлежность
Данные о регистрации – блок содержит два поля: дата утверждения диссертационного совета (в интервале от 01.01.2007 до 31.12.2010) и номер приказа Рособрнадзора об утверждении диссертационного совета (Рисунок 16). Необходимо указывать именно дату и номер приказа Рособрнадзора об утверждении диссертационного совета, а не дату и номер приказа о переутверждении или продлении деятельности совета.
Рисунок 16 - Данные о регистрации
Адрес организации – блок предназначен для указания сведений об организации, при которой утвержден диссертационный совет: индекс, субъект РФ/Зарубежье (для диссертационных советов, находящихся вне территории Российской Федерации, в этом поле выбирается название страны), город (населенный пункт), улица, дом, web-сайт (Рисунок 17). Контактные телефоны и e-mail указываются для председателя диссертационного совета. Поля «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», могут быть заполнены вручную, если требуемых названий нет в предлагаемых списках.
Рисунок 17 - Адрес организации
Шифр и наименование специальностей, принимаемых к защите (с учетом специализации) – блок предназначен для указания научных специальностей в соответствии с приказом Рособрнадзора, разрешенных к защите в диссертационном совете, и отраслей науки для этих специальностей (Рисунок 18). Специальности и отрасли науки указываются согласно Номенклатуре специальностей научных работников, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 25.02.2009 № 59. В пределах данного блока не может быть одинаковых специальностей. Выбор одной и той же отрасли науки в пределах одной специальности так же невозможен. Поле «Специализация» заполняется только в том случае, если специализация указана в приказе об утверждении диссертационного совета. (Название специализации не может копировать название специальности!). При выборе специальности разрешается вводить отрасль науки сначала только в первую ячейку (остальные заблокированы). После выбора отрасли науки в первой ячейке, появляется доступ ко второй ячейке. Если выбрана отрасль науки во второй ячейке, то первая ячейка блокируется от изменения, а третья разблокируется и так далее. Таким образом, невозможно оставлять пропуски в списке отраслей науки и заполнение всегда начинается с первой ячейки. При заполнении полей «Шифр и наименование специальностей» используется такой же алгоритм. Редактирование/удаление специальностей и отраслей наук осуществляется в обратном порядке.
Рисунок 18 - Шифр и наименование специальностей, принимаемых к защите и отрасли науки
ФИО председателя и ученого секретаря диссертационного совета и дата заполнения отчета – блок предназначен, для ввода фамилий председателя и ученого секретаря диссертационного совета, а так же указания даты заполнения электронной формы отчета. Кроме того, данный блок предназначен для подписи председателем и ученым секретарем диссертационного совета бумажной версии отчета, а так же заверения этой формы печатью для отправки в Рособрнадзор (Рисунок 19).
Рисунок 19 - ФИО председателя и ученого секретаря диссертационного совета и дата заполнения отчета
Шифр диссертационного совета и наименование организации – блок содержит два поля, предназначенных для автоматического дублирования соответствующих ячеек из блоков 1 и 2 (Рисунок 20).
Рисунок 20 - Шифр диссертационного совета и наименование организации
Данные о рассмотренных диссертациях на соискание ученой степени доктора/кандидата наук – блок предназначен для указания количества рассмотренных диссертаций на соискание степеней доктора и кандидата наук (Рисунок 21), пример заполнения представлен на Рисунке 22. Для диссертаций, выполненных на стыке специальностей, в таблицах указываются только специальности, по которым совет в соответствии с приказом Рособрнадзора имеет право рассматривать диссертации. В случае заполнения электронной формы отчета по кандидатскому диссертационному совету (К, КМ, КР), таблица «Данные о рассмотренных диссертациях на соискание ученой степени доктора наук» не заполняется.
Рисунок 21 – Данные о рассмотренных диссертациях
на соискание ученой степени доктора/кандидата наук
 
Рисунок 22 – Пример заполнения таблицы «Данные о рассмотренных диссертациях
на соискание ученой степени доктора наук»
Шифры специальностей и отрасли науки в таблицах формируются автоматически, на основании заполненного блока 7. Для каждой строки таблицы по каждой специальности (включающие отрасли науки) необходимо указать в столбце 1 количество рассмотренных диссертаций, а в столбце 2 количество диссертаций соискателей, прошедших подготовку в докторантуре (для соискания учёной степени доктора наук) или в аспирантуре (для соискания учёной степени кандидата наук), независимо от места прохождения, вида и времени окончания аспирантуры. В поле «Количество диссертаций, утвержденных ВАК в отчетном году» вводится количество диссертаций, утвержденных ВАК Минобрнауки России в 2010 году, из числа защищенных в диссертационном совете. В поле «в том числе количество утвержденных диссертаций, защищенных в году, предшествующему отчетному» указывается количество диссертаций, утвержденных ВАК Минобрнауки России в 2010 году, из числа защищенных в диссертационном совете в 2009 году.
Аттестационное дело
Листы «Аттест. дело 1», «Аттест. дело 2» … «Аттест. дело 5» предназначены для формирования информации по каждому соискателю, защитившему диссертацию. Количество аттестационных дел должно быть равно количеству положительных решений по результатам защиты диссертаций (Рисунок 22). При необходимости добавления новых листов аттестационных дел следует воспользоваться командой меню «Аттест.дело/Добавить лист» (Рисунки 23 и 25). Для удаления ненужных листов (незаполненных листов оставаться не должно) используйте команду меню «Аттест.дело/Удалить лист» (Рисунки 24 и 26). При этом происходит автоматическая перенумерация листов. Изменение имен листов заблокировано.
Если по диссертационной работе соискателя ученой степени кандидата\доктора наук диссертационным советом дано дополнительное заключение или вынесено отрицательное решение по результатам защиты диссертации, то заполнять лист «Аттест. дело» по этому соискателю не нужно.
Для соискателей ученой степени кандидата\доктора наук, защитивших диссертацию с грифом ДСП, на листе «Аттест.дело» указываются только те данные, которые отражены в открытой справке к аттестационному делу.
Добавление/удаление листов аттестационных дел в среде Microsoft Excel программного продукта Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP
Пункт меню «Аттест.дело» отображается на панели меню, только при условии, что включено (разрешено) использование макросов. Инструкция по включению макросов в среде Microsoft Excel программного продукта Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP приведена на стр. 2 настоящих методических рекомендаций.
 
Рисунок 23– Добавление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP
Рисунок 24– Удаление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP
Добавление/удаление листов аттестационных дел в среде Microsoft Excel программного продукта Microsoft Office 2007
Необходимо выбрать пункт меню «Надстройки», а затем воспользоваться командой «Аттест.дело/Добавить лист» (Рисунок 25) или «Аттест.дело/Удалить лист» (Рисунок 26)
Пункт меню «Надстройки» отображается на панели меню, только при условии, что включено (разрешено) использование макросов. Инструкция по включению макросов в среде Microsoft Excel программного продукта Microsoft Office 2007 приведена на стр. 3 настоящих методических рекомендаций.
Рисунок 25– Добавление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2007
Рисунок 26– Удаление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2007
Аттестационное дело – доктор или кандидат наук выбирается из предлагаемого списка (Рисунок 27).
Рисунок 27 – Кандидат/Доктор наук
Данные о соискателе – блок предназначен для ввода сведений о соискателе. Все поля заполняются в ручную, кроме полей «Гражданство», «Отрасль науки», «Вид диссертации», «Учёное звание» для которых предусмотрены выпадающие списки. Шифр диссертационного совета и наименование организации, при которой создан диссертационный совет, проставляются автоматически согласно соответствующим пунктам листа «Инф. карта диссовета 1» (Рисунок 28). Поле «Ключевые слова» предназначено для ввода не более шести ключевых слов по диссертационной работе. Поле «Дата защиты» заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ в интервале от 01.01.2010 до 31.12.2010. В поле «Год присуждения ученой степени кандидата наук» вносится год утверждения ВАК Минобрнауки России. Если аттестационное дело заполняется по кандидату наук, то поля «Номер диплома кандидата наук» и «Год присуждения ученой степени кандидата наук» не заполняются.
Рисунок 28 – Данные о соискателе ученой степени
Все данные вводятся в именительном падеже. Первое поле «Шифр специальности» выбирается из выпадающего списка согласно шифру указанному в листе «Инф.карта диссовета 1». Если защита проходила на стыке специальностей, то необходимо заполнить второе поле «Шифр специальности», для которого также предусмотрен выпадающий список. Если соискатель ученой степени кандидата\доктора наук защитил диссертацию на стыке специальностей с положительным решением диссертационного совета, то на листе «Инф.карта диссовета 2» необходимо отразить эту защиту только в столбце той специальности, которая является основной. Дублировать положительное решение по результатам защиты диссертации для второй специальности не нужно. Специализация указывается согласно приказу Рособрнадзора об утверждении диссертационного совета. Количество публикаций по теме диссертации, в том числе из Перечня ведущих рецензируемых научных журналов и изданий, в которых должны быть опубликованы основные научные результаты диссертаций на соискание ученых степеней кандидата и доктора наук, заполняются через слеш (косую черту). Для соискателей учёной степени доктора наук указывается год защиты кандидатской диссертации и номер диплома кандидата наук.
Информация об организации места работы, ведущей организации и организациях внедрения заполняется вручную в соответствующих полях, кроме полей «Тип организации», «Ведомственная принадлежность», «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», для которых предусмотрены выпадающие списки. Поля «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», могут быть заполнены вручную, если требуемых названий нет в предлагаемых списках. Поля «Телефон», «e-mail», «Web-сайт» в данных разделах могут остаться не заполненными автором диссертации, если это обусловлено требованиями соблюдения режима конфиденциальности.
Заключение совета – поле для ввода краткого заключения совета по диссертации с разбиением по структуре заключения:
Новые научные результаты; (максимальное количество знаков для ввода в данном поле не может превышать 2400, но программа Microsoft Excel может отображать в одной ячейке не более 1200 символов. Поэтому чтобы просмотреть все введенные данные необходимо дважды щелкнуть левой клавишей мыши на соответствующем поле).
Научная и практическая значимость; (максимальное количество знаков для ввода в данном поле не может превышать 1600)
Рекомендации об использовании;
Оценка диссертации. Оценка диссертации указывается в соответствии с п. 8 Положения о порядке присуждения ученых степеней.
Максимальное количество знаков для ввода в полях «Рекомендации об использовании» и «Оценка диссертации» не может превышать 1000.
Научный руководитель/консультант – поля для ввода сведений о научном руководителе/консультанте с указанием ФИО (полностью), ученой степени, отрасли науки и адреса организации места работы. Все поля заполняются вручную, кроме полей «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», для которых предусмотрены справочники. Если в справочниках отсутствуют требуемые данные, то эти поля также могут быть заполнены вручную. Сведения о втором научном руководителе/консультанте указывается в случаях предусмотренных нормативными документами ВАК Минобрнауки России.
Оппоненты – поля для ввода сведений об оппонентах с указанием ФИО (полностью), ученой степени, отрасли науки и адреса организации места работы. Поля «Телефон», «e-mail», «Web-сайт» в разделах «Научный руководитель/консультант» и «Оппоненты» также заполняются по желанию автора диссертации.
Информация по автореферату диссертации – поля для ввода информации о размещении автореферата на web-ресурсе (дата размещения и копия гиперссылки на файл с авторефератом) и дате почтовой рассылки. Для соискателя ученой степени кандидата наук указывается Интернет-ссылка на файл с авторефератом, размещенный на официальном сайте организации, при которой функционирует диссертационный совет. Для соискателя ученой степени доктора наук указывается Интернет-ссылка на файл с авторефератом, размещенный на сайте ВАК Минобрнауки России.
Публикации по теме диссертационного исследования – блок предназначен для ввода не более 10 библиографических ссылок на публикации по теме диссертационного исследования. Указываются наиболее важные, с точки зрения соискателя, публикации. Библиографические ссылки оформляются согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.5–2008.
Весь текст библиографической ссылки или каких-либо других текстовых ячеек электронной формы, введенный в соответствующее поле в рекомендуемом стандарте и предписанном формате, может полностью не отображаться в данном поле (как на экране, так и при печати), так как его длина превышает максимально допустимую длину текста для данного поля. Однако при обработке службой технической поддержки этих полей электронной формы отчета о работе диссертационного совета за 2010 год, указанная информация, из всех ячеек формы, будет полностью добавлена в общую базу данных Рособрнадзора.
Требования к сопроводительному письму
Тема письма, заполняется в соответствии с шаблоном: «Эл.форма отчета дис.совета Х ХХХ.ХХХ.ХХ», где знаки ХХХ, соответствуют шифру совета, например: «Эл.форма отчета дис.совета Д 212.190.03».
Сопроводительное письмо должно содержать заполненную электронную форму отчёта диссертационного совета, то есть ОДИН документ в формате Microsoft Excel, содержащий следующие заполненные листы:
Лист 1 - Информационная карта диссертационного совета (Инф.карта диссовета 1)
Лист 2 - Данные о рассмотренных диссертациях на соискание ученой степени доктора/кандидата наук (Инф. карта диссовета 2)
Листы с аттестационными делами по каждому соискателю, защитившему диссертацию, если проводились защиты (Аттест. дело 1, Аттест. дело 2, Аттест. дело 3 и т.д.). Пустых листов с аттестационными делами быть не должно.
Сформированный Excel-файл, необходимо переименовать в соответствии с шифром диссертационного совета. Например «Д 212.190.03.xls»
Текст письма должен содержать информацию об отправителе:
Наименование организации
Фамилия, Имя, Отчество
Должность в совете: Секретарь/Председатель
Учёная степень
Контактный телефон
Письмо отправляется с электронной почты секретаря или председателя диссертационного совета.
Отправляемые заполненные формы отчета могут быть представлены в виде заархивированного файла в формате zip или rar.
Вопросы по заполнению и формированию электронной формы отчёта диссертационного совета принимаются Службой технической поддержки обработки электронных форм отчета диссертационных советов за 2010 год на адрес otchet_DC_2010@psu.karelia.ru
Сервер Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации
|
http://vak.ed.gov.ru
|
Прямая ссылка на документы к отчету о работе диссертационного совета за 2010 год
|
http://vak.ed.gov.ru/ru/dissovet/reports2010
|
Почтовый адрес Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) для отправки почтой отчета о работе диссертационного совета, согласно Положению, а также информационной карты электронного варианта отчета
|
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16,
г. Москва, К-51, ГСП-4, 127994
|
Электронный адрес для отправки электронной формы отчета о работе диссертационного совета за 2010 год
|
vak_reports@obrnadzor.gov.ru
|
Электронный адрес для вопросов по заполнению и формированию электронной формы отчёта о работе диссертационного совета за 2010 год
|
otchet_DC_2010@psu.karelia.ru
|
|
