Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным
Скачать 0.6 Mb.
|
Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области Одобрена решением коллегии комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области от ___________ протокол № ____ Ростов – на – Дону 2010 Оглавление
1.1. Обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач муниципальных архивных учреждений. Действенным средством контроля за сохранностью архивных документов, совершенствованием учета и улучшения условий хранения является проверка наличия и состояния архивных документов. 1.2. Методические рекомендации по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и оформлению ее результатов в муниципальных архивах Ростовской области (далее – Методические рекомендации) подготовлены в целях совершенствования работы по проведению проверки наличия и состояния архивных документов и в развитие Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее Правила). 1.3. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении дел и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. 1.4. Методические рекомендации разработаны в соответствии с: - Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19; - Памяткой о порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов. Письмо Росархива от 23.09.2004 №5/1709-Т; - Приказом комитета по управлению архивным делом Администрации области от 28.09.2010 № 46 «О комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений». 2. Организация работы 2.1. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, а также единовременно (внеочередная) в связи со сменой заведующего архивом, в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы. Могут проводиться полные или выборочные проверки наличия документов, выдававшихся из архивохранилища в течение года. 2.2. В соответствии с Правилами в муниципальных архивах плановая проверка архивных документов проводится один раз в 10 лет; - уникальных документов - ежегодно; - особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет; - аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет; - кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года. 2.3. Каждый муниципальный архив должен иметь перспективный план с разбивкой по годам план проверки наличия и состояния хранящихся в архиве фондов. 2.4. При планировании работы по проверке наличия и состояния архивных документов предусматривается: - очередность проверки фондов с указанием объемов, сроков, норм выработки, необходимого бюджета рабочего времени; - методическая подготовка; - мероприятия по подведению итогов проверки наличия и состояния архивных документов и, при необходимости, розыск необнаруженных дел; - мероприятия по внесению изменений в учетные документы, в отраслевую БД "Архивный фонд". 2.5. При составлении годовых планов работы муниципальных архивов задания перспективных планов по проверке наличия и состояния архивных документов на планируемый год могут корректироваться с учетом опыта проверки за истекший год и местных условий. 2.6. Проверка наличия и состояния архивных документов должна проводится строго по фондам, комплексам научно-технической документации, единицам учета кино-фото документов, аудиовизуальных и электронных документов. 2.7. При планировании проверки наличия и состояния архивных документов определяется объем работы, необходимый бюджет рабочего времени в соответствии с «Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (Утв. приказом Главархива СССР от 01.-3.1988 №17). В соответствии с указанными нормами установленная комплексная норма выработки на рабочий день по проведению проверки наличия и состояния архивных документов на бумажной основе составляет 350 ед.хр. В данную норму не включены виды работы, которые проводятся в процессе проверки: методическая подготовка, подведение и оформление ее итогов, внесение изменений в учетные документы, перемещение дел внутри хранилища, обеспыливание коробок и стеллажей. 2.8. Проверку наличия и состояния архивных документов рекомендуется завершить в течение года. Именно это условие обеспечивает ее качество и действенность в обеспечении физической сохранности документов, результативность в совершенствовании учетно-справочного аппарата архива. Рекомендуется планировать организацию розыска необнаруженных дел и оформление его результатов. 2.9. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо: - сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения; - подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда; - изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов; - изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; - изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива. 2.10. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: - вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; - делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах. 3. Методическое обеспечение работы 3.1. Методическая подготовка проверки наличия и состояния архивных документов включает подбор и изучение: - необходимой нормативно-методической литературы по вопросам проверки наличия и состояния архивных документов; - учетных документов, БД "Архивный фонд", научно-справочного аппарата фонда, подлежащего проверке; - справок по истории фондообразователя, фонда и подчиненности фондообразователя, особенностей фондирования, предыдущих проверок наличия, топографии фонда и т.п. 4. Выверка комплекта учетных документов 4.1. Первым и обязательным этапом проверки наличия и состояния архивных документов является выверка комплекта учетных документов. Выверка учетных документов может проводиться как самостоятельный вид работы и как часть проведения проверки наличия и состояния архивных документов. 4.2. Выверка учетных документов включает в себя: - установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы (список фондов, карточка фонда, уточняется количество экземпляров описи и каждого годового раздела описи, наличие сводной итоговой записи к описи и итоговых записей по приему к годовым разделам описи); - сверку сопоставимых показателей учетных документов; - уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверку правильности составления их итоговых записей. 4.3. При проведении выверки, прежде всего, просматривается и выверяется правильность составления сводной итоговой записи в основном учетном документе – описи. Это позволяет сразу выявить технические ошибки в сводном подсчете дел, обнаружить неучтенные дела под литерными номерами, пропущенные или неоднократно использованные номера. Просматривается «Дело фонда» и все документы, на основании которых происходили изменения в объеме фонда. По результатам этой работы проверяется, внесены ли соответствующие изменения в опись, карточку фонда, книги учета поступлений и выбытия дел по фонду. Для выяснения правильности полноты отражения движения дел по фонду в итоговой записи проверяются отметки о выбытии дел в описи (в процессе экспертизы ценности, на основании справок об утрате, актов приема-передачи и др.) по учетным документам, находящимся в «Деле фонда», по книге учета выбытия. Если в ходе проведения выверки учетных документов выявляются технические ошибки в учетных документах, то составляется акт о технических ошибках (приложение 1). Проводится сравнение данных в итоговой записи и данных в карточке фондов.
5.1. В ходе непосредственной проверки наличия устанавливается фактическое наличие документов, находящихся на хранении, путем сверки фактического наличия дел с описью, при этом сверяется описательная статья описи (№ дела, делопроизводственный индекс, заголовок, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр дела, название фондообразователя и его структурной части, заголовок дела, крайние даты, количество листов). Никакие отметки в описи не делаются. Не допускается внесение в опись неучтенных единиц хранения. 5.2. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью. 5.3. Архивные документы, выданные для работы пользователям или сотрудникам архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книге выдачи документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование в соответствии с Правилами, проверяются по книге и актам выдачи документов во временное пользование и считаются имеющимися в наличии. 5.4. Информация по результатам проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки (приложение 2). Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел фонда. В графах 1-15 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 16-24 - о состоянии документов. Графы 1-6, 10 могут заполняться в процессе подготовительной работы при изучении учетных документов и описи. В графе 2 указывается количество дел, числящихся по описи (карточке фонда). Последняя сводная итоговая запись в описи не является основанием для указания количества дел, если общее количество дел по ней не соответствует количеству дел по карточке фонда. В графу 3 вносятся литерные номера дел, включенные в опись, если они не учтены в итоговой записи к описи, т.е. не вошли в общее количество дел включенных в опись. В графу 4 вносятся литерные номера дел, включенные в опись, если они не перечислены в итоговой записи, хотя в общем количестве дел они учтены. В графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количество дел в итоговой записи. В графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи. В графе 7 указывается количество дел, на которое увеличился общий объем дел в фонде по описи в результате устранения выявленных технических ошибок. В графе 8 указывается количество дел, на которое уменьшился общий объем дел в результате устранения технических ошибок (пропущенные номера, двойные номера и др.), если они не были учтены при подсчете общего количество дел в итоговой записи. В графе 9 указывается количество дел по описи в результате устранения ошибок технического характера. Графа 10 заполняется на основании книги и актов выдачи дел во временное пользование. В графу 11 вносятся номера дел, не оказавшихся в наличии в момент проверки. Дела, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях (их номера устанавливаются по картам-заместителям и книге регистрации выдачи дел из хранилищ). Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии и включаются в данную графу. Примечание: Для лучшей организации контроля за сохранностью выдаваемых из хранилищ дел рекомендуется на каждое выдаваемое дело заводить отдельную, только для этого дела предназначенную карту-заместитель. После возвращения дела на место карту изымают. Периодическое сравнение наличия карт-заместителей с книгой выдачи позволяет следить за отметками о своевременном возвращении и подкладке дел на места. Графа 12 заполняется после завершения сверки наличия дел с описью, в ней указывается только количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи). В графе 13 указываются делопроизводственные или другие номера или временные индексы необработанных (не внесенных в опись) дел, обнаруженных в процессе проверки наличия. Россыпь указывается в килограммах. Примечание: Необработанными (неописанными) считаются дела, которые не внесены в опись, даже если на обложках этих дел написаны названия фондообразователей и заголовки. В графах 16-21 отражаются сведения о физическом состоянии документов, определенные при их визуальном осмотре. Графы 14-15, 22, 23 введены в форму листа на случай, если при проверке возникнет необходимость отразить какие-либо другие недостатки в наличии или состоянии дел (несколько дел под одним номером; дела, внесенные в опись дважды; дела, по мнению проверяющих, не относящиеся к профилю данного фонда; дела, числящиеся выбывшими, но оказавшиеся на месте, дела, в которых не пронумерованы листы и т.д.). Количество таких граф может быть увеличено в зависимости от потребностей архива. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение 3). 5.5. По результатам проверки наличия при необходимости составляются: |
Похожие:
 | Гку ро «гаро» является архивным учреждением с двумя филиалами в г. Новочеркасске и г. Таганроге общей штатной численностью 85 человек,... |  | Ростовской области и муниципальной службы в Ростовской области (2011-2014 годы), утвержденной постановлением Администрации Ростовской... |
| Памятка также предназначена для сотрудников отделов, осуществляющих научно-техническую обработку документов в организациях, и может... | | Приложение к постановлению Исполнительного комитета Черемшанского муниципального района Республики Татарстан |
| «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок,... | | «Предоставление государственным организациям Удмуртской Республики, иным организациям и гражданам оформленных в установленном порядке... |
| Основные разделы проверки состояния условий труда, пожарной безопасности, электробезопасности, локальных документов по охране труда... | | «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации... |
| ФЗ, от 01. 12. 2007 №318-фз, от 13. 05. 2008 №68 –фз от 08. 05. 2010 №83-фз,от 27. 07. 2010 №227-фз; Порядком использования архивных... | | Областной долгосрочной целевой программы «Развитие государственной гражданской службы Ростовской области и муниципальной службы в... |